Le bureau a été conçu pour répondre aux besoins d’un large groupe de parties prenantes : employés, responsables, cadres supérieurs, clients et partenaires externes. Mais lorsque vous essayez de concevoir quelque chose qui soit satisfaisant pour tous, il devient parfois très difficile de satisfaire qui que ce soit.
Ce n’était pas un problème jusqu’à ce que nous nous retrouvions tous confrontés à la question de savoir si nous avions vraiment besoin d’un bureau physique. Alors que la pandémie rendait le travail à domicile une nécessité pour des millions de personnes, la réponse est rapidement devenue évidente : nous pouvions nous débrouiller sans bureau physique, et aucun groupe n’attribuait une valeur suffisante au bureau pour le regretter vraiment.
De nombreuses entreprises ont constaté qu’elles étaient tout aussi productives avec leurs employés travaillant à domicile. Mais derrière cette constatation se trouvait une vérité peu reluisante : le flou de la frontière entre la maison et le travail, associé à la peur de perdre son emploi, ont fait que les employés travaillaient plus. Selon un rapport de KPMG en 2020, 83 % des salariés ont déclaré que les exigences de leur emploi avaient augmenté avec la pandémie.
La productivité du travail pendant la période de la pandémie est une apparence trompeuse. Travailler plus d’heures a un coût : épuisement des employés ( English ) et baisse du maintien du personnel. Ce n’est pas un avantage concurrentiel durable pour une entreprise ; à une époque où la mobilité de la main-d’œuvre est élevée, ceci est le meilleur moyen de courir à la catastrophe.
Privilégier les employés
Si une entreprise pouvait augmenter la productivité de ses employés en respectant la norme pour les employés, cela constituerait un avantage concurrentiel durable et profitable.
Le futur du travail dépend donc de la volonté qu’ont les chefs d’entreprise à mettre l’accent sur la valeur qu’ils apportent à l’employé ( English ). Cela demande un grand changement dans la façon de penser, mais pas d’une manière si inhabituelle que ça. Nombreuses sont les organisations qui réussissent en privilégiant la valeur pour un seul groupe d’intérêt. Il s’agit des entreprises B2C, comme votre magasin de vêtements préféré ou un restaurant. Leur principale partie prenante est le consommateur, et elles élaborent (et ré-élaborent) des stratégies pour répondre aux besoins spécifiques de leurs clients.
Imaginez à quoi ressemblerait le bureau si les employés étaient traités comme des consommateurs, si les dirigeants élaboraient leurs stratégies en terme de milieu de travail ( English ) pour répondre aux besoins de leurs employés et les ajustaient en fonction de l’évolution de leurs préférences.
Les fournisseurs d’espaces flexibles aident déjà les dirigeants à le faire. Ce sont des sociétés immobilières qui louent une variété d’espaces de travail à court terme. Beaucoup d’entre elles proposent des options personnalisables permettant aux locataires de gagner en agilité, par exemple en augmentant ou diminuant leur espace au fil du temps. Cela permet également aux locataires de faire des économies : dans tous les secteurs, les grandes entreprises dépensent deux fois plus en capital que les fournisseurs de services flexibles pour créer des bureaux.
« L’espace de travail flexible est un outil incroyablement puissant pour les employeurs qui cherchent à répondre rapidement aux besoins de leurs employés à un niveau beaucoup plus personnel », explique Ashley Hohmann, chef de projet chez WeWork. « Les réalités du développement traditionnel n’offrent pas la possibilité de s’adapter et d’adopter rapidement de nouvelles stratégies aussi facilement, ou avec des risques aussi faibles. »
Les gens apprécient vraiment d’avoir la liberté de choisir leur environnement de travail. En effet, 75 % des employés renonceraient à au moins un avantage, notamment la couverture médicale, les primes en espèces ou les congés payés, pour bénéficier de la liberté de choisir leur environnement de travail. Si vous dictez à vos employés leur stratégie d’utilisation du bureau, il est beaucoup plus difficile de savoir s’ils aiment réellement l’espace que vous leur avez fourni ou s’ils ne font que se plier au règlement. Cela coupe votre meilleure et votre plus rapide façon d’avoir un retour de satisfaction pour une amélioration.
Plus vous en saurez sur ce que veulent vos employés, plus vous saurez ce qu’il faut fournir et, presque plus important encore, ce qu’il faut supprimer. Une meilleure compréhension permettra de réduire les coûts et d’avoir plus d’impact. Alors, donnez-leur le choix. Il peut s’agir d’options de co-working, de différents types d’espace, ou de flexibilité quant aux lieux et aux horaires de travail. Un fournisseur d’espace flexible comme WeWork aide les entreprises à le faire tous les jours.
Traiter les employés comme des consommateurs
Pour s’adapter à l’approche de l’employé-consommateur, les dirigeants doivent se concentrer sur un petit nombre de paramètres. Ceux-ci doivent être mesurés de manière régulière, sur une base quotidienne et hebdomadaire, et non pas trimestrielle. Dans le cadre d’une stratégie standard en termes de milieu de travail, les dirigeants mesurent souvent de nombreux paramètres de manière approfondie, mais uniquement pendant la durée déterminée d’un projet de stratégie pour le lieu de travail. L’inconvénient de cette approche de mesure standard est que les résultats ne sont évalués que dans un seul contexte : la période au cours de laquelle l’étude a été menée. Cela signifie que les entreprises ne peuvent pas réaliser une étude de « différence dans la différence », qui consiste essentiellement à tirer parti de la disparité entre les emplacements et les groupes pour comprendre comment les changements de contexte influent sur les résultats.
Comparez cela aux fournisseurs d’espaces flexibles, qui mesurent souvent moins de paramètres, comme le taux de fidélisation des clients, le taux de recommandation net ou l’utilisation, mais qui le font en permanence. Ils peuvent ainsi obtenir un flux constant d’informations concernant le marché sur lequel ils peuvent fonder leur stratégie immobilière.
WeWork a réalisé une « enquête sur le retour au bureau » auprès de ses employés, comme l’ont fait la plupart des grandes entreprises, mais avec une particularité : elle était menée toutes les deux semaines et comportait trois questions régulières. La plus importante d’entre elles était « combien de jours pensez-vous utiliser le bureau sur le long terme ? ». Cela a permis à WeWork de voir comment cette réponse changeait au fil du temps, entre les pays, selon les niveaux locaux de COVID-19, et comment la réponse changeait lorsqu’une personne s’était rendue au bureau la semaine précédente. Cette approche cohérente nous a permis d’avoir une compréhension beaucoup plus avancée du nombre d’employés qui retourneront au bureau que celle obtenue par la plupart des entreprises locataires. La mesure continue permet d’agir sur le principe suivant.
Expérimenter pour prendre les bonnes décisions
Devenez un scientifique du milieu de travail : expérimentez ! Si de nombreuses entreprises ont mené un ou même deux projets pilotes en termes de lieu de travail, ceux-ci sont généralement très limités et ne comportent pas de groupe de contrôle. Pour gérer un bureau axé sur la demande, l’expérimentation doit être au cœur de nos activités. Traditionnellement, les entreprises locataires établissaient une nouvelle norme mondiale pour les milieux de travail une fois tous les 10 ans.
Comparez cela au développement et au redéveloppement rapides des produits des fournisseurs flexibles. Les produits WeWork sont développés pour répondre aux demandes du marché, puis sont améliorés en fonction des informations fournies par les entreprises locataires. « Les feedbacks des entreprise créent un partenariat qui nous permet d’améliorer continuellement notre produit et de nous assurer que nous fournissons aux entreprises les solutions qui leur sont nécessaires pour répondre aux besoins changeants de leurs employés », explique Mme Hohmann.
Les entreprises nous disent généralement que la raison pour laquelle elles n’expérimentent, c’est pas est le coût. Elles pensent qu’il est trop élevé. Voici un truisme des startups de technologie : si vous pensez qu’expérimenter coûte cher, vous devriez voir ce qu’il en coûte de ne pas expérimenter. Non seulement les fournisseurs d’espaces flexibles ont démontré qu’il est possible d’expérimenter avec le bureau, mais l’espace flexible lui-même permet d’expérimenter facilement une myriade de variables immobilières (marché, emplacement, taille, configuration, etc.).
Le bureau est le meilleur endroit pour commencer à déceler les liens entre la structure de l’équipe, le style de communication, l’environnement et la créativité. Pour comprendre ces connexions, il faut que les gens se rendent au bureau, travaillent, collaborent et se rencontrent de manière non structurée.
Tout au long de la pandémie de COVID-19, nous avons constaté que les gens sont beaucoup plus résilients face aux changements de l’environnement de travail que nous ne le pensions auparavant. Si vous permettez aux employés de vous dire ce qu’ils veulent, vous pouvez alors expérimenter et découvrir ce qu’ils apprécient vraiment. Un client m’a dit un jour que le lieu de travail était « trop important pour faire l’objet d’expérimentation ». Mais nous devons mener études et expérimentations précisément parce qu’il est si important.
Marshall O’Moore est directeur chez CBRE, et Anjie Zheng est rédactrice en chef chez WeWork.
