Chacun d’entre nous a déjà participé à des réunions inutiles. Mais la dure vérité, c’est qu’une réunion efficace est plus qu’un créneau dans un calendrier. Notre série Rencontres de Héros ( English ) est une invitation à apprendre comment sauver votre journée [de travail] grâce à votre prochaine réunion. Vous n’entendrez plus jamais la phrase « Un email aurait suffit. ».
La collaboration sur le lieu de travail est essentielle pour que les choses avancent. Rencontrer les autres, partager les idées, réfléchir ensemble, améliorer l’engagement et adopter une stratégie d’exécution est primordial pour faire progresser votre entreprise.
La collaboration, c’est aussi bien la discussion tranquille avec une autre personne que la mise en commun d’idées dans une équipe que la vidéoconférence avec des collègues à l’autre bout du monde. Dans les plupart des entreprises, ces différentes activités se déroulent dans une salle de conférence. Pourtant, les meilleurs espaces collaboratifs ( English ) sont tellement plus que quelques chaises autour d’une table enfermées entre quatre murs.
Étant donné que travailler ensemble est essentiel et revêt de nombreuses formes, les salles de conférence doivent être à la fois différentes et capables d’inciter les employés à faire de leur mieux. Avoir des espaces de travail flexibles ( English ) qui offrent aux employés la liberté de travailler en fonction de leurs besoins et de leur niveau de confort est essentiel pour maintenir des niveaux de productivité élevés — sans parler d’attirer et de fidéliser les meilleurs profils.
C’est pourquoi les entreprises devraient disposer de toute une gamme d’espaces de réunion, de tailles différentes et avec des équipements variés. Les designers devraient garder à l’esprit qu’on ne surcharge pas un espace de petites salles pour trois personnes ou de grandes salles prévues pour en accueillir dix. L’espace de travail optimal ( English ) est un savant dosage entre les deux. Voici quelques-unes des techniques de WeWork pour créer des salles de conférence qui encouragent la collaboration et la créativité.
Des salles de conférence de tailles différentes pour des usages différents
Puisque les équipes utilisent les salles de conférence pour toutes sortes d’activité — du brainstorming d’équipe à la conversation en tête-à-tête — , l’espace idéal pour les uns n’est pas forcément celui pour les autres. En proposant des salles de tailles différentes, avec des équipements différents, vous pouvez répondre à tous les besoins.
Certaines réunions regroupent les employés de différents départements et de différents grades. Pour celles-ci, une grande salle est nécessaire. Cette salle de conseil au WeWork EBA Center à Shanghai, en Chine, peut accueillir plus d’une douzaine de personnes et est dotée d’un système de vidéoconférence pour permettre aux membres de l’équipe de participer de l’extérieur.
D’un autre côté, on a parfois besoin d’un espace plus intime. Cette salle au WeWork au 1888 Blvd Antonio L. Rodriguez, à Monterrey, au Mexique, est parfaite pour un petit groupe. Tabourets colorés et tables hautes en font une salle de conférence comme aucune autre.
Pour les réunions sous forme de conférence ou de présentation, une pièce type salle de classe peut être parfaitement adaptée. Pour faciliter ces réunions, WeWork offre plusieurs de ces différents types de salles, comme celle-ci au WeWork du 26 Reforma, à Mexico, au Mexique, qui est équipée d’un projecteur.
Des salles de réunion équipées d’outils collaboratifs
Une salle de conférence fonctionnelle devrait être équipée d’outils qui rend la collaboration aussi simple que possible. Ces outils peuvent être low-tech, comme des marqueurs et un tableau blanc pour schématiser, ou high-tech, comme un logiciel de visioconférence intégré ou un outil simplifiant la réservation de salles.
Avec l’augmentation des équipes dispersées ( English ) sur de nombreux autres sites, la possibilité de visioconférence lors des réunions devient de plus en plus importante. C’est pourquoi de nombreuses salles de conférence WeWork sont équipées d’écrans et de systèmes de visioconférence intégrés disponibles en permanence, comme dans celle de la Salesforce Tower, à San Francisco.
For brainstorming sessions, a whiteboard can be sufficient for your team to jot down notes and make connections. Many WeWork conference rooms, such as this one in WeWork 1 Belvedere Dr in Mill Valley, California, come with these mounted on the wall, with markers handy.
Les sessions de conceptualisation ou les présentations peuvent se tenir aussi bien des petites pièces intimes que dans des grandes salles. Pour accueillir un groupe plus important, une salle face à un tableau blanc et une table longue, ou plusieurs tables disposées façon salle de classe, comme dans cette pièce au WeWork Cervantes à Mexico, au Mexique, répond aux besoins des groupes plus importants.
Des salles de conférence sans tables
Collaborer ne nécessite pas toujours une table. Parfois, le travail d’équipe se déroule dans un espace calme, propice à une discussion privée et détendue. Avantage supplémentaire, les espaces confortables, comme les salons mis à la disposition des salariés, peuvent refléter une culture d’entreprise ( English )qui prend soin de ses salariés.
Cette salle de conférence au WeWork Nogizaka, à Tokyo, au Japon, a quelques sièges bas se faisant face dans un espace habillé de contreplaqué clair. Des bibliothèques allant du sol au plafond créent l’impression d’être accueilli dans une bibliothèque ou un salon.
Un grand canapé luxueux et des sièges bas meublent cette salle de conférence au WeWork Ing Enrique Butty à Buenos Aires, en Argentine. Une grande œuvre d’art colorée et un plafond peint illuminent la pièce tandis que le verre dépoli lui donne une atmosphère relaxante.
Cette salle de conférence au WeWork au 11 Sanlitun Lu, à Pékin, en Chine, est occupée par plusieurs canapés où votre équipe peut s’asseoir pour tenir une discussion formelle… ou non. Elle n’est pas isolée de l’extérieur par des murs en verre et une porte, mais par un matériau léger et coloré qui en fait un espace cozy tout en offrant un certain degré d’intimité.
Comme les salles de conférence n’ont pas toutes besoin de table, elles n’ont pas toutes besoin de murs de verre non plus. Au WeWork Iceberg, à Tokyo, au Japon, cette salle de conférence est bâtie de murs de béton, ce qui lui confère une atmosphère moderniste rappelant les travaux de Tadao Ando, architecte japonais, vainqueur du Prix Pritzker, célèbre pour son utilisation du béton.
Si la collaboration prend aujourd’hui de nombreuses formes, les espaces qui l’accueillent se doivent d’en faire autant. Multiplier les propositions d’espaces offrent à vos employés la souplesse de choisir le plus adapté à leurs tâches du moment. Il a été prouvé que les salariés sont ainsi plus heureux, plus engagés. Et plus leur niveau de confort et leur productivité augmentent, mieux votre entreprise se porte.
WeWork offre aux sociétés de toutes tailles des solutions d’espaces de travail qui leur permettent de faire face aux plus grands défis commerciaux.
Vous repensez votre espace de travail ?
