Büros wurden konzipiert, um den Bedürfnissen vieler verschiedener Zielgruppen gerecht zu werden: Mitarbeiter, Manager, leitende Angestellte, Kunden und externe Partner. Aber wenn man etwas designt, das alle zufriedenstellt, wird es nicht unbedingt auch jeden begeistern.
Und das war auch solange kein Problem, bis wir alle mit der Frage konfrontiert wurden, ob wir wirklich ein physisches Büro brauchen. Als die Pandemie das Arbeiten im Homeoffice zu einer Notwendigkeit für Millionen von Menschen machte, bekamen wir das Feedback: Wir könnten auch ohne das physische Büro auskommen. Keine der einzelnen Gruppen profitierte so sehr vom Büro, dass sie es höher als „geht so“ bewertet hätten.
Viele Unternehmen haben festgestellt, dass sie genauso produktiv sind, wenn ihre Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten. Doch hinter dieser Zahl verbirgt sich eine unschöne Wahrheit: Die Grenzen zwischen Privat- und Berufsleben verschwimmen – und verbunden mit der Angst, den Job zu verlieren, sind die Angestellten dazu übergegangen, noch mehr zu arbeiten. Laut einem KPMG-Bericht aus dem Jahr 2020 gaben 83 Prozent der Beschäftigten an, dass die Anforderungen an ihren Job mit der Pandemie gestiegen seien.
Dass die Arbeit während der Pandemie produktiver war, ist allerdings ein Trugschluss. Mehr Stunden zu arbeiten hat nämlich seinen Preis: Mitarbeiter-Burnout ( English ) und eine geringere Mitarbeiterbindung. Das sind keine dauerhaften Wettbewerbsvorteile für ein Unternehmen. In einer Zeit mit hoher Arbeitskräftemobilität, führt das eher zu einem Desaster.
Mitarbeiter haben oberste Priorität
Wenn ein Unternehmen die Produktivität seiner Mitarbeiter steigern könnte, indem es die Wünsche der Beschäftigten miteinbezieht, dann wäre das ein dauerhafter und wichtiger Wettbewerbsvorteil.
Die Zukunft der Arbeit hängt also davon ab, ob sich die Führungskräfte darauf ausrichten, den Mitarbeitern einen Mehrwert zu bieten ( English ). Dies erfordert ein erhebliches Umdenken, ist aber nicht völlig neu. Es gibt viele Organisationen, die großen Erfolg haben, wenn sie den Nutzen einer bestimmten Personengruppe in den Fokus rücken. Dabei handelt es sich meist um B2C-Unternehmen – wie dein Lieblingsbekleidungsgeschäft oder ein Restaurant. Ihre wichtigste Interessengruppe ist der Verbraucher, und deshalb entwickeln sie Strategien, um die spezifischen Bedürfnisse ihrer Kunden zu erfüllen.
Stell dir vor, wie das Büro aussehen könnte, wenn Angestellte wie Kunden behandelt werden würden, wenn CEOs ihre Arbeitsplatzstrategien ( English ) danach ausrichten würden, die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter zu befriedigen, und Anpassungen vornehmen würden, wenn sich die Vorlieben verschieben, verändern und weiterentwickeln.
Anbieter von flexiblen Bereichen unterstützen CEOs bereits dabei. Darunter sind Immobilienunternehmen, die eine Vielzahl von Arbeitsbereichen für kürzere Laufzeiten anbieten. Viele von ihnen bieten ihren Mietern individuelle Lösungen an, damit sie agiler sein können und die Option haben, den Bereich über die Zeit ganz nach Bedarf anzupasssen. Auch Einsparungen sind möglich: Branchenübergreifend geben Unternehmen für die Einrichtung von Büros doppelt so viel Geld aus wie flexible Dienstleister.
„Flexible Arbeitsbereiche sind ein unglaublich effizientes Tool für Arbeitgeber, die schnell auf die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter auf einer viel persönlicheren Ebene reagieren wollen“, so Ashley Hohmann, Projektleiterin bei WeWork. „Traditionelle Vorgehensweisen lassen sich nicht so leicht und mit so geringem Risiko in neue Strategien umwandeln.“
Menschen ist es wichtig, ihre Arbeitsumgebung frei wählen zu können. Tatsächlich wären 75 Prozent der Angestellten bereit, auf mindestens einen Vorteil oder eine Vergünstigung zu verzichten – darunter Gesundheitsversorgung, Geldprämien und Freizeitausgleich – wenn sie dafür die Möglichkeit hätten, ihr Arbeitsumfeld frei zu wählen. Wenn du deinen Mitarbeitern die Strategie zur Büronutzung vorgibst, lässt sich nur schwer herausfinden, ob sie den wirklich Bereich mögen, den du ihnen zur Verfügung gestellt hast, oder ob sie sich eben nur damit arrangiert haben. Das unterbricht deine beste und schnellste Feedback-Schleife, wenn es um Optimierungen geht.
Je mehr du darüber weißt, was deine Leute wollen, desto genauer weißt du, was du anbieten musst und – fast noch wichtiger – was du streichen kannst. Ein besseres Verständnis führt zu weniger Kosten und mehr Erfolg. Deshalb solltest du deinen Angestellten die Wahl lassen. Dazu gehören zum Beispiel Co-Working-Optionen, verschiedene Arten von Bereichen oder die Flexibilität, selbst zu entscheiden, wann und wo sie arbeiten. Anbieter von flexiblen Bereichen wie WeWork unterstützen Unternehmen jeden Tag dabei, genau das zu umzusetzen.
Mitarbeiter genauso wertschätzen wie Kunden
Um den Mitarbeiter-als-Konsument-Ansatz zu verfolgen, müssen sich Führungskräfte auf eine kleine Anzahl von Kennzahlen konzentrieren. Diese müssen konsequent gemessen werden – täglich und wöchentlich, nicht vierteljährlich. Im Rahmen einer Standard-Arbeitsplatzstrategie messen Führungskräfte oft viele Metriken eingehend, aber auch nur während des festgelegten Zeitrahmens eines Arbeitsplatzstrategieprojekts. Der Nachteil dieses Standard-Messansatzes ist, dass die Ergebnisse nur in einem Kontext Anwendung finden: in dem Zeitraum, in dem auch die Studie durchgeführt wurde. Das bedeutet, dass Unternehmen keine „Differenz-von-Differenzen“-Studie durchführen können, bei der es im Wesentlichen darum geht, die Unterschiede zwischen Standorten und Gruppen aufzuzeigen, um besser zu verstehen, wie sich Veränderungen in den Bedingungen auf die Ergebnisse auswirken.
Im Gegensatz dazu messen Anbieter von flexiblen Bereichen oft weniger Metriken wie z. B. Kundenbindungsraten, Net Promoter Scores und Auslastungen, aber sie tun dies ständig. So können sie einen konstanten Datenfluss von Markt-Feedback abrufen, auf den sie ihre Immobilienstrategie stützen können.
WeWork hat unter seinen Mitarbeitern eine Umfrage durchgeführt, bei der ist um die Rückkehr ins Büro ging. Das taten die meisten großen Unternehmen auch, aber bei WeWork wurde die Umfrage alle zwei Wochen durchgeführt und enthielt drei gleichbleibende Fragen. Die wichtigste lautete: „Was schätzt du – wie viele Tage wirst du das Büro auf Dauer nutzen?“ So konnte WeWork sehen, wie sich diese Antwort im Laufe der Zeit und zwischen den Ländern veränderte, während die lokale COVID-19-Inzidenz schwankte, und auch, wie sich die Antwort veränderte, wenn eine Person in der Vorwoche im Büro gewesen ist. Diese Konsistenz verhalf zu einem tieferen Verständnis darüber, wie viele Mitarbeiter ins Büro zurückkehren werden, als es die meisten Unternehmensnutzer bisher erzielt haben. Kontinuierliches Messen ermöglicht das Handeln nach dem nächsten Prinzip.
Experimentieren, um die richtige Lösung zu finden
Werde zum Arbeitsplatzforscher – indem du experimentierst! Obwohl viele Unternehmen einen oder sogar zwei Arbeitsplatz-Pilotversuche durchgeführt haben, waren diese meist sehr begrenzt und es fehlte eine Kontrollgruppe. Um ein bedarfsorientiertes Büro zu führen, muss das Experimentieren im Mittelpunkt unseres Handelns stehen. In der Vergangenheit haben Unternehmensnutzer einmal pro Jahrzehnt einen neuen globalen Arbeitsplatzstandard formuliert.
Im Vergleich dazu stehen die rasanten Entwicklungen und Neuentwicklungen der Produkte von flexiblen Anbietern. WeWork Produkte werden als Reaktion auf die Marktanforderungen entwickelt und dann auf Grundlage der Erkenntnisse von Unternehmensnutzern verfeinert. „Diese Feedback-Schleife schafft eine Partnerschaft, mit deren Hilfe wir unser Produkt kontinuierlich verbessern. So können wir den Unternehmen die Lösungen bieten, die sie brauchen und wir können auf die sich ändernden Bedürfnisse ihrer Belegschaft entsprechend reagieren“, so Hohmann.
Unternehmen sagen uns in der Regel, dass der Grund für das Nicht-Experimentieren die Kosten sind. Sie denken, es sei viel zu teuer. Hier ist eine Tech-Startup-Binsenweisheit: Wenn du denkst, dass Experimentieren teuer ist, solltest du dir erstmal die Kosten des Nicht-Experimentierens ansehen. Die Anbieter von flexiblen Bereichen haben gezeigt, dass man nicht nur mit dem Büro experimentieren kann, sondern auch die flexiblen Bereiche selbst machen es einfach, mit unzähligen Immobilienvariablen (Markt, Standort, Größe, Layout und mehr) zu experimentieren.
Das Büro ist der beste Ort, um damit zu beginnen, die Zusammenhänge zwischen Teamstruktur, Kommunikationsstil, Umgebung und Kreativität zu entschlüsseln. Eine Voraussetzung für das Verstehen dieser Zusammenhänge ist, dass die Menschen ins Büro gehen, dort arbeiten, mit anderen zusammenarbeiten und sich auf unstrukturierte Weise treffen.
Während der COVID-19-Pandemie konnten wir feststellen, dass die Menschen weitaus belastbarer gegenüber Veränderungen in der Arbeitsumgebung sind, als wir bisher angenommen hatten. Wenn Mitarbeiter die Möglichkeit haben, ihre Wünsche zu äußern, kannst du experimentieren und herausfinden, was ihnen wirklich wichtig ist. Ein Kunde sagte einmal zu mir, dass der Arbeitsplatz „zu wichtig sei, um damit zu experimentieren“. Aber gerade weil er so wichtig ist, müssen wir ihn analysieren und mit ihm experimentieren.
Marshall O’Moore ist Geschäftsführer bei CBRE und Anjie Zheng ist Managing Editor bei WeWork.
