Flexible Bereiche helfen Behörden, jetzt Geld zu sparen

Die Pandemie hat die Büroarbeit in den Grundfesten erschüttert. Für die Bundesregierung der USA ( English ) – den größten Eigentümer und Besitzer von Büroräumen in den USA – hat sie außerdem erhebliche Chancen und Risiken in Höhe von mehreren Milliarden Dollar geschaffen. Für die Regierung bedeutet die Umstellung auf hybrides Arbeiten und ein kleineres, flexibleres Immobilienportfolio eine Umwandlung des finanziellen Risikos in Einsparungen für den*die Steuerzahler*in – und darüber hinaus eine Chance, die talentierten Mitarbeiter*innen, die die Regierung benötigt, anzuwerben und bei der Stange zu halten.  

Aber verfügen die Behörden über alle Instrumente, die sie brauchen, um die Chancen der Telearbeit zu nutzen? Ich würde sagen, im Moment noch nicht – aber durch flexible Arbeitsbereiche stehen ihnen diese Instrumente zur Verfügung. Hier sind einige Möglichkeiten, wie flexible Immobilien die Regierung bei der Umstellung auf hybride Arbeitsformen unterstützen können. 

Flexibilität verwandelt Risiken in Chancen und Einsparungen

Die Pandemie und die Umstellung auf hybride Arbeitsformen haben gezeigt, dass es eine massive Diskrepanz zwischen dem Büroflächenangebot der Bundesregierung und den Anforderungen der Beschäftigten an ihre Arbeit gibt. Die Immobilien der Regierung sind zu großflächig, zu teuer und zu schlecht konfiguriert, um ein kooperatives Arbeiten zu ermöglichen. Die Verantwortlichen sind jedoch äußerst unsicher, was sie dagegen tun sollen. 

Viele Privatunternehmen haben bereits erkannt, dass es für sie eine Alternative gibt: schlüsselfertige, flexible Büroräume. Solche Räume erfordern kein Vorabkapital, können innerhalb von Monaten (und nicht Jahren) erworben werden und haben kurze Vertragslaufzeiten, sodass du heute für das bezahlen kannst, was du brauchst, und morgen problemlos erweitern oder verkleinern kannst, um deinen wechselnden Anforderungen gerecht zu werden. Für Räume zu bezahlen, wenn du sie brauchst – und nur dann, wenn du sie brauchst – ist vielleicht das beste Instrument, um Kosten zu senken und die Bereiche für Zusammenarbeitzu schaffen, die deine Belegschaft nach einem Jahr Homeoffice braucht. 

Flexible Immobilienanbieter ermöglichen es Behörden, auslaufende Mietverträge jetzt zu kündigen, sofort Geld zu sparen, den Beschäftigten Wahlmöglichkeiten zu geben, mit dem Büro der Zukunft zu experimentieren und Zeit zu gewinnen, um ihre langfristigen Anforderungen zu ermitteln. Ohne diese Lösung werden angesichts der Größe der Bundesregierung womöglich Hunderte von Millionen Dollar für leerstehende Mietobjekte verschwendet.  

Ein auslaufender Mietvertrag mit einer langfristigen Flächenreduzierung oder einem Umzug

Ein häufiges (und teures) Dilemma für Immobilienbeauftragte des Bundes besteht darin, einen auslaufenden Büromietvertrag zu haben und gleichzeitig zu wissen, dass die Behörde in Zukunft einen geringeren Flächenbedarf hat oder umziehen möchte. In Anbetracht der Jahre, die es braucht, um einen Mietvertrag abzulösen oder eine staatliche Einrichtung auszubauen, sehen sich die Verantwortlichen oft zu teuren, mehrjährigen Mietverlängerungen gezwungen. 

Doch die Pandemie hat es noch schwieriger gemacht, Erweiterungen wie diese zu rechtfertigen, da die Mietobjekte meist leerstehen und größer als nötig sind. Glücklicherweise bedeuten die Investitionen in mobile Technologien, die Behörden während der Pandemie getätigt haben, dass sie schnell und mit minimalem Kapitalaufwand auf kleinere, weniger teure, flexible Lösungen umsteigen können.  

Die Behörden können dann mit der ganzen Bandbreite an verteilten und dezentralen Arbeitslösungen experimentieren, die sich ihre Beschäftigten wünschen, während sie ihren längerfristigen Immobilienbedarf festlegen und die entsprechenden Beschaffungen in die Wege leiten.  

Gewinnung, Bindung und Gleichberechtigung von Beschäftigten

Im Rahmen des neuen Modells des hybriden Arbeitsplatzes können Arbeitnehmer*innen während der Woche von mehreren Umgebungen aus arbeiten, aber sie können auch an den einzelnen Arbeitstagen von verschiedenen Orten aus arbeiten. Arbeitnehmer*innen könnten ihren Arbeitstag beispielsweise zu Hause beginnen und anschließend in ein Büro oder einen Coworking Space gehen, um sich mit Kolleg*innen zu treffen. Tatsächlich gibt mehr als die Hälfte (53 %) der von uns befragten Arbeitnehmer*innen an, dass sie pro Woche drei Tage oder weniger in einem Büro arbeiten möchten. Drei von vier Beschäftigten gaben an, dass sie auf Sonderleistungen verzichten würden, wenn sie sich aussuchen könnten, wo sie arbeiten, sobald die Bedrohung durch COVID-19 nachlässt – so das Ergebnis einer Studie von WeWork und Workplace Intelligence. Selbst das Office of Management and Budget des Weißen Hauses hat anerkannt, dass hybrides Arbeiten für viele in der Regierung die bevorzugte Lösung ist. 

Auch wenn die Mitarbeiter*innen das Teleworking bevorzugen, haben viele nicht das Homeoffice ihrer Träume oder profitieren nicht gleichberechtigt von den Teleworking-Richtlinien der Behörde. Mitarbeiter*innen zu verpflichten, fünf Tage in der Woche ins Büro zu kommen, ist vielleicht auch nicht besser, vor allem, wenn es sich um lange oder komplizierte Anfahrtswege handelt.

Indem sie Anbieter von flexiblen Arbeitsbereichen hinzufügen, geben Arbeitgeber ihren Teams die Freiheit zu wählen, wo sie arbeiten, und stellen sicher, dass die Vorteile von vermehrtem Teleworking allen in Frage kommenden Beschäftigten gleichermaßen Verfügung stehen. Das Arbeiten in einem sogenannten „dritten Bereich", wie z.B. einem nahegelegenen Coworking-Standort, kann ihre Produktivität und ihr Engagement erhöhen.

Ein ehemaliger GSA-Administrator sagte, er glaube, dass die Flexibilität der Standorte, die WeWork – mit Standorten in mehr als 120 Städten weltweit – bietet, bei der Personalrekrutierung helfen kann, indem sie mehr Auswahl an Dienstorten bereitstellt. 

Ein Bedarf an mehr Platz – und zwar an passendem Platz

Nach eineinhalb Jahren Teleworking ist ein typischer Behördengrundriss mit privaten Büros und Kabinen zu groß und eignet sich kaum für gemeinschaftliches Arbeiten, das die Menschen zurück ins Büro zieht. Die Umgestaltung bestehender Räumlichkeiten erfordert Jahre und einen großen Aufwand an Kapital, das die meisten Behörden nicht haben oder besser in Personal oder Technologie investieren könnten. Stattdessen wenden sich Unternehmen an flexible Anbieter, um ihr Portfolio schnell und auf monatlicher oder jährlicher Basis um Bereiche mit vielen Annehmlichkeiten zu erweitern, welche die Zusammenarbeit fördern. Bei Partnerschaften mit WeWork sind keine langfristigen Verträge oder große Kapitalinvestitionen erforderlich.

Organisationen stellen fest, dass sie mit WeWork deutlich weniger Platz benötigen als an einem traditionellen, gemieteten oder eigenen Standort. Das liegt daran, dass es in den WeWork Standorten viele Gemeinschaftsbereiche gibt. Der Bedarf an „Sonderbereichen" wie Konferenzräumen, Drucker- und Serverräumen, Küchen- und Empfangsbereichen nimmt bei einem traditionellen Mietvertrag oft einen größeren Teil der Nutzfläche eines Mieters in Anspruch.  

Bei einem flexiblen Büromodell können diese Bereiche außerhalb der eigenen Räumlichkeiten des Mitglieds liegen und je nach Bedarf gebucht werden. Da diese Ausstattungen gemeinsam genutzt werden, zahlen die Mitglieder nur einen proportionalen Anteil ihrer Kosten und haben Zugang zu einer viel höheren Qualität und Quantität der Ausstattungen. Tatsächlich kann ein großer Besprechungsraum oder ein Bereich für Zusammenarbeit bei einem herkömmlichen Mietvertrag für kleinere Büros einfach zu teuer sein.

Eine ungewisse Zukunft erfordert Flexibilität

Die Behörden werden erst in einigen Jahren wissen, was die Zukunft für die Immobilienbranche bringt, doch ihre Beschäftigten wollen schon heute selbst entscheiden, wo, wann und wie sie arbeiten. Durch das Festhalten an auslaufenden Mietverträgen werden nicht nur Hunderte von Millionen Dollar an Steuergeldern verschwendet, sondern auch die Möglichkeit eingeschränkt, Zugang zu qualitativ hochwertigen Flächen, Standorten und Arbeitsplatzoptionen zu erhalten, die notwendig sind, um talentierte Mitarbeiter*innen zu halten und zu gewinnen.

WeWork Lösungen für Behörden ( English ) bieten Zugang zu traditionellen Coworking-Bereichen, privaten Büros, komplett belegbaren Stockwerken und ganzen Gebäuden. Über Produkte wie WeWork All Access und WeWork On Demand ( English ) können Behördenmitarbeiter*innen außerdem Hunderte von WeWork Standorten in den USA und in über 30 Ländern nutzen.

Jede WeWork Option umfasst die wichtigsten Büroutensilien. Die Sicherheitsinfrastruktur ( English ) für nicht als Verschlusssache eingestufte Arbeiten ist bereits vorhanden, während für sensiblere oder als Verschlusssache eingestufte Projekte maßgeschneiderte technische Lösungen zur Verfügung stehen. WeWork hat bereits umfassende Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Behörden und kann bei Bedarf eine festgelegte Bandbreite ( English ), ein privates kabelgebundenes VLAN und sogar private, segmentierte IT-Schränke bereitstellen. 

Regierungsbehörden auf der ganzen Welt sind bereits in WeWork ( English ) Standorte umgezogen. In Asien hat eine Kommunalverwaltung eine private Etage in einem Gebäude gemietet, um einen Bereich für technische Innovationen zu schaffen. In Europa hat eine Bundesbehörde ihr 200-köpfiges digitales Entwicklungsteam zu WeWork verlagert, als die vorhandenen Büros früher als geplant ausgereizt waren. In Nordamerika entschied sich eine Militärbehörde für WeWork, um ihr 250-köpfiges Team auf einer gesicherten Etage unterzubringen, die nach ihren Vorgaben gestaltet wurde. Und in Mexiko-Stadt zog eine zwischenstaatliche Behörde in ein WeWork ein, nachdem ein Erdbeben ihr Büro beschädigt hatte.

Setz dich mit uns in Verbindung ( English ) und lass dir zeigen, wie WeWork bei der Lösung deiner Immobilienprobleme helfen kann.

Dan Mathews ist Head of Federal Sales bei WeWork. Er hat mehr als 20 Jahre in Washington, D.C. gearbeitet, davon mehr als zwei Jahrzehnte auf dem Capitol Hill. Zuletzt war er Commissioner des U.S. Public Buildings Service bei der General Services Administration.