Esta historia fue publicada originalmente en el blog de Managed by Q, ayudando a inspirar a los profesionales del lugar de trabajo a crear la mejor experiencia y cultura, y el mejor diseño, de la oficina.
La forma en que trabajamos está cambiando. Nos alejamos del horario de 9 a 5 horas y buscamos condiciones más flexibles. Y el panorama profesional del siglo XXI lo refleja: según un informe de Gallup de 2017, el 43 por ciento de los trabajadores estadounidenses trabajaron a distancia en algún momento en 2016 frente al 39 por ciento en 2012. Además, en el informe también se observó que los horarios flexibles y la capacidad de trabajar desde casa «son decisivos a la hora de que un empleado decida aceptar o dejar un trabajo».
Personalmente, he sido trabajador independiente a tiempo completo desde casa durante cuatro años, y mi flujo de trabajo mensual es un mosaico de tareas de varios clientes. Como trabajador en remoto, mi mayor reto, lo creas o no, no es la productividad. De hecho, hay múltiples estudios, como se cita en el Harvard Business Review, que sugieren que los trabajadores en remoto pueden ser más productivos que los empleados de oficina. Para mí y para muchos otros, el desafío de trabajar en remoto es la capacidad para comprometerse con la cultura y los valores de una empresa donde tal vez nunca llegue a conocer en persona a las personas con las que trabajo regularmente.
¿Cómo pueden las empresas ayudar a los trabajadores en remoto a sentirse realmente parte de un equipo? A medida que nuestra cultura se replantea dónde tiene lugar el trabajo, los gerentes de cultura, personas y oficinas pueden adoptar el cambio y tomar medidas para salvar la brecha entre los empleados remotos y sus colegas de oficina.
Repensar el compromiso de los empleados con su proceso de incorporación
Independientemente de si se incorporan empleados en remoto a tiempo completo o trabajadores independientes que trabajan desde casa, comunicar los valores y la misión de la organización es un factor clave del compromiso. Desafortunadamente, según mi propia experiencia, esto no siempre sucede. Cuando trabajo con nuevos clientes, a veces me asignan tareas sin ningún contexto.
Al incorporar trabajadores en remoto, es necesario explicarles información básica, como: ¿cuál es el objetivo general de la empresa? ¿A quién se intenta llegar? ¿Qué es importante para ti y por qué? Si no recibo esta información, tengo que pasar mucho tiempo en el sitio web y las redes sociales del mi cliente para tratar de entender quiénes son y cuál es su mensaje para asegurarme de que mi trabajo transmite la nota cultural correcta. Incluso habiendo investigado por cuenta propia, sin saber de la cultura de un equipo directamente a través de la empresa, los trabajadores en remoto a menudo pueden sentir que están especulando.
«Es importante informar a los trabajadores en remoto sobre la cultura y valores de la empresa ( English ), ya que tendrán que convivir con ella, respirarla y aceptarla, incluso aunque estén trabajando de forma remota», explica Jocelyn Greenky, experta en cultura, política y diversidad de la oficina.
Greenky añade que los mentores en la oficina pueden ser enormemente eficaces para involucrar a los trabajadores en remoto porque fomentan relaciones naturales y orgánicas que pueden transmitir mejor la cultura general. Considera la posibilidad de ponerlos en contacto con un empleado de la empresa que pueda informarles sobre las iniciativas y acontecimientos de la empresa; esto puede ayudar a los trabajadores que no están físicamente en la oficina a sentirse conectados.
Crear oportunidades para la unidad, el compromiso y la cohesión
Puede que no sea posible que algunos trabajadores se acerquen a la oficina, pero algunos puede que sí. Como Victor Fleischer informó en el New York Times, algunos expertos vinculan las interacciones personales con el aumento del compromiso, la creatividad y la innovación de los empleados.
«Una de las cosas más importantes que puede hacer un trabajador en remoto es visitar la oficina lo máximo posible», dice Greenky, añadiendo que los trabajadores a distancia pueden aprovechar las plataformas de vídeo para mantenerse visibles y conectados.
¿Se puede incentivar el acceso a la oficina una o dos veces por semana? Algo tan sencillo como un desayuno semanal del personal puede proporcionar oportunidades de conexiones orgánicas y de compromiso. Cuando se trata de grandes eventos de empresa, como la reunión anual de ventas, ¿permite el presupuesto acomodar a los trabajadores en remoto, especialmente los que forman parte del equipo central?
Esta forma de pensar también se puede aplicar a los retiros de las empresas. Se trata de encontrar formas creativas de reunir físicamente a todo el mundo siempre que sea posible.
Sacar partido de la tecnología
A las oficinas modernas les sobra la tecnología. Plataformas como Slack ( English ), GoToMeeting, Zoom y Join.me tienen presencia en cualquier oficina del siglo XXI. Este tipo de tecnología de conexión es aún más importante para atraer a los trabajadores en remoto, que pueden sentirse fuera del circuito de la oficina.
En mi propia experiencia, este tipo de comunicación presencial es refrescante y realmente me hace sentir comprometido y más cercano al equipo. Como la experta en RR. HH. Susan M. Heathfield expuso en The Balance, la importancia de la comunicación no verbal no se puede sobrestimar. Cosas como el contacto visual, el lenguaje corporal y las expresiones faciales ayudan mucho a conectar emocionalmente. Desafortunadamente, todo esto pasa desapercibido en las comunicaciones por correo electrónico, mensajes Slack y las llamadas telefónicas tradicionales.
«Creo firmemente en el poder de una videollamada», dice Rebecca Fairbanks, productora digital en remoto para Coalition Technologies, una agencia de diseño web con sede en California. «Las formaciones en equipo y casi todas las reuniones de nuestra empresa se hacen a través de una videollamada. Ya sea con Google Hangouts o Skype, una videollamada es una manera excelente de que yo y otros trabajadores en remoto sintamos una conexión personal con nuestros compañeros que están en la oficina».
Algunas empresas con trabajadores en remoto transmiten imágenes de vídeo de un área común, como una cocina o un lounge, que los empleados en remoto pueden sintonizar para ver lo que está pasando en la oficina principal y tener una idea del ritmo de la vida de la oficina.
Ampliar la relación a nivel personal
Crear relaciones auténticas con trabajadores en remoto puede ser un desafío. Los empleados de oficina pueden charlar sobre el episodio de Succession de anoche mientras esperan sus fotocopias, lo que fomenta esas conexiones que para los trabajadores en remoto requieren un poco más de previsión.
«Una vez al año, mi equipo organiza un espectáculo de talentos en el que se anima a todos los miembros del equipo a participar y presentar un vídeo mostrando su talento», dice Fairbanks, añadiendo que la tradición ayuda a unir a los trabajadores a nivel personal. «Se establece una fecha límite y una vez que todos los miembros del equipo han hecho sus presentaciones, la empresa ve cada vídeo en grupo y vota por el mejor talento».
Su empresa organiza una sesión bisemanal de brainstorming donde todo el mundo habla de una manera más relajada. Con un software de videoconferencia, los trabajadores en remoto pueden fácilmente unirse y participar con el resto del equipo.
«He observado personalmente cómo algunas de las mejores ideas de mejora de la empresa han surgido de una de nuestras sesiones de brainstorming», explica Fairbanks.
Incluso algo tan simple como crear un canal de Slack puede ayudar a humanizar a los trabajadores en remoto y a los empleados de oficina. A través de estos sistemas, los empleados en remoto también obtienen visibilidad a pesar de no estar presentes en la oficina. Por ejemplo, una empresa para la que trabajaba tenía un canal de Slack dedicado a GIFs graciosos que no tenían nada que ver con el trabajo. Nueve de cada diez veces, proporcionaron una buena risa.
Cada empresa se estructura de forma ligeramente diferente y tiene expectativas diferentes para sus empleados. Una cultura acogedora para una fuerza de trabajo en remoto consiste en comunicar claramente los valores y las expectativas de la empresa, y en encontrar formas únicas de cultivar el sentido de compromiso de los empleados, la comunidad y la inversión personal para todos, ya sean trabajadores en la oficina o a distancia.
Para fortalecer aún más la cultura del lugar de trabajo, sin importar dónde se encuentre, lee el artículo «Creating a Great Company Culture» (artículo en inglés sobre la creación de una gran cultura de empresa) de Managed by Q.