Un intercambio de ideas grupal productivo puede sentirse como una victoria: el equipo se siente energizado, realizado y emocionado por los pasos siguientes. Las técnicas eficaces de intercambio de ideas pueden ayudar a lograrlo. Por otro lado, cuando una sesión de intercambio de ideas falla, ya sea porque se siente improductiva, repetitiva o negativa, el equipo puede perder la inspiración.
Hay muchos factores que pueden entorpecer un intercambio de ideas, pero estas son algunas de las razones comunes por las que suelen salir mal:
- Conversación desequilibrada. Las personalidades extrovertidas y más rápidas dominan la conversación, sin dejar tiempo para que otros compañeros de equipo contribuyan.
- Efecto de anclaje. Los participantes convergen en las primeras ideas que surgen, lo que repele nuevas perspectivas e impide que el equipo avance.
- Silencio incómodo. Los participantes no están preparados y dejan una hora llena de silencio incómodo o, peor aun, una reunión que se interrumpe para acabar con el sufrimientos de todos.
- Equipos desconectados. El trabajo remoto durante la pandemia requiere un intercambio de ideas a través de videoconferencias. La incomodidad inherente combinada con la tendencia de las personas a hablar entre sí hace que sea difícil capturar la energía creativa que proviene de tener a todos en una misma sala.
Implementar las siguientes técnicas de intercambio de ideas en grupo puede ayudarte a evitar estos problemas comunes y, en su lugar, reunir a tu equipo para generar la idea perfecta.
Diez técnicas efectivas para intercambios de ideas en equipo
Los intercambios de ideas suelen tener tres pasos: captura de ideas, debate y crítica, y selección. Las siguientes estrategias te ayudarán a ti y a tu equipo, ya sea en persona o de forma remota, a lo largo de las tres etapas.
1. Escritura de ideas
En este método de intercambio de ideas no verbal, todos escriben tres ideas relacionadas con el tema en cuestión. Este proceso llevará entre cuatro y seis minutos. Luego, todos transmiten sus ideas a la persona de su derecha (o izquierda, lo que prefieras), quien luego se basará en las ideas y agregará viñetas o estrategias creativas. Si tu equipo es remoto, pueden usar una plataforma de comunicaciones como Slack para compartir ideas. Después de algunos minutos, todos volverán a pasar el trozo de papel hasta que pase por todos quienes están alrededor de la mesa. Una vez que las ideas hayan cerrado el círculo, el grupo las analiza y decide cuáles son las mejores para desarrollar.
Esta técnica puede resolver dos de los mayores inconvenientes de los intercambios de ideas: la conversación desequilibrada y el efecto de anclaje; garantiza que todos tengan la oportunidad de contribuir y elimina el sesgo hacia la primera idea.
2. Ideación rápida
En una ideación rápida, todos escriben tantas ideas como sea posible en un tiempo determinado antes de que se debatan, critiquen o rechacen. Para esta técnica de intercambio de ideas, deberás establecer (y cumplir) una restricción de tiempo; de lo contrario, correrás el riesgo de perder el sentido de urgencia.
Este ejercicio de intercambio de ideas puede ser útil para evitar algo bastante común: el rechazo de una idea antes de que tenga tiempo de crecer, transformarse y desarrollarse. Al permitir que todos capturen sus ideas antes de que comience el momento de la crítica, la ideación rápida evita el inevitable y prematuro rechazo de ideas. La restricción de tiempo también puede evitar que las personas se convenzan a sí mismas de una idea antes de compartirla con un grupo, un error común en el intercambio de ideas.
3. Selección de personajes
En la selección de personajes, el grupo elige una figura conocida que no está en la sala (podría ser un jefe, un personaje ficticio o una figura pública conocida) y explica cómo esa persona abordaría el problema o pensaría esa idea. Por ejemplo, podría preguntar: ¿Cómo abordaría Carolina Herrera este problema? Parece una pregunta tonta, pero ponerse en el lugar de otra persona puede ayudarte a ti y a tu equipo a abordar el problema de una manera diferente.
Los compañeros de equipo a veces pueden dudar en presentar sus ideas creativas, pero si se adjunta el nombre de otra persona a las ideas (el de Carolina, por ejemplo), es más probable que compartan lo que piensan. Además, este método de intercambio de ideas elimina algunas barreras que generalmente restringen el pensamiento creativo, como el presupuesto y el tiempo.
4. Método de la imagen eidética
Este método basado en la visualización recomendado por la autora y psicóloga Jacqueline Sussman emplea imágenes vívidas almacenadas en nuestra mente de todas nuestras experiencias de vida. Comienza con la intención: haz que el grupo cierre los ojos y establezca claramente una intención para lo que crearán (por ejemplo, un teléfono inteligente innovador). Cada persona del grupo establece la intención en su mente de que se le ocurrirá un nuevo diseño de teléfono diferente de todos los anteriores.
Después de establecer esas intenciones, harás que todos cierren los ojos nuevamente y presenten la primera imagen eidética: el diseño actual del teléfono de la empresa. Una vez que todos los miembros del grupo tengan esa imagen en mente, pueden comenzar a construir a partir de ese diseño. Pide al grupo que imagine el diseño actual en su color favorito o en su tamaño ideal. Pide que agreguen funciones que desearían que el diseño actual hubiera incluido originalmente. Tal vez agreguen una mejor cámara o una pantalla más grande. Después de que todos hayan llegado a una imagen de su diseño de teléfono ideal en su mente, pedirás a un miembro del equipo al azar que comparta exactamente cómo se ve su versión mejorada. Una vez que haya compartido su pensamiento, registra esa idea. Ahora, haz que todo el mundo vea esa nueva versión del teléfono y podrás empezar a poner ideas sobre ella. Al final, tendrás cientos de ideas nuevas, que van desde el color hasta las funciones y el tamaño.
Este método funciona mejor cuando el objetivo no es reinventar la rueda, sino mejorarla. Aunque el grupo no debería centrarse en los costos, sus ideas deben permanecer en el ámbito de la posibilidad.
5. Intercambio de ideas en línea, también conocido como red de cerebros
Para esta técnica de intercambio de ideas grupal, todo lo que necesitas es una ubicación central en la que los miembros del equipo escriban sus ideas. Si todos tus empleados están en la misma zona horaria, puedes organizar intercambios de ideas en tiempo real en Slack para desarrollar ideas juntos. Si tu equipo está distribuido, puedes crear un documento de Google que permita a los miembros anotar sus ideas cada vez que se inspiren, lo que se ajusta a horarios ocupados y diferencias horarias. Para los equipos que están en la misma ciudad, una opción es usar WeWork On Demand o WeWork All Access, que permite reservar una sala de reuniones o un espacio común para un intercambio de ideas en persona.
Después de que todos escriban sus ideas, es importante hacer un seguimiento para decidir cuáles seguir, por lo que esta técnica se utiliza mejor para capturar ideas, con reuniones separadas para la crítica, la planificación y la ejecución.
Esta técnica anima a los empleados remotos a participar y pone a todos en el mismo campo de juego. También puedes mantener la identidad de todos en el anonimato si eso ayuda al equipo a contribuir más libremente.
6. Intercambio de ideas por turnos
En un intercambio de ideas por turnos, todos los miembros de la reunión participan y contribuyen con una idea al intercambio. La primera regla es que el grupo tiene que hacerlo alrededor de toda la sala al menos una vez antes de que cualquiera pueda contribuir con una segunda idea o criticar, profundizar o discutir cualquiera de las ideas. La segunda regla es que nadie puede decir: “Alguien ya dijo mi idea”. Puedes regresar a esa persona al final cuando haya tenido más tiempo para pensar. También puedes dar al equipo tiempo para preparar ideas antes de la reunión.
Al igual que la ideación rápida, esta técnica alienta (léase: requiere) a que todos participen y permite que los miembros del equipo expongan todas sus ideas antes de pasar a la fase de crítica del intercambio de ideas.
7. Técnica de la escalera de mano
La técnica de la escalera de mano, aunque es un poco compleja, es una excelente manera de asegurarse de que el grupo no se vea muy influenciado por las primeras ideas o por las personas más extrovertidas de la sala.
Para usar la técnica de la escalera de mano, un moderador primero presenta el tema del intercambio de ideas y luego todos salen de la sala excepto dos personas. Si estás trabajando con miembros remotos del equipo, puedes usar salas de reuniones en una aplicación de videoconferencia para facilitar la participación. Esas dos personas intercambian ideas juntas unos minutos antes de que una tercera vuelva a la sala. La tercera persona comparte algunas de sus ideas, antes de discutir las que las dos primeras comentaron. Las personas regresan a la sala una por una, y comparten sus ideas antes de enterarse de las otras ideas discutidas. Fuera de la sala, los otros compañeros de equipo pueden continuar con el intercambio y escribir ideas o volver al trabajo individual, pero no deben discutir sus ideas con nadie hasta que estén dentro de la sala.
Si tu grupo es demasiado grande, es mejor que utilices una técnica más sencilla, ya que la técnica de la escalera de mano lleva algo de tiempo.
8. Mapas mentales
A veces, la primera idea compartida con el grupo no es la correcta, pero genera tres ideas mejores; ahí es donde entran en juego los mapas mentales. En esta técnica, el grupo comienza con una idea y luego dibuja líneas que conectan ideas secundarias con la primera. Los mapas mentales son una forma visual de abordar los intercambios de ideas y pueden ser útiles para aquellos que piensan visualmente.
9. Estallido estelar
El estallido estelar es una técnica de intercambio en una etapa posterior que se puede implementar cuando un grupo ya seleccionó una idea para profundizar y potencialmente ejecutar.
En una sesión de estallido estelar, tu equipo comenzará con una idea o desafío en el centro, y luego creará una estrella de seis puntas a su alrededor. Cada punto representa una pregunta: quién, qué, cuándo, dónde, por qué y cómo. Por ejemplo: ¿a quién se dirige este producto? ¿Cuándo sería un buen momento para lanzarlo? ¿Cuál es nuestra motivación para crear este producto?
Como se enfoca en preguntas en lugar de respuestas, el estallido estelar alienta al grupo a examinar una idea desde todos los ángulos. Presentar una idea de esta manera libera a la persona que la generó de tener que defenderla o descubrir cómo ejecutarla por su cuenta. En cambio, el equipo trabaja en soluciones de forma conjunta.
10. Cambio de escenario
Si todo tu equipo está en el mismo espacio, trasladar el intercambio de ideas a un lugar informal para almorzar o incluso a un piso diferente de tu edificio puede ayudar a que fluyan nuevas ideas. El espacio físico juega un papel importante en la forma en que los empleados trabajan, piensan y se sienten. Cuando un equipo está constantemente haciendo intercambio de ideas en la misma sala, con el mismo grupo de personas, el proceso puede sentirse repetitivo y poco inspirador. El cambio de escenario que proporciona un espacio completamente nuevo, incluso por un período corto, puede ayudar a las personas a pensar de manera diferente y a tener nuevas ideas.
Cinco consejos para llevar a cabo sesiones eficaces de intercambios de ideas en equipo
Independientemente de la técnica que utilices, estos consejos pueden ayudarte a aprovechar al máximo tus sesiones de intercambio de ideas:
- Permite que las personas se preparen. Es difícil despertar la creatividad en el momento, así que considera algún momento de preparación. Asegúrate de enviar por correo electrónico al equipo el mensaje, tema o problema que estás tratando de resolver lo antes posible para que todos puedan empezar a plantear ideas por su cuenta. Esto significa al menos un día completo antes del intercambio de ideas, y pueden ser dos. Diez minutos antes de la reunión no es suficiente tiempo para hacer fluir la creatividad.
- Establece una intención clara. ¿Estás buscando ideas muy factibles, que puedan realizarse a corto plazo o algo que nunca se haya hecho antes? Asegúrate de que el resultado deseado esté claro antes de que comience la reunión.
- Invita a gente nueva. Si el mismo equipo realiza un intercambio de ideas cada semana o cada mes, las ideas pueden estancarse y el grupo puede comenzar a converger en los mismos pensamientos cada vez. Agregar participantes nuevos puede cambiar el panorama, así que asegúrate de invitar a personas de diferentes orígenes y equipos.
- Fomenta un entorno inclusivo y propicio. Si bien la frase “No hay malas ideas” es un cliché, es menos probable que una persona quiera seguir participando si sus ideas se descartan al instante.
- Realiza un seguimiento. Reconoce que un intercambio de ideas tiene un propósito: fomentar nuevas ideas, soluciones, productos, etc., pero necesitas hacer un seguimiento para que esas ideas cobren vida. Asegúrate de reservar tiempo suficiente para pulir tus ideas y armar algunas de manera estructurada.
Beneficios de los intercambios de ideas en equipo
Tradicionalmente, las actividades de intercambio de ideas se utilizan para producir y planificar ideas nuevas, pero, si se hacen correctamente, los beneficios de un intercambio de ideas pueden extenderse más allá de la ideación.
- Aumenta la moral del grupo
Intercambiar ideas en equipo aumenta la moral del grupo porque todos trabajan en pos de un objetivo común en un entorno creativo y estimulante. Los intercambios de ideas permiten a los compañeros de equipo reunirse cara a cara, lo cual es importante para la vinculación del grupo. Omitir las críticas durante la fase de captura de ideas del intercambio es esencial para lograr este beneficio.
- Promueve el pensamiento creativo
A menudo, las personas pasan el día de tarea en tarea sin un momento para respirar, incluso en los campos creativos. Dedicar un tiempo específico para que las ideas fluyan libremente sin distracciones es importante y mantiene los músculos creativos en forma. Además, reunir a las personas detrás de una idea o tema compartido puede ayudar a los empleados a sentirse menos aislados y, de hecho, hacer que sean más productivos.
Cuando las personas ingresan a una reunión tradicional, se espera que estén preparadas y que tengan las respuestas a las preguntas. Los intercambios de ideas sacan esa presión y permiten que las personas aporten ideas a medio pensar, incluso si no están bien fundamentadas o no son la solución perfecta. Esas ideas pueden ayudar a desencadenar ideas nuevas de otras personas en la sala, y luego se desprenden ideas de esas otras (ver: mapas mentales).
- Reúne ideas variadas
El todo es mejor que la suma de sus partes: los intercambios de ideas en un entorno grupal pueden generar mejores resultados que por tu cuenta porque todos aportan sus propias fortalezas y perspectiva.
- Genera una gran cantidad de ideas
La gran cantidad de ideas que surgen en un intercambio de ideas grupal es un fuerte argumento para su eficacia. No todas las ideas serán ganadoras, pero entre las que se le ocurran al equipo, valdrá la pena seguir con un puñado. Por eso es importante hacer un seguimiento de cada intercambio de ideas con una sesión de planificación para poder materializar esos pensamientos.
Estas técnicas de intercambio de ideas grupales ayudarán a estructurar tu sesión de lluvia de ideas para lograr la máxima eficiencia. Y, si necesitas un impulso adicional de energía creativa, consulta estas citas sobre creatividad que te dinamizarán y estimularán a tu equipo.
Este artículo se publicó originalmente el 16 de octubre de 2019 y los editores lo actualizaron.
Jenna Wilson fue asociada sénior del equipo de redes sociales de WeWork y escritora de Ideas by WeWork. Escribió sobre el impacto, la sostenibilidad y los empleados de WeWork en todo el mundo.
