L’espace flexible permet maintenant aux agences gouvernementales d’économiser de l’argent

La pandémie a bouleversé le bureau de manière profonde. Elle a également créé des opportunités considérables et des risques de plusieurs milliards de dollars pour le gouvernement fédéral ( English ), le plus grand propriétaire et occupant d’espace de travail aux États-Unis. Pour le gouvernement, l’adoption du travail hybride et d’un portefeuille immobilier flexible plus petit transforme les risques financiers en économies pour les contribuables. Elle fournit également l’occasion de recruter et de fidéliser les employés talentueux dont le gouvernement a besoin.  

Mais les agences gouvernementales disposent-elles de tous les outils nécessaires pour saisir les opportunités créées par le travail à distance ? Je dirais que ce n’est pas le cas pour l’instant, mais ces outils sont mis à leur disposition via un espace de travail flexible. Voici quelques façons dont l’immobilier flexible peut aider le gouvernement à évoluer vers le travail hybride. 

La flexibilité transforme les risques en opportunités et en économies

La pandémie et le passage au travail hybride ont révélé un décalage massif entre le portefeuille d’espaces de bureaux du gouvernement fédéral et ce dont les employés ont besoin pour faire leur travail. L’empreinte immobilière du gouvernement est trop importante, trop coûteuse et ses sites sont trop mal configurés pour convenir au travail collaboratif. Pourtant, les responsables sont dans l’incertitude la plus totale quant aux mesures à prendre. 

De nombreuses entreprises privées ont déjà réalisé qu’il existe un autre choix : un espace de travail flexible et clé en main. Ce type d’espace ne nécessite pas de capital initial, peut être acquis en quelques mois (et non en quelques années), et permet des engagements à court terme, de sorte que vous pouvez payer ce dont vous avez besoin aujourd’hui, et agrandir ou diminuer facilement votre espace pour répondre à l’évolution de vos besoins demain. Payer pour l’espace quand vous en avez besoin—et seulement quand vous en avez besoin—est peut-être l’outil le plus radical pour réduire les coûts et créer les espaces de collaboration dont vos employés ont besoin après une année de travail à domicile. 

Les fournisseurs d’immobilier flexible permettent aux agences de se débarrasser des baux sur le point d’expirer maintenant, d’économiser de l’argent immédiatement, de donner des choix aux employés, d’expérimenter le bureau de demain et de s’accorder du temps pour comprendre leurs besoins sur le long terme. Sans cette solution, compte tenu de la taille du gouvernement fédéral, des centaines de millions de dollars pourraient être gaspillés dans des baux inutiles.  

Un bail sur le point d’expirer avec une réduction de l’espace à long terme ou une relocalisation

Un dilemme récurrent (et coûteux) pour les agents immobiliers fédéraux est d’avoir un bail pour des bureaux arrivant à expiration tout en sachant que l’agence aura besoin de moins d’espace, ou d’autres espaces, à l’avenir. Compte tenu des années nécessaires pour remplacer un bail ou construire un bâtiment appartenant au gouvernement, les agents contractuels se sentent souvent contraints de prolonger leurs baux de plusieurs années, ce qui revient cher. 

Pourtant, la pandémie a rendu les prolongations de ce type encore plus difficiles à justifier car les baux offrent des espaces souvent vides et plus grands que nécessaire. Heureusement, l’investissement que les agences ont réalisé dans la technologie mobile pendant la pandémie signifie qu’elles peuvent passer à des solutions flexibles plus petites et moins coûteuses rapidement et avec un minimum de capital.  

Les agences peuvent alors faire l’expérience de toute la gamme de solutions de travail distribué et à distance que souhaitent leurs employés pendant qu’elles déterminent leurs besoins immobiliers à plus long terme et démarrent les procédures d’achat.  

Recrutement du personnel, rétention et équité

Dans le nouveau modèle de milieu de travail hybride, les employés auront la capacité de travailler dans divers environnements au cours d’une même semaine, et ils pourront également partager leur temps entre différents endroits au cours d’une même journée. Un employé pourra commencer sa journée de travail à domicile, puis se rendre ensuite au bureau ou dans un espace de coworking pour rencontrer ses collègues. En effet, plus de la moitié (53 %) des employés que nous avons interrogés déclarent souhaiter travailler dans un bureau trois jours par semaine au maximum. Trois employés sur quatre ont affirmé qu’ils renonceraient à un avantage en échange du choix de leur lieu de travail une fois que la menace de la COVID-19 se sera dissipée, selon une étude réalisée par WeWork et Workplace Intelligence. Même le bureau de la gestion et du budget de la Maison-Blanche a reconnu que le travail hybride est la formule préférée pour l’avenir aux yeux de beaucoup d’employés. 

Bien que des employés préfèrent travailler à distance, beaucoup n’ont pas le bureau de leurs rêves à domicile ou ne bénéficient pas de façon équitable des politiques de télétravail des agences. Obliger les employés à venir dans un bureau cinq jours par semaine n’est peut-être pas mieux, surtout si les trajets sont longs ou compliqués. 

En ajoutant des fournisseurs d’espaces de travail flexibles, les employeurs donnent à leurs équipes la possibilité de choisir leur lieu de travail et veillent à ce que les avantages d’un télétravail accru soient accessibles à tous les employés éligibles de manière équitable. Travailler à partir de ce que l’on appelle un « troisième espace », comme un site de coworking de proximité, peut augmenter leur productivité et leur engagement.

Un ancien administrateur de la GSA a déclaré qu’il pensait que la flexibilité géographique que fournit WeWork—qui a des établissements dans plus de 120 villes dans le monde—pourrait contribuer aux efforts de recrutement de personnel en offrant un plus grand choix de lieux de travail. 

Un besoin de davantage du bon type d’espace

Après un an et demi de télétravail, le plan d’étage typique d’une agence, composé de bureaux privés et à cloisons, est trop grand et mal adapté au travail collaboratif faire revenir les employés au bureau. La reconfiguration de l’espace existant nécessite de nombreuses années et d’importants investissements en capital, que la plupart des agences n’ont pas ou pourraient dépenser plus judicieusement en personnel ou en technologie. Au lieu de cela, les entreprises se tournent vers des fournisseurs flexibles pour ajouter rapidement des espaces collaboratifs et riches en services inclus à leur portefeuille, que ce soit sur une base mensuelle ou annuelle. Les contrats à long terme ou les investissements massifs en capital ne sont pas nécessaires lorsque vous formez un partenariat avec WeWork.

Les organisations constatent qu’elles ont besoin de beaucoup moins d’espace avec WeWork qu’avec une location ou une propriété traditionnelle. Cela est dû au fait qu’il y a beaucoup d’espaces partagés dans les établissements WeWork. Les exigences en termes d’« espace spécial » comme les salles de réunion, les salles dédiées aux imprimantes ou aux serveurs, les coins cuisine et les zones d’accueil occupent souvent une grande partie des espaces utilisables dans un bail traditionnel.  

Dans un modèle de bureau flexible, ces espaces peuvent être situés en dehors des espaces dédiés d’un membre et réservés en fonction des besoins. Comme ces services inclus sont partagés, les membres ne paient qu’une part proportionnelle de leurs coûts et ont accès à une qualité et une quantité bien supérieures de services inclus. De fait, dans le cadre d’un bail traditionnel, une grande salle de réunion ou un grand espace de collaboration peut tout simplement avoir un coût prohibitif pour un petit bureau.

Un avenir incertain demande de la flexibilité

Les agences ne sauront pas ce que l’avenir réserve à l’immobilier pendant les prochaines années, mais leurs employés veulent des choix en termes de lieu, de temps et de façon de travailler aujourd’hui. Le fait de détenir des baux arrivant à expiration entraîne non seulement le gaspillage de centaines de millions de dollars des contribuables, mais limite également l’accès à des choix de qualité en termes d’espaces de travail et d’endroits qui sont nécessaires pour attirer et conserver des employés talentueux.

Les solutions WeWork pour le gouvernement ( English ) peuvent offrir un accès à des espaces de coworking traditionnels, des bureaux privés, des suites complètes et des bâtiments entiers. Les employés du gouvernement peuvent également choisir de se rendre dans des centaines d’établissements WeWork aux États-Unis et dans plus de 30 pays grâce à des produits tels que WeWork All Access et WeWork On Demand ( English ). 

Chaque option WeWork est livrée avec les éléments indispensables au bureau. L’infrastructure de sécurité ( English ) pour le travail non classifié est déjà en place, tandis que des solutions technologiques personnalisées sont disponibles pour les projets plus sensibles ou classifiés. WeWork a déjà une grande expérience de collaboration avec les gouvernements et peut fournir une bande passante dédiée ( English ), un VLAN câblé privé, voire des armoires informatiques distinctes si nécessaire. 

Des gouvernements du monde entier se sont déjà installés dans des emplacements WeWork ( English ). En Asie, un gouvernement local a loué un étage privé dans un bâtiment afin de créer un espace dédié à l’innovation technologique. En Europe, une agence fédérale a transféré son équipe de développement numérique de 200 personnes chez WeWork lorsqu’elle est devenue trop grande pour ses bureaux existants, plus tôt que prévu. En Amérique du Nord, une agence militaire a choisi WeWork pour installer son équipe de 250 personnes sur un étage sécurisé conçu pour répondre à son cahier des charges. Et à Mexico, une agence intergouvernementale a emménagé dans un emplacement WeWork après qu’un tremblement de terre a endommagé ses bureaux.

Contactez-nous ( English ) pour voir comment WeWork peut vous aider à répondre à vos besoins immobiliers.

Dan Mathews est responsable des ventes fédérales chez WeWork. Il a passé plus de 20 ans à travailler à Washington, D.C., dont plus de deux décennies à Capitol Hill. Il était jusqu’à récemment le commissaire du service des bâtiments publics américains au sein de l’Administration des services généraux.