Fondé à Tokyo en juin 2018, PayPay est un service de paiement sans argent japonais comptant plus de 36 millions d’utilisateurs au Japon. Lorsque la pandémie de COVID-19 a frappé au début de 2020, il est devenu d’une importance primordiale pour les dirigeants de PayPay d’assurer la sécurité et le bien-être de ses milliers d’employés de 35 pays différents.
La direction a réexaminé les plans qu’elle avait quant à la construction d’un siège social au WeWork Kamiyacho Trust Tower, et la disposition standard de l’étage a été révisée après que la direction a réalisé que ses activités devaient coexister avec un virus qui n’était pas prêt de disparaître. La réponse rapide et flexible de WeWork à la demande de personnalisation de PayPay a permis un déménagement sans faille dans le nouveau bureau.
Le défi : un changement de paradigme dans la définition du bureau
Selon le directeur financier de PayPay Masanori Sode, une nouvelle façon de travailler était nécessaire pour gérer l’entreprise pendant la COVID-19. L’entreprise a réuni des membres de plusieurs services pour former un projet de nouveau style de travail, un groupe de travail qui a tenté de répondre à la question : quel est le style de travail optimal pour PayPay?
Il était essentiel pour assurer le travail hybride de prendre en compte les concepts de base de l’entreprise relatifs au travail de n’importe où (TNO) et en tout temps ainsi que du travail basé sur l’activité (TBA). De plus, en raison de la transition vers un bureau virtuel, une grande importance a été accordée à la sécurité du bureau physique. Selon M. Sode, ce bureau à densité réduite a été conçu pour être un « symbole de santé ( English ) publique ». Assurer cela pendant la crise de la COVID-19 signifiait d’utiliser des mesures de distanciation physique ( English ) très strictes, comme des zones d’adressage gratuites (zones de travail communes avec des sièges non attribués) qui ne pouvaient être utilisées qu’à une capacité de 25 %.
PayPay souhaitait également redéfinir le rôle du bureau en établissant des liens entre les employés et en les motivant à travailler fort ensemble. En tant que tel, un espace qui facilite la collaboration était de la plus haute priorité.
La solution : des zones distinctes qui ciblent différents besoins
La solution de PayPay consistait à modifier l’utilisation du bureau. « Nous avons bouleversé les idées traditionnelles pour reconfigurer [le bureau] comme lieu de rencontre avec les autres, pour accroître l’engagement et la collaboration et susciter la fidélité envers PayPay, explique M. Sode. Toutes les autres tâches pourraient être effectuées à la maison. »
En partenariat avec WeWork, PayPay a décidé de diviser le bureau en plusieurs zones. De toutes les zones, la zone de collaboration active reflète le plus le désir de PayPay de permettre au bureau de faciliter les connexions entre les employés. « Avec la zone de collaboration active, nous avons conçu un environnement dans lequel les personnes au bureau et celles travaillant à domicile pourraient être facilement connectées par l’entremise de Zoom », indique Sode
Chaque table a été équipée de moniteurs à cet effet, et les places assises ont été aménagées pour être propices aux réunions, à la création d’équipes ainsi qu’à d’autres interactions en face à face ( English ). PayPay vise à ce que cette zone soit la plus utilisée, ce qui est mis en évidence par le fait qu’elle occupe la plus grande surface au sol.
Une version plus informelle de l’échange se produit dans la zone communautaire et sociale, où les employés peuvent venir prendre un café ou discuter lorsqu’ils ont besoin d’une pause. M. Sode le décrit comme un lieu où « en fonction de qui vous y rencontrez, de nouvelles idées et collaborations peuvent naître ». Cet espace aux allures de lounge est l’endroit où tous les types de communication peuvent avoir lieu. Mais M. Sode reconnaît que cette zone n’a pas encore été à la hauteur de son potentiel, car seuls 5 à 10 % des employés entrent dans le bureau en raison des restrictions imposées par la déclaration d’urgence actuelle de Tokyo.
La zone d’apprentissage est un espace de séminaire pour augmenter le travail d’équipe et encourager l’engagement. « L’apprentissage consiste moins à étudier ou à acquérir les compétences professionnelles nécessaires; il s’agit davantage d’un endroit où les employés peuvent en apprendre davantage sur notre organisation et acquérir des informations qui leur permettront de mieux s’intégrer à notre culture d’entreprise et à comprendre pourquoi il est formidable de travailler ici », indique M. Sode.
Grâce à l’intégration des nouveaux employés et d’autres programmes proposés dans la zone d’apprentissage, PayPay espère que cela permettra aux employés de mener à bien leur travail de manière plus fluide.
La disposition entière nécessaire pour éviter tout type d’encombrement. La technologie Beacon est utilisée pour mesurer les zones dans lesquelles les gens se trouvent et comment ils se déplacent. « S’il y a trop de monde dans une zone en particulier, une alerte retentit indiquant que personne d’autre ne peut entrer, explique M. Sode. Grâce à cette conception, la distanciation physique est assurée et nous sommes en mesure de collecter des données sur la densité des employés. »
Le résultat : augmentation de la productivité et amélioration future
Grâce à la refonte du bureau de PayPay avec WeWork ( English ), la productivité a augmenté. M. Sode fait référence à des données de croissance commerciale comme l’expansion de la base d’utilisateurs et la forte croissance du secteur des paiements au Japon
Un récent sondage auprès des employés a posé des questions sur la productivité : une écrasante majorité de 90 pour cent des répondants ont indiqué que leur productivité avait augmenté ou qu’elle était restée la même, par rapport à avant la refonte du bureau. M. Sode fait l’éloge de ces résultats et crédite PayPay pour la judicieuse distinction entre le travail à la maison et au bureau ( English ). « Je suis convaincu que cette productivité ne serait pas possible sans un bureau, et que nous n’aurions pas pu l’atteindre avec le bureau seul. »
La communication était un autre sujet de l’enquête. Il y avait des lacunes dans l’efficacité avec laquelle un employé jugeait son propre niveau de communication par rapport à la façon dont son supérieur le jugeait. Ce genre de divergence est un élément que M. Sode aimerait aborder à l’avenir. Il explique : « Lorsque la situation redeviendra normale et qu’il sera plus facile d’aller au bureau, je souhaite utiliser des zones comme une zone de collaboration active et une zone d’apprentissage pour combler efficacement ces lacunes et satisfaire tout le monde. »
Entre-temps, M. Sode a entendu des employés dire qu’ils essayaient de recréer l’environnement WeWork, en particulier la musique qui y joue, au bureau. Donc, « s’il y avait un moyen d’accéder à ces bandes sonores, cela pourrait améliorer le travail à domicile », explique M. Sode. Peut-être qu’apporter un morceau du bureau réel à ceux qui travaillent à la maison est une autre façon dont WeWork pourrait contribuer à redéfinir le bureau ( English ) à l’ère de la COVID-19.
Faits saillants
- Redéfinir le bureau comme lieu permettant d’accroître l’engagement et la collaboration
- Assurer la sécurité et le bien-être des collaborateurs avec une disposition qui facilite la distanciation physique
- Suivi de la densité des employés au moyen de la technologie Beacon
- Amélioration de la productivité grâce au modèle de travail hybride
- Une innovation supplémentaire pour permettre au travail à domicile de ressembler davantage à l’expérience de bureau
Stacy Smith est une interprète, traductrice et écrivaine japonaise indépendante. Elle tient un blogue à propos du Japon, dont l’adresse est le stacysmith.webs.com.