Las medidas de distanciamiento social han cambiado drásticamente la forma en que nos movemos en nuestra vida diaria, y los lugares en los que trabajamos no son una excepción, con flujos de tráfico en un solo sentido, ascensores e instalaciones de capacidad reducida, horarios de inicio escalonados y asientos vacíos. Las medidas que están tomando los empleadores para garantizar que la oficina sea un entorno seguro no solo están ayudando a prevenir la propagación de COVID-19, sino también a disipar los temores de aquellos que aún pueden sentir cierta ansiedad por regresar a la vida de la oficina.
Nadie sabe cuánto tiempo durarán los requisitos de distanciamiento social, pero los empleadores y los colaboradores deberán trabajar juntos en la incorporación y seguimiento de nuevas pautas para mantener los lugares de trabajo saludables y seguros. Esto comienza con la adaptación de nuestros diseños de oficinas existentes para promover las reglas de distanciamiento social tanto como sea posible, desde reorganizar escritorios y asientos hasta implementar nuevas ocupaciones máximas para áreas compartidas.
Junto con las prácticas de higiene adecuadas, la ventilación mejorada y las medidas de desinfección reforzadas, estos nuevos diseños de oficinas pueden desempeñar un papel importante para que las empresas vuelvan a trabajar de una manera que priorice el espacio personal y la salud de los colaboradores.
En este artículo, veremos algunos de los pasos que puedes seguir para implementar un diseño de oficina que promueva el distanciamiento social en las empresas. Pero primero, describamos lo que queremos decir cuando hablamos de distanciamiento social.
¿Por qué el distanciamiento social es importante?
El distanciamiento social es un conjunto de medidas diseñadas para ayudar a prevenir la propagación del COVID-19 al limitar el contacto físico. Esto se logra evitando los espacios muy concurridos, manteniendo una distancia de al menos dos metros entre las personas y evitando las interacciones sociales cotidianas como abrazos y apretones de manos.
Estas precauciones son especialmente importantes en interiores, donde puede ser más fácil tener transmisión aérea del COVID-19. La idea central de adaptar el diseño de las oficinas es reducir la densidad del lugar de trabajo, ya sea dispersando a las personas o reduciendo el número de trabajadores que están en la oficina al mismo tiempo.
WeWork puede facilitar este proceso al ofrecer espacio de oficina desdensificado con términos flexibles. Los colaboradores que no puedan cambiar la disposición de sus oficinas podrían considerar la posibilidad de establecer una oficina satélite para acomodar a los trabajadores, o asegurar oficinas privadas más cerca de los hogares de sus colaboradores para reducir sus tiempos de traslado.
¿Cómo implementar diseños de oficina para promover el distanciamiento social?
Cada oficina es diferente y presentará un conjunto único de desafíos al introducir un plan de distanciamiento social. Naturalmente, tener lugares de trabajo más grandes con mucho espacio sin usar facilitará la distribución de los trabajadores en diseños de escritorios socialmente distanciados. Pero incluso para las oficinas más pequeñas o que tengan formas más incómodas, hay algunos pasos básicos a considerar antes de comenzar a planificar un diseño de oficina socialmente distanciado.
1. Presta especial atención a la configuración que existe en tu oficina
Crear un diseño de oficina socialmente distanciado no es simplemente una cuestión de clausurar todos los demás escritorios y darlo por hecho. Comprender cómo funciona el diseño de tu oficina actual es el primer paso para realizar ajustes efectivos. Considera el flujo de tráfico peatonal a través de áreas concurridas, superficies de alto contacto como manijas de puertas, caminos entre filas de escritorios que conducen a callejones sin salida, áreas alrededor de impresoras y otras instalaciones de oficina que pueden congestionarse, y áreas comunes como cocinas, donde es probable que la gente se congregue.
Es posible que sea necesario alejar los bancos de escritorios de las paredes y ventanas, eliminando los callejones sin salida y creando espacio para un sistema unidireccional que conduzca hacia y desde cada asiento. Si tienes suficiente espacio físico, querrás crear caminos largos que recorran la oficina en una sola dirección. Por supuesto, con algunos edificios esto no será posible, pero incluso los senderos en bucle pequeños pueden reducir en gran medida las posibilidades de que los trabajadores pasen a menos de dos metros de distancia entre sí más de lo necesario.
2. Identifica las áreas de mucho tráfico
A menos que ya hayas aprovechado la oportunidad de haber tenido la oficina vacía para cambiar las alfombras, aquí te ofrecemos una estrategia simple para identificar los lugares donde mucha gente tiende a caminar. Antes de mover algo, observa el piso y presta atención a las áreas donde la alfombra se vea un poco desgastada.
Estos son tus caminos que específicamente tienen alto tráfico. Toma nota de sus ubicaciones y crea el diseño de tu oficina con distanciamiento social teniendo estos puntos en mente. Querrás usar señalética claramente visible para marcar estas áreas concurridas como zonas de un solo sentido, mientras indicas a los colaboradores que tomen un desvío cuando viajen en la dirección opuesta. Retomaremos el tema de la señalización más adelante.
3. Crea un mapa simple de tu oficina
Debes tener acceso a los planos o a un plano básico de tu espacio de trabajo. Si no dispones de uno, alcanza con hacer un boceto con la exactitud suficiente para disponer los escritorios de manera que cumplan con el distanciamiento social en el trabajo.
Toma nota de las medidas de las paredes, inclusive las características fijas, como pilares, puertas, tomas de corriente, y enchufes para la conexión de la red. Para una planificación más compleja, crea tu mapa en un software de edición de imágenes para poder incluir la ubicación actual de los escritorios como elementos móviles separados. Si estás trabajando con lápiz y papel, puedes utilizar notas adhesivas para establecer la ubicación de los escritorios.
Recuerda que tu meta es crear un diseño de oficina que maximice la ocupación segura del espacio de trabajo, así que merece la pena dedicar el tiempo suficiente para planificar con cuidado todos los ajustes antes de hacerlos.
4. Asegúrate de que cada estación de trabajo esté separada por un círculo de dos metros de diámetro
La guía actual de los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC, por sus siglas en inglés) relativa al distanciamiento social recomienda mantener una distancia de dos metros entre personas, a fin de evitar la transmisión de la COVID-19 a través de gotas microscópicas en el aire. Con el objetivo de asegurar que se cumpla con el distanciamiento social cuando las personas están sentadas en su espacio de trabajo, deberás crear una zona de protección alrededor de los escritorios que asegure una distancia de dos metros en torno a las sillas de cada uno de ellos.
Así que busca una cinta métrica y mide la distancia entre dos asientos contiguos. Si la distancia es menor a dos metros, uno de estos asientos deberá quitarse o se deberá prohibir su uso con señalética de alta visibilidad. Si tu oficina tiene filas de escritorios enfrentados, debería ser suficiente con quitar una de cada dos sillas en la fila para dejar escritorios vacíos de cada lado y, de este modo, enfrente de cada trabajador.
Una vez que hayas tomado una decisión sobre la disposición de tus escritorios para que cada trabajador pueda cumplir con el distanciamiento social en oficinas, puedes usar tu plano, con el objetivo de determinar el nuevo nivel máximo de ocupación de cada sector del espacio de trabajo. De esta manera, ya podrás asignar los lugares de trabajo. Esta información puede resultar útil al momento de decidir cuántos colaboradores pueden volver a la oficina o establecer horarios escalonados para reducir el número de trabajadores que se encuentra en el edificio al mismo tiempo.
5. Utiliza divisiones transparentes cuando los colaboradores no puedan evitar interacciones cara a cara
Contempla la posibilidad de instalar divisiones transparentes entre todos los escritorios en los que los trabajadores se encuentren enfrentados o se sienten uno al lado de otro, o en zonas de la oficina, en las que no sea posible respetar el distanciamiento social en las empresas. Si bien estas divisiones pueden no ser tan eficaces para evitar la propagación del COVID-19 como cuando las personas respetan plenamente el distanciamiento social en el trabajo, ayudan a crear una barrera física entre trabajadores y, al mismo tiempo, permiten la comunicación cara a cara.
Si tu oficina tiene una recepción, cerciórate de que esté equipada con una división lo suficientemente amplia para actuar como barrera eficaz entre colaboradores y visitas. Esto es muy importante, dado que es posible que las personas que visiten tu oficina no estén al corriente de las pautas de distanciamiento social. Asegúrate de que la limpieza de estas divisiones se incluya en el plan de desinfección diario.
6. Presta atención a los caminos hacia y desde los escritorios
Los colaboradores deben poder pasar cerca de la menor cantidad de personas posible al caminar desde la entrada del edificio hasta sus escritorios. Intenta crear nuevos caminos que eviten zonas muy concurridas al quitar escritorios que no se usen y colocar flechas en el suelo para guiar a los colaboradores a través del espacio de trabajo. Cualquier sistema de flujo de tráfico en un solo sentido que apliques debe complementarse también con las indicaciones del sentido de tránsito de las escaleras del edificio que pueden ya haber sido establecidas por el administrador del edificio para su uso en un solo sentido.
En el caso de oficinas en plantas elevadas, presta atención al camino desde el ascensor hasta el escritorio. Utiliza señalética en el suelo con una distancia de dos metros para que los pasajeros del ascensor sepan dónde deben esperar. Haz lo mismo fuera de cualquier espacio con capacidad reducida para evitar aglomeraciones de colaboradores al ir y volver de lugares como un baño o la cocina.
7. Quita asientos de las zonas en las que no se pueda mantener el distanciamiento social
Si tienes asientos o mesas en espacios en los que no se pueda mantener el distanciamiento social en el trabajo, como una zona de recepción, un área de descanso, o un vestíbulo, quita algunos de ellos para que no puedan utilizarse. Otra opción sería rotar sillas en particular para que queden orientadas hacia la pared o cubrirlas con una cinta de alta visibilidad. Esta alternativa tiene el beneficio adicional de evitar que trabajadores y visitas muevan las sillas restantes a sitios en los que ya no cumplan con el distanciamiento social.
Que las sillas permanezcan en sus sitios originales y se utilice señalética para indicar que están fuera de servicio, puede servir también como recordatorio para los colaboradores de que se están aplicando medidas de distanciamiento social en las empresas.
8. Utiliza señalética y pósteres para recordar cambios en el diseño de la oficina a los trabajadores
Reduce el margen de error humano en la mayor medida posible al colocar señalética clara en todas las zonas, con el objetivo de recordar a las personas los cambios que han tenido lugar en el diseño de la oficina. Los letreros visibles a través de la oficina ayudan a reforzar las medidas de distanciamiento social que se hayan aplicado y sirven también para confirmar a aquellos colaboradores más reticentes a volver al espacio de trabajo que se han tomado medidas para crear un entorno más seguro para todos.
Las marcas en el suelo con colores llamativos a una distancia de dos metros pueden ayudar a los trabajadores a visualizar el distanciamiento social seguro recomendado. Las flechas de vinilo resistentes al desgaste que se colocan en el suelo pueden utilizarse para dirigir a los colaboradores y las visitas a través de sistemas de un solo sentido establecidos recientemente. Del mismo modo, los letreros en zonas comunes, dentro de ascensores y fuera de salas de reuniones pueden advertir acerca de actualizaciones en el número máximo de personas permitidas en el espacio, o dar instrucciones para su uso correcto.
Consulta a las autoridades gubernamentales locales o a una agencia relevante. Es posible que puedan proveer a tu empresa de señalética relacionada con el COVID-19 que haga referencia al distanciamiento social adecuado y a medidas de higiene.
9. Establece un número máximo de personas permitido en zonas como salas de descanso y de reuniones
En los espacios compartidos, como las salas de reuniones o de descanso, puede juntarse fácilmente una cantidad excesiva de personas si no se aplican protocolos apropiados. Analiza cuántas personas pueden utilizar cada sala de forma segura y respetando la distancia recomendada de dos metros, y, a continuación, establece este número como el nuevo nivel máximo de personas permitido dentro de la sala.
Con el objetivo de que el nuevo diseño se entienda correctamente, comunica a tu equipo la capacidad máxima de cada sala mucho antes de que vuelva a la oficina, y coloca letreros fuera de las salas correspondientes. Piensa en maneras de reducir el uso de estas salas, como, por ejemplo, recomendar a los colaboradores que utilicen sus escritorios para comer.
Es posible que los espacios más reducidos no tengan el tamaño suficiente para que se cumpla con el distanciamiento social. En estos casos, evalúa la posibilidad de aplicar un sistema para que solo se pueda ingresar cuando sale alguien al instalar un letrero de “ocupado” en la puerta exterior. Esta señalética especializada se ha diseñado para utilizarse en oficinas con distanciamiento social y sitios públicos, como bares y restaurantes, y, con frecuencia, la cara que se muestra puede cambiarse con el codo, de manera que las personas no tengan la necesidad de tocar el letrero con sus manos (¡no olvides recordar a tus colaboradores que vuelvan a cambiar el letrero a “disponible” cuando abandonan el baño!).
10. Expande el espacio de tu oficina
Una vez que hayas comenzado el proceso de adaptar el diseño de tu oficina para permitir el distanciamiento social en el trabajo, puede ser que descubras que te falta espacio físico para que todos tus colaboradores puedan volver en simultáneo y de manera segura al espacio de trabajo.
WeWork ofrece soluciones flexibles para oficinas destinadas a empresas que necesitan algo más de espacio para que sus equipos puedan mantener el distanciamiento social, o para aquellos que simplemente no tengan la opción o el tiempo para rediseñar su espacio de trabajo disponible.
Al trasladar a algunos colaboradores a una oficina satélite o proporcionar a los trabajadores la posibilidad de usar una oficina privada flexible cerca de sus hogares, las empresas pueden adaptarse de manera más rápida y sencilla a esta nueva normalidad del distanciamiento social en el trabajo. Echa un vistazo a los edificios de WeWork cerca tuyo para evaluar si disponer de más espacio para tus oficinas puede ser la mejor alternativa para ti.
Otras maneras de practicar el distanciamiento social en el trabajo
Si cambiar la disposición de tu oficina para mantener el distanciamiento social no es una opción, analiza algunas de las alternativas que puede emplear tu empresa para ayudar a evitar la propagación del COVID-19 en el espacio de trabajo.
Mantén la flexibilidad de que los colaboradores puedan trabajar desde casa
Mientras que la mayoría de los trabajadores están ansiosos por volver a los espacios de trabajo rediseñados, por lo menos, una vez por semana, otros aún son reticentes a entrar en espacios compartidos o viajar en transporte público. Reduce el número de trabajadores en momentos determinados en la oficina al continuar permitiendo que trabajen de forma remota quienes así lo desean.
Realiza una rotación semanal de tus colaboradores
Divide a tu equipo en dos o más grupos para que trabajen en semanas alternadas en la oficina. Mientras un grupo trabaja desde casa, el otro asiste personalmente a la oficina, y, de este modo, se reduce a la mitad el número de trabajadores en el edificio todos los días, y se otorga más espacio personal a cada colaborador en particular.
Escalona los horarios de inicio de la jornada laboral
Asigna diversos horarios de inicio de la jornada laboral a diferentes trabajadores, con el objetivo de evitar la llegada de demasiada gente por la mañana, y reducir el nivel de congestión en torno a los ascensores y las zonas comunes. Permitir a los trabajadores comenzar y terminar sus turnos más tarde, también otorga la posibilidad de evitar aglomeraciones de personas en trenes y autobuses a aquellos que utilizan el transporte público.
Ofrece incentivos para utilizar medios de transporte alternativos
Para muchos colaboradores, el menor distanciamiento social que experimentan al volver a la oficina está en el momento del desplazamiento al trabajo. Ayúdalos a evitar trenes muy concurridos al ofrecerles cupones para servicios locales de desplazamiento compartido o programas de bicicletas de uso compartido, y adaptar el espacio existente, con el objetivo de incrementar la capacidad para dejar bicicletas en el espacio de trabajo.
En respuesta al COVID-19, WeWork ha tomado una serie de medidas para que nuestro equipo y el tuyo puedan estar seguros de volver a una oficina segura y sin riesgos para la salud. Entre estas medidas, se incluyen las siguientes:
● Aplicación de programas de limpieza más intensivos y frecuentes, desinfección de zonas comunes con más frecuencia, y puesta a disposición de productos de desinfección complementarios, como gel para las manos y pañuelos desechables.
● Priorización del espacio personal al modificar áreas compartidas, como vestíbulos y salas, para que sean utilizadas por un menor número de personas al mismo tiempo al bloquear o quitar asientos, con el objetivo de crear zonas de protección.
● Colocación de señalética posicionada de manera estratégica para reforzar la comunicación de nuevos límites en las capacidades de salas de reuniones, y ayudar a guiar a los trabajadores de forma segura a través de los nuevos diseños de las oficinas.
● Colaboración con la consultora de ingeniería líder a nivel mundial Arup para aumentar la calidad del aire en el interior de las oficinas y mejorar la estrategia de climatización de nuestros edificios.
Independientemente de que tengas una empresa pequeña que está volviendo a la oficina por primera vez o una empresa con muchas oficinas que esté reestructurando su espacio de trabajo para mantener seguro al equipo, los principios fundamentales del distanciamiento social en oficinas son los mismos: reducir la densidad de personas, incrementar el espacio, comunicar las mejoras con claridad, y prestar atención a las preocupaciones e ideas de los trabajadores.
No podemos anticipar cuánto durará el distanciamiento social en las empresas, pero, al trabajar juntos, podemos convertir a la oficina del mañana en un espacio que priorice la salud, la seguridad y la tranquilidad.
Steve Hogarty es un escritor y periodista residente en Londres. Es el editor de viajes del periódico City AM y el subdirector del City AM Magazine, y se especializa en tecnología, viajes y entretenimiento.
