Die soziale Distanzierung während der Coronavirus-Pandemie hat allen großen Versammlungen ein Ende gesetzt und nicht nur das soziale Leben, wie wir es kennen, verändert, sondern auch zur Absage vieler der größten Konferenzen der Welt geführt. Das Technologie- und Musikfestival SXSW wurde beispielsweise zum ersten Mal in seiner 33-jährigen Geschichte abgesagt, ebenso wie die jährlichen Entwicklerkonferenzen von Google und Facebook.
Viele Unternehmen setzen nun auf virtuelle Konferenzen, um ihre Communitys trotz der anhaltenden Krise zusammenzubringen. Die Microsoft-Konferenz Build wird zum Beispiel im Mai als Serie von virtuellen Online-Sitzungen abgehalten. Die Game Developers Conference (GDC) – eine der ersten Konferenzen, die bereits im Februar abgesagt werden musste – sendete erfolgreich eine Woche lang ein Vortragsprogramm über die Live-Video-Streaming-Plattform Twitch.
Eine virtuelle Konferenz in Zeiten der sozialen Distanzierung zu veranstalten, birgt zwar logistische Herausforderungen, lässt sich aber bewerkstelligen. Und für einige Unternehmen kann eine solche Veranstaltung in dieser Zeit eine echte Chance darstellen. Die Industrie ist auf Unterstützung und Verbindungen angewiesen, und das Angebot eines Forums für Diskussionen und Weiterentwicklung kann dazu beitragen, Beziehungen aufzubauen, die weit über diese Krise hinausgehen.
Wer eine virtuelle Konferenz für sein Unternehmen plant, findet hier acht lohnende Tipps, um dies erfolgreich umzusetzen.
Acht Strategien zur Organisation einer virtuellen Konferenz
Es hängt natürlich von der Branche und dem Veranstaltungsformat ab, welche bewährten Praktiken für die Veranstaltung der virtuellen Konferenz genutzt werden. Es gibt jedoch ein paar allgemeine Überlegungen und Strategien, die zu berücksichtigen sind.
1. Das gewählte Thema muss stimmig sein
Wenn der Veranstaltungsort nicht als Anker dienen kann, ist es möglicherweise besonders schwierig, virtuelle Sitzungen in einen sinnvollen Kontext einzubetten. Ein Programm mit lose zusammenhängenden Themen führt dazu, dass sich die Teilnehmer richtungslos oder überfordert fühlen. Damit eine virtuelle Konferenz eine echte Wirkung entfalten kann, sollten alle Sessions, Kurse und Workshops unter einem klaren und übergreifenden Thema zusammengefasst werden. Dabei sollte eine starke Idee – auch wenn sie nur ein einziges Wort umfasst – im Vordergrund stehen und sich mit jedem Thema des Konferenzprogramms verknüpfen lassen.
2. Live-Video ist mit dabei
Eine der wirks>Live-Videositzung. Soweit möglich, sollten Vortragende und Moderatoren ermutigt werden, vor oder nach aufgezeichneten Präsentationen selbst noch einmal zu sprechen. Live-Inhalte zu streamen, fügt Sitzungen ein dringend benötigtes menschliches Element hinzu, die sich ansonsten unpersönlich anfühlen könnten. Für die Teilnehmer ist das eine willkommene Erinnerung daran, dass die Konferenz zwar virtuell ist, aber immer noch echte Menschen hinter den Kulissen arbeiten.
3. Interaktivität bereitstellen
Es sollten Möglichkeiten zur Interaktion mit den Teilnehmern geschaffen werden, wie etwa Sessions mit Fragen und Antworten und anderen Tools, wie Umfragen, Aktivitäten oder sogar Quizspiele. Der Grund ist, dass man stets um die Aufmerksamkeit der Menschen konkurriert. Wenn die Zuschauer aktiv teilnehmen können, anstatt passiv zu sein, erhöht sich die Bindung und es können zusätzliche Inhalte erstellt werden.
Es lohnt sich, die Teilnehmer zu bitten, Anregungen oder Fragen vor der Session einzureichen und diese dann zum Schluss zu besprechen. Jemand, der eine Frage stellt, bleibt viel eher am Ball, um zu hören, wie sie beantwortet werden.
4. Den Probelauf nicht vergessen
Bei so vielen potenziellen Fehlerquellen sind bei der Organisation einer virtuellen Konferenz ein paar technische Schwierigkeiten fast vorhersehbar. Soweit möglich, sollten die Vortragenden ihre Präsentationen im Vorfeld einmal durchgehen. Nicht alle Teilnehmer sind technisch versiert. Die Geräte und Verbindungsgeschwindigkeiten sollten getestet werden und Lösungen und Alternativen für den Fall, dass etwas schiefgeht, bereitstehen.
5. In der Kürze liegt die Würze
Nur weil keine Konferenz mit persönlicher Teilnahme möglich ist, heißt das nicht, die gesamte Veranstaltung akribisch virtuell nachzustellen. Das Grundgerüst könnte auf bestimmte Aspekte reduziert werden.
Einige Sitzungen lassen sich zum Beispiel als einfache Facebook-Live-Videostreams abhalten. Themen könnten auch als Instagram Story oder als Twitter-Thread präsentiert werden. Je leichter die Teilnehmer auf den Inhalt zugreifen können, desto eher kann man sie erreichen und ihre Aufmerksamkeit gewinnen.
6. Networking fördern
Durch die soziale Distanzierung fällt eben der soziale Umgang weg, aber das bedeutet nicht, dass eine virtuelle Konferenz nicht die gleichen Networking-Möglichkeiten bieten kann wie eine Präsenzveranstaltung. Meeting- und Webinar-Plattformen wie Zoom verfügen über eine ganze Palette von Chat-Funktionen, die Diskussionen im Rahmen des Vortrags und anschließende Einzelgespräche mit anderen Teilnehmern ermöglichen. Wer diese Tools nutzen lernt, wird feststellen, dass virtuelle Konferenzen Menschen genauso wirksam zusammenbringen können wie Präsenzveranstaltungen.
7. Soziale Medien als virtuelle Lounge
Bei einer virtuellen Konferenz sind Social-Media-Websites wie Twitter, Facebook und Instagram die Orte, an denen Gespräche zwischen den Teilnehmern am ehesten stattfinden. Dies sollte vorab berücksichtigt und die Bühne durch ein Hashtag bereitet werden. Vortragende und Moderatoren sollten die Teilnehmer ermuntern, das Hashtag zu nutzen.
8. Das Umfeld spielt eine Rolle
Bei den Vortragenden sollte im Vorfeld nachgefragt werden, von wo aus sie ihre Sitzungen übertragen oder filmen können. Falls erforderlich, sollte ihnen die erforderliche Hardware zur Verfügung gestellt werden, um professionell aussehende Streams zu produzieren, die zum übrigen Programm der Konferenz passen.
Es ist eher unwahrscheinlich, dass Vortragende ein professionelles Aufnahmestudio in ihrer Wohnung haben, aber mit einem vernünftigen USB-Mikrofon, einer externen Kamera und einer einfachen Kulisse lassen sich ansprechende und lebendige Sitzungen aufzeichnen.
Plattformen für virtuelle Konferenzen
Abhängig von der Komplexität und dem Format der Konferenz sind eine Vielzahl verschiedener Tools und Softwareoptionen für virtuelle Konferenzen verfügbar, um eine erfolgreiche Veranstaltung zu organisieren und durchzuführen.
Bei einer großen Konferenz bietet sich eine Webinar-Plattform mit umfassender Funktionalität an, wie etwa ON24 oder vConference, die beide ein leistungsstarkes Paket von Tools zur Erfassung der Publikumsbeteiligung bieten. Als Koordinator für virtuelle Veranstaltungen ist Evia eine von Anfang bis Ende durchdachte Lösung für Online-Konferenzen und unterstützt Livestreams, Videos auf Abruf und Material für Sitzungen, beispielsweise Handouts für Teilnehmer.
Videokonferenz-Plattformen wie Zoom eignen sich hervorragend für Sitzungen mit kleineren Gruppen oder direktem Kontakt, während kostenlose Angebote wie YouTube und Facebook Live eine Ansprache des Zielpublikums per Knopfdruck ermöglichen.
Die Vorteile für Organisatoren virtueller Konferenzen in Zeiten sozialer Distanzierung
Für Veranstalter mag es zunächst überwältigend erscheinen, eine virtuelle Konferenz anzubieten – besonders, wenn sie auf die Schnelle organisiert wird. Aber auch wenn die Teilnehmer nicht physisch anwesend sein können, hat es immer noch viele Vorteile, die Veranstaltung online abzuhalten, anstatt sie abzusagen.
Es entstehen neue Beziehungen
Eine virtuelle Konferenz kann nicht nur die Beziehungen zwischen Vortragenden, Moderatoren und Teilnehmern herstellen und stärken, sondern baut auch starke Partnerschaften zwischen dem Veranstalter und den Personen auf, die bei der Organisation und Durchführung der Konferenz behilflich sind. Von den Produktions- und Supportmitarbeitern bis hin zu den Marketingteams – die Kontakte, die geknüpft werden, kommen dem Unternehmen in der Folgezeit auf vielfache Art und Weise zugute.
Eine Community für die eigene Branche
Für viele Teilnehmer – insbesondere für diejenigen, die extern oder freiberuflich tätig sind – ist die Konferenz vielleicht nicht nur ein rein berufliches, sondern auch ein wichtiges gesellschaftliches Ereignis. Eine virtuelle Konferenz kann auch weiterhin diesen wichtigen Gemeinschaftsaspekt abdecken und Menschen in einer Zeit zusammenbringen, in der viele sich sozial isoliert fühlen, von ihrer Branche abgeschnitten sind und vielleicht ein wenig Inspiration benötigen.
Es entsteht eine Bibliothek mit Online-Video-Inhalten
Die meisten virtuellen Konferenzplattformen bieten die Möglichkeit, den Teilnehmern auf Anfrage alle Sitzungen nach Beendigung der Konferenz zur Verfügung zu stellen. Dadurch steht nicht nur eine große Auswahl an Videoinhalten zur Verfügung, die an diejenigen versendet werden können, die nicht live teilnehmen konnten, sondern auch eine großartige Ressource für zukünftige Kommunikationen.
Ganz gleich, ob eine bestehende Konferenz digital abgehalten oder eine virtuelle Konferenz neu ins Leben gerufen wird, die verfügbaren Tools zum Zusammenführen deiner Branche machen es einfacher als je zuvor, eine nahtlose und erfolgreiche Veranstaltung für die Teilnehmer und Vortragenden zu schaffen.
Durch die soziale Distanzierung müssen wir uns vorerst in die eigenen Wände zurückziehen, aber während wir uns an diese neue Normalität gewöhnen, können wir Schritte unternehmen, in diesen schwierigen Zeiten in Kontakt und produktiv zu bleiben.
Steve Hogarty ist Schriftsteller und Journalist und lebt in London. Er ist Reiseredakteur der Zeitung City AM und stellvertretender Chefredakteur des City AM Magazine, wo er sich schwerpunktmäßig mit den Themen Technologie, Reisen und Unterhaltung befasst.
