Comment établir la priorité des tâches quand tout est important

Les tâches que l’on effectue pendant une journée de travail sont souvent hiérarchisées (ou non) en fonction des besoins des autres ou de différentes échéances et urgences. La même chose peut également se produire dans notre vie personnelle, où nous n’accordons qu’un temps limité aux activités réellement importantes, mais consacrons beaucoup d’énergie à être « occupés ». La définition de la priorité des tâches, selon l’intention et les objectifs futurs, change la donne, puisque cela garantit que chaque tâche effectuée apporte de la valeur, en plus d’éviter que la liste de choses à faire ne soit encombrée par des tâches sans importance. 

En appliquant des stratégies de hiérarchisation, vous pouvez modifier radicalement l’allure d’une journée de travail en profitant au maximum du temps passé au bureau et à la maison. Ces stratégies permettent notamment d’évaluer les grandes priorités et d’en établir l’ordre. 

Sept stratégies pour établir l’ordre de priorité de vos tâches au travail   

Établir ses priorités de façon réfléchie exige généralement de créer une liste de tâches prioritaires, d’évaluer chacune des tâches, d’allouer du temps à chacune, puis de les accomplir pour obtenir la plus grande valeur, et ce, le plus rapidement possible. Il faut cependant s’assurer de garder une certaine souplesse dans l’établissement des priorités, puisqu’il est toujours possible que vous deviez interrompre des tâches peu prioritaires pour y intercaler des tâches urgentes. 

1. Dresser une liste de toutes les tâches à effectuer 

Pour établir efficacement des priorités, vous devez d’abord comprendre l’étendue de ce que vous devez faire. En un mot, vous devez tout écrire, même les tâches les plus banales, pour vous assurer d’en tenir compte. Pour être bien certain d’avoir une bonne vue d’ensemble de ce que vous devez faire, il est bon d’inclure tant les tâches personnelles que professionnelles dans la même liste. 

Vous devez tout indiquer au même endroit, tant le fait d’aller chercher vos vêtements chez le nettoyeur que la planification d’une rencontre individuelle avec votre patron. Une fois toutes vos tâches consignées, vous pouvez alors établir l’ordre des priorités en fonction de l’importance, de l’urgence et de la durée de chaque tâche, sans oublier le retour escompté.

2. Identifiez ce qui est important : comprendre vos véritables objectifs 

Bien que cela ressemble à une stratégie immédiate de gestion du temps, il est essentiel d’établir des priorités pour réussir à atteindre des objectifs à long terme. Comprendre votre véritable objectif, qu’il s’agisse d’une promotion, d’un projet à terminer ou d’un changement de carrière, vous aidera à identifier les tâches les plus pertinentes pour réussir à atteindre ce résultat. Il peut aussi être très utile de diviser ces grands objectifs en objectifs plus petits avec des échéances plus précises. Par exemple, vous pourriez décomposer un objectif annuel en tâches mensuelles qui donneront ensuite lieu à des tâches hebdomadaires, à des priorités quotidiennes, etc. 

Pour Alejandro Cerecedo, cadre supérieur chargé des comptes de mode de la société de relations publiques Another Company et membre de WeWork Reforma 26 de Mexico, fixer des objectifs à long terme permet d’aligner les membres de son équipe et de les motiver au début de chaque année. « Nous parlons des objectifs personnels et professionnels de chacun avant de choisir la date où chacun devra avoir été atteint », explique M. Cerecedo.

Cette vision d’ensemble est essentielle pour établir efficacement les priorités, car « le fait d’être occupé » n’est pas toujours une bonne chose, tout comme le fait de remplir sa journée de tâches qui n’auront aucun impact sur un objectif final constitue véritablement une perte de temps. Soyez honnête avec vous-même quant à la valeur durable de chaque tâche et assurez-vous de toujours avoir votre objectif final en tête.  

3. Surligner les tâches urgentes

Votre liste de tâches devrait vous permettre de voir l’ensemble des échéances, ce qui vous aidera à déterminer quelles tâches doivent être accomplies rapidement pour respecter les échéances futures. 

Il est également important de vous fixer des échéances, même si celles-ci ne sont pas officiellement requises, sinon vous continuerez à repousser des tâches importantes simplement parce qu’elles ne sont pas urgentes. (Cette stratégie peut également être utile pour augmenter la productivité et réduire la procrastination.)

4. Établir l’ordre de priorité en fonction de l’importance et de l’urgence 

Dans son livre de 1989, Les sept habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent, l’homme d’affaires et conférencier Stephen Covey suggère de classer les tâches (puis de les hiérarchiser) en fonction de leur importance et de leur urgence.   

• Urgentes et importantes : Ces tâches doivent être effectuées en premier.
• Importantes, mais non urgentes : Réservez du temps dans votre horaire pour pouvoir exécuter ces tâches sans interruption.
• Urgentes, mais non importantes : Déléguez. Déléguez. Déléguez. 
• Ni urgentes ni importantes : Retirez-les de votre liste de tâches.

La méthode MIT (Most Important Tasks) est une autre stratégie qui permet de s’assurer que les tâches importantes sont classées par ordre de priorité, même si elles sont demandées par des personnes insistantes ou que ce sont des demandes « urgentes » et imprévues. Cette méthode consiste à créer une liste distincte ne comprenant que trois tâches qui doivent absolument être effectuées pendant la journée. Ces tâches devraient être choisies davantage en fonction de leur importance que de leur urgence. Pour décider quelles tâches ajouter à cette liste, posez-vous des questions visant un seul objectif, soit de savoir quelles tâches auront le plus d’impact sur le résultat final. Que puis-je faire aujourd’hui pour continuer d’avancer vers cet objectif? 

5. Éviter les priorités concurrentes 

Lorsque les tâches sur lesquelles vous travaillez ne sont pas particulièrement difficiles, il est relativement facile d’en gérer plusieurs en même temps. Toutefois, à mesure que la difficulté augmente, les recherches montrent que les personnes qui occupent des postes en autorité sont plus susceptibles d’accorder la priorité à un seul objectif, alors que celles qui occupent des postes plus bas dans l’échelle continueront à essayer de gérer de multiples priorités. La stratégie qui vise à gérer plusieurs tâches en même temps a été associée à une baisse de rendement, ce qui démontre que, dans un tel cas, les tâches les plus importantes ne seront pas effectuées de façon optimale. 

La tactique qui permet de rester concentré sur une tâche importante à la fois consiste à identifier les distractions probables, y compris les tâches concurrentes ou les demandes ponctuelles, et à les éviter de façon active pendant toute la journée. Si, par exemple, vous devez extraire des données pour un projet en plus de créer des diapositives pour une présentation, vous devrez accorder la priorité à une des deux tâches et éviter le travail, les courriels, les messages ou la préparation associés à l’autre. 

6. Tenir compte de l’effort requis

Lorsqu’on regarde une longue liste de choses à faire, il est facile de se sentir submergé par tout le travail, un sentiment qui a pour effet de réduire la productivité et de favoriser la procrastination. Une stratégie pour y remédier consiste à évaluer les tâches en fonction de l’effort requis pour les effectuer. 

Si la liste de choses à faire devient trop lourde, accordez la priorité aux tâches qui demandent un minimum de temps et d’efforts pour pouvoir passer rapidement aux tâches suivantes. Éliminer rapidement de telles tâches vous donnera un peu de répit, en plus de créer un sentiment d’accomplissement qui vous procurera l’énergie requise pour mener à bien le reste de votre journée. 

7. Réviser constamment la liste et être réaliste

L’une des étapes de la méthode en cinq étapes GTD (Get Things Done) créée par le consultant en productivité David Allen exige une réflexion critique. Selon M. Allen, il est essentiel de revoir fréquemment la liste de tâches et les priorités pour « pouvoir reprendre le contrôle et se centrer ».

Quelques conseils pour une hiérarchisation efficace des priorités

Alors que vous réalisez à quel point il est important de définir correctement les priorités, il est possible que vous ayez l’impression que tout cela est beaucoup plus complexe, donc plus stressant, que la simple création d’une liste de tâches. Nous résumons ici les stratégies clés présentées ci-dessus pour vous aider à établir vos priorités en fonction de vos intentions. 

• Écrivez tout : Assurez-vous de consigner toutes les tâches au même endroit, tant les tâches personnelles que professionnelles.
• Évaluez les objectifs à long terme : Pensez à vos objectifs à long terme et au travail que vous devez faire pour les atteindre. 
• Décomposez les objectifs plus complexes : Pour comprendre comment atteindre vos objectifs à long terme, décomposez-les en objectifs annuels, mensuels et hebdomadaires. 
• Fixez-vous des échéanciers précis : Assurez-vous de voir toutes vos échéances et imposez-vous des dates limites, même quand aucune date officielle n’a été indiquée. 
• Utilisez la méthode de l’urgence plutôt que celle de l’importance : Accordez la priorité aux tâches urgentes et importantes. Fixez-vous une échéance précise pour travailler sur les tâches non urgentes, mais importantes et, surtout, déléguez ou supprimez toutes les autres tâches. 
• Créez une liste quotidienne de tâches MIT : notez trois tâches importantes que vous devriez accomplir pendant la journée. Ces tâches doivent toujours avoir un lien avec vos objectifs futurs, plus ambitieux. TEST
• Évitez les distractions : Évitez intentionnellement les tâches concurrentes, surtout lorsque les tâches deviennent de plus en exigeantes. 
• Tenez compte de l’effort requis : Lorsque votre liste de tâches devient trop longue, établissez des priorités en fonction de l’effort à fournir et accomplissez plus rapidement les tâches les plus simples et les plus faciles.

Répartissez votre temps de façon appropriée et assurez-vous d’être réaliste 

Que vous soyez bon ou non pour établir les priorités, il y a toujours une limite à ce qu’une personne peut faire dans une journée, sans oublier que certaines distractions sont impossibles à éviter. Il est donc important d’être réaliste au moment de se fixer des objectifs et d’établir la priorité des tâches. Sinon, vous vous créerez de faux espoirs et aurez constamment l’impression de prendre du retard.

N’oubliez pas que l’objectif d’établir des priorités consiste à consacrer du temps aux tâches importantes, à celles qui feront une différence à long terme et qui vous feront avancer dans la bonne direction. Vous saurez que vous gérez bien l’établissement des priorités lorsque vous vous sentirez moins réactif, plus concentré et plus centré. L’objectif est de terminer une tâche qui constitue un véritable progrès et d’oublier tout le reste, ce qui vous « tenait occupé ». 

Caitlin Bishop est rédactrice pour l’agence Ideas by We de WeWork à New York. Ancienne journaliste, puis rédactrice en chef du Mamamia à Sydney, en Australie, elle a également contribué à la Gotham Gazette.