El trabajo en remoto, ya sea desde casa, una cafetería, un espacio de coworking o una oficina satélite, se está popularizando cada vez más, ya que la gente busca flexibilidad y equilibrio en sus entornos de trabajo. De hecho, según datos del censo de los Estados Unidos, más de 8 millones de personas trabajaban desde sus casas en 2017, y las tendencias actuales en el lugar de trabajo sugieren que esa cifra seguirá aumentando.
Se obtienen múltiples beneficios al integrar el trabajo en remoto en la cultura organizativa. Cuando la ubicación no supone un problema para acceder a personas cualificadas, se tiene la posibilidad de contratar a los mejores talentos, lo que favorece la diversidad en el lugar de trabajo al contar con personas de distintos lugares y orígenes. La flexibilidad también puede ayudar a reducir la huella de carbono de las empresas y los costes de desplazamiento al trabajo de los empleados. Existen estudios que demuestran que, cuando los empleados tienen la opción de trabajar en remoto, experimentan una mayor sensación de equilibrio laboral y personal, y esto puede aumentar su productividad ( English ) y bienestar general, lo que a la larga permitirá ahorrar dinero a la empresa.
Sin embargo, gestionar un equipo en remoto plantea sus desafíos. La ausencia de contacto cara a cara puede dificultar que se establezcan conexiones personales y relaciones de confianza entre los empleados. Al trabajar con empleados en remoto, los encargados disponen de un menor conocimiento de las tareas diarias de sus equipos, por lo que les será necesario experimentar con distintos tipos de prácticas de comunicación para lograr que el equipo funcione a pleno rendimiento.
Con tanta gente buscando oportunidades flexibles, los encargados deben hallar el modo de adaptarse a este nuevo formato. Si cuentan con las herramientas y los consejos adecuados, los encargados podrán garantizar que sus empleados virtuales cuenten con apoyo, sean productivos y se impliquen.
Cómo acertar en la gestión de los trabajadores en remoto
1. Utiliza herramientas visuales y de chat
Hay innumerables herramientas de comunicación disponibles, y es esencial aprovechar esta tecnología para la gestión de los trabajadores en remoto. Proporciona a tu equipo herramientas adecuadas con las que poder comunicarse con eficacia y contribuye a que los empleados en remoto se sientan parte del equipo.
Sin embargo, no todas las herramientas desempeñan la misma función. No se debería hablar a alguien sobre su rendimiento a través de una herramienta de chat, ya que la conversación puede ser emocional y requerir una conexión más personal. En su lugar, las evaluaciones de rendimiento deberían realizarse a través de videollamada en caso de que no fuera posible reunirse en persona con los empleados en remoto.
Herramientas como Slack y Gchat son ideales para comunicaciones rápidas y conversaciones informales, mientras que las herramientas para reuniones virtuales como Zoom o Google Hangouts son más eficaces para las reuniones de equipo, ya que permiten que los trabajadores en remoto tengan la sensación de estar presentes en la sala. La mayoría de los programas de reuniones virtuales te permiten compartir la pantalla de modo que el equipo pueda acceder al mismo material, sin importar en qué lugar del mundo trabajen.
2. Establece expectativas y plazos
A los empleados no les será posible tener éxito si no dejas claras cuáles son tus expectativas. Puede resultar particularmente difícil hacerlo cuando tu equipo trabaja en remoto, ya que tendrás un menor control de la tarea que llevan a cabo los empleados a lo largo del día. Ayuda establecer plazos claros para los proyectos, ya que indicar que hay que hacer algo «urgentemente» es subjetivo. ¿Significa eso que debe hacerse en una hora? ¿O para el final de la jornada?
Establece expectativas para tus empleados en remoto sobre tiempos de respuesta, horario de trabajo y cadencia de comunicación. Estas expectativas deben concordar con las que se han establecido para los empleados presenciales para así garantizar que no exista un doble rasero de ningún tipo.
3. Mantén reuniones individuales con regularidad
Mantener reuniones individuales con regularidad te permite conectar con tus empleados, evaluar el progreso de los proyectos y establecer una relación positiva. A diferencia de los subalternos directos que trabajan en el mismo espacio contigo, con estos trabajadores no existe la posibilidad de tener encuentros improvisados en la oficina, por lo que es esencial fijar en el calendario estas reuniones para estar al día de su trabajo. Tener una cadencia de reuniones regular también ayuda a generar confianza y crear un espacio para el apoyo. Asegúrate de mantener reuniones individuales por videoconferencia siempre que sea posible.
4. Haz un hueco para veros en persona
Si se tiene la oportunidad, se deben mantener reuniones en persona, ya que pueden fomentar la confianza y ayudar a que los trabajadores en remoto conecten con la cultura de la empresa y con el equipo. En el caso de encontraros en la misma zona, podría ser útil fijar reuniones en persona semanales o bisemanales. Si los empleados en remoto están repartidos por todo el mundo, un encuentro o un congreso anual del equipo puede ayudar a fortalecer la conexión del equipo.
Aprovecha al máximo el tiempo del que dispongas con tus empleados en remoto. Hablad sobre el trabajo, pero utilizad también este tiempo para establecer conexiones personales. Salir a almorzar o a hacer algo divertido fuera de la oficina puede ayudar a derribar barreras.
5. Ten en cuenta los horarios de los empleados en distintas zonas horarias
Seguro que no te gustaría que tu superior programase una reunión a las 9 de la noche. Ten presente en qué zonas horarias se encuentran tus empleados en remoto y respeta su horario de trabajo cuando programes reuniones, envíes mensajes o contactes con ellos. En caso de tratarse de zonas horarias en las que las horas de trabajo no se solapen nunca, se debe alternar quién tendrá que mantener reuniones fuera de su horario de trabajo. Una semana te tocará conectarte hasta tarde; la siguiente semana, serán ellos los que se conecten temprano.
Incluso si les envías un mensaje y no esperas que respondan hasta la mañana siguiente, puede que sientan la presión de estar conectados y disponibles aunque esa no sea tu intención. Ser explícito sobre el horario de trabajo y los tiempos de respuesta puede ayudar a resolver este problema.
6. Asegúrate de que los empleados virtuales se sientan incluidos
Uno de los desafíos más complicados para los encargados de equipos en remoto es asegurarse de que sus empleados en remoto se sientan incluidos en las reuniones, especialmente cuando parte del equipo no trabaja a distancia. «Es importante asegurarse de que la gente haga contacto visual con la persona en la pantalla y posicionar a todos los participantes de modo que sientan que tienen un asiento en la mesa», afirma Lakshmi Rengarajan, directora de relaciones en el lugar de trabajo de WeWork. Puede ser necesario programar una reunión a última hora para resolver un problema, planificar un proyecto o aportar ideas, pero los trabajadores en remoto suelen ser excluidos de estas reuniones improvisadas ya sea porque no se les convoque, no exista la opción de videollamada o la reunión se lleve a cabo fuera de su horario de trabajo.
Para hacer frente a este desafío, procura que todas las reuniones dispongan de la opción de ser remotas. Esto conlleva incluir la opción de llamada en cada convocatoria de reunión así como procurar planearlas con antelación. Si es necesario convocar una reunión de última hora, asegúrate de tomar notas detalladas y de contactar después con los empleados en remoto para transmitirles la información y aclarar las dudas que puedan tener.
7. Establece confianza profesional y flexibilidad
Al gestionar el trabajo de los empleados en remoto, no podrás supervisar su trabajo diario, por lo que es importante fomentar la confianza profesional. Hacer un esfuerzo por reunirte con tus empleados en persona ocasionalmente te puede ayudar a fomentar la confianza, así como mantener contactos individuales con regularidad te dará una idea más clara de la carga de trabajo del equipo.
También es importante ser flexible. Muchos trabajadores en remoto buscan trabajos virtuales para mantener la flexibilidad en cuanto a la ubicación y los horarios. Eso no significa que vayan a estar trabajando desde su teléfono mientras están en un concierto, sino que implica que debes ayudarles a determinar qué horario de trabajo les puede funcionar y confiar en que realizarán su trabajo durante esas horas.
8. Optimiza el proceso de incorporación
Es normal sentir miedo al comenzar un trabajo nuevo, pero resulta aún más difícil cuando no se comparte el mismo espacio ni el mismo horario con los compañeros de trabajo. El proceso de incorporación establece el tono de lo que vendrá después, y si se hace bien, puede lograr que los empleados a distancia se sientan entusiasmados y motivados. Si es posible, mantén alguna reunión en persona durante el proceso de incorporación, ya que ayudará a generar confianza y a que resulte más sencillo desde el punto de vista logístico. Si no es posible, asegúrate de contar con documentos formativos claros y un proceso de incorporación estándar. Siempre y cuando la agenda lo permita, contacta con tu nuevo empleado al final del día para poneros al día y poder responder a las preguntas que le surjan en las primeras semanas.
9. Encuentra formas de colaborar
Es sencillo encargar a los trabajadores en remoto tareas que puedan realizar en solitario, pero fomentar proyectos colaborativos es una manera genial de fortalecer la moral del equipo y de mantener la motivación de los empleados a distancia. Existen métodos sencillos para facilitar el intercambio de ideas y la resolución de problemas, como la utilización de Google Doc para las ideas en curso o Slack para las lluvias de ideas.
10. Utiliza una herramienta de seguimiento de proyectos
Gestionar proyectos a través del correo electrónico puede acabar en bandejas de entrada rebosantes con las que os costará estar al día. En cambio, existen herramientas de gestión de proyectos como Asana, Airtable o Trello que pueden contribuir a que tu equipo y tú estéis coordinados en cuanto a pasos a seguir, expectativas, plazos y responsabilidades. La mayoría de estas herramientas te permiten realizar comentarios sobre las tareas, reasignarlas, establecer plazos y adjuntar documentos o contenidos. Hay muchos detalles que se pueden escapar al coordinar un proyecto por correo electrónico, por lo que el traslado del proyecto a una herramienta de seguimiento de proyectos permite eliminar el exceso y la confusión de tu bandeja de entrada, y proporcionar a los empleados en remoto un soporte visual para consultar el progreso del proyecto.
11. Establece objetivos
Además de establecer expectativas y directrices, hay que establecer objetivos con los empleados en remoto. No es extraño que un empleado, en remoto o no, pierda motivación y se limite a hacer el mínimo indispensable si no tiene fijados unos objetivos a largo plazo en los que trabajar. Para que se mantengan comprometidos, productivos y se sientan incluidos, debes asegurarte de que sepan qué se espera que consigan y que comprendan que sus objetivos causan impacto en los objetivos del equipo.
12. Comunica los objetivos generales de la empresa y del equipo
Los trabajadores en remoto, y en realidad todos los trabajadores, deben tener unos objetivos personales por los que trabajar, pero cuando establecemos de manera abierta y clara los objetivos generales de la empresa y del equipo, ayudamos a que los empleados entiendan cómo sus objetivos personales contribuyen a esos objetivos más amplios. Esto es particularmente importante para los trabajadores en remoto, porque les recuerda que son una parte valiosa del equipo y que se les tiene en cuenta. Probablemente, como responsable del equipo, habrás escuchado repetidamente los objetivos a gran escala de la empresa que podrías recitarlos del derecho y del revés, pero esa información no siempre le llega a los empleados en remoto.
13. Instaura un sistema de acompañamiento
Si parte de tu equipo trabaja en remoto y otra parte en la oficina, el hecho de emparejar a un empleado en remoto con un empleado de la oficina puede garantizar que los trabajadores en remoto se sientan apoyados y conectados con la empresa, y que estén al corriente de todo. No se trata, por supuesto, de que este empleado de la oficina te sustituya en la labor de superior del trabajador en remoto, y debes ser consciente del trabajo extra que esto supone para los trabajadores de la oficina. Pero, en general, esta estrategia promueve equipos más productivos, ya que evita que surjan brechas en la comunicación.
14.Propicia momentos de esparcimiento
Mantener conversaciones informales sobre temas no relacionados con el trabajo puede generar intimidad y forjar relaciones en el equipo. Pero claro, los trabajadores en remoto no disfrutan de esos momentos que unen al equipo junto al dispensador de agua o tomando un tentempié. Si muchos de tus empleados virtuales trabajan en la misma oficina satélite, se puede utilizar una cámara web para conectar las dos oficinas y tener así la sensación de que trabajan juntos. Al principio esto puede ser raro, pero después de un par de semanas, los empleados se adaptarán y les resultará natural. Pero hay que asegurarse de que ambas oficinas visualicen la retransmisión, ya que si no, podrían sentir que se les está espiando.
Si en tu oficina no es posible realizar una retransmisión en línea o si la mayoría de tus empleados trabajan desde casa, encuentra maneras de fomentar conversaciones no relacionadas con el trabajo. Por ejemplo, pide que todo el mundo se conecte antes de cada reunión para compartir qué tal están o qué han hecho durante el fin de semana. O, tal y como recomienda Rengarajan: «Es posible contactar con un compañero de trabajo a distancia y decirle, "Vamos a hacer una videollamada durante el almuerzo"».
15. Elogia su trabajo
Los empleados en remoto a veces pueden sentir que no se les tiene en cuenta o no se reconoce o valora su trabajo, así que asegúrate de comunicárselo cuando hagan un buen trabajo. Felicítales ante todo el equipo a través de un correo electrónico o durante una reunión para demostrarles que su trabajo es importante y produce un impacto en los objetivos del equipo. Los comentarios positivos les animarán a seguir haciendo un buen trabajo.
16. Contrata a las personas adecuadas
No todos los trabajadores están hechos para trabajar a distancia y no pasa nada por ello. Los trabajadores en remoto tienen que ser más independientes, deben tomar iniciativas por sí mismos y su entorno les debe permitir ser productivos. Cuando contrates a un empleado que trabajará a distancia, asegúrate de hacerle preguntas que te demuestren que sabe trabajar de manera independiente. Pregunta dónde trabajarán y si disponen de un lugar tranquilo en el que puedan recibir llamadas telefónicas. ¿Tendrán siempre acceso a wifi? No podrás sentarte a su lado para formarlos en el trabajo y enseñarles las habilidades necesarias, así que asegúrate de que dominen las habilidades que se requieren para integrarse en el equipo.
Jenna Wilson es asociada sénior en el equipo de redes sociales de WeWork y publica contenido en Ideas de We. Escribe sobre el impacto, la sostenibilidad y los empleados de WeWork en todo el mundo.