Entre el auge del trabajo en remoto, los planos de oficinas abiertas y los espacios de coworking compartidos, los espacios flexibles compartidos se han convertido en un elemento esencial de la vida laboral moderna. Y no hablamos únicamente de una tendencia: permite a cualquier persona trabajar donde y cuando quieran. Además, es una herramienta usada por trabajadores autónomos y empresas consolidadas para mantener su productividad y conectividad dondequiera que les lleve su trabajo. Nuestras soluciones flexibles, como WeWork On Demand y WeWork All Access, incluyen un acceso sencillo a espacios flexibles y compartidos.
Los espacios flexibles y compartidos cuentan con muchos beneficios, desde la comodidad y la flexibilidad hasta aspectos intangibles como el espíritu de comunidad y la creatividad. Pero, ¿cómo funcionan? ¿Son la mejor opción para tu empresa?
¿Qué son los espacios flexibles y compartidos?
Los espacios flexibles y compartidos son un sistema de organización para espacios de trabajo en el que diferentes personas usan los escritorios en diferentes momentos en función de sus necesidades. Normalmente, el objetivo es maximizar la eficiencia en el uso del espacio y reducir el riesgo inmobiliario al disminuir el espacio de oficina redundante. Los espacios flexibles y compartidos pueden implementarse en oficinas privadas y en espacios de coworking. La flexibilidad asociada con los espacios flexibles compartidos suele estar vinculada con un incremento en la innovación de los empleados, mientras que el aspecto social suele mencionarse como una forma de mejorar la colaboración interdisciplinar.
¿Cómo funcionan los espacios flexibles y compartidos?
Solo tienes que buscar una mesa, conectarte y comenzar a trabajar: los espacios flexibles y compartidos ofrecen espacio a los profesionales para trabajar en función de sus necesidades, tanto en espacios privados como en espacios de oficina compartidos. Eso quiere decir que los aspectos específicos de los espacios flexibles y compartidos pueden variar en función del entorno, aunque hay una serie de factores esenciales que deben tenerse en cuenta.
Acceso a enchufes y teléfonos
Los espacios flexibles y compartidos suelen disponer de sus propios enchufes y conexión Wi-Fi. En los espacios de coworking compartidos como los de WeWork, disponemos de espacios personales situados lejos de los escritorios para hacer llamadas: por ejemplo, cabinas telefónicas o lounges compartidos. En el caso de las oficinas privadas, sobre todo en el caso de empresas dedicadas a las ventas, se suele disponer de un teléfono permanente en el escritorio para que los empleados puedan usarlo en función de sus necesidades.
Salas de reuniones disponibles para reservar
La mayoría de planes de espacios flexibles y compartidos en los espacios de coworking te permiten reservar salas de reuniones a través de una aplicación o de una web. Las soluciones con una amplia gama de servicios, como las de WeWork, también permiten acceder a lounges compartidos, cocinas, áreas de intercambio de ideas, salas de reuniones y una red global de profesionales.
Equipos de impresión
De forma similar a lo que sucede con la reserva de salas de reuniones, los espacios flexibles y compartidos suelen disponer de una impresora centralizada que los trabajadores pueden usar mediante una aplicación o web. Estas impresoras son gestionadas por el equipo de comunidad en los espacios de trabajo compartidos y, en el caso de entornos privados, por los gestores de oficina a nivel interno.
Almacenamiento de objetos personales
Una preocupación frecuente asociada con los espacios flexibles y compartidos es la ausencia de una «base» personal en la que los usuarios puedan almacenar sus mochilas, abrigos y accesorios de trabajo. Esta situación se aborda de manera diferente en cada espacio de trabajo: en algunos espacios de coworking, los usuarios pueden dejar sus objetos personales en un espacio flexible y compartido durante un periodo de tiempo determinado mientras asisten a una reunión o almuerzan. Otros espacios compartidos ofrecen cubículos o taquillas a sus clientes de espacios flexibles y compartidos. En las oficinas privadas, es más habitual que un empleado siempre trabaje en el mismo escritorio a lo largo del día, independientemente de las reuniones o de los descansos para almorzar.
Tecnología e Internet
Los espacios flexibles y compartidos no serían posibles si no fuera por los equipos portátiles, tabletas y smartphones, así como todas las estructuras asociadas para ofrecer WiFi. Sin embargo, algunos usuarios necesitan algo más que su portátil para trabajar de forma efectiva. Por este motivo, algunos espacios flexibles y compartidos disponen de un monitor con una conexión VGA, DVI o HDMI, lo que permite que los usuarios puedan conectarse y usar una segunda pantalla temporalmente.
Aseos, cocinas y otras áreas comunes
Al igual que en la mayoría de espacios de oficina, servicios como los aseos y las cocinas están incluidos en los planes de espacios flexibles y compartidos. La limpieza, equipación y mantenimiento de estos corren a cargo de los administradores de la oficina. En las soluciones todo incluido como las de WeWork, los contratos de espacios flexibles y compartidos también te ofrecen acceso a café de forma gratuita, salas silenciosas para meditar, duchas, suministros de baño como loción y productos para el cabello, así como beneficios como comidas comunitarias y eventos de networking frecuentes.
Espacios privados para cuando los necesitas
Muchos trabajos requieren privacidad a lo largo de la jornada laboral, tanto si es para asistir a reuniones como para la planificación de estrategias o para debatir sobre aspectos financieros. Estas conversaciones son confidenciales y un espacio flexible y compartido no es el espacio ideal, sobre todo si estás rodeado de personas de otros equipos o empresas. En estas situaciones, lo mejor es contar con un espacio que ofrezca más privacidad.
Tanto las oficinas privadas como los espacios de coworking ofrecen sala de reuniones que pueden reservarse para reuniones privadas o atender llamadas confidenciales. Las soluciones para espacios de trabajo como las de WeWork también cuentan con cabinas telefónicas privadas insonorizadas. Asimismo, los lounges se han diseñado específicamente para contar con rincones privados en los que hablar por teléfono o mantener conversaciones.
Las ventajas de los espacios flexibles y compartidos
Los beneficios de los espacios flexibles y compartidos dependen de tu estilo de trabajo y de lo que necesitas obtener del contrato. Mientras que los trabajadores autónomos agradecen contar con un lugar en el que trabajar y en el que reunirse con posibles clientes, a los empresarios les gustan las condiciones de arrendamiento flexibles y la capacidad de contratar o enviar a los empleados a espacios de trabajo situados en ciudades diferentes.
Espacios flexibles y compartidos para trabajadores autónomos
Si eres un consultor, trabajador autónomo o emprendedor y trabajas en la misma ubicación, los espacios flexibles y compartidos son una solución flexible y asequible para disponer de espacio de oficina sin las rigideces asociadas a los alquileres de oficina a largo plazo. Contribuye a luchar contra el aislamiento que se produce al trabajar desde casa y te permite rodearte de una red de profesionales que también trabaja en remoto o por cuenta propia.
En el caso de trabajadores autónomos que participan en varios proyectos en diferentes ubicaciones, los espacios flexibles y compartidos también les permiten encontrar un espacio de trabajo y mantenerse conectado, incluso en ciudades distintas. Esta comodidad impulsa la productividad y permite acceder a los beneficios asociados a los espacios de oficina (un lugar exclusivo para trabajar, un entorno profesional en el que reunirse con los clientes) allí donde tu trabajo te lleve.
Espacios flexibles y compartidos para grandes empresas
A la hora de hacer crecer tu equipo y de ajustar la escala de tu empresa, la agilidad es un factor esencial. En ese sentido, los espacios flexibles y compartidos te ofrecen flexibilidad para emplear a trabajadores en remoto sin tener que asumir una inversión inicial considerable. Los contratos mensuales de tipo individual te permiten ajustar tu escala en mercados clave de forma rápida, así como retirarte cuando lo necesitas. De esta forma, se pueden eliminar los riesgos asociados con la apertura de tu propia oficina.
Esta estructura también permite a las empresas contratar a los mejores talentos, sin que la ubicación se convierta en una limitación. «En lugar de estar aislados en nuestra oficina central en Palo Alto, ahora podemos contratar a los mejores en todo el mundo», explica Tammi Yee, vicepresidenta de talento global en TripActions, una empresa miembro de WeWork. Los espacios flexibles y compartidos permiten a tu equipo crecer allí donde se encuentra el talento, sin tener que configurar un espacio propio ni tener que asumir los costes asociados a la reubicación.
Además de los factores de escala y crecimiento, el ahorro en costes asociado a los contratos de alquiler flexibles y a la externalización del personal de oficina, de limpieza y del coste de los servicios suponen un atractivo considerable para las grandes empresas. Según una encuesta reciente realizada a más de 550 ejecutivos del sector inmobiliario comercial, un tercio de las empresas que usan espacios flexibles declararon haber ahorrado más de un 5 % en los costes de ocupación.
Por último, es importante mencionar que los niveles de compromiso y productividad de los empleados parecen mejorar ligeramente en los espacios de coworking. Los espacios flexibles y compartidos son una forma eficaz de sacar partido a esta tendencia. «Para un empleado que trabaja sobre el terreno, contar con un espacio de trabajo comunitario al que ir es muy positivo», declara Ashley Swygert, vicepresidenta de estrategia comercial de Pabst Brewing Company, empresa miembro de WeWork.
Con sede en Los Ángeles y oficinas en San Antonio y Dallas, Pabst cuenta con más de 300 trabajadores en remoto repartidos por todo Estados Unidos. «Todos los espacios de WeWork son muy atractivos y acogedores», comenta Swygert. «Es genial poder interactuar con tantas personas diferentes, esto me ayuda a mantener mi motivación e inspiración.
Los espacios flexibles y compartidos están vinculados con mayores niveles de colaboración e innovación para todos
Tanto si se trata de una oficina privada como de un espacio de coworking, los espacios flexibles y compartidos permiten reunir a las personas de diferentes equipos o empresas, lo que crea un microcosmos diverso de profesionales. Esta conexión suele dar lugar a nuevas oportunidades, en las que se consiguen nuevos clientes, inversores, socios o empleados a través de las presentaciones que tienen lugar en los espacios flexibles y compartidos.
Según una investigación realizada en 2018, los espacios de coworking son muy valiosos a la hora de establecer relaciones entre «emprendedores, otras empresas, startups e innovadores». Esto se consigue a través de un diseño de espacios de trabajo basado en datos que incluye espacios compartidos e infraestructura, así como tecnologías como aplicaciones o comunidades de coworking en línea.
Muchos estudios han vinculado los espacios flexibles y compartidos con un incremento de la innovación y del emprendimiento. Esto se asocia, en parte, con la flexibilidad de la que disfrutan los usuarios de los espacios flexibles y compartidos: pueden trabajar donde y cuando surja la inspiración. También tiene un lugar gracias a un proceso de intercambio de conocimientos, interacciones sociales y la descentralización de los procesos de innovación. El descubrimiento de nuevas ideas y procesos se produce de forma natural cuando se está rodeado de diferentes niveles de experiencia. Además, el riesgo de agotamiento y fatiga asociada a proyectos se reduce en un entorno de trabajo en constante evolución.
Cómo saber si los espacios flexibles y compartidos no son adecuados para ti
Aunque queda claro que los beneficios de los espacios flexibles y compartidos son muchos, este tipo de estructura no es la mejor opción para todas las empresas o para todos los estilos de trabajo. Los empleados que trabajan con información confidencial probablemente preferirán una solución con mayor privacidad, mientras que los equipos que requieren una estructura coherente y una colaboración continua a lo largo de la jornada laboral pueden sentirse frustrados ante el cambio constante de puestos de trabajo. La formación de los nuevos empleados exige diferentes consideraciones y encontrar compañeros puede requerir algún reconocimiento a través de los clientes de chat. En algunos casos, plantéate el uso de escritorios personales o una oficina privada pequeña dentro de un entorno de coworking. Este tipo de estructuras permitirán que tanto tú como tu equipo contéis con un espacio de trabajo más controlado y personalizado, al mismo tiempo que mantenéis los beneficios de los espacios amplios y de las comunidades de coworking.
Tanto si trabajas por cuenta propia como si gestionas un equipo en remoto, los espacios flexibles y compartidos impulsan la productividad en diferentes ubicaciones. Te permite tomar decisiones empresariales audaces, como la ampliación en nuevos mercados o contar con el mejor talento en remoto, sin verte afectado por compromisos a largo plazo o por los costes asociados a los espacios de oficina tradicionales. Por último, te permitirá acceder a nuevas oportunidades de innovación, al mismo tiempo que accedes a una comunidad activa de profesionales.
Más soluciones flexibles
Para atender al número crecientes de trabajadores en remoto y a las empresas que implementan modelos de lugares de trabajo híbridos, WeWork ha conseguido que el acceso a los espacios flexibles y compartidos, así como a otros espacios de trabajo como salas de reuniones y oficinas privadas, sea mucho más accesible y flexible. La flexibilidad y la accesibilidad no se producen a costa de las medidas de seguridad y distanciamiento social, ya que WeWork sigue trabajando para dar prioridad a la seguridad de nuestra comunidad con medidas de limpieza mejoradas y espacios rediseñados para garantizar un distanciamiento social efectivo en el lugar de trabajo.
Si los espacios flexibles y compartidos son adecuados para ti y a tu empresa, puede que los siguientes productos de WeWork sean la solución perfecta para ti.
WeWork On Demand
WeWork On Demand ofrece unos niveles de flexibilidad inigualables y te permiten acceder a espacios flexibles y compartidos y salas de reuniones en más de 190 ubicaciones en 17 grandes ciudades. Todo ello sin un compromiso mensual. Solo tienes que descargar la aplicación, encontrar la ubicación de WeWork más cercana, reservarla y dirigirte a ella.
WeWork All Access
WeWork All Access te permite acceder a escritorios compartidos, salas de reuniones y oficinas privadas en cientos de ubicaciones de WeWork repartidas por todo el mundo y disponibles en 150 ciudades de 30 países. Aquí tienes los pasos para activar tu suscripción como miembro nuevo o actual.
El artículo se publicó originalmente el 21 de noviembre de 2019 y nuestros editores lo han actualizado.
Caitlin Bishop, afincada en Nueva York, escribe para Ideas by We de WeWork. Previamente trabajó como periodista y redactora en Mamamia.com.au en Sídney, Australia, y como reportera colaboradora en Gotham Gazette.
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