Todos hemos tenido reuniones malas alguna vez, pero la cruda realidad es que tener reuniones exitosas no es nada sencillo. Nuestra serie Meeting Heroes (Reunirse con Heroes) te invita a aprender a ahorrar tiempo [de trabajo] en tu próxima reunión. Ya no tendrás que volver a escuchar la frase “Esto se podría haber solucionado por correo electrónico”.
En el trabajo, para que las cosas se hagan, la base es la colaboración. Reunirse con colegas, compartir opiniones, hacer lluvia de ideas, lograr un consenso y alinearse a fin de ejecutar una estrategia es fundamental para que la empresa crezca.
Las colaboraciones pueden variar de una conversación tranquila con una persona para generar ideas en equipo o una videoconferencia con colegas de distintas partes del mundo. En la mayoría de las oficinas, estas actividades se realizan en las salas de reuniones. No obstante, los mejores espacios de colaboración son mucho más que unas sillas en torno a una mesa entre cuatro paredes.
Dado que el trabajo en equipo es vital y puede presentar diversos métodos, las salas de reuniones deben ofrecer diversidad e inspirar a los empleados para que hagan su mejor trabajo. Contar con espacios de trabajo flexibles en los que los empleados tengan la libertad de trabajar de acuerdo con sus necesidades y nivel de comodidad es esencial para mantener un alto nivel de productividad, además, ¡para atraer y retener a personas talentosas!
Es por esto que las oficinas deben tener una variedad de espacios de reuniones de diferentes tamaños y con diferentes amenidades. Los diseñadores deben tener en cuenta de no sobrecargar un lugar, por ejemplo, con salas pequeñas para tres personas y otras más grandes para 10 personas. El espacio de trabajo óptimo cuenta con una combinación adecuada de ambos tamaños. A continuación, te mostramos cómo WeWork crea salas de reuniones que fomentan la colaboración e impulsan la creatividad.
Salas de reuniones de diferentes tamaños según las necesidades
Dado que los equipos llevan a cabo una variedad de actividades en las salas de reuniones, desde lluvias de ideas grupales hasta encuentros personales, el espacio ideal para un tipo de reunión no necesariamente será adecuado para otros tipos. Al ofrecer diversos tamaños de salas, con diferentes equipos, podrás satisfacer todo tipo de posibilidades.
Algunas reuniones contarán con la presencia de empleados de varios departamentos y niveles. Para estas, es necesario tener una sala grande. Esta sala de juntas en WeWork EBA Center en Shanghái, China, tiene capacidad para más de 12 personas y cuenta con tecnología de videoconferencias para que se sumen los miembros del equipo de otras partes del mundo.
Sin embargo, a veces es preferible reunirse en un espacio más íntimo. Esta sala en WeWork Blvd. Antonio L. Rodríguez 1888 en Monterrey, México, es perfecta para grupos pequeños. Los taburetes coloridos y la mesa alta hacen que el espacio no parezca una sala de reuniones común.
Para conferencias o presentaciones, lo ideal es tener un espacio con disposición de aula. Para este tipo de reuniones, WeWork ofrece diversas salas, como esta en WeWork Reforma 26 en la Ciudad de México, México, que cuenta con un proyector.
Salas de reuniones con herramientas de colaboración
Una sala de reuniones funcional debe estar equipada con herramientas que faciliten la colaboración. Estas pueden ser de tecnología baja, como marcadores y una pizarra, o de alta tecnología, como un software de videoconferencia en la sala o herramientas para reservar salas.
Con un aumento de los equipos distribuidos en varias ubicaciones, la capacidad de tener videoconferencias es cada vez más importante. Por esto, muchas de las salas de reuniones de WeWork están equipadas con pantallas y tecnología de videoconferencias listas para usar, como esta en Salesforce Tower, en San Francisco.
For brainstorming sessions, a whiteboard can be sufficient for your team to jot down notes and make connections. Many WeWork conference rooms, such as this one in WeWork 1 Belvedere Dr in Mill Valley, California, come with these mounted on the wall, with markers handy.
Las sesiones creativas o las presentaciones pueden llevarse a cabo en espacios pequeños e íntimos o grandes. Para alojar a grupos más grandes, son ideales las salas con una disposición estilo aula, con una mesa grande o varias mesas frente a una pizarra, como esta en WeWork Cervantes en la Ciudad de México, México.
Salas de reuniones sin mesas
No todas las actividades de colaboración exigen la presencia de mesas. A veces, el trabajo en equipo se desarrolla en un espacio tranquilo donde se pueda tener una conversación privada distendida. Como beneficio adicional, los espacios cómodos, como las salas de estar para empleados, pueden reflejar una cultura empresarial en la que se demuestra cuánto se valora a los empleados.
Esta sala de reuniones en WeWork Nogizaka en Tokio, Japón, cuenta con algunos sofás que se encuentran uno frente al otro en un espacio con piso de madera clara. La sala ofrece paredes cubiertas de estantes, lo que genera la impresión de estar en una sala de estar o una biblioteca acogedora.
Esta sala de reuniones en WeWork Ing. Enrique Butty en Buenos Aires, Argentina, está compuesta por un sofá de felpa y asientos bajos. Una obra de arte imponente y colorida junto con el techo pintado iluminan el espacio, mientras que el vidrio esmerilado aporta más informalidad y relajación.
Este espacio para reuniones en WeWork 11 Sanlitun Lu en Pekín, China, está formado por algunos sofás en los que el equipo puede sentarse y tener intercambios formales o informales. No está separado del resto con paneles de vidrio, sino con material colorido que hace que el espacio sea acogedor e íntimo a la vez que ofrece privacidad.
Al igual que no todas las salas de reuniones necesitan una mesa, tampoco todas tienen que estar rodeadas de paneles de vidrio. En WeWork Iceberg en Tokio, Japón, esta sala de reuniones tiene paredes de hormigón, lo que aporta una vibra moderna al espacio con reminiscencias del arquitecto japonés ganador del premio Pritzker Tadao Ando, famoso por el uso del hormigón.
Al igual que las formas de colaboración varían, los espacios también deben ser diversos. Al tener una combinación de posibilidades, los empleados cuentan con la flexibilidad de elegir lo que más les convenga. Está comprobado que esto es sinónimo de empleados más felices y más comprometidos. Y, a medida que su nivel de comodidad y productividad se dispara, lo mismo sucede con tu empresa.
WeWork ofrece a las empresas de todos los tamaños soluciones de espacio que les ayudan a resolver sus mayores retos empresariales.
¿Estás repensando tu espacio de trabajo?
