La distanciation sociale pendant la pandémie de coronavirus a mis fin à tous les grands rassemblements en personne, ce qui a entraîné non seulement une perturbation de la vie sociale telle que nous la connaissons, mais aussi l’annulation d’un grand nombre de conférences mondiales parmi les plus importantes. Le festival de technologie et de musique SXSW, par exemple, a été annulé pour la première fois en 33 ans d’existence, tout comme les conférences annuelles des développeurs de Google et de Facebook.
Mais de nombreuses entreprises se tournent vers les conférences virtuelles comme moyen de rassembler leurs communautés malgré la crise actuelle. La conférence Build de Microsoft, par exemple, se tiendra en mai sous la forme d’une série de sessions virtuelles en ligne. La Game Developers Conference (GDC), l’une des premières conférences à avoir été annulée en février, a diffusé avec succès un programme d’une semaine présentant diverses conférences sur la plateforme de streaming vidéo en direct Twitch.
Bien que l’organisation d’une conférence virtuelle pendant la distanciation sociale présente des défis logistiques, cela est possible. Et pour certaines entreprises, cela peut même représenter une réelle opportunité. Les secteurs d’activités ont besoin de soutien et de connexion, et la mise en place d’un forum de discussion et de développement peut permettre d’établir des relations qui dureront bien au-delà de cette crise.
Si vous envisagez d’organiser une conférence virtuelle pour votre entreprise, voici huit choses que vous devez savoir pour que cela fonctionne.
Huit stratégies pour organiser une conférence virtuelle
Votre secteur d’activité et le format de votre événement dicteront naturellement les meilleures pratiques pour organiser votre conférence virtuelle. Mais voici quelques considérations et stratégies générales à garder à l’esprit.
1. Choisissez un thème logique
Sans le pilier d’un lieu physique sur lequel s’appuyer, il peut être particulièrement difficile d’inscrire les sessions d’une conférence virtuelle dans un contexte significatif. Avec un programme de sessions vaguement liées les unes aux autres, les participants auront le sentiment de ne pas avoir de direction précise ou d’être dépassés. Pour qu’une conférence virtuelle ait un impact réel, regroupez toutes vos sessions, cours et ateliers sous un thème précis et global. Dirigez les sessions avec une idée forte – même si ce n’est qu’un seul mot – et laissez ce sujet orienter chaque aspect de l’ordre du jour de la conférence.
2. Intégrez la vidéo en direct
L’un des moyens les plus effic>vidéo en direct. Dans la mesure du possible, encouragez les intervenants et les présentateurs à se faire connaître avant ou après les présentations préenregistrées. Le streaming de contenu en direct apporte un élément humain indispensable à des sessions qui pourraient autrement sembler impersonnelles, et rappelle aux participants que bien que la conférence est virtuelle, il y a toujours de vraies personnes qui travaillent en coulisses.
3. Stimulez les interactions
Créez des occasions d’interagir avec les participants par le biais de sessions questions-réponses en direct et d’outils tels que des sondages, des activités ou même des quiz. N’oubliez pas que vous essayez d’attirer l’attention en permanence, et qu’en invitant les spectateurs à participer plutôt qu’à rester passifs, vous renforcerez leur engagement tout en créant du contenu supplémentaire.
Essayez d’inviter les participants à soumettre des suggestions ou des questions avant les sessions, puis traitez-les à la fin de la session. Les personnes qui posent des questions ont beaucoup plus de chances de rester présentes pour entendre les réponses.
4. Organisez des répétitions
Étant donné la quantité élevée de points d’échec possibles, il est presque certain que vous rencontrerez quelques problèmes techniques lors de l’organisation d’une conférence virtuelle. Dans la mesure du possible, demandez à vos intervenants de parcourir les présentations à l’avance. Ne supposez pas que vos invités sont des experts en technologie. Testez vos équipements et vos vitesses de connexion, et identifiez des solutions et des plans de secours en cas de problème.
5. Choisissez la simplicité
Ce n’est pas parce que vous ne pouvez pas organiser une conférence en personne que vous devez recréer méticuleusement l’intégralité de l’événement de façon virtuelle. Réfléchissez aux aspects que vous pouvez ramener à l’essentiel.
Certaines sessions, par exemple, pourraient fonctionner comme de simples flux vidéo Facebook Live. Une présentation pourrait-elle être repensée comme une story Instagram, ou même comme un thread Twitter ? Plus il est facile pour vos participants de suivre le contenu, plus vous avez de chances de les atteindre et de retenir leur attention.
6. Encouragez le networking
La distanciation sociale rend la vie sociale fatalement plus difficile, mais cela ne veut pas dire qu’une conférence virtuelle ne peut pas offrir les mêmes possibilités de networking qu’un événement physique. Les plateformes de réunion et de webinaire telles que Zoom sont dotées de fonctions de chat complètes qui permettent de discuter pendant les sessions, ainsi que d’entamer des conversations individuelles avec d’autres participants par la suite. Apprenez à tirer parti de ces outils, et vous constaterez que les conférences virtuelles peuvent être tout aussi efficaces que les événements physiques pour rassembler les gens.
7. Utilisez les réseaux sociaux comme un salon virtuel
Lors d’une conférence virtuelle, c’est sur les réseaux sociaux comme Twitter, Facebook et Instagram que des conversations entre les participants ont le plus de chances d’avoir lieu. Prenez les devants et créez une atmosphère de partage en créant un hashtag. Demandez à vos intervenants et présentateurs d’inciter les participants à l’utiliser.
8. Tenez compte de l’environnement
Contactez vos intervenants à l’avance pour discuter de l’endroit d’où ils pourraient diffuser ou filmer leurs sessions. Si nécessaire, fournissez-leur le matériel nécessaire pour produire un flux d’aspect professionnel en accord avec le reste de l’ordre du jour de la conférence.
Il est peu probable que les présentateurs disposent d’un studio professionnel dans leur appartement, mais avec un microphone USB décent, une caméra externe et une simple toile de fond, ils peuvent diriger une session intéressante et dynamique.
Plateformes de conférence virtuelle
En fonction de la complexité et du format de votre conférence, il existe une multitude d’outils et de logiciels de conférence virtuelle qui pourront vous aider à organiser et à gérer un événement réussi.
Pour les programmes plus ambitieux, vous pouvez envisager une plateforme de webinaire complète comme ON24 ou vConference, qui fournissent toutes deux une suite d’outils puissants conçus pour suivre l’implication du public. Evia est une solution complète de coordination d’événements virtuels pour organiser des conférences en ligne et peut prendre en charge les flux en direct, la vidéo à la demande et les ressources de session telles que des documents supplémentaires pour les participants.
Les plateformes de vidéoconférence comme Zoom sont idéales pour les sessions plus petites ou plus directes, tandis que les options gratuites comme YouTube et Facebook Live peuvent atteindre votre public cible d’un simple clic.
Les avantages d’une conférence virtuelle pendant la période de distanciation sociale
En tant qu’organisateur, la perspective d’organiser une conférence virtuelle – surtout à la dernière minute – peut paraître compliquée au premier abord. Mais même si les gens ne peuvent pas y assister physiquement, il y a toujours de nombreux avantages à déplacer votre événement en ligne plutôt que de l’annuler.
Cela permet de nouer de nouvelles relations
Une conférence virtuelle permet non seulement d’établir et de renforcer les relations entre les présentateurs, les intervenants et les participants, mais aussi de créer des partenariats solides entre vous et les personnes qui contribuent à l’organisation et au déroulement de la conférence. Du personnel de production et de soutien aux équipes de marketing, les liens que vous créerez serviront à votre entreprise de nombreuses autres manières plus tard.
Cela crée une communauté pour votre secteur d’activité
Pour de nombreux participants, en particulier ceux qui travaillent à distance ou en tant qu’indépendants, votre conférence pourrait être un événement social important, en plus de son aspect purement professionnel. Une conférence virtuelle peut toujours fournir cette dimension communautaire vitale pour votre secteur en rassemblant des personnes à un moment où beaucoup se sentent socialement isolées, coupées de leurs pairs et ont peut-être besoin d’un peu d’inspiration.
Cela permet de créer une bibliothèque de contenu vidéo en ligne
La plupart des plateformes de conférence virtuelle vous donneront la possibilité de mettre toutes vos sessions à la disposition des participants sur simple demande après la conférence. Non seulement vous disposez ainsi d’un large choix de contenus vidéo à envoyer à ceux qui n’ont pas pu assister à la conférence en direct, mais vous disposez également d’une ressource importante que vous pourrez utiliser dans vos communications futures.
Que vous remplaciez une conférence en personne par une conférence en ligne ou que vous commenciez une conférence virtuelle à partir de zéro, les outils disponibles pour rassembler des professionnels de votre secteur vous permettent plus facilement que jamais de créer un événement sans accroc pour vos participants et présentateurs.
La distanciation sociale nous a peut-être enfermés chez nous pour le moment, mais en nous adaptant à cette nouvelle norme, nous pouvons nous efforcer de rester connectés et productifs en ces temps difficiles.
Steve Hogarty est un écrivain et journaliste basé à Londres. Il est responsable de la section voyage du journal City AM et rédacteur adjoint de City AM Magazine, où son travail porte sur la technologie, le voyage et les spectacles.
