El distanciamiento social durante la pandemia del coronavirus ha supuesto el fin de las grandes reuniones de personas, lo que no solo termina con la vida social tal y como la conocemos, sino que también supone la cancelación de los mayores congresos del mundo. El festival de tecnología y música SXSW, por ejemplo, se canceló por primera vez en sus 33 años de historia, al igual que los congresos anuales de desarrolladores de Google y Facebook.
Muchas empresas están recurriendo a los congresos virtuales para reunir a sus comunidades a pesar de la crisis actual. El congreso Build de Microsoft, por ejemplo, se celebrará en mayo con una serie de sesiones virtuales en línea. El Congreso de Desarrolladores de Videojuegos (GDC, Game Developers Conference), uno de los primeros congresos que se canceló ya en febrero, retransmitió con éxito un programa de una semana de charlas a través de la plataforma de transmisión de vídeos en directo Twitch.
Aunque organizar un congreso virtual durante el distanciamiento social presenta retos logísticos, se puede hacer. Y, para algunas empresas, organizar un congreso virtual durante estos momentos puede representar una oportunidad real. Las industrias están buscando apoyo y conexión, y proporcionar un foro de discusión y crecimiento puede ayudar a construir relaciones que duren mucho más allá de esta crisis.
Si estás considerando organizar un congreso virtual para tu empresa, creemos que estas ocho estrategias pueden ayudarte a que funcione.
Ocho estrategias para organizar un congreso virtual
El sector y el formato del evento dictarán naturalmente las mejores prácticas para organizar un congreso virtual. Estas son simplemente algunas consideraciones generales y estrategias a tener en cuenta.
1. Elige un tema que tenga sentido
Sin el apoyo de una ubicación física, puede ser especialmente difícil dar un contexto significativo a las sesiones de un congreso virtual. Un programa de sesiones sin una relación clara puede dejar a los asistentes desorientados o abrumados. Para que un congreso virtual tenga un impacto real, unifica tus sesiones, cursos y talleres bajo un tema claro y global. Identifica una idea sólida, aunque sea una sola palabra, y deja que ese tema guíe cada aspecto de la agenda del congreso.
2. Incluye vídeo en directo
Un>vídeo en directo. Siempre que sea posible, anima a los oradores y expositores a que aparezcan en directo antes o después de cualquier presentación grabada previamente. La transmisión de contenido en directo aporta un elemento humano muy necesario a las sesiones que, de otra manera, podrían percibirse como impersonales, y recuerda a los asistentes que, aunque el congreso pueda ser virtual, sigue habiendo gente de carne y hueso trabajando detrás de la cámara.
3. Interactúa
Crea oportunidades de interacción con los asistentes a través de sesiones de preguntas y respuestas en directo, herramientas como encuestas, actividades o, incluso, cuestionarios. Recuerda que estás compitiendo por la atención de los participantes en todo momento y, al invitar a los espectadores a participar, en lugar de permanecer pasivos aumentarás el compromiso mientras creas contenido adicional.
Intenta invitar a los asistentes a presentar sugerencias o preguntas antes de las sesiones y responde a sus comentarios cuando la sesión concluya. Es mucho más probable que aquellos que hacen preguntas se queden para escuchar las respuestas.
4. Ensaya
Con tantos puntos potenciales de fracaso, es casi seguro que te enfrentes a problemas técnicos al organizar un congreso virtual. En la medida de lo posible, pide a tus oradores que ensayen sus presentaciones con antelación. No asumas que tus invitados son expertos en tecnología. Prueba tu equipo y las velocidades de conexión e identifica las soluciones y los planes de contingencia en caso de que las cosas vayan mal.
5. Simplifica
El hecho de que no puedas organizar un congreso presencial no significa que tengas que recrear meticulosamente todo el evento en un sentido virtual. Piensa en todo lo que es prescindible.
Algunas sesiones, por ejemplo, podrían funcionar como simples transmisiones de vídeo en directo de Facebook. ¿Podría reimaginarse una presentación como una historia de Instagram o, incluso, un hilo de Twitter? Cuanto más fácil sea para los asistentes sintonizar con el contenido, más probabilidad hay de llegar a ellos y mantener su atención.
6. Fomenta el networking
El distanciamiento social hace que sea más difícil ser exactamente eso, social, pero esto no significa que un congreso virtual no pueda ofrecer las mismas oportunidades de establecer contactos que encontrarías en un evento presencial. Las plataformas de reuniones y seminarios web, como Zoom, cuentan con amplias funciones de chat que permiten el debate durante las sesiones, así como la posibilidad de entablar conversaciones individuales con otros asistentes después. Aprende a aprovechar estas herramientas, y descubrirás que los congresos virtuales pueden ser tan efectivos a la hora de reunir a personas como los eventos presenciales.
7. Usa las redes sociales como lounge virtual
Durante un congreso virtual, las redes sociales como Twitter, Facebook e Instagram son el lugar donde es más probable que los asistentes conversen. Encárgate de crear una atmósfera que motive a los participantes a compartir estableciendo un hashtag. Pide a tus oradores y expositores que guíen a los asistentes para que lo usen.
8. Considera el escenario
Ponte en contacto con tus oradores con antelación para hablar sobre desde dónde podrían transmitir o grabar sus sesiones. Si es necesario, proporciónales el hardware necesario para producir contenido profesional coherente con el resto del programa del congreso.
Es poco probable que los expositores tengan un estudio profesional en su apartamento, pero con un micrófono USB decente, una cámara externa y un fondo simple, pueden conducir una sesión atractiva y vibrante.
Plataformas para congresos o eventos virtuales
En función de la complejidad y el formato del congreso, existen muchas herramientas y opciones de software para congresos virtuales disponibles para ayudar a organizar y celebrar un evento con éxito.
Para programas más ambiciosos, puedes considerar una plataforma para seminarios web más completa, como ON24 o vConference, que ofrecen un potente conjunto de herramientas diseñadas para registrar la participación de la audiencia. La herramienta de coordinación de eventos virtuales Evia es una solución integral para la organización de congresos en línea y permite emisiones en directo, vídeos a la carta y recursos para sesiones, como folletos suplementarios para los asistentes.
Las plataformas de videoconferencia como Zoom son ideales para sesiones más pequeñas o más directas, mientras que las opciones gratuitas como YouTube y Facebook Live pueden llegar a tu público objetivo con tan solo pulsar un botón.
Ventajas de celebrar un congreso virtual durante el distanciamiento social
Como anfitrión, la perspectiva de organizar un congreso virtual, especialmente uno organizado a última hora, podría parecer abrumadora al principio. Aunque no se pueda asistir físicamente a un evento, existen muchas ventajas de trasladarlo en línea y no cancelarlo.
Crea nuevas relaciones
Un congreso virtual no solo ayuda a establecer y fortalecer la relación entre expositores, oradores y asistentes, sino que también te ayuda a crear crea fuertes asociaciones con las personas que te dan soporte en la organización y dirección del congreso. Desde el personal de producción y apoyo, hasta los equipos de marketing, las conexiones que creas servirán a tu negocio de innumerables maneras más adelante.
Crea una comunidad para tu sector
Para muchos asistentes y, en particular, para los que trabajan en remoto o los autónomos, los congresos pueden ser un importante acontecimiento social, además de un evento puramente profesional. Un congreso virtual puede seguir proporcionando este aspecto comunitario vital para tu sector, reuniendo a las personas en un momento en el que muchas se sienten socialmente aisladas, alejadas de su sector y tal vez necesitadas de un poco de inspiración.
Crea una biblioteca de contenido audiovisual en línea
La mayoría de las plataformas para congresos o eventos virtuales te permiten poner todas tus sesiones a disposición de los asistente una vez que el evento ha finalizado. Esto no solo te ofrece una amplia selección de contenido en vídeo para enviar a quienes no pudieron ver el contenido en directo, sino que también te servirá como excelente recurso que podrás utilizar en futuras comunicaciones.
Tanto si estás trasladando un evento existente para celebrarlo en línea como si organizas una conferencia virtual desde cero, las herramientas disponibles para reunir a tu sector facilitan más que nunca la creación de un evento perfecto y exitoso para tus asistentes y expositores.
El distanciamiento social puede mantenernos confinados en nuestros hogares por el momento, pero mientras nos adaptamos a esta nueva normalidad, tenemos que mantener el contacto y ser productivos durante estos tiempos difíciles.
Steve Hogarty es escritor y periodista, y reside en Londres. Es editor de viajes para el periódico City AM y subdirector de la revista City AM Magazine, donde su trabajo se centra en la tecnología, los viajes y el entretenimiento.
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