Comment prioriser son travail lorsque tout est important

Au cours d’une journée de travail, les tâches sont souvent priorisées (ou pas) en fonction des besoins d’autres personnes ou de l’urgence des échéances. Cela arrive également dans nos vies personnelles, où le temps consacré aux activités réellement importantes est limité, et où l’on est constamment « occupé ». La hiérarchisation effective des tâches, en toute conscience et en fonction d’objectifs futurs, peut changer cela en assurant que chaque tâche à laquelle vous vous attelez soit productive et que les tâches sans importance ne viennent pas polluer votre « to-do list ». 

En mettant en œuvre des méthodes depriorisation, vous pouvez modifier radicalement le cours de votre journée de travail pour réellement optimiser le temps passé au travail, mais également votre temps libre. Ces méthodes vous aideront à évaluer et à déterminer vos priorités principales. 

Sept méthodes de priorisation des tâches au travail   

Une priorisation réfléchie implique généralement la création d’un ordre du jour, l’évaluation des tâches à effectuer, et la répartition de votre temps et de votre énergie de manière à créer le plus de valeur possible en peu de temps. L’établissement des priorités doit être flexible, car il faut parfois interrompre des tâches non-prioritaires pour effectuer des tâches urgentes. 

1. Faites une liste regroupant toutes les tâches à effectuer en une seule fois 

Pour établir efficacement des priorités, il faut comprendre toute l’étendue de ce que vous avez à faire : même les tâches les plus banales doivent être écrites et prises en compte. Pour vous donner une image complète, il est bon d’inclure à la fois les tâches personnelles et professionnelles dans une seule liste de tâches. 

Toutes vos tâches, de la récupération de vos affaires au pressing à la prise d’un rendez-vous individuel avec votre patron doivent être listées au même endroit. Une fois que vous avez tout écrit, la priorisation se fait généralement en fonction de l’importance, de l’urgence, de la durée et des conséquences de chaque tâche.

2. Identifier ce qui est important : comprendre vos véritables objectifs 

Bien que cela puisse sembler être une méthode de gestion du temps à court terme, la priorisation est essentielle pour atteindre les objectifs à long terme. Comprendre ce que vous voulez réellement faire, qu’il s’agisse d’une promotion, d’un projet à terminer ou d’un changement de carrière, vous aide à identifier les tâches les plus pertinentes pour atteindre vos objectifs. Il peut être intéressant de diviser ces grands objectifs en objectifs plus petits, avec des échéances claires. Par exemple, un objectif annuel peut être décomposé en « to-do lists  mensuelles, qui donnent ensuite lieu à des tâches hebdomadaires, des priorités quotidiennes, etc. 

Pour Alejandro Cerecedo, cadre supérieur chargé des clients du secteur de la mode au sein de la société de relations publiques Another Company et membre de l’établissement WeWork Reforma 26 à Mexico, fixer des objectifs à long terme est l’outil qui lui permet d’aligner et de motiver son équipe au début de chaque année. « Nous parlons de leurs objectifs personnels et professionnels, et nous fixons un calendrier pour les atteindre », explique M. Cerecedo.

Cette vision d’ensemble est essentielle pour établir efficacement les priorités  : c’est une erreur courante que de penser qu’être occupé équivaut à être efficace. Cependant, remplir sa journée avec des tâches qui n’auront aucun impact sur un objectif final est une perte de temps. Soyez honnête avec vous-même sur la valeur effective de chaque tâche, et ayez toujours l’objectif final à l’esprit.  

3. Surlignez ce qui est urgent

Votre « to-do list » doit vous donner une visibilité totale des échéances afin de vous aider à identifier les tâches à effectuer rapidement et celles à planifier en fonction des échéances futures. 

Il est important de déterminer une échéance, même si elle n’est pas clairement imposée ; dans le cas contraire, vous continuerez à repousser des tâches importantes, uniquement parce qu’elles ne sont pas urgentes. (Cette méthode peut également aider à augmenter votre productivité et à limiter la procrastination.)

4. Priorisez en fonction de l’importance et de l’urgence 

Dans son livre Les 7 habitudes des gens efficaces, qui date de 1989, l’homme d’affaires et conférencier Stephen Covey suggère que les tâches doivent être catégorisées (et donc priorisées) en fonction de leur importance et de leur urgence.   

• Urgentes et importantes : ces tâches sont à effectuer en priorité.
• Importantes mais pas urgentes : bloquez une plage horaire dans votre agenda pour réaliser celles-ci sans interruption.
• Urgentes mais pas importantes : déléguez. Déléguez. Déléguez. 
• Ni urgentes, ni importantes : supprimez ces tâches de votre « to-do list ».

Une autre méthode pour s’assurer que les tâches importantes seront prioritaires, y compris par rapport aux demandes ponctuelles « urgentes » d’intervenants insistants, est la la méthode MIT (Most Important Tasks). Cette méthode consiste à créer une liste distincte des trois tâches qui doivent être menées à bien dans la journée. Ces tâches doivent être choisies davantage pour leur importance que pour leur urgence. Pour les choisir, posez-vous des questions en fonction d’un objectif précis : quelles tâches auront le plus grand impact sur le résultat final ? Que puis-je finir aujourd’hui pour continuer à progresser vers mon objectif ? 

5. Évitez les priorités concurrentes 

Lorsque les tâches sur lesquelles vous travaillez ne sont pas particulièrement difficiles, il est relativement facile de les gérer par deux. Toutefois, à mesure que les difficultés augmentent, les recherches montrent que les personnes qui occupent des postes à responsabilité sont plus susceptibles de donner la priorité à un seul objectif, alors que les personnes qui occupent des postes à faible responsabilité continueront à essayer de gérer des priorités multiples. Cette méthode de doubles tâches a été associée à une baisse des performances, ce qui signifie que les tâches les plus importantes ne sont pas effectuées aussi bien qu’elles le devraient. 

Une méthode pour rester concentré sur une tâche importante à la fois consiste à identifier les distractions possibles, tâches simultanées ou demandes ponctuelles, et à les éviter consciemment tout au long de la journée. Cela signifie que si vous êtes chargé de compiler des données pour un projet en même temps que vous créez des diapositives pour une présentation, vous devez donner la priorité à une tâche et éviter tout travail, e-mail, message ou préparation liés à l’autre. 

6. Tenez compte de l’énergie nécessaire

Lorsqu’on regarde une longue « to-do list », il est facile de se sentir submergé par le travail à accomplir, un sentiment qui réduit la productivité et conduit à la procrastination. Pour y remédier, évaluez les tâches en fonction de l’effort nécessaire à leur réalisation. 

Si votre « to-do list » devient trop pesante, priorisez les tâches qui demandent un minimum de temps et d’efforts, et débarrassez-vous en rapidement. La réalisation de ces tâches vous offrira un peu de répit et un sentiment d’accomplissement qui vous portera tout au long de la journée. 

7. Réévaluez constamment et soyez réaliste

L’une des étapes de la méthodologie en cinq étapes « Get Things Done » (GTD) du consultant en productivité David Allen implique une réflexion critique. Selon M. Allen, il est essentiel de revoir fréquemment votre liste de tâches et vos priorités pour « reprendre le contrôle et recalibrer sa concentration ».

Conseils rapides pour une priorisation efficace des priorités

La réalisation de la nécessité d’un établissement clair de vos priorités peut soudain devenir encore plus compliqué et stressant que la création d’une simple liste de tâches. Les méthodes clés mentionnées ci-dessus sont résumées ci-dessous pour vous aider à fixer vos priorités à dessein. 

• Tout écrire : les tâches personnelles comme professionnelles doivent être regroupées sur un même document.
• Établir les objectifs à long terme : déterminez vos objectifs à long terme et les tâches à accomplir pour y parvenir. 
• Décomposer les objectifs à long terme : pour mieux comprendre comment atteindre vos objectifs à long terme, décomposez-les en objectifs annuels, mensuels et hebdomadaires. 
• Fixer des délais précis : donnez-vous une visibilité complète des échéances et fixez-en vous-même lorsque rien n’a été clairement défini. 
• Employer la méthode « urgent/important » : priorisez les tâches urgentes et importantes ; bloquez une plage horaire spécifique de votre agenda pour les tâches importantes mais pas urgentes ; déléguez ou oubliez toutes les autres tâches. 
• Créez une liste MIT quotidienne : écrivez trois tâches importantes qui doivent être menées à bien dans la journée. Ces tâches doivent toutes êtres en lien avec vos objectifs principaux à long terme. TEST
• Éviter les distractions : rester intentionnellement à l’écart des tâches concurrentes, surtout lorsque la difficulté des tâches augmente. 
• Tenir compte de l’effort à fournir : lorsque votre liste de tâches devient trop longue, priorisez les tâches en fonction de l’effort à fournir et accomplissez rapidement les tâches les plus simples.

Priorisez votre temps et soyez réaliste 

Quelle que soit le soin apporté à la priorisation de vos tâches, une journée n’a toujours que 24 heures et certaines distractions sont impossibles à éviter. Lorsque vous vous fixer des objectifs et que vous priorisez vos tâches, il est important d’être réaliste. Sinon, vous créerez des faux espoirs pour votre entourage et vous aurez constamment l’impression de prendre du retard.

Gardez en tête que le but de la priorisation est de consacrer du temps aux tâches importantes, à celles qui feront une différence à long terme et vous feront avancer dans la bonne direction. Lorsque la priorisation est bien gérée, vous vous sentirez moins bousculé, plus concentré et plus efficace. L’objectif est d’achever un travail qui représente un véritable progrès, et de laisser tout le reste, toutes ces « occupations moindres », derrière vous. 

Caitlin Bishop est rédactrice pour Ideas by We de WeWork, à New York. Auparavant, elle a été journaliste et rédactrice en chef chez Mamamia à Sydney, en Australie, et a travaillé comme correspondante pour  Gotham Gazette.