Entre el auge del trabajo remoto, las oficinas abiertas y los espacios de coworking compartidos, los hot desks (o escritorios compartidos) se han convertido en un elemento básico de la vida laboral moderna. Más que una tendencia, permite que las personas trabajen cuándo y dónde quieran, y es una herramienta utilizada por trabajadores autónomos y empresas establecidas para mantener la productividad y la conexión, donde sea que los lleve su trabajo. Las soluciones flexibles como WeWork On Demand y WeWork All Access ofrecen acceso sencillo a los hot desks.
Los hot desks tienen innumerables beneficios, desde comodidad y flexibilidad hasta cosas intangibles como la comunidad y la creatividad. Pero ¿cómo funcionan? ¿Y son adecuados para tu empresa?
¿Qué es un hot desk?
Los hot desks son un sistema de espacio de trabajo organizacional en el que distintas personas utilizan los escritorios en diferentes momentos. Por lo general, el objetivo es maximizar la eficiencia del espacio y disminuir el riesgo inmobiliario mediante la reducción del espacio de oficina redundante. Los hot desks se pueden implementar tanto en oficinas privadas como en espacios de coworking. La flexibilidad asociada con los hot desks a menudo se relaciona con un aumento en la innovación de los empleados, mientras que el aspecto social se cita como una forma de fomentar la colaboración interdisciplinaria.
¿Cómo funcionan los hot desks?
Encuentra un escritorio, conéctate y ponte a trabajar: los hot desks proporcionan espacio para que los profesionales trabajen según sea necesario, tanto en espacios de oficina privados como compartidos. Eso significa que los detalles de los hot desks pueden variar según el entorno, pero estos son los principales factores que se deben tener en cuenta.
Acceso a tomas de corriente y teléfonos
Los hot desks normalmente tienen sus propias tomas de corriente y conexión wifi. En los espacios de coworking compartidos como WeWork, hay espacios dedicados fuera de los escritorios para recibir llamadas: cabinas telefónicas o salas de estar compartidas, por ejemplo. En los entornos de oficina privada, especialmente en las empresas de ventas, es probable que un teléfono permanente esté conectado al escritorio para que diferentes empleados lo usen según sea necesario.
Salas de reuniones para reservar
La mayoría de las modalidades de hot desks en espacios de coworking compartidos permiten reservar salas de reuniones a través de una aplicación o si inician sesión en la web. Las soluciones con amenidades integrales como las de WeWork también te permiten acceder a espacios compartidos como salas de estar, cocinas, áreas de intercambio de ideas y salas de reuniones, así como a una red global de profesionales.
Instalaciones de impresión
De manera similar a la reserva de salas de reuniones, los espacios de hot desks suelen tener una impresora central que los trabajadores pueden usar a través de una aplicación o si inician sesión en la web. Esas impresoras son administradas por el equipo de la comunidad en espacios de trabajo compartidos e internamente por gerentes de oficina en entornos privados.
Guardado de artículos personales
Una preocupación frecuentemente asociada con los hot desks es la ausencia de una "base" para que los usuarios guarden sus bolsos, abrigos y accesorios de trabajo. La forma en que esto se aborda varía según los espacios de trabajo: en algunos espacios de coworking, los usuarios pueden dejar sus pertenencias en un hot desk durante un cierto tiempo mientras asisten a reuniones o almuerzan. Otros espacios compartidos ofrecen cubículos o casilleros para sus clientes de hot desks. En las oficinas privadas, es más común que un empleado se quede en el mismo escritorio durante todo el día, independientemente de si tiene reuniones o realiza pausas para almorzar.
Tecnología e internet
Los hot desks no serían posibles si no fuera por las computadoras portátiles, las tabletas y los teléfonos inteligentes, y todas las oficinas con modalidades de hot desks deberían proporcionar wifi para adaptarse. Sin embargo, algunos usuarios necesitan más que su computadora portátil para trabajar de manera eficaz. Por esta razón, algunos hot desks vienen con un monitor y una conexión VGA, DVI o HDMI, lo que permite a los usuarios conectarse y usar una segunda pantalla temporalmente.
Baños, cocinas y otras áreas comunes
Al igual que en la mayoría de las oficinas, las amenidades como baños y cocinas se incluyen en las modalidades de hot desks y la administración de la oficina está a cargo de la limpieza, el abastecimiento y el mantenimiento. En las soluciones que tienen todo incluido como WeWork, los contratos de hot desks también otorgan acceso a café libre, salas de descanso para meditar, duchas, artículos de baño como loción y productos para el cabello, además de beneficios como comidas comunitarias y eventos frecuentes para establecer contactos.
Espacio privado cuando sea necesario
La mayoría de las profesiones exigen algo de privacidad durante la jornada laboral, ya sea para asistir a reuniones, planificar estrategias o hablar de finanzas. Es probable que estas conversaciones sean demasiado delicadas para un hot desk, especialmente cuando uno está rodeado de personas de otros equipos u otras empresas, y requieren un espacio más privado.
Tanto las oficinas privadas como los espacios de coworking ofrecen salas de reuniones que se pueden reservar para celebrar reuniones privadas o recibir llamadas confidenciales; sin embargo, las soluciones de espacio de trabajo como WeWork también ofrecen cabinas telefónicas privadas insonorizadas. Además, las salas de estar diseñadas intencionalmente ofrecen rincones privados para recibir llamadas o tener conversaciones.
Ventajas de los hot desks
Los beneficios de los hot desks varían según el estilo de trabajo y los beneficios que necesitas de la modalidad. Mientras que los trabajadores independientes aprecian tener un lugar para trabajar y conocer clientes potenciales, a los dueños de empresas les gustan los términos de alquiler flexibles y la capacidad de contratar o enviar empleados a espacios de trabajo en diferentes ciudades.
Hot desks para trabajadores autónomos
Si eres un consultor, un profesional independiente o un empresario que trabaja en la misma ubicación, los hot desks son una solución flexible y rentable para encontrar espacio de oficina, sin el compromiso ni la rigidez de los alquileres a largo plazo. Ayudan a combatir el aislamiento de trabajar desde casa y te rodean de una red de profesionales que también trabajan de forma remota o autónoma.
Para los trabajadores autónomos que hacen malabares con varios proyectos en varias ubicaciones, un escritorio disponible según el orden de llegada también les permite encontrar un espacio de trabajo y mantenerse conectados, incluso entre ciudades. Esta comodidad fomenta la productividad y ofrece los beneficios del espacio de oficina (un lugar dedicado al trabajo; un entorno profesional para reunirse con los clientes) dondequiera que te lleve tu trabajo.
Hot desks para empresas
La agilidad es clave cuando se trata de hacer crecer un equipo y escalar un negocio, y los hot desks brindan la flexibilidad de emplear trabajadores remotos sin una gran inversión inicial. Los contratos individuales mensuales permiten escalar rápidamente en mercados clave y retirarse cuando sea necesario, al tiempo que eliminan los riesgos asociados con la apertura de una oficina propia.
La modalidad también permite a las empresas contratar a los mejores talentos, sin restricciones de ubicación. “En lugar de estar aislados en nuestra sede de Palo Alto, ahora reclutamos a los mejores talentos en ciudades de todo el mundo", comenta Tammi Yee, vicepresidenta de talento global de TripActions, empresa miembro de WeWork. Los hot desks permiten expandir tu equipo donde reside el talento, sin tener que establecer tu propio espacio ni afrontar costos de reubicación.
Junto con la escala y el crecimiento, los ahorros de costos que conllevan los contratos de alquiler flexibles y la subcontratación de personal de oficina, personal de limpieza y el costo de las amenidades son un gran atractivo para las grandes empresas. Según una encuesta reciente realizada a más de 550 ejecutivos de bienes raíces comerciales, un tercio de las empresas que utilizan espacios flexibles registraron ahorros en los costos de ocupación de más del 5 %.
Por último, y desde un punto de vista anecdótico, el compromiso de los empleados y los niveles de productividad aumentan dentro de los espacios de coworking y los hot desks son una forma eficaz de aprovecharlos. "Para un empleado de campo, es agradable tener un espacio de trabajo comunitario al que acudir", dice Ashley Swygert, vicepresidenta de estrategia comercial de Pabst Brewing Company, miembro de WeWork.
Con sede en Los Ángeles y oficinas en San Antonio y Dallas, Pabst también emplea a más de 300 trabajadores remotos en todo el país. "Todos los espacios de WeWork son muy bonitos y muy acogedores", dice Swygert. "Es increíble poder interactuar con muchas personas diferentes, y me ayuda a mantener la motivación y la inspiración".
Los hot desks son sinónimo de una mayor colaboración e innovación, para todos
Ya sea en una oficina privada o en un espacio de coworking más amplio, los hot desks disponibles reúnen a las personas de diferentes equipos o empresas, y crean diversos microcosmos de profesionales. Esta conexión a menudo genera nuevas oportunidades, en las que se obtienen nuevos clientes, inversores, socios o empleados a través de presentaciones en los escritorios compartidos.
Según una investigación de 2018, los espacios de coworking son especialmente valiosos para forjar relaciones entre "emprendedores, otras compañías, empresas emergentes e innovadores". Esto se logra a través de un diseño de espacio de trabajo intencional y basado en datos que incluye infraestructura y espacios compartidos, y tecnologías como aplicaciones o comunidades de coworking en línea.
Muchos estudios han relacionado los hot desks con un aumento en la innovación y el espíritu empresarial. Esto viene, en parte, de la flexibilidad ofrecida a los usuarios de hot desks, ya que pueden trabajar dónde y cuándo surja la inspiración. También se produce a través del intercambio de conocimientos, las interacciones sociales y la descentralización de los procesos de innovación en los entornos de hot desks. El descubrimiento de nuevas ideas y procesos se produce naturalmente cuando uno está rodeado de una variedad de conocimientos. Además, el riesgo de agotamiento y fatiga de los proyectos se reduce mediante un entorno de trabajo en constante evolución.
Cómo saber si los hot desks no son adecuados para ti
Ciertamente, aunque los beneficios de los hot desks pueden ser múltiples, la modalidad no se adapta a todas las industrias o a todos los estilos de trabajo. Los empleados que manejan información altamente confidencial pueden preferir una solución más privada, mientras que los equipos que requieren una estructura consistente y una colaboración continua a lo largo de la jornada laboral podrían sentirse frustrados al cambiar de lugar. La capacitación de nuevos empleados requiere diferentes consideraciones y encontrar colegas puede suponer un poco de investigación a través de clientes de chat. En esos casos, considera escritorios dedicados o una pequeña oficina privada dentro de un entorno de coworking. Modalidades como estas te permiten a ti y a tu equipo tener un espacio de trabajo más controlado y personalizado, a la vez que se conservan los beneficios del espacio más amplio y de la comunidad de coworking.
Independiente de si eres un trabajador independiente o diriges un equipo remoto, los hot desks ayudan a impulsar la productividad en diferentes ubicaciones. Te permiten tomar decisiones comerciales audaces, como expandirte a nuevos mercados o contratar los mejores talentos a distancia, sin tener en cuenta el compromiso a largo plazo y los costos de los espacios de oficina tradicionales. Por último, te expone a nuevas oportunidades de innovación y te da acceso a una gran comunidad de profesionales.
Soluciones más flexibles
Para servir a la cantidad creciente de personas en la fuerza laboral remota y a las empresas que implementan modelos de espacio de trabajo híbrido, WeWork ha hecho que el acceso a los hot desks, además de otros espacios de trabajo como salas de reuniones y oficinas privadas, sea mucho más accesible y flexible. La flexibilidad y accesibilidad no vienen a costa de las medidas de seguridad y distanciamiento social, ya que WeWork sigue priorizando la seguridad de la comunidad con medidas de limpieza mejoradas y espacios rediseñados en función de un distanciamiento eficaz en el espacio de trabajo.
Si los hot desks son adecuados para ti y tu empresa, los siguientes productos de WeWork pueden ser una opción perfecta.
WeWork On Demand
WeWork On Demand ofrece una flexibilidad sin precedentes y te otorga acceso a hot desks y salas de reuniones en más de 190 ubicaciones accesibles en 17 grandes ciudades, todo sin estar sujeto a un compromiso mensual. Simplemente, descarga la aplicación, busca la ubicación de WeWork más cercana, resérvela y dirígete hacia allí.
WeWork All Access
WeWork All Access permite acceder a hot desks, salas de reuniones y oficinas privadas en cientos de ubicaciones de WeWork en todo el mundo, en 150 ciudades de 30 países. Estos son los pasos sencillos para activar tu cuenta como miembro nuevo o existente.
Este artículo se publicó originalmente el 21 de noviembre de 2019 y los editores lo han actualizado en su totalidad.
Caitlin Bishop era escritora de Ideas by We para WeWork, con sede en la ciudad de Nueva York. Anteriormente, fue periodista y editora de Mamamia.com.au en Sídney, Australia, y periodista contribuyente en Gotham Gazette.
¿Estás repensando tu espacio de trabajo?
