A medida que se reducen las restricciones de aislamiento debido al COVID-19 y la sociedad vuelve a lo que se aproxima a la normalidad, los colaboradores de todo el mundo tienen que adaptarse a una forma de trabajo totalmente nueva.
Nuestros espacios de oficina están reactivándose, recién rediseñados a partir de un conjunto de reglas de distanciamiento social en oficinas y normas de limpieza reforzadas. Los pasillos habituales ahora forman intrincados sistemas unidireccionales que serpentean el edificio, las estaciones de desinfección para manos acechan en cada esquina y las salas de reuniones de repente se sienten mucho más espaciosas.
Mientras que algunas personas seguirán trabajando desde casa, al menos parte del tiempo, muchos colaboradores están ansiosos por volver a la oficina. Los beneficios del trabajo remoto son muchos y variados, pero hay limitaciones en cuanto a lo que se puede lograr a través de una videollamada. La colaboración, la cultura, la innovación y la orientación pueden florecer cuando los equipos comparten el mismo espacio de trabajo físico.
Entonces, ¿cómo pueden asegurarse las empresas de que están haciendo todo lo posible para proteger la salud y la seguridad de sus equipos cuando estén listos para volver a la oficina? Cada oficina es diferente, pero hay adaptaciones que la mayoría de los espacios de trabajo deberán realizar, entre las que se incluyen:
- Implementar regímenes de limpieza más profundos y frecuentes.
- Mostrar señalética ubicada estratégicamente para guiar a los colaboradores por la oficina.
- Proporcionar equipos de desinfección, como dispensadores de jabón y toallitas.
- Mejorar el flujo de aire del edificio usando sistemas de climatización y ventanas.
- Exigir el uso de mascarillas cuando no se pueda mantener el distanciamiento social.
Ante todo, un conjunto de pautas de distanciamiento social claramente comunicadas y fáciles de seguir constituirán la columna vertebral del espacio de trabajo rediseñado. Sin embargo, antes de ver algunas de las formas en que puedes empezar a aplicar el distanciamiento social en el trabajo, hablemos de lo que significa esa práctica.
¿Qué es el distanciamiento social?
El distanciamiento social es un conjunto de medidas destinadas a ayudar a prevenir la propagación del COVID-19 limitando el contacto físico entre personas. Esto se logra principalmente evitando los espacios abarrotados, manteniendo una distancia de, al menos, seis pies (dos metros) entre personas y evitando interacciones sociales como abrazos y apretones de manos.
Para aumentar su eficacia en la reducción de la transmisión de enfermedades, el distanciamiento social se practica junto con otras acciones preventivas, como evitar tocarse los ojos y la boca, usar mascarillas mientras se está en espacios públicos y lavarse regularmente las manos con agua y jabón durante, al menos, 20 segundos. Si tu cronómetro interno no es muy preciso, es el tiempo que se tarda en cantar el feliz cumpleaños dos veces.
¿Por qué es importante el distanciamiento social en el trabajo?
Según los Centros para el Control de Enfermedades (Centers for Disease Control, CDC), el distanciamiento social es una de las medidas más eficaces a la hora de reducir la transmisión del COVID-19, a medida que la sociedad continúa reactivándose de forma segura. Los científicos todavía están aprendiendo sobre cómo se mueve el coronavirus, pero algunas investigaciones de organizaciones globales de salud sugieren que la rápida velocidad en la que se propaga el COVID-19 se debe, en parte, al comportamiento de las personas que muestran síntomas leves de la enfermedad o ningún síntoma en absoluto.
Esos portadores asintomáticos transmiten el virus mediante las superficies que tocan y a través de gotitas microscópicas exhaladas en el aire. Como se sienten físicamente saludables, es más probable que participen en sus actividades sociales habituales, como visitar a amigos en casa.
El distanciamiento social es importante no solo porque reduce el riesgo personal de contraer el virus, sino también porque reduce, en gran medida, la posibilidad de que los que ya están infectados transmitan involuntariamente el COVID-19 a otra persona mediante la proximidad física. Según los CDC, el distanciamiento social es muy importante para el grupo minoritario de personas que corren un mayor riesgo de enfermarse gravemente después de contraer el virus, como las personas mayores o las que tienen afecciones médicas subyacentes.
Todo el tiempo, se descubre información nueva sobre el COVID-19, pero una cosa en la que los expertos están de acuerdo es que el distanciamiento social funciona. Muchos factores contribuyen a la tasa de aparición de nuevos casos de COVID-19, pero los expertos, incluidos los del CDC, concluyen que, cuando se realiza correctamente, la práctica del distanciamiento social es un instrumento muy eficaz para frenar la propagación de la enfermedad.
A fin de garantizar que tu equipo pueda trabajar en nuestros espacios de coworking, WeWork ha introducido una serie de nuevas medidas que priorizan la salud y la seguridad, al mismo tiempo que se cumplen adecuadamente las reglas de distanciamiento social en la oficina. Además de mejores medidas de desinfección en todos nuestros edificios, hemos modificado los espacios compartidos para crear zonas de protección mediante espacio entre asientos e introdujimos señalética para el comportamiento a fin de guiar a los equipos de forma segura en sus espacios de trabajo. Muchas características clave de WeWork siguen siendo las mismas y contribuyen a un ambiente acogedor, lo que incluye oficinas privadas, espaciosas y rincones de trabajo de una sola ocupación.
Consejos y ejemplos de distanciamiento social en el trabajo
1. Mantente a dos metros de distancia de tus colegas
Esta es la regla de oro del distanciamiento social en la oficina. Mantén una distancia de dos metros de tus compañeros de trabajo siempre que puedas. Para poder cumplir con esta norma, ten en cuenta las siguientes medidas:
- Deja de saludar con un apretón de manos o un abrazo.
- Reorganiza los escritorios para priorizar el espacio personal; organiza los asientos de manera que no haya dos personas sentadas frente a frente mientras trabajan.
- Dales a los demás mucho espacio para que se muevan por el edificio.
Para ayudar a que los equipos cumplan con estas nuevas reglas de distanciamiento social, WeWork ha eliminado la densidad de los espacios comunes y las salas de reuniones a fin de crear más espacio por persona. Notarás mejoras como zonas de protección y pegatinas que indican qué asientos de las salas de estar y despensas pueden ocuparse, señalética en el piso para indicar que solo se puede circular en una dirección por ese camino y la reducción de la capacidad de los ascensores.
Se alienta a los miembros de oficinas privadas a que adapten su espacio de trabajo para cumplir con las pautas de distanciamiento social en oficinas mediante la introducción de modificaciones físicas como acrílicos transparentes, además de cambios organizativos, como modelos de rotación de personal. El personal de WeWork está a tu disposición para asesorarte sobre la mejor manera de rediseñar tu espacio de trabajo.
2. Evita las zonas concurridas
Identifica los lugares del edificio donde suelen acumularse personas, como cafeterías, cocinas, recepciones y barras de café, y planifica teniéndolos en cuenta o evítalos por completo. Procura comer en tu escritorio en lugar de hacerlo en un comedor común y programa tus descansos para comer a fin de evitar que se acumulen personas mientras esperan el ascensor.
Hemos mantenido abiertas las áreas de amenidades en los espacios de WeWork siempre que sea posible. Las salas de juego, mesas de billar y bares se limpian regularmente según nuestros nuevos y mejorados estándares, mientras que las señalizaciones comunican de forma clara las pautas de distanciamiento únicas de cada sala y su máxima capacidad.
3. Organiza reuniones en lugares abiertos
Intenta reducir la frecuencia de las reuniones en persona tanto como puedas de forma razonable. Si no puedes evitar reunir al equipo en un solo lugar, procura organizar el encuentro en algún lugar al aire libre o en una sala de reuniones que se haya adaptado adecuadamente para permitir el distanciamiento social.
En WeWork, hemos rediseñado todas nuestras salas de reuniones reduciendo su ocupación máxima, quitando sillas y etiquetando qué asientos deben ocuparse. La aplicación para miembros mostrará las nuevas capacidades de la sala de reuniones, y la señalética de las puertas y mesas recordarán a los asistentes que deben mantener una distancia saludable mientras utilizan la sala. Muchos edificios de WeWork también ofrecen áreas al aire libre como terrazas y jardines, que proporcionan mucho espacio abierto para que nuestros miembros se reúnan de forma segura.
4. Usa herramientas de videoconferencia
Durante estos últimos meses, se ha registrado un meteórico aumento en el uso de software de videoconferencias. A medida que más y más personas regresen a la oficina, herramientas como Zoom, Google Hangouts Meet y Skype continuarán desempeñando un papel importante en la forma en que los equipos se comunican y colaboran, no solo internamente, sino también con clientes y usuarios con los que antes se habrían reunido cara a cara.
Si es posible, usa la videoconferencia como alternativa a las reuniones en persona con clientes, para comunicarte con colegas que siguen trabajando a distancia o, incluso, para hablar con otras personas que trabajan en el mismo edificio. En muchos espacios de WeWork, las cabinas telefónicas seguras son una forma ideal de participar en videollamadas y, al mismo tiempo, permanecer distanciado socialmente de otras personas que te rodean.
5. Evita compartir artículos como bolígrafos y documentos impresos
Siempre ha sido una buena práctica evitar imprimir cualquier cosa que no sea necesaria, pero ahora es el momento de evitar compartir con un equipo cualquier artículo físico como papelería y documentos impresos. El COVID-19 no solo puede permanecer en superficies duras durante horas o, incluso, días, sino que, a menos que estés haciendo aviones de papel con las impresiones, estarás rompiendo las reglas de distanciamiento social cuando se las entregues a alguien más.
Como consecuencia, podrías tener que reestructurar el flujo de trabajo habitual de tu equipo para eliminar la necesidad de utilizar documentos impresos. Comunica el nuevo protocolo antes de que todos vuelvan a la oficina y estate atento a cualquier persona que regrese distraídamente a los viejos hábitos.
6. Usa las escaleras si puedes hacerlo
Deja los ascensores para los que más los necesitan y familiarízate con la guía actualizada de tu edificio sobre su uso. En la mayoría de los casos, la capacidad de los ascensores se reducirá, al menos, en un 50 %, así que cumple con las prácticas de distanciamiento social mientras esperas en la recepción manteniendo una distancia de, al menos, seis pies entre tú y los otros pasajeros. En las recepciones de los ascensores y dentro de los ascensores de los espacios gestionados por WeWork, las calcomanías del suelo actuarán como un recordatorio de las pautas de distanciamiento seguro.
Si puedes, considera la posibilidad de adquirir el hábito de subir las escaleras. Se hará todo lo posible para que las escaleras sean de un solo sentido, lo que reducirá enormemente las probabilidades de que pase otro trabajador cuando camines hacia y desde tu escritorio. WeWork ha trabajado con los propietarios y administradores de propiedades para implementar nuevas pautas de ascensores y límites de pasajeros.
7. Presta atención a la nueva señalética
Al igual que en las grandes tiendas y en los espacios públicos interiores, se colgarán varios letreros en las oficinas para ayudar a guiar a las personas por el edificio utilizando un sistema de un solo sentido. Como consecuencia, es posible que debas tomar otra ruta para evitar pasar a otros trabajadores en un pasillo o que las escaleras que usas de manera habitual sea designada solo para subir o bajar. Cooperar es muy importante. Cuantas más personas sigan los carteles, más eficaz será el sistema.
Esto es lo que hay que tener en cuenta en los espacios de coworking de WeWork. Ahora hay avisos impresos en salas de estar y pasillos que muestran nuevos lineamientos e instrucciones claras sobre las prácticas recomendadas. En los pisos y paredes, verás calcomanías de vinilo que indican sistemas de flujo de tráfico unidireccional, normalmente separados a seis pies, para que mantengas una distancia segura. Y, en áreas comunes y salas de reuniones, verás calcomanías de colores que crean espacios de separación entre los asientos.
8. Habla si algo no está bien
Muchas de las medidas destinadas a promover el distanciamiento social en el trabajo fueron diseñadas antes de que las personas regresaran a la oficina, por lo que puede haber algunas cosas inesperadas que solo se hacen evidentes cuando las personas comienzan a utilizar el espacio de nuevo.
Si encuentras áreas de la oficina en las que sientes que no puedes distanciarte socialmente de manera segura, toma nota de ello y analiza el problema con tu equipo y el gerente de tu oficina. Los nuevos diseños de oficina deben ser adaptables y tan flexibles como las necesidades lo exijan, de modo que cualquier atasco y señalética poco clara pueda solucionarse fácilmente.
9. Usa mascarilla
Inevitablemente, habrá lugares y situaciones en las que no será posible permanecer a más de dos metros de distancia, como en un pasillo o ascensor. En esas situaciones, deberás usar mascarilla y limitar el contacto cara a cara tanto como puedas.
En WeWork, nuestros equipos de la comunidad y proveedores diarios usarán mascarilla y guantes cuando estén en contacto con cosas como la comida y el correo. Te recomendamos que lleves una mascarilla contigo dondequiera que vayas. Si la pierdes o la olvidas, habla con un miembro del equipo. Te proporcionarán una desechable de un solo uso.
Cómo elaborar una estrategia de distanciamiento social en la oficina para tu equipo
Comprender la capacidad típica de tu oficina es lo fundamental en una estrategia de distanciamiento social efectiva. Antes de empezar a mover escritorios, cambiar diseños y colocar señalética, necesitas una idea fiable de cuánta gente habrá en cada parte de la oficina en un momento dado. Una vez que hayas evaluado cuántos trabajadores socialmente distanciados pueden permanecer en tu oficina, empieza a diseñar medidas de control de multitudes para ayudarlos a moverse con seguridad entre las áreas.
Determina quién debe estar en la oficina
Considera las responsabilidades y preferencias de los empleados para decidir quién puede seguir trabajando de forma remota y quién podría querer volver a la oficina, pero también ten en cuenta sus circunstancias personales. Un aspecto que deberías considerar es si ellos, o alguien de su familia, tienen condiciones de salud que podrían ponerlos en riesgo de una enfermedad grave si contrajeran COVID-19.
Mide cada área de trabajo para evaluar su capacidad
Crear suficiente espacio entre escritorios es un punto de partida importante, pero ten en cuenta que los colaboradores deberán poder distanciarse socialmente en cada parte de la oficina. Identifica áreas de mucho tráfico como ascensores y entradas, salas más pequeñas como cocinas y baños, así como los espacios más pequeños que rodean impresoras, escáneres y otras instalaciones compartidas donde es probable que se reúnan personas.
Escalona la asistencia agrupando colaboradores
Evita que se llene la oficina dividiendo tu equipo en uno o más grupos y escalonando su asistencia. Por ejemplo, la mitad del equipo podría trabajar en la oficina una semana, y la otra podría trabajar en casa la siguiente. Esto reduce a la mitad la ocupación de la oficina en un momento dado y elimina la densidad en los espacios, lo que permite a los colaboradores distanciarse socialmente de forma más sencilla.
Ayuda a los colaboradores a evitar el transporte público
Tus estrategias de distanciamiento social deben extenderse más allá de las puertas de la oficina. Dale a tu equipo la flexibilidad de llegar y salir más temprano o más tarde en el día para evitar las horas pico de viaje. Presta atención a los avisos emitidos por las autoridades locales de transporte de tu ciudad e incorpora sus lineamientos en tus políticas. Considera la posibilidad de ofrecer incentivos para utilizar también formas alternativas de transporte, como vales para bicicletas o créditos para servicios de transporte compartido.
Sea cual sea la estrategia de distanciamiento social de tu equipo, asegúrate de que el plan se comunique con claridad y antes de que los colaboradores regresen a la oficina. La pandemia del coronavirus ha transformado la oficina de maneras que nadie podría haber previsto, y la salud y la seguridad de todos en el espacio de trabajo ahora es más prioritaria que nunca. Sé flexible y prepárate para ajustar tus lineamientos a medida que tu equipo se acostumbra a la nueva forma de trabajo.
Steve Hogarty es un escritor y periodista de Londres. Es el editor de viajes del periódico City AM y el subdirector de la revista City AM Magazine, donde su trabajo se centra en la tecnología, los viajes y el entretenimiento.
¿Estás repensando tu espacio de trabajo?
