Cómo priorizar el trabajo cuando todo es importante

Durante la jornada laboral, las tareas se suelen priorizar (o no) en función de las necesidades de los demás o de la inmediatez de los plazos. Esto también puede ocurrir en nuestra vida personal, con tiempo limitado dedicado a actividades que son realmente importantes, y más energía gastada en estar “ocupados”. Priorizar las tareas de manera efectiva, con intención y según objetivos futuros, puede cambiar esto, garantizando que cada tarea que se aborde aporte valor y evitando que las tareas sin importancia desordenen la lista de tareas pendientes. 

Si implementas estrategias de priorización, podrás cambiar drásticamente el arco de tu día de trabajo para aprovechar al máximo tu tiempo en la oficina y en casa. Estas estrategias te ayudarán a evaluar y establecer tus prioridades principales. 

Siete estrategias para priorizar las tareas laborales   

Establecer prioridades bien fundamentadas suele implicar la creación de una agenda, la evaluación de tareas y la asignación de tiempo y trabajo para aprovechar al máximo un corto período de tiempo. Establecer prioridades debe ser un proceso flexible, ya que puede ser necesario interrumpir tareas de baja prioridad para atender otras más urgentes. 

1. Tener una sola lista que contenga todas las tareas 

La priorización efectiva proviene de comprender el alcance total de lo que se necesita hacer; incluso se deben escribir y tener en cuenta las tareas más básicas. Para ver el panorama completo, es una buena idea incluir tanto las tareas personales como las laborales en una sola lista. 

Todo, desde recoger la ropa de la tintorería hasta programar una reunión personal con tu jefe, debe estar registrado en el mismo lugar. Una vez que todo está escrito, se suele hacer la lista de prioridades según la importancia, urgencia, duración y recompensa de cada tarea.

2. Identificar lo que es importante: Comprende tus verdaderos objetivos 

Si bien puede parecer una estrategia de administración del tiempo inmediata, es fundamental establecer prioridades para alcanzar los objetivos a largo plazo. Comprender en qué estás trabajando realmente, ya sea en obtener un ascenso, terminar un proyecto o cambiar de trabajo, puede ayudarte a identificar las tareas más pertinentes para esos resultados futuros. Puede ser una buena idea dividir esos grandes objetivos en otros más pequeños, relacionados con el tiempo. Por ejemplo, se puede desglosar una meta anual en listas de tareas mensuales, que luego generarán tareas semanales, prioridades diarias, etc. 

Para Alejandro Cerecedo, ejecutivo sénior de cuentas de moda de la firma de relaciones públicas Another Company y miembro de WeWork Reforma 26, en Ciudad de México, establecer objetivos a largo plazo le permite alinear y motivar a su equipo al comienzo de cada año. «Hablamos sobre sus objetivos personales y profesionales, y establecemos un calendario de cómo vamos a alcanzarlos», comenta Cerecedo.

Este pensamiento a lo grande es vital para priorizar de manera efectiva: es un concepto erróneo pensar que estar ocupado equivale a progresar. Sin embargo, llenar tu día con tareas que no tienen impacto en un objetivo final es una pérdida de tiempo. Sé honesto contigo mismo sobre el valor duradero de cada tarea, y siempre ten en cuenta el objetivo final.  

3. Destacar lo que es urgente

Tu lista de tareas debería proporcionar una vista completa de los plazos, para que puedas identificar las tareas que deben completarse rápidamente y planificar con antelación en función de plazos futuros. 

También es importante crear plazos, incluso cuando no se requieran. De lo contrario, se seguirán postergando tareas importantes simplemente porque no son urgentes. (Esta estrategia también puede ser útil para aumentar la productividad y evitar la procrastinación).

4. Priorizar según la importancia y la urgencia 

El empresario y orador Stephen Covey, en su libro The 7 Habits of Highly Effective People, de 1989, sugiere que las tareas se deben clasificar (y luego priorizar) según su importancia y urgencia.   

• Urgentes e importantes: Son las tareas que deben completarse primero
• Importantes, pero no urgentes: Marca tiempo en tu calendario para hacer estas tareas sin interrupciones
• Urgentes, pero no importantes: Se pueden delegar 
• Ni urgentes ni importantes: Quítalas de la lista de tareas pendientes

Otra estrategia para garantizar que se dé prioridad a las tareas importantes, incluso a las solicitudes insistentes o «urgentes», es la metodología de las tareas más importantes (MITI). Esta estrategia implica crear una lista separada de solo tres tareas que deben hacerse ese día. Esas tareas deben ser elegidas más por su importancia que por su urgencia. Para decidir, hazte preguntas orientadas a los objetivos: ¿qué tareas tendrán el mayor impacto en el resultado final? ¿Qué puedo hacer hoy para alcanzar ese objetivo? 

5. Evitar las prioridades que compiten entre sí 

Cuando las tareas en las que trabajas no son difíciles, es relativamente fácil manejarlas en conjunto. Sin embargo, a medida que aumenta la dificultad, las investigaciones demuestran que las personas que ocupan posiciones de poder tienen más probabilidades de dar prioridad a un solo objetivo, mientras que aquellas que ocupan posiciones más bajas deben atender muchas prioridades a la vez. Esta estrategia de doble tarea está vinculada a una disminución del rendimiento, lo que significa que las tareas más importantes no se cumplen de manera correcta. 

Para mantener la mente enfocada en una tarea importante a la vez, hay que identificar las posibles distracciones (tareas concurrentes o peticiones especiales) y evitarlas activamente a lo largo del día. Esto significa que si se te asigna la tarea de extraer datos para un proyecto al mismo tiempo que creas diapositivas para una presentación, debes priorizar una tarea y evitar cualquier trabajo, preparación, correo electrónico o mensaje que pueda estar relacionado con la otra. 

6. Considerar el esfuerzo

Cuando uno mira una larga lista de tareas pendientes, es fácil abrumarse con todo el trabajo que hay que hacer. Es un sentimiento que reduce la productividad y lleva a la procrastinación. A fin de superar esto, se pueden evaluar las tareas según el esfuerzo requerido para completarlas. 

Si tu lista de tareas se vuelve demasiado pesada, prioriza aquellas que requieran un mínimo de tiempo y esfuerzo, y complétalas rápidamente. Eso te dará un respiro y generará una sensación de logro que te impulsará durante el día. 

7. Revisar constantemente y ser realista

Uno de los pasos de la metodología de cinco pasos «Organízate con eficacia» del consultor de productividad, David Allen, implica realizar una reflexión crítica. Revisar frecuentemente tu lista de tareas y prioridades es clave para «recuperar el control y el enfoque», explica Allen.

Consejos rápidos para una priorización efectiva

A medida que te das cuenta de la necesidad de priorizar tareas adecuadamente, eso puede parecer más complicado, y más estresante, que crear una simple lista de tareas. A continuación, se resumen las estrategias clave mencionadas anteriormente para ayudarte a establecer tus prioridades de manera intencionada. 

• Anota todo: Las tareas personales y laborales deben registrarse en un solo lugar.
• Evalúa objetivos a largo plazo: Considera tus grandes objetivos a largo plazo y el trabajo que necesitas hacer para alcanzarlos. 
• Desglosa los objetivos más grandes: Para entender cómo lograr tus objetivos a largo plazo, desglósalos en logros anuales, mensuales y semanales. 
• Define plazos claros: Obtén una vista completa de los plazos y crea plazos incluso cuando no se requiera ninguno. 
• Emplea el método de urgencia contra importancia: Prioriza las tareas urgentes e importantes; fija un tiempo específico para trabajar en cosas relevantes, pero no urgentes, y delega o quita todas las demás tareas. 
• Crear una lista diaria de MTI: Escribe tres tareas importantes que deban hacerse ese día. Esas tareas siempre deben estar relacionadas con tus grandes objetivos a largo plazo. PRUEBA
• Evita las distracciones: Evita las tareas que compitan entre sí, en especial cuando aumente su dificultad. 
• Esfuérzate: cuando tu lista de tareas se está volviendo demasiado exigente, prioriza el esfuerzo y completa primero las tareas más difíciles.

Prioriza tu tiempo y sé realista 

No importa qué tan bien organices tus prioridades, ya que solo puedes realizar una cantidad determinada de cosas en un día, y es imposible evitar ciertas distracciones. Es importante ser realista a la hora de establecer objetivos y priorizar tareas. De lo contrario, crearás falsas expectativas de los que te rodean y sentirás constantemente que te estás quedando atrás.

Recuerda que el propósito de organizar prioridades es pasar el tiempo trabajando en tareas importantes, es decir, aquellas cosas que marcarán la diferencia a largo plazo y te llevarán en la dirección correcta. Si organizas correctamente tus prioridades, te sentirás menos temperamental y más enfocado y predispuesto. El objetivo es completar un trabajo que implique un verdadero progreso, y dejar todo lo demás, todo lo que te mantiene «ocupado», en el camino. 

Caitlin Bishop es escritora de Ideas by We, una sección de WeWork, y vive en Nueva York. Anteriormente, trabajó como periodista y editora de Mamamia en Sydney, Australia, y como reportera colaboradora de Gotham Gazette.