Avec l’essor du travail à distance, des plans de bureaux ouverts et des espaces de travail collaboratif partagés, les postes de travail non attribués sont devenus un élément essentiel de la vie professionnelle moderne. Plus qu’une simple tendance, ils permettent aux employés de travailler quand et où ils le souhaitent, et c’est un outil utilisé par les travailleurs autonomes et les entreprises établies pour rester productifs et connectés, où qu’ils se trouvent. Les solutions flexibles telles que WeWork On Demand et WeWork All Access offrent un accès facile aux postes de travail non attribués.
Le travail à un poste non attribué présente une multitude d’avantages : commodité, flexibilité ou éléments intangibles, comme la communauté et la créativité. Mais comment cela fonctionne-t-il, et ce modèle convient-il à votre entreprise?
Qu’est-ce qu’un poste non attribué?
Les postes de travail non attribués constituent un système d’espace de travail organisationnel dans lequel les postes de travail sont utilisés par différentes personnes à différents moments, de manière ponctuelle. En général, l’objectif est d’optimiser l’efficacité de l’espace et de diminuer le risque immobilier en réduisant les espaces de bureaux redondants. Les postes de travail non attribués peuvent être installés dans des bureaux privés ainsi que dans des espaces de travail collaboratif. La flexibilité associée au travail à un poste non attribué est souvent liée à une augmentation de l’innovation des employés, tandis que l’aspect social est cité comme un moyen d’encourager la collaboration interdisciplinaire.
Comment fonctionnent les postes de travail non attribués?
Trouvez un bureau, branchez votre ordinateur et mettez-vous au travail : les postes non attribués permettent aux professionnels de travailler selon leurs besoins, dans des espaces de bureaux privés ou partagés. Cela signifie que les particularités du poste de travail non attribué peuvent varier selon l’environnement, mais voici les principaux facteurs à prendre en compte.
Accès aux prises de courant et aux téléphones
Les postes non attribués sont généralement équipés de leurs propres prises de courant et d’une connexion Wi-Fi. Dans les espaces de travail collaboratif partagés comme WeWork, il y a des espaces dédiés éloignés du poste de travail pour passer des appels, par exemple des cabines téléphoniques ou des lounges partagés. Dans les bureaux privés, en particulier dans les entreprises de vente, un téléphone permanent est probablement fixé au poste de travail pour que les différents employés puissent l’utiliser selon leurs besoins.
Salles de réunion réservables
La plupart des formules de travail à un poste non attribué dans les espaces de travail collaboratif partagés vous permettent de réserver des salles de réunion au moyen d’une application ou d’une connexion Web. Les solutions riches en services comme WeWork vous permettent également d’accéder à des lounges partagés, à des cuisines, à des espaces de réflexion, à des salles de conférence et à un réseau mondial de professionnels.
Installations d’impression
Comme pour la réservation de salles de conférence, les postes non attribués disposent souvent d’une imprimante centrale que les employés peuvent utiliser au moyen d’une application ou d’une connexion Web. Ces imprimantes sont gérées par l’Équipe de la communauté dans les espaces de travail partagés et en interne par les responsables de bureau dans les environnements privés.
Rangement des objets personnels
L’absence d’une « base » dédiée permettant aux utilisateurs de ranger leurs sacs, manteaux et accessoires de travail est une préoccupation fréquemment soulevée. La façon dont c’est abordé varie selon les espaces de travail : dans certains espaces de travail collaboratif, les utilisateurs sont autorisés à laisser leurs affaires à un poste non attribué pendant un certain temps pour assister à des réunions ou pour dîner. D’autres espaces partagés proposent des casiers ou des vestiaires pour leur clientèle utilisant des postes non attribués. Dans les bureaux privés, il est plus fréquent qu’un employé reste au même bureau toute la journée, sans tenir compte des réunions ni des pauses dîner.
Technologie et internet
L’utilisation de postes non attribués ne serait pas possible sans des ordinateurs portables, des tablettes et des téléphones intelligents. De plus, tous les bureaux avec des formules de postes non attribués doivent fournir une connexion Wi-Fi. Certains utilisateurs ont cependant besoin de plus que leur ordinateur portable pour travailler efficacement. C’est pourquoi certains postes non attribués sont équipés d’un moniteur et d’une connexion VGA, DVI ou HDMI, ce qui permet aux utilisateurs de se connecter et d’utiliser temporairement un deuxième écran.
Salles de bain, cuisines et autres espaces communs
Comme dans la plupart des environnements de bureau, les services comme les salles de bain et les cuisines sont inclus dans les arrangements de postes non attribués, et ils sont nettoyés, approvisionnés et entretenus par la direction du bureau. Dans les solutions tout compris comme WeWork, les accords de postes non attribués vous donnent également accès à du café à volonté, à des salles de repos pour méditer, à des douches, à des accessoires de salle de bain comme de la lotion et des produits capillaires, ainsi qu’à des avantages comme des repas communautaires et des événements de réseautage fréquents.
Espace privé en cas de besoin
La plupart des professions exigent des espaces plus intimes pendant la journée de travail, que ce soit pour assister à des réunions, planifier des stratégies ou discuter de finances. Ces conversations sont probablement trop confidentielles pour un poste non attribué, surtout lorsque vous êtes entouré de personnes d’autres équipes ou d’autres entreprises, et avez besoin d’un espace plus privé.
Les bureaux privés et les espaces de travail collaboratif proposent tous deux des salles de conférence réservables pour y organiser des réunions privées ou passer des appels confidentiels. Toutefois, les solutions d’espace de travail comme WeWork proposent également des cabines téléphoniques privées insonorisées. De plus, des lounges conçus intentionnellement offrent des coins privés pour passer des appels ou avoir des conversations.
Les avantages d’un poste de travail non attribué
Les avantages des postes non attribués varient selon votre style de travail et ce que vous attendez de cette formule. Alors que les travailleurs indépendants sont heureux de disposer d’un lieu de travail et de pouvoir y rencontrer des clients potentiels, les chefs d’entreprise aiment les conditions de location flexibles et la possibilité de recruter ou d’envoyer leurs employés dans des espaces de travail dans différentes villes.
Postes non attribués pour les travailleurs indépendants
Si vous êtes un consultant, un pigiste ou un entrepreneur travaillant au même emplacement, les postes non attribués sont une solution flexible et rentable pour trouver un espace de bureau, sans l’engagement ou la rigidité des baux de bureaux à long terme. Ils aident à lutter contre l’isolation du travail à domicile et à vous entourer d’un réseau de professionnels qui travaillent également à distance ou à titre de pigistes.
Pour les travailleurs indépendants qui jonglent avec plusieurs projets à différents endroits, les postes non attribués permettent également de trouver un espace de travail et de rester connecté, même entre deux villes. Cette commodité stimule la productivité et offre les avantages d’un espace de bureau (un lieu de travail dédié, un cadre professionnel pour rencontrer des clients) où que vous alliez.
Postes non attribués pour les entreprises
L’agilité est essentielle lorsqu’il s’agit de développer votre équipe et de faire évoluer votre entreprise, et les postes non attribués vous donnent la possibilité d’employer des travailleurs à distance sans investissement initial important. Chaque mois, les contrats individuels vous permettent de vous adapter rapidement aux marchés clés et de vous en retirer si nécessaire, tout en éliminant les risques associés à l’ouverture de votre propre bureau.
Cet arrangement permet également aux entreprises d’embaucher les meilleurs talents, sans restriction en matière d’emplacement. « Au lieu d’être cloisonnés dans notre siège social de Palo Alto, nous recrutons désormais les meilleurs profils dans des villes du monde entier », explique Tammi Yee, vice-présidente des talents internationaux chez TripActions, une société membre de WeWork.Les postes non attribués vous permettent de développer votre équipe là où se trouve le talent, sans avoir à aménager votre propre espace ni à gérer les frais de déménagement.
Parallèlement à l’évolutivité et à la croissance, les économies réalisées grâce à des contrats de location flexibles et à l’externalisation du personnel de bureau, du personnel de nettoyage et du coût des installations sont des atouts majeurs pour les grandes entreprises. D’après une étude récente menée auprès de plus de 550 dirigeants d’immobilier commercial, un tiers des entreprises utilisant un espace flexible déclarent avoir réduit leurs coûts d’occupation de plus de 5 %.
Enfin, il a été constaté que l’engagement des employés et les niveaux de productivité augmentent dans les espaces de travail collaboratif, et le travail à des postes non attribués est un moyen efficace d’en tirer parti. « Pour un employé sur le terrain, il est agréable d’avoir un espace de travail communautaire », explique Ashley Swygert, vice-présidente de la stratégie commerciale chez Pabst Brewing Company, membre de WeWork.
Basée à Los Angeles, avec des bureaux à San Antonio et à Dallas, Pabst emploie également plus de 300 travailleurs à distance dans tout le pays. « Tous les espaces WeWork sont super agréables et très accueillants, explique Swygert. C’est fantastique de pouvoir interagir avec autant de personnes différentes. Cela m’aide à rester motivée et inspirée. »
Les postes non attribués sont liés à une collaboration et à une innovation accrues, pour tous.
Qu’il s’agisse d’un bureau privé ou d’un espace de travail collaboratif plus large, le poste non attribué réunit des personnes provenant d’équipes ou d’entreprises différentes, créant un microcosme diversifié de professionnels. Ce lien mène souvent à de nouvelles occasions, dans lesquelles de nouveaux clients, investisseurs, partenaires ou employés sont acquis au moyen de rencontres au poste non attribué.
Selon une étude de 2018, les espaces de travail collaboratif sont particulièrement profitables pour nouer des relations entre « entrepreneurs, autres entreprises, entreprises en démarrage et innovateurs ». Cela passe par une conception intentionnelle et fondée sur les données de l’espace de travail, qui comprend des espaces et des infrastructures partagés, ainsi que des technologies telles que des applications ou des communautés de travail collaboratif en ligne.
De nombreuses études ont établi un lien entre les postes non attribués, et une augmentation de l’innovation et de l’esprit d’entreprise. Cela vient, en partie, de la flexibilité offerte aux utilisateurs de postes de non attribués : ils peuvent travailler où et quand l’inspiration se fait sentir. Cette augmentation découle également du partage des connaissances, des interactions sociales et de la décentralisation des processus d’innovation dans les environnements de travail à des postes non attribués. La découverte de nouvelles idées et de nouveaux processus se fait naturellement lorsque vous êtes entouré d’une variété d’expertise. De plus, le risque d’épuisement professionnel et de lassitude face aux projets est réduit par un environnement de travail en constante évolution.
Comment savoir si les postes non attribués ne vous conviennent pas?
Bien que les avantages des postes non attribués puissent être multiples, cette formule ne convient pas à tous les secteurs d’activité ni à tous les styles de travail. Les employés qui traitent des informations hautement confidentielles peuvent préférer une solution plus privée, tandis que les équipes qui ont besoin d’une structure cohérente et d’une collaboration continue tout au long de la journée de travail peuvent être frustrées par les configurations de places qui changent constamment. La formation de nouveaux employés demande des considérations différentes, et trouver des collègues peut nécessiter des recherches au moyen de discussions en ligne. Dans ces cas, envisagez des postes de travail attribués ou un petit bureau privé dans un environnement de travail collaboratif. De tels arrangements vous permettent, à vous et à votre équipe, de disposer d’un espace de travail plus contrôlé et personnalisé, tout en conservant les avantages d’un espace plus vaste et de la communauté de travail collaboratif.
Que vous travailliez de façon indépendante ou que vous dirigiez une équipe à distance, les postes non attribués permettent de stimuler la productivité à différents emplacements. Ils vous permettent de prendre des décisions commerciales audacieuses, telles que l’expansion vers de nouveaux marchés ou l’emploi des meilleurs talents à distance, sans être contraint par l’engagement à long terme et les coûts de l’espace de bureau traditionnels. Enfin, ils vous exposent à de nouvelles possibilités d’innovation tout en vous donnant accès à une communauté dynamique de professionnels.
Des solutions plus flexibles
Pour répondre à la croissance du nombre de personnes travaillant à distance et du nombre d’entreprises qui mettent en œuvre des modèles de travail hybrides, WeWork a rendu l’accès aux postes non attribués, ainsi qu’à d’autres espaces de travail comme des salles de réunion et des bureaux privés, beaucoup plus accessible et flexible. La flexibilité et l’accessibilité ne se font pas au détriment des mesures de sécurité et de distanciation physique. En effet, WeWork continue de donner la priorité à la sécurité de notre communauté avec des mesures de nettoyage renforcées et des espaces réimaginés pour assurer une distanciation efficace sur le lieu de travail.
Si le travail à un poste non attribué vous convient, à vous et à votre entreprise, les produits WeWork suivants peuvent parfaitement vous convenir.
WeWork On Demand
WeWork On Demand offre une flexibilité sans précédent, en vous donnant accès à des postes non attribués et à des salles de réunion dans plus de 190 lieux accessibles dans 17 grandes villes, sans être lié à un engagement mensuel. Il vous suffit de télécharger l’application, de trouver l’emplacement WeWork le plus proche de chez vous, de le réserver et de partir.
WeWork All Access
WeWork All Access débloque l’accès aux postes non attribués, aux salles de conférence et aux bureaux privés dans des centaines de sites WeWork dans le monde, soit dans 150 villes de 30 pays.Voici les étapes faciles à suivre pour activer votre adhésion en tant que nouveau membre ou membre existant.
Cet article a été initialement publié le 21 novembre 2019 et a été mis à jour par les rédacteurs.
Caitlin Bishop a été écrivaine pour Ideas by We de WeWork, basée à New York. Auparavant, elle était journaliste et rédactrice à Mamamia.com.au à Sydney, en Australie, et collaboratrice à Gotham Gazette.
Vous repensez votre espace de travail?
