Cómo priorizar el trabajo cuando todo es importante

Durante la jornada laboral, las tareas a menudo se priorizan (o no), según las necesidades de otros o la inmediatez de los plazos. Esto también puede ocurrir en nuestra vida personal, dedicamos menos tiempo del necesario a actividades que son en realidad importantes y empleamos más energía en estar «ocupados». Cuando se priorizan las tareas de manera efectiva, con un propósito y de acuerdo a objetivos futuros, esto puede cambiar. Cada tarea abordada debe aportar valor y se debe evitar que las tareas sin importancia desborden la lista de tareas pendientes. 

Al implementar estrategias de priorización, se puede cambiar drásticamente el flujo del día de trabajo para sacar el máximo partido al tiempo en la oficina y en casa. Estas estrategias te ayudarán a evaluar y establecer tus prioridades. 

Siete estrategias para priorizar tareas en el trabajo   

El establecimiento de prioridades bien pensadas suele implicar la creación de una agenda, la evaluación de tareas y la asignación de tiempo y trabajo para aportar el máximo valor en un corto período de tiempo. El establecimiento de prioridades debe ser flexible, ya que puede que haya que interrumpir tareas de baja prioridad para realizar tareas urgentes. 

1. Haz una lista con todas tus tareas pendientes. 

La priorización efectiva proviene de la comprensión del alcance total de lo que hay que hacer, por lo que también es necesario anotar y considerar las tareas más triviales. Para tener una visión completa, es buena idea incluir en una misma lista tanto las tareas personales como las laborales. 

Debes incluirlo todo en el mismo lugar, desde recoger la ropa de la tintorería hasta programar una reunión personal con tu jefe. Una vez que todo está escrito, la priorización se establece generalmente en función de la importancia, urgencia, duración y recompensa de cada tarea.

2. Identifica lo que es importante: comprende cuáles son tus verdaderos objetivos 

Si bien puede parecer una estrategia de gestión inmediata del tiempo, el establecimiento de prioridades es fundamental para lograr objetivos a largo plazo. Comprender en qué estás trabajando realmente, ya sea un ascenso, un proyecto terminado o un cambio de carrera, te ayuda a identificar qué tareas son más relevantes para conseguir esos resultados futuros. Puede ser una buena idea dividir los grandes objetivos en objetivos más pequeños clasificados por tiempo. Por ejemplo, una meta anual se puede desglosar en listas de tareas mensuales, que luego conducen a tareas semanales, prioridades diarias, etc. 

Alejandro Cerecedo, ejecutivo de cuentas de moda sénior de la firma de relaciones públicas Another Company y miembro de WeWork Reforma 26 en la Ciudad de México, establece objetivos a largo plazo para orientar y motivar a su equipo al comienzo de cada año. «Hablamos de sus objetivos personales y profesionales, y establecemos un calendario para alcanzarlos», dice Cerecedo.

Este pensamiento de amplio espectro es vital para priorizar de manera efectiva: es un error común pensar que estar ocupado equivale a avanzar. Sin embargo, llenar el día con tareas que no tienen impacto en un objetivo final es una pérdida de tiempo. Sé sincero contigo mismo sobre el valor duradero de cada tarea y ten siempre en cuenta el objetivo final.  

3. Subraya las urgentes.

La lista de tareas debe mostrar claramente los plazos. Así podrás identificar las tareas que se deben completar rápidamente y planificar con antelación las tareas con plazos en el futuro. 

También es importante ponerse plazos, incluso cuando no se requieren formalmente; de lo contrario, se seguirán postergando tareas importantes simplemente porque no son urgentes. (Esta estrategia también puede ser útil para aumentar la productividad y reducir la procrastinación).

4. Priorízalas en función de lo importantes y urgentes que sean. 

En su libro de 1989 Los siete hábitos de la gente altamente efectiva, el empresario y orador principal Stephen Covey sugiere que las tareas se deben clasificar (y luego priorizar) en función de su importancia y urgencia.   

• Urgente e importante: estas tareas deben hacerse primero.
• Importante pero no urgente: bloquea tiempo en tu calendario para hacer estas tareas sin interrupciones.
• Urgente pero no importante: delega estas tareas. Delégalas. Sin falta. 
• Ni urgente ni importante: quita estas tareas de tu lista.

Otra estrategia para garantizar que se priorizan las tareas importantes (incluso por encima de peticiones de interesados insistentes o solicitudes «urgentes» ad hoc) es la metodología TMI o de tareas más importantes. Esta estrategia implica la creación de una lista a parte de solo tres tareas que deben realizarse en un día. Estas tareas deben elegirse más por su importancia que por su urgencia. Para decidir, pregúntate por los objetivos: ¿qué tareas tendrán un mayor impacto en el resultado final? ¿Qué puedo hacer hoy para avanzar hacia ese objetivo? 

5. No asignes la misma prioridad a varias tareas. 

Cuando las tareas en las que trabajas no son especialmente difíciles, es relativamente fácil gestionarlas en conjunto. Sin embargo, a medida que aumenta la dificultad, seha demostrado que las personas que ocupan posiciones de poder tienen más probabilidad de dar prioridad a un solo objetivo, mientras que las personas que ocupan posiciones de baja responsabilidad siguen ocupándose de varias prioridades. Esta estrategia de doble tarea se ha vinculado a una disminución del rendimiento, lo que significa que las tareas más importantes no se cumplen al nivel máximo. 

Una táctica para enfocarse en una única tarea importante es identificar las posibles distracciones, como las tareas simultáneas o las solicitudes ad-hoc, y evitarlas activamente a lo largo del día. Esto significa que, si se te pide que extraigas datos para un proyecto mientras estás creando diapositivas para una presentación, debes priorizar una tarea y evitar cualquier trabajo, correos, mensajes o preparación relacionada con la otra. 

6. Ten en cuenta el trabajo que requiere cada tarea.

Cuando se tiene una larga lista de tareas, es fácil sentirse abrumado por el trabajo, una sensación que reduce la productividad y conduce a la procrastinación. Una estrategia para superar esta sensación consiste en evaluar las tareas según el esfuerzo necesario para completarlas. 

Si tu lista de tareas se está convirtiendo en una carga, prioriza aquellas tareas que requieran un tiempo y esfuerzo mínimos, y hazlas rápidamente. Esta eliminación de tareas te dará un respiro y una sensación de logro que te impulsarán a lo largo del día. 

7. Consulta la lista con frecuencia y sé realista.

Uno de los pasos de la metodología de cinco pasos «Organízate con eficacia» del consultor de productividad David Allen implica una reflexión crítica. Consultar tu lista de tareas y prioridades con frecuencia es clave para «recuperar el control y el enfoque», argumenta Allen.

Consejos rápidos para priorizar de forma efectiva

Cuando te das cuenta de que necesitas priorizar correctamente, de repente puede parecer algo más complicado y más estresante que la creación de una simple lista de tareas. A continuación se resumen las estrategias clave mencionadas para ayudarte a establecer tus prioridades. 

• Anota todo: incluye las tareas personales y de trabajo en el mismo sitio.
• Evalúa los objetivos a largo plazo: considera tus grandes objetivos a largo plazo y el trabajo que requieren para completarse. 
• Desglosa los objetivos más grandes: para entender cómo lograr tus objetivos a largo plazo, desglósalos en logros anuales, mensuales y semanales. 
• Crea plazos claros: ten plena visibilidad completa de los plazos y ponte plazos incluso cuando no se requiera formalmente ninguno. 
• Emplea el método de urgencia frente a importancia: prioriza las tareas urgentes e importantes; fija un tiempo de trabajo específico para tareas importantes no urgentes; y delega o elimina todas las demás tareas. 
• Crea una lista diaria de TMI: anota tres tareas importantes que deban hacerse ese día. Estas tareas siempre deben estar relacionadas con tus grandes objetivos futuros. PRUEBA
• Evita las distracciones: evita deliberadamente las tareas que compitan entre sí, sobre todo cuando la dificultad de las tareas sea mayor. 
• Ten en cuenta el trabajo que requiere cada tarea: cuando tu lista de tareas se vuelva inabordable, prioriza de acuerdo al esfuerzo y quítate de encima las tareas más fáciles rápidamente.

Prioriza tu tiempo y sé realista 

Aunque priorices de maravilla, lo que puedes hacer en un día tiene un límite, y es imposible evitar ciertas distracciones. Es importante ser realista al crear objetivos y priorizar tareas. De lo contrario, crearás falsas expectativas de los que te rodean y sentirás continuamente que te estás quedando atrás.

Recuerda que el propósito de priorizar es dedicar tiempo a trabajar en las tareas importantes; las cosas que marcarán la diferencia a largo plazo y te llevarán en la dirección correcta. Cuando se prioriza bien, te sientes menos distraído y más centrado y consciente. El objetivo es finalizar trabajo que signifique un verdadero avance y dejar que todo lo demás, todo lo que te mantiene ocupado, se quede en el camino. 

Caitlin Bishop, afincada en Nueva York, escribe para Ideas by We de WeWork. Previamente trabajó como periodista y redactora en Mamamia en Sídney, Australia, y como reportera colaboradora en Gotham Gazette.