Chacun de nous a, un jour ou l’autre, assisté à une mauvaise réunion. Inscrire une heure sur un calendrier est loin d’être suffisant pour assurer la réussite d’une réunion. Notre série Héros des réunions ( English ) vous invite à apprendre comment sauver le monde [du travail] lors de votre prochaine réunion. Vous n’entendrez plus jamais quelqu’un dire « Envoyer un courriel nous aurait fait perdre moins de temps que cette réunion ».
La collaboration est essentielle pour que tout roule comme sur des roulettes dans le lieu de travail. Pour faire évoluer une entreprise, il faut se réunir entre collègues, partager des idées, faire des remue-méninges, obtenir l’appui des autres avant d’adopter une stratégie d’exécution précise.
La collaboration, c’est beaucoup de choses : une discussion calme entre deux personnes, la production d’idées, une vidéoconférence avec des collègues de partout dans le monde. Dans la plupart des bureaux, ces activités se font dans des salles de conférence. Pourtant, les meilleurs espaces collaboratifs ( English ) offrent beaucoup plus que des chaises installées autour d’une table entre quatre murs.
Comme il est indispensable de travailler ensemble et que cette collaboration peut prendre différentes formes, les salles de conférence devraient être à la fois diversifiées et capables d’inspirer les employés à faire de leur mieux. Avoir des espaces de travail flexibles ( English ) dans lesquels les employés se sentent bien et ont la liberté de travailler selon leurs besoins est essentiel pour assurer des niveaux élevés de productivité, de même que pour attirer et retenir les meilleurs talents.
C’est pour cette raison que chaque bureau devrait comprendre plusieurs types d’espaces de réunion, de différentes tailles, avec divers types de services. Les concepteurs doivent donc éviter de créer trop de petites salles pour trois personnes ou de grandes salles pour dix personnes. Un espace de travail optimal ( English ) comprend un bon mélange des deux. Voici comment WeWork crée des salles de conférence qui favorisent la collaboration et la productivité.
Des salles de conférence de différentes tailles pour répondre à des besoins variés
Puisque les équipes effectuent différentes activités dans les salles de conférence — des remue-méninges aux rencontres individuelles —, l’espace idéal pour une réunion ne conviendra pas nécessairement pour les autres. En offrant des salles de différentes tailles avec différents équipements, vous pouvez répondre à tous les besoins.
Par exemple, une grande salle conviendra parfaitement à une réunion à laquelle doivent assister des employés de différents niveaux hiérarchiques et de différents services. La salle de réunion du WeWork EBA Center de Shanghai en Chine peut accueillir plus d’une dizaine de personnes et est équipée de la technologie de vidéoconférence pour que tous les membres de l’équipe puissent y participer, où qu’ils se trouvent.
Dans d’autres cas, cependant, vous pourriez préférer un espace plus intime. Cette salle, dans l’édifice WeWork Blvd. Antonio L. Rodriguez 1888 à Monterrey au Mexique, convient parfaitement pour un petit groupe. Des tabourets colorés et une table haute lui confèrent un style totalement différent d’une salle de conférence habituelle.
Pour les exposés ou les présentations, une salle semblable à une salle de classe pourrait convenir. Pour ce type de réunion, WeWork offre plusieurs salles de ce genre, comme celle-ci dans l’édifice WeWork Reforma 26 à Mexico, au Mexique, qui comprend un projecteur.
Salles de réunion équipées d’outils favorisant la collaboration
Une salle de conférence fonctionnelle devrait inclure différents outils conçus pour faciliter le plus possible la collaboration. Cela peut inclure des outils moins évolués technologiquement, comme des marqueurs et un tableau blanc, ou d’autres, plus évolués, comme un logiciel pour participer à la réunion par vidéoconférence ou un système qui facilite la réservation des salles.
Comme le nombre d’équipes dispersées ( English ) dans de nombreux endroits augmente sans cesse, la possibilité d’utiliser la vidéoconférence pour participer aux réunions devient de plus en plus importante. C’est pour cette raison que les salles de conférence de WeWork incluent des écrans et la technologie de vidéoconférence, comme celle-ci, dans la Salesforce Tower de San Francisco.
For brainstorming sessions, a whiteboard can be sufficient for your team to jot down notes and make connections. Many WeWork conference rooms, such as this one in WeWork 1 Belvedere Dr in Mill Valley, California, come with these mounted on the wall, with markers handy.
Les séances ou les présentations qui visent à générer des idées peuvent se faire dans de petites salles intimes ou dans de grandes salles. Pour pouvoir accueillir un plus grand groupe, une salle avec un tableau blanc à l’avant et une grande table ou plusieurs petites tables placées comme dans une salle de classe, comme dans cette salle de l’édifice WeWork Cervantes de Mexico, au Mexique, conviendra aux plus grands groupes.
Salles de conférence sans table
Toutes les activités ne nécessitent pas nécessairement une table. Dans certains cas, un espace calme où avoir une conversation privée et relaxante conviendra mieux au travail d’équipe, sans oublier que les espaces confortables, comme les aires de repos pour employés, peuvent refléter la culture de l’entreprise ( English ) et montrer à vos employés à quel point ils sont importants pour l’entreprise.
Cette salle de conférence dans l’édifice WeWork Nogizaka à Tokyo, au Japon, contient quelques fauteuils bas, installés face à face, dans un espace revêtu de contreplaqué pâle. Des étagères remplissent aussi l’espace jusqu’au plafond, ce qui donne l’impression de se trouver dans une bibliothèque ou dans un salon accueillant.
Cette salle de conférence, dans l’édifice WeWork Ing. Enrique Butty à Buenos Aires, en Argentine, comprend quant à elle un long canapé recouvert de tissu pelucheux et des fauteuils bas. Une grande œuvre d’art très colorée et un plafond peint éclairent l’espace alors que du verre givré ajoute à l’impression de calme et de relaxation que l’on ressent dans cette pièce.
Cet espace de réunion dans l’édifice WeWork 11 Sanlitun Lu à Beijing, en Chine, contient quelques sofas sur lesquels les membres de l’équipe peuvent s’asseoir pour discuter de façon formelle ou non. Il est séparé des autres pièces non pas par des murs de verre et une porte, mais plutôt par un matériel léger et coloré qui confère une ambiance intime et douillette à cet espace, tout en offrant une certaine confidentialité.
Tout comme les salles de conférence n’ont pas toutes besoin d’une table, certaines salles n’ont pas besoin de murs de verre. Dans l’édifice WeWork Iceberg à Tokyo, au Japon, la salle de conférence est plutôt imbriquée dans des murs de béton, ce qui donne une touche moderne à l’espace et rappelle Tadao Ando, architecte gagnant du prix Pritzker bien connu pour son utilisation du béton.
Comme la collaboration prend différentes formes, les espaces dans lesquels elle s’effectue devraient aussi être diversifiés. Les différentes combinaisons d’espaces pour employés leur donnent la flexibilité de choisir ce qui leur convient le mieux. Il a été démontré que les employés étaient ainsi également plus heureux et plus engagés. Au fur et à mesure que le degré de confort et la productivité augmentent, votre entreprise suit la même voie.
WeWork offre aux entreprises de toutes tailles des solutions en matière d’espace afin de résoudre leurs plus grands défis commerciaux.
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