Dieser Artikel ist leicht überarbeitete Version einer Abhandlung von Hamilton Place Strategies in Zusammenarbeit mit Replica. Den gesamten Artikel findest du hier.
Die COVID-19-Pandemie hat uns gezwungen, darüber nachzudenken, wie wir arbeiten und was wir am Arbeitsplatz schätzen. Vor der Pandemie arbeiteten nur 3,4 Prozent aller Amerikaner im Homeoffice. Doch auf dem Höhepunkt des Lockdowns stellte ein Bericht von Upwork in Zusammenarbeit mit dem MIT fest, dass fast die Hälfte der US-Belegschaft aus der Ferne arbeitete. Heute lautet die Frage in jedem Sektor, ob sich die Art und Weise, wie Unternehmen, Arbeitnehmer und Kunden über den Arbeitsplatz denken, dauerhaft verändern wird.
Das Büro wird für viele Unternehmen und Arbeitnehmer weiterhin eine Rolle spielen, und die Vorteile eines Büroumfelds – wie Schulung, Mentoring und Zusammenarbeit – sind so wichtig wie eh und je. Ein möglicher Impfstoff liegt noch Monate entfernt. Wie können wir also die Vorteile einer Büroumgebung nutzen und gleichzeitig die Sicherheit und Gesundheit der Mitarbeiter garantieren ( English )? Eine der wichtigsten Lehren daraus ist, dass sowohl Unternehmen als auch Arbeitnehmer sich Flexibilität wünschen. Daran werden sich Büroräume anpassen müssen.
Sollten wir an den Arbeitsplatz zurückkehren?
CEOs und Business Leader, von Sundar Pichai von Google bis zu Julie Sweet von Accenture, haben die Bedeutung des Büros hervorgehoben: Persönliche Interaktion ist wichtig für Innovation, Beziehungen, Kultur und mehr. Tatsächlich stellte ein McKinsey-Bericht vom April 2020 fest, dass es für Teams am selben Standort leichter ist, Vertrauen aufzubauen und schnell Entscheidungen zu treffen. Dies liegt wahrscheinlich daran, dass Menschen komplexe Informationen lieber von Angesicht zu Angesicht kommunizieren, wie ein Bericht der Brookings Institution ergab.
Die Arbeitnehmer wollen zurück ins Büro. In einer CivicScience-Studie vom Mai 2020 im Metropolraum New York City war die Zahl der Befragten, die angaben, dass sie (von den Sicherheitsbedenken einmal abgesehen) zumindest einen Teil der Zeit lieber im Büro arbeiten würden, mehr als doppelt so hoch wie die Zahl derer, die angaben, sie würden es vorziehen, ganz im Homeoffice zu bleiben.
Die Mehrheit der Befragten – 76 Prozent – gab an, dass sie ein Büroumfeld für die Zusammenarbeit und Innovation für „sehr wichtig“ oder „einigermaßen wichtig“ halten. Ungefähr ein Drittel der Befragten gab an, dass Amerikas Innovations- und Erfindergeist ihrer Meinung nach langfristig unter dem dauerhaften Umzug ins Homeoffice leiden würden.
Die Schulung und Einarbeitung in einer Büroumgebung ist vor allem für Berufsanfänger wichtig. Laut einer Studie von Smartsheet berichten große Prozentsätze der Millennials und der Generation Z, dass sie sich weniger mit ihren Kollegen verbunden fühlen oder aufgrund der Arbeit im Homeoffice Kommunikationsschwierigkeiten haben. Bei Videokonferenzen kann nur schwer sichergestellt werden, dass jeder zu Wort kommt. Außerdem spricht man ja nicht umsonst von „Zoom Fatigue ( English )“.
Ein flexibler Rahmen für eine sichere Rückkehr ins Büro
Bei der Planung, wie Arbeitgeber, Dutzende, Hunderte oder Tausende Mitarbeiter ins Büro zurückholen können, müssen drei Dimensionen berücksichtigt werden: Platz, Geografie und Zeit.
Arbeitsbereich
Die Mitarbeiter müssen sich im Büro sicher fühlen. Das bedeutet, viel Platz zu schaffen ( English ) und saubere und hygienische Arbeitsbedingungen zu gewährleisten.
Das bedeutet „entdichtete“ Büroräume mit physischer Distanz, die den Richtlinien der Centers for Disease Control and Prevention (CDC) und der lokalen Behörden entsprechen. Dazu gehört die Berücksichtigung der angemessenen Quadratmeterzahl pro Mitarbeiter und die Neuaufstellung der Schreibtische, um einen sicheren Abstand zwischen den einzelnen Mitarbeitern zu gewährleisten.
Die „Entdichtung“ von Büroräumen erfordert auch eine Neukonzeption von Gemeinschaftsbereichen ( English ) und der Art und Weise, wie die Menschen im Büro interagieren und sich bewegen. Dies könnte zu einer verbesserten Belüftung, größeren Konferenzräumen, einem neuen Küchenprotokoll ( English ), Gängen mit fester Gehrichtung und einer geringeren Kapazität der Fahrstühle führen. Verbesserte Reinigungsprotokolle und die ständige Verfügbarkeit von Handdesinfektionsmitteln und Desinfektionsmitteln werden von entscheidender Bedeutung sein.
Geografie
In der CivicScience-Studie von NYC gaben 70 Prozent der Befragten an, dass sie einen Büroraum in Gehweite zu ihrem Wohnort bevorzugen. Mehr als die Hälfte der Befragten (55 Prozent) gaben an, dass sie sich „einigermaßen“ oder „sehr“ unwohl fühlen würden, wenn sie noch vor der Entdeckung eines Impfstoffs für COVID-19 ins Büro zurückkehren.
Um den Arbeitsweg für die Mitarbeiter zu verkürzen, müssen Unternehmen ihre Präsenz besser verteilen, damit sie näher an den Wohnorten der Menschen sind. Das ist das sogenannte „Hub-and-Spoke“-Modell: Unternehmen und Organisationen haben einen zentralen „Hub“ mit über die Stadt verteilten „Spokes“ in den Vierteln, in denen die Mitarbeiter wohnen.
Uhrzeit
Kurzfristig werden die Arbeitgeber wahrscheinlich die Rückkehr an den Arbeitsplatz staffeln und phasenweise gestalten, damit die Richtlinien zur physischen Distanz erfüllt werden. Langfristig wird die Arbeit im Büro und die Arbeit im Homeoffice keine binäre Wahl mehr sein. Einige Unternehmen werden ihren Mitarbeitern die Möglichkeit bieten, beides zu tun.
Bei entdichteten Büros und einer verteilten Präsenz müssen Arbeitgeber entscheiden, welche Menge an Arbeitnehmern für jeden Bürostandort erforderlich ist, um die Vorteile der Zusammenarbeit und persönlichen Interaktion voll auszuschöpfen. Sobald diese gestaffelten Zeitpläne eingeführt sind, können die Mitarbeiter in das Büro kommen und sich den Herausforderungen stellen, die eine verstärkte Zusammenarbeit erfordern.
Arbeitgeber wissen bereits, dass es sinnvoll ist, Arbeitnehmern eine flexible Zeiteinteilung zu ermöglichen. In der von Prudential im Juni 2019 durchgeführten Studie „Pulse of the American Workforce“ wurden die Teilnehmer gefragt, welche Faktoren abgesehen vom Gehalt, amerikanische Arbeitnehmer dazu bewegen würden, bei ihrem derzeitigen Arbeitgeber zu bleiben: 48 Prozent nannten flexible Zeiteinteilung.
Wie flexible Arbeitsbereiche uns den Weg zurück zur Arbeit erleichtern
Flexible Arbeitsräume sind einzigartig positioniert, um Menschen sicher und schnell wieder zur Arbeit zurückzubringen. Doch nicht alle Arbeitgeber verfügen über die finanziellen oder sonstigen Ressourcen, um schnell ein flexibles Arbeitsplatzmodell umzusetzen, das sich über die gesamte Stadt erstreckt. Unternehmen wie WeWork, IWG und Industrious sind darauf ausgelegt, Arbeitgebern diese Flexibilität zu bieten, und haben die Fragen zu Platz, Geografie und Zeit bereits für ihre Kunden durchdacht.
Anhand von WeWork und New York City als Modell wird im Folgenden gezeigt, wie flexible Arbeitsräume einen sicheren Übergang zurück in eine Büroumgebung unterstützen können.
Platz
Als größter Mieter von Büroflächen in Manhattan bietet WeWork Unternehmen Platz, um ihre Geschäftstätigkeit bei angemessener Distanzierung fortzuführen. Allein in Manhattan verfügt WeWork über eine Fläche von fast 9 Millionen Quadratmetern an mehr als 60 Standorten.
WeWork hat die Reinigungs- und Hygienestandards ( English ) in allen Bereichen gesteigert und sich dabei an den Richtlinien des CDC und lokaler Gesundheitsorganisationen orientiert.
Arbeitnehmer können auf sichere Büroräume vertrauen und Arbeitgeber sparen gleichzeitig noch Geld. Laut dem WeWork Global Impact Report 2019 ( English ) kann ein vierköpfiges Unternehmen bei der Anmietung von WeWork im Vergleich zu herkömmlichen Gewerbeimmobilien durchschnittlich 24.000 US-Dollar pro Jahr einsparen.
Diese Kosteneinsparungen werden besonders wichtig, da Unternehmen aller Größenordnungen mit unsicheren wirtschaftlichen Bedingungen konfrontiert sind. Wenn die Distanzvorgaben im Laufe der Zeit geringer werden, können Unternehmen je nach Bedarf zusätzliche Büroräume beziehen, damit mehr Mitarbeiter auf einmal in das Büro zurückkehren können.
Geografie
Durch das bestehende Netzwerk flexibler Arbeitsräume in ganz New York City können WeWork und ähnliche Anbieter Unternehmen dabei helfen, ihren Mitarbeitern Meetings- und Arbeitsbereiche anzubieten, die schnell zu Fuß oder mit dem Fahrrad zu erreichen sind.
In einer neuartigen Analyse des Stadtplanungs-Tools Replica, das Städten bei der Beantwortung wichtiger Transportfragen hilft, könnten etwa ein Drittel der in New York City lebenden Büroangestellten – etwa 303.000 Menschen – 15 Minuten zu Fuß von ihrem nächsten WeWork-Standort entfernt sein. Mehr als 58 Prozent der Büroangestellten der Metropole – etwa 565.500 Menschen – leben nur 15 Minuten mit dem Fahrrad von einem WeWork entfernt.
Betrachtet man die einzelnen Stadtbezirke, so ergab die Analyse von Replica, dass die Auswirkungen am stärksten in Manhattan zu spüren sind, wo erstaunliche 379.865 Personen, also 96 Prozent der lokalen Büroangestellten, innerhalb von 15 Minuten zu Fuß oder mit dem Fahrrad einen WeWork-Standort erreichen könnten. Die Hälfte aller Büroangestellten in Brooklyn und ein Viertel der Mitarbeiter in Queens wohnen nur 15 Minuten mit dem Fahrrad oder zu Fuß von einem WeWork-Standort entfernt.
Für Büroangestellte in allen fünf Bezirken beträgt der durchschnittliche Arbeitsweg fast sieben Meilen. Büroangestellte, die nur 15 Gehminuten vom nächstgelegenen WeWork-Standort entfernt sind, konnten ihren Arbeitsweg auf eine Meile verkürzen. Für diese Arbeitnehmer würde dies eine 85-prozentige Verringerung des Arbeitswegs bedeuten.
Eine verteiltere Präsenz hätte auch wichtige externe Vorteile. Die Analyse von Replica ergab, dass, wenn die Arbeitnehmer anstatt zu ihrem regulären Arbeitsplatz 15 Minuten zu Fuß oder mit dem Fahrrad zum nächsten WeWork-Standort fahren oder gehen würden, in New York etwa 45.000 Autofahrten und 225.000 Fahrzeugmeilen weniger täglich zurückgelegt würden (VMT, vehicles-miles-traveled) – das ist mehr als 1 Million VMT pro Woche.
Eine Reduzierung um 225.000 zurückgelegte Fahrzeugmeilen (VMT, vehicles-miles-traveled) pro Tag entspricht nach Angaben der United States Environmental Protection Agency ungefähr einer Verringerung der CO2-Emissionen um 448 Tonnen oder dem Pflanzen von fast 7.500 Stadtbäumen pro Woche.
Darüber hinaus kann ein „Hub-and-Spoke“-Modell sekundäre Vorteile für andere Industriezweige bieten – denn wenn die Beschäftigten näher am Wohnort arbeiten, einkaufen und essen, können sich die Geschäfte des Stadtteils schneller wirtschaftlich erholen.
Zeit
Flexible Arbeitsbereiche wie WeWork sind bereits auf die unterschiedliche Art und Weise, ausgelegt, wie Menschen ein Büro nutzen. Einige wollen von 8 bis 18 Uhr in einem Büro sein, um klare Grenzen zwischen Arbeit und Zuhause zu haben, andere wollen wegen der zuverlässigeren oder schnelleren Internetverbindung oder den besseren Druckern ins Büro.
Jeder WeWork-Standort verfügt über ein einzigartiges Angebot an Vorzügen, einschließlich technologischer Notwendigkeiten wie fest verdrahtetes Ethernet und WLAN-Zugang, Multifunktionsdruckern und Smart Boards, sowie Community-Vorteile wie Networking-Events.
Aus diesem Grund berichten 80 Prozent der WeWork-Mitglieder über höhere Produktivität und 54 Prozent rechnen WeWork die Beschleunigung ihres Unternehmenswachstums an. Langfristig können diese Räumlichkeiten eine kosteneffiziente Möglichkeit für Arbeitgeber darstellen, ihre Belegschaft nach Bedarf zu verkleinern oder zu vergrößern. Mitarbeiter genießen die Vorteile der Zusammenarbeit, der Produktivität und des Aufbaus von Beziehungen, die sich aus der Arbeit in einem Büro ergeben.
Die COVID-19-Pandemie hat unsere Arbeitsweise verändert, aber wir haben die Möglichkeit, die Zukunft des Arbeitsplatzes neu zu gestalten ( English ) – und zwar flexibler. Wir müssen Lösungen ausarbeiten, die für jede Branche und jedes Bevölkerungssegment funktionieren – einschließlich Büroangestellte. Mit der Flexibilität, die WeWork und ähnliche Unternehmen bieten können, können New York und die Städte im ganzen Land sicher zur Arbeit zurückkehren, und zwar auf eine Weise, die den Arbeitnehmern, der Wirtschaft und der Umwelt zugute kommt.
Hamilton Place Strategies (HPS) bietet Public Affairs Consulting mit Standorten in Washington, D.C., New York und Kalifornien. HPS verwendet substanzielle Analysen zur Erarbeitung komplexer Themen, und kreative Public-Affairs-Tools, um die Themen dem Zielpublikum zu erklären und wichtige Interessengruppen zu erreichen.
Bei den Replica-Daten handelt es sich um eine Schätzung der Bewegungen und der damit verbundenen Metriken, die aus einer Zusammenstellung von anonymisierten mobilen Standortdaten und anderen Datenquellen Dritter abgeleitet werden. Die technische Methodik enthält eine Reihe von Präventivmaßnahmen, um sicherzustellen, dass eine einzelne Person nicht erneut identifiziert werden kann.
CivicScience führte zwischen dem 27. Mai 2020 und 1. Juni 2020 eine Umfrage unter Erwachsenen ab 18 Jahren durch und gewichtete diese Daten nach den Zahlen der US-Volkszählung für New York City für Geschlecht und Alter.
