Wie man Prioritäten bei der Arbeit setzt, wenn alles wichtig ist

Im Arbeitsalltag werden Aufgaben oft nach den Bedürfnissen anderer oder der Dringlichkeit der Abgabetermine priorisiert (oder auch nicht). Häufig geschieht dies auch in unserem Privatleben. Oft verbringen wir wenig Zeit mit den Aktivitäten, die uns tatsächlich wichtig sind, und viel Zeit damit, viel zu tun zu haben. Effektiv Prioritäten setzen – bewusst und an zukünftigen Zielen ausgerichtet – kann hier sicherstellen, dass jede Aufgabe, die in Angriff genommen wird, einen Mehrwert bringt und deine To-Do-Liste nicht mit unwichtigen Aufgaben überlastet wird. 

Durch die Umsetzung von Priorisierungsstrategien kannst du deinen Arbeitstag so verändern, um die Zeit im Büro und zu Hause optimal zu nutzen. Diese Strategien helfen dir dabei, Prioritäten zu bewerten und richtig zu setzen. 

Sieben Strategien zur effizienten Priorisierung von Arbeitsaufgaben   

Eine durchdachte Prioritätensetzung beinhaltet in der Regel die Erstellung einer Agenda, die Bewertung von Aufgaben sowie die Zuweisung von Zeit und Arbeit, um in kurzer Zeit den größten Nutzen zu ziehen. Die Priorisierung sollte flexibel sein, da du Aufgaben mit niedriger Priorität möglicherweise für dringende Aufgaben unterbrechen musst. 

1. Eine Übersichtsliste mit allen Aufgaben schreiben 

Eine wirksame Priorisierung setzt voraus, dass man den vollen Aufgabenumfang versteht – selbst die alltäglichsten Aufgaben sollten aufgeschrieben und berücksichtigt werden. Damit du dir ein vollständiges Bild machen kannst, solltest du sowohl private als auch berufliche Aufgaben auf ein und dieselbe To-Do-Liste setzen. 

Alles, von der Abholung der Wäsche aus der Reinigung bis zur Vereinbarung eines persönlichen Treffens mit dem Chef, sollte an ein und derselben Stelle erfasst werden. Ist alles einmal aufgeschrieben, erfolgt die Priorisierung in der Regel nach der Wichtigkeit, Dringlichkeit, Dauer und Rentabilität.

2. Erkennen, was zählt: Was sind deine echten Ziele? 

Auch wenn sie vielleicht wie eine Managementstrategie für die unmittelbare Zukunft erscheint – die Festlegung von Prioritäten ist der Schlüssel zum Erreichen langfristiger Ziele. Versteht man, auf was man wirklich hinarbeitet – sei es eine Beförderung, den Abschluss eines Projekts oder einen Berufswechsel – kann man auch erkennen, welche Aufgaben für die gewünschten zukünftigen Ergebnisse am relevantesten sind. Oft ist es eine gute Idee, diese größeren Ziele in überschaubarere Ziele zu unterteilen. Ein Jahresziel kann z. B. in monatliche To-Do-Listen aufgeteilt werden, die dann zu wöchentlichen Aufgaben, Tagesprioritäten usw. führen. 

Für Alejandro Cerecedo, ein Senior Fashion Account Executive bei der PR-Firma Another Company und Mitglied von WeWork Reforma 26 in Mexiko-Stadt, ist die Setzung langfristiger Ziele eine wichtige Methode, um sein Team zu Jahresbeginn zusammenzuführen und zu motivieren. „Wir besprechen ihre persönlichen und beruflichen Ziele und legen einen Zeitplan fest, wie wir sie erreichen wollen“, so Cerecedo.

Das große Ganze immer im Hinterkopf zu behalten, ist für eine effektive Priorisierung unerlässlich. Es ist ein weit verbreiteter Irrglaube, dass „viel zu tun“ gleichbedeutend mit „viel erreichen“ ist. Allerdings ist es Zeitverschwendung, den Tag mit Aufgaben zu füllen, die keine Auswirkungen auf ein Endziel haben. Sei ehrlich zu dir selbst, was den bleibenden Wert jeder Aufgabe betrifft, und behalte stets das Endziel vor Augen.  

3. Die wichtigen Aufgaben hervorheben

Auf der To-Do-Liste sollten alle Fristen deutlich erkennbar sein, damit du auf einen Blick erkennst, welche Aufgaben zeitnah zu erledigen und welche Termine vorauszuplanen sind. 

Es ist auch wichtig, sich selbst Fristen zu setzen, auch wenn sie offiziell nicht erforderlich sind; andernfalls werden wichtige Aufgaben zurückgestellt, nur weil sie nicht zeitkritisch sind. (Diese Strategie kann auch dabei helfen, die Produktivität zu steigern und ein Aufschieben zu verringern.)

4. Prioritäten nach Bedeutung und Dringlichkeit setzen 

In seinem 1989 erschienenen Buch Die 7 Wege zur Effektivität schlägt Geschäftsmann und Keynote Speaker Stephen Covey vor, Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu kategorisieren (und dann zu priorisieren).   

• Dringend und wichtig: Diese Aufgaben sollten zuerst erledigt werden
• Wichtig, aber nicht dringend: Halte dir Zeit im Kalender frei, um diese Aufgaben ohne Unterbrechung zu erledigen
• Dringend, aber unwichtig: Delegieren. Delegieren. Und delegieren. 
• Weder dringend noch wichtig: Streiche diese Aufgaben von der To-Do-Liste

Eine weitere Strategie zur Priorisierung wichtiger Aufgaben – auch bei Anfragen von aufdringlichen Interessenvertretern oder „dringenden“ Spontananfragen – ist die MIT-Methode („Most Important Tasks“). Bei dieser Strategie wird eine separate Liste mit nur drei Aufgaben erstellt, die an diesem Tag erledigt werden müssen. Diese Aufgaben sollten eher nach ihrer Bedeutung als nach ihrer Dringlichkeit ausgewählt werden. Bei der Auswahl solltest du dir zielgerichtete Fragen stellen: Welche Aufgaben haben den größten Einfluss auf das Endergebnis? Was kann ich heute erledigen, um meine Fortschritte in diesem Bereich voranzutreiben? 

5. Miteinander konkurrierende Prioritäten vermeiden 

Sind die bearbeiteten Aufgaben nicht besonders schwierig, ist es relativ einfach, sie im Tandem zu bewältigen. Studien zeigen jedoch, dass Menschen in Machtpositionen bei zunehmenden Schwierigkeiten eher einem einzigen Ziel den Vorrang geben, während Menschen in Positionen mit geringem Einfluss weiterhin versuchen, mehrere Prioritäten zu halten. Diese Doppelstrategie wurde mit einem Leistungsrückgang in Verbindung gebracht, was bedeutet, dass die wichtigsten Aufgaben nicht auf höchstem Niveau erfüllt werden. 

Eine Taktik, um sich auf jeweils eine wichtige Aufgabe zu konzentrieren, besteht darin, mögliche Ablenkungen – gleichzeitige Aufgaben oder spontane Anfragen – zu erkennen und sie im Laufe des Tages aktiv zu vermeiden. Wenn du also gleichzeitig eine Präsentation erstellen und Daten für ein Projekt sammeln sollst, solltest du einer Aufgabe Priorität geben und alle Arbeiten, E-Mails, Nachrichten oder Vorbereitungen vermeiden, die mit der anderen in Zusammenhang stehen. 

6. Den Aufwand berücksichtigen

Starrt man auf eine lange Aufgabenliste, fühlt man sich schnell von der zu erledigenden Arbeit überwältigt – ein Gefühl, das die Produktivität senkt und dazu führt, Aufgaben aufzuschieben. Eine Strategie zur Überwindung dieses Problems besteht darin, die Aufgaben nach dem zu ihrer Erfüllung erforderlichen Aufwand zu bewerten. 

Wird die To-Do-Liste zu umfangreich, solltest du die Aufgaben priorisieren, die wenig Zeit und Mühe erfordern und sie schnell abhaken. Indem du diese Aufgaben aus dem Weg schaffst, sinkt die Belastung und du kannst dich über ein Erfolgserlebnis freuen. 

7. Die Liste regelmäßig überarbeiten und realistisch bleiben

Einer der fünf Schritte der GTD-Methode („Get Things Done“) des Produktivitätsberaters David Allen sieht die kritische Prüfung vor. Die häufige Überarbeitung der To-Do-Liste und der Prioritäten ist der Schlüssel zur „Wiedererlangung der Kontrolle und des Fokus“, argumentiert Allen.

Schnelle Tipps zur effektiven Priorisierung

Ist dir die Notwendigkeit der richtigen Priorisierung einmal bewusst, kann sie sich plötzlich komplizierter und stressiger anfühlen als die Erstellung einer einfachen To-Do-Liste. Die oben genannten Hauptstrategien fassen wir im Folgenden noch einmal zusammen. Hoffentlich hilft dir das dabei, Prioritäten bewusst zu setzen. 

• Alles aufschreiben: Private sowie berufliche Aufgaben sollten an einer Stelle erfasst werden.
• Langzeitziele bewerten: Überlege dir, welche Ziele du langfristig anstrebst und was du tun musst, um sie zu erreichen. 
• Große Ziele aufteilen: Damit langfristige Ziele greifbarer werden, teilst du sie am besten in jährliche, monatliche und wöchentliche Errungenschaften auf. 
• Klare Fristen setzen: Verschaffe dir einen genauen Überblick über alle Fristen und gib dir selbst Fristen vor, wenn offiziell keine erforderlich sind. 
• Dringlichkeit vs. Wichtigkeit: Priorisiere dringende und wichtige Aufgaben, lege eine bestimmte Zeit für die Arbeit an wichtigen, nicht dringenden Aufgaben fest und delegiere oder streiche alle anderen Aufgaben. 
• MIT-Liste für jeden Tag erstellen: Schreibe dir drei wichtige Aufgaben auf, die an diesem Tag erledigt werden müssen. Diese Aufgaben sollten sich immer auf größere, zukünftige Ziele beziehen. TEST
• Ablenkungen vermeiden: Halte dich bewusst von miteinander konkurrierenden Aufgaben fern, insbesondere wenn die Schwierigkeit der Aufgaben zunimmt. 
• Aufwand berücksichtigen: Wird die To-Do-Liste zu umfangreich, solltest du die leichteren Aufgaben priorisieren und schnell abhaken.

Priorisiere deine Zeit und sei realistisch 

Egal, wie gut man Prioritäten setzt: An einem Tag kann man nur eine begrenzte Menge erreichen und gewisse Ablenkungen sind nicht zu vermeiden. Bei der Festlegung von Zielen und der Priorisierung von Aufgaben muss man auf jeden Fall realistisch bleiben. Alles andere führt zu falschen Erwartungen im Umfeld, was dir ständig das Gefühl gibt, im Rückstand zu sein.

Denke immer daran, dass es bei der Priorisierung darum geht, Zeit für die wichtigen Aufgaben zu schaffen – also die Dinge, die langfristig etwas bewirken und dich weiterbringen. Wird die Priorisierung gut gehandhabt, kannst du weniger reaktiv, aber dafür zielgerichteter und bewusster arbeiten. Das Ziel ist es, eine Aufgabe zu vollenden, die einen echten Fortschritt bedeutet, und alle anderen auf der Strecke zu lassen. 

Caitlin Bishop lebt in New York und schreibt für Ideas by We von WeWork. Zuvor war sie als Journalistin und Redakteurin bei Mamamia in Sydney und als Reporterin bei der Gotham Gazette tätig.