Les espaces de travail collaboratifs sont en plein essor depuis une dizaine d’années, particulièrement au cours de l’année dernière. En 2018, la taille occupée par des espaces de travail collaboratifs à Manhattan a augmenté de près de 70 %, passant de 9,4–millions de pieds carrés en 2017 à 13,5 millions de pieds carrés, selon des recherches menées par le CBRE. Mais cette tendance ne s’impose pas uniquement à New York. Les espaces flexibles sont en plein essor dans les villes partout sur le globe.
Pourquoi cet engouement soudain? Les entreprises de toutes tailles adoptent le concept des espaces de travail collaboratifs, et ce, pour de bonnes raisons. Que vous soyez un entrepreneur solo travaillant au lancement de votre entreprise ou un membre de longue date du Fortune 500, les espaces de travail collaboratifs offrent de nombreux avantages.
Qu’est-ce qu’un espace de travail collaboratif?
Les espaces de travail collaboratifs sont des bureaux dans lesquels les employés de diverses entreprises travaillent sous un même toit. Les entreprises qui partagent un espace de travail collaboratif peuvent être de toutes tailles, qu’il s’agisse d’entreprises en démarrage ou d’entreprises d’envergure internationale. L’espace est généralement composé d’un mélange de bureaux privés et d’espaces communs partagés qui offrent ainsi une grande flexibilité aux employés tout au long de leur journée.
Il est important de noter qu’un espace collaboratif ne signifie pas nécessairement que vos employés seront dans un espace de travail collaboratif, entourés de personnes provenant de nombreuses autres entreprises. Dans la plupart des cas, votre entreprise disposera d’un bureau attribué, voire de plusieurs étages. Mais vos employés auront toujours la possibilité d’accéder à des espaces communs magnifiquement conçus et à des services de qualité supérieure, ce qui peut générer une valeur considérable pour votre entreprise.
Les avantages des espaces de travail collaboratifs
Jetez un coup d’œil à la valeur commerciale que les espaces de travail collaboratifs peuvent offrir à vos employés et à vos résultats financiers, quelle que soit la taille de votre entreprise.
1. L’agilité pour évoluer à la vitesse de l’entreprise
Dans le monde en évolution rapide d’aujourd’hui, l’agilité est un atout considérable. Afin d’aider votre entreprise à évoluer, votre portefeuille immobilier doit répondre à vos besoins, qu’il s’agisse d’ouvrir un laboratoire d’innovation pour un projet plus fou, de mettre en place des bureaux satellites dans les marchés émergents ou d’obtenir un plus grand espace pour une équipe en pleine croissance. Les espaces de travail collaboratifs vous offrent cette agilité. Ils soutiennent la progression de votre entreprise et l’embauche de nouveaux employés sans vous forcer à vous engager dans des baux inflexibles dans un immeuble plus traditionnel. Grâce à un espace de travail collaboratif, vous avez la liberté de modifier la taille de votre équipe ou celle de vos bureaux, sans effort ni frais supplémentaires.
2. Une installation facile et rapide
Lorsque vous devenez membre d’un espace de travail collaboratif, vous n’avez pas besoin de subir un processus d’emménagement stressant et coûteux. Vous n’avez pas besoin d’acheter ou de transporter des bureaux ou des chaises. Le Wi-Fi est rapide, les imprimantes sont fonctionnelles en tout temps et les téléphones sont branchés et prêts à être utilisés. Choisir un espace collaboratif, cela signifie que les tâches opérationnelles qui auraient nécessité des semaines d’efforts ont déjà été réalisées. Vos employés et vous pouvez entrer et vous mettre directement au travail.
3. Des bureaux dans des emplacements de choix
Les espaces immobiliers bien situés coûtent une fortune et peuvent être difficiles à trouver. Pourtant, pour attirer et retenir les talents, les entreprises ont besoin de bureaux dans des quartiers centraux, à proximité d’autres entreprises, des transports, des magasins et des restaurants. De plus, les immeubles eux-mêmes doivent être lumineux, propres et modernes.
Les espaces de travail collaboratifs offrent un moyen d’accéder à des espaces plus coûteux et en demande dans des lieux de premier ordre qui pourraient être prohibitifs si vous louiez vous-même l’espace. La plupart des espaces de travail collaboratifs se trouvent dans des centres financiers ou des quartiers d’affaires bondés dans leurs villes respectives. Ils vous offrent la possibilité d’ouvrir rapidement un bureau, sans avoir à recourir à des sources d’approvisionnement ou à des constructions coûteuses.
4. La rentabilité
Dans de nombreux cas, les espaces de travail collaboratif peuvent vous aider à réduire les coûts en vous permettant de ne payer que pour ce dont vous avez besoin. Par exemple, si vous installez un nouveau siège social régional et que vous n’avez que 10 employés pour l’instant, la location d’un étage complet pour établir vos bureaux entraînerait des coûts imposants et un gaspillage d’espace. En plaçant ces employés dans un bureau privé au sein d’un espace de travail collaboratif, vous leur offrez un lieu de travail attribué, mais vous ne payez que pour l’espace qu’ils utilisent. Mieux encore, vous pouvez facilement ajouter de l’espace à mesure que votre équipe s’agrandit.
5. La possibilité de vous ajuster facilement
Quelle que soit la taille de votre entreprise, la croissance est un objectif primordial – et les espaces de travail collaboratifs peuvent vous aider à évoluer. Vous créez une équipe pour évaluer le potentiel d’un nouveau marché? Vous lancez une campagne de recrutement agressive pour une division qui est la clé du succès de votre entreprise? Vous comptez ouvrir des bureaux dans de nouveaux marchés partout dans le monde en une seule année? Placer vos équipes dans un espace de travail collaboratif vous permet de leur donner un lieu inspirant pour travailler ensemble immédiatement.
6. Des services tout compris
Si vous louez votre propre bureau, vous devez payer les services publics, les fournitures de bureau et d’autres services, sans oublier un gestionnaire de bureau et du personnel de soutien pour les superviser. Avec un espace de travail collaboratif, les services comme l’eau, le gaz, l’électricité et le Wi-Fi sont inclus. La plupart offrent également d’autres services comme du café et du thé, des fournitures de cuisine, des services d’impression et de courrier.
7. Un concierge pour la communauté
Dans un espace de travail collaboratif, une équipe est à votre disposition pour répondre à tous vos besoins. Si vous avez des questions sur l’espace, la technologie, les équipements ou le quartier (par exemple, où se trouve le meilleur endroit pour un déjeuner d’affaires), vous pouvez contacter l’équipe de la communauté, qui agit en tant que concierge attribué.
8. Un espace de travail axé sur la techno
Configurer l’infrastructure informatique dans n’importe quel bureau est une tâche fastidieuse et coûteuse, nécessitant le travail de plusieurs équipes et fournisseurs. Cependant, dans un espace de travail collaboratif, toute la technologie est incluse : Wi-Fi haut débit et sécurisé, vidéoconférence dans la salle de conférence, cartes d’accès sécurisées pour accéder à l’espace, prises électriques où les gens peuvent recharger leurs appareils.
9. Un espace conçu pour que les employés puissent donner le meilleur d’eux-mêmes
Au cours des dernières années, le lieu de travail est devenu plus centré sur l’être humain. Plutôt que de s’attendre à ce que les gens viennent dans un bureau et passent huit heures par jour dans un cubicule, les entreprises offrent aux employés des espaces adaptés à leur style de travail. C’est pourquoi de nombreux espaces collaboratifs ont été conçus pour le travail basé sur l’activité : les gens peuvent se rendre dans des cabines téléphoniques pour passer des appels privés ou s’attaquer à un projet nécessitant une attention particulière. Ils peuvent organiser des rencontres informelles à des tables de style café. Pour ceux qui préfèrent travailler dans une atmosphère plus décontractée, il y a des canapés et d’autres sièges confortables. Donner aux employés la possibilité de choisir où et quand ils travaillent peut se traduire par une productivité accrue et un meilleur rendement.
10. Des occasions de réseautage
Même si votre entreprise dispose d’un bureau privé ou d’un étage dans un espace de travail collaboratif, les employés peuvent toujours accéder aux espaces communs de l’immeuble. Cela leur donne l’occasion d’établir des contacts avec des personnes d’autres entreprises, y compris des entrepreneurs, des pigistes et des travailleurs à distance. Ce flux de connaissances et de créativité peut constituer un avantage majeur. En fait, de nombreuses entreprises mondiales placent leurs équipes dans des espaces collaboratifs afin qu’elles puissent absorber les idées nouvelles et innovantes d’autres personnes qui ne font généralement pas partie de leur réseau.
11. Un espace qui reflète la culture de votre entreprise
Si les espaces de travail collaboratifs sont intentionnellement conçus pour que les employés puissent donner le meilleur d’eux-mêmes, vous avez toujours la possibilité d’y injecter votre propre personnalité. En fonction de la taille de votre bureau, il existe plusieurs façons de configurer l’espace pour qu’il reflète votre entreprise. Vous pouvez suspendre vos propres œuvres d’art et y apporter vos objets décoratifs, comme des tapis et des lampes. Si vous avez un étage privé, vous avez la possibilité d’incorporer votre marque, votre logo et les couleurs de votre entreprise afin que l’espace vous ressemble de manière unique.
12. Des liens plus forts entre les employés et votre entreprise
Vous vous inquiétez que la culture de votre entreprise soit diluée dans un espace de travail collaboratif? Les spécialistes du milieu de travail se sont également posé cette question, et y ont longuement réfléchi. Une équipe de chercheurs de la Stephen M. Ross School of Business de l’Université du Michigan a constaté que les employés s’identifiaient beaucoup plus à la culture de leur entreprise qu’à celle d’un espace de travail collaboratif. L’étude a également révélé que travailler dans un espace collaboratif améliorait la perception de l’entreprise par les employés.
Ce ne sont là que quelques-uns des avantages que les espaces de travail collaboratifs offrent aux entreprises. Par conséquent, de plus en plus d’entreprises intègrent des espaces de travail flexibles dans leurs portefeuilles et les utilisent pour améliorer leurs activités.
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