Le travail à distance, que l’on soit chez soi, dans un café, un espace de coworking ou un bureau satellite, est de plus en plus populaire. En effet, nous recherchons tous plus de flexibilité et d’équilibre dans le cadre professionnel. Concrètement, les données du recensement américain indiquent que plus de 8 millions de personnes travaillaient à domicile en 2017, et les tendances actuelles concernant le lieu de travail suggèrent que ce nombre va continuer d’augmenter.
L’intégration du travail à distance dans votre culture d’entreprise présente de nombreux avantages. Lorsque votre vivier de profils n’est pas limité géographiquement, vous êtes plus à même de recruter les meilleurs candidats. Cela permet également d’augmenter la diversité sur le lieu de travail, en intégrant à vos équipes des personnes venant de milieux sociaux ou géographiques variés. Offrir de la flexibilité à vos employés peut également réduire l’empreinte carbone de votre entreprise et aider vos salariés à réduire leurs frais de déplacement. Des études montrent que lorsque les employés ont la possibilité de travailler à distance, ils éprouvent un plus grand sentiment d’équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie privée, ce qui peut stimuler la productivité ( English ) et le bien-être général. En définitive, cela contribue à réaliser des économies à long terme pour l’entreprise.
Mais la gestion d’une équipe à distance comporte bien des défis. Sans contact direct, il peut être plus difficile d’établir des relations personnelles et de créer un climat de confiance avec les employés. Avec des employés à distance, les responsables ont moins de visibilité sur les tâches quotidiennes de leurs équipes et peuvent avoir à expérimenter différentes techniques de communication pour aider l’équipe à fonctionner au maximum de son potentiel.
Avec tant de personnes à la recherche de postes aux conditions flexibles, les managers doivent apprendre à s’adapter à ce nouveau format. Avec les bons outils et les bons conseils, les responsables peuvent s’assurer que leurs employés travaillant à distance sont soutenus, productifs et engagés.
Comment travailler efficacement avec les employés à distance ?
1. Choisissez les bons outils de communication
D’innombrables outils de communication sont à votre disposition, et il est essentiel de tirer parti de cette technologie pour travailler avec les employés à distance. Mettez en place avec votre équipe les outils qui vous aideront à communiquer efficacement et à donner à vos salariés à distance le sentiment de faire partie de l’équipe.
Mais tous les outils ne remplissent pas la même fonction. Vous ne devriez pas avoir une conversation sur les performances, par exemple, via un outil de chat : la conversation peut être émotionnelle et nécessite un échange plus personnel. Au lieu de cela, un examen des performances devrait être effectué par le biais d’un outil vidéo au cas où vous et votre employé distant ne pourriez pas vous rencontrer en personne.
Des outils comme Slack et Gchat sont parfaits pour une communication rapide et une conversation informelle, et les outils de réunion virtuelle comme Zoom ou Google Hangouts sont plus efficaces lorsqu’ils sont utilisés pour des réunions d’équipe, afin que vos salariés à distance aient l’impression d’être dans la pièce. La plupart des logiciels de réunion virtuelle vous permettent de partager votre écran, de sorte que chaque membre de votre équipe puisse visionner les mêmes supports, quel que soit l’endroit du monde où il travaille.
2. Explicitez les attentes et les deadlines
Un employé ne peut pas vous donner entière satisfaction si vous n’êtes pas clair sur vos attentes. Cela peut être particulièrement difficile lorsque votre équipe est à distance, car vous avez moins d’informations sur ce que vos employés font tout au long de la journée. Il est utile de fixer des délais précis pour les projets, car dire qu’une chose doit être faite "rapidement" est subjectif : cela signifie-t-il dans l’heure ? Dans la journée ?
Définissez vos attentes vis-à-vis de vos employés à distance concernant les temps de réponse, les heures de travail et le rythme de communication. Ces attentes s’aligneront sur celles que vous avez fixées pour vos salariés sur site afin de garantir qu’il n’y ait pas de « double standard ».
3. Organisez régulièrement des réunions individuelles
Des réunions individuelles régulières vous permettent de vous connecter avec vos employés, de faire le point sur les projets et de développer une relation. Contrairement aux subordonnés directs qui travaillent dans le même espace que vous, il n’y a pas de possibilité de rendez-vous impromptu dans les bureaux. C’est pourquoi il est essentiel d’inscrire ces réunions au calendrier de manière régulière pour rester au fait des progressions de vos salariés sur leurs différents dossiers. Le fait d’avoir une cadence de réunion régulière contribue également à instaurer la confiance et à créer un espace de soutien. Veillez à tenir des vidéoconférences individuelles chaque fois que cela est possible.
4. Prenez le temps de vous rencontrer
Si vous en avez l’occasion, une réunion en face à face peut remonter le moral et aider vos salariés à distance à se connecter à la culture de l’entreprise et à l’équipe. Si vous êtes dans la même région, il peut être utile de prévoir une réunion hebdomadaire ou bihebdomadaire en personne. Si vos employés à distance sont répartis dans le monde entier, une conférence annuelle réunissant les salariés à distance ou l’ensemble de l’équipe peut contribuer à renforcer les liens entre les membres de l’équipe.
Profitez pleinement du temps que vous avez avec vos employés à distance. Parlez du travail, bien sûr, mais utilisez aussi ce temps pour établir des relations personnelles. Sortir déjeuner ou faire quelque chose d’amusant en dehors du bureau peut aider à briser la glace.
5. Soyez attentifs aux horaires des employés dans les différents fuseaux horaires
Vous ne voudriez pas que votre supérieur fixe une réunion hebdomadaire à 21 heures. Faites attention aux fuseaux horaires dans lesquels se trouvent vos employés à distance et respectez les horaires de travail lorsque vous fixez des réunions, envoyez des messages ou autre. Si vous opérez dans des fuseaux horaires où les heures de travail ne se chevauchent jamais, alternez les personnes qui devront participer aux réunions en dehors de leurs heures de travail habituelles. Une semaine, vous restez en ligne plus tard ; la semaine suivante, ils se connectent plus tôt.
Même si vous envoyez un message et que vous ne vous attendez pas à ce qu’ils répondent avant le lendemain matin, ils peuvent se sentir obligés d’être en ligne et disponibles même si ce n’est pas votre intention. Le fait d’être explicite sur les heures de travail et les temps de réponse prévus peut contribuer à atténuer ce problème.
6. Veillez à ce que les employés à distance se sentent intégrés
L’un des défis les plus délicats que doivent relever les responsables d’équipes à distance est de s’assurer que leurs employés à distance se sentent inclus dans les réunions, en particulier lorsqu’une partie de l’équipe est sur site. « Il est important de s’assurer que les gens établissent un contact visuel avec la personne à l’écran et de positionner tous les participants de manière à ce qu’ils aient le sentiment d’être assis à la table », explique Lakshmi Rengarajan, directrice de la connexion sur le lieu de travail chez WeWork. Il peut être facile de programmer une réunion de dernière minute pour régler un problème, planifier un projet ou réfléchir à une idée, mais les travailleurs à distance sont souvent exclus de ces réunions impromptues parce qu’ils n’y sont pas invités, qu’il n’y a pas d’option vidéo sur l’invitation ou que la réunion se déroule en dehors de leurs heures de travail.
Pour relever ce défi, faites de votre mieux pour rendre toutes les réunions conviviales pour les travailleurs à distance. Cela signifie qu’il faut prévoir une option d’appel pour chaque invitation à une réunion et faire de son mieux pour planifier à l’avance. Si vous devez organiser une réunion de dernière minute, assurez-vous de prendre des notes détaillées et de faire un suivi avec vos employés à distance par la suite pour leur transmettre l’information et répondre à leurs éventuelles questions.
7. Établissez une confiance professionnelle et organisez la flexibilité
Lorsque vous travaillez avec des employés à distance, vous n’aurez pas autant de contrôle sur leur travail quotidien, il est donc important d’établir une confiance professionnelle. Faire un effort pour voir vos employés en personne de temps en temps peut vous aider à établir cette confiance et des réunions individuelles vous permettront de comprendre la charge de travail de votre équipe.
Il est également important d’être flexible. De nombreux travailleurs à distance recherchent ce type de postes afin de conserver une certaine flexibilité en termes de lieu et d’horaires. Cela ne signifie pas qu’ils doivent travailler à partir de leur téléphone lorsqu’ils assistent à un concert, mais que vous devez aider vos employés à déterminer les heures de travail qui leur conviennent et leur faire confiance pour qu’ils travaillent effectivement sur ces plages horaires.
8. Élaborez un processus d’intégration
Commencer un nouvel emploi peut être effrayant pour tout le monde, mais c’est particulièrement vrai lorsque vous n’êtes pas physiquement dans le même espace que vos collègues, ou sur le même horaire de travail. Le processus d’intégration donne le ton de ce qui va suivre et, s’il est bien fait, peut donner à vos employés à distance un sentiment d’enthousiasme et de motivation. Si possible, prévoyez un temps de présence en personne pendant le processus d’intégration, car cela permettra d’instaurer la confiance et sera plus simple sur le plan logistique. Si ce n’est pas possible, assurez-vous de disposer de documents de formation solides et d’un processus d’intégration standard. Si vos horaires le permettent, vous pouvez vous synchroniser avec votre nouvel employé à la fin de chaque journée et répondre à ses questions au cours des premières semaines.
9. Trouvez des moyens de collaborer
Il est facile de confier à vos travailleurs à distance des tâches qui peuvent être effectuées de manière isolée, mais encourager les projets collaboratifs est un excellent moyen de renforcer le moral de l’équipe et de garder vos employés à distance inspirés. Il existe des moyens simples de faire du brainstorming et de résoudre des problèmes en équipe distribuée, comme utiliser un Google Doc pour les idées en cours ou organiser un brainstorming Slack.
10. Utiliser un suivi de projet
Gérer des projets par e-mail est souvent synonyme, pour vous comme pour vos employés, de boite mail qui explose et de vision d’ensemble floue. Au contraire, un outil de gestion de projet, comme Asana, Airtable ou Trello, vous aide, vous et votre équipe, à vous coordonner à chaque étape, aussi bien en terme d’attentes, de dates de livraison que d’attributions des tâches. La plupart des outils vous permettent de commenter les tâches, de les réaffecter, de fixer des délais et de joindre des documents ou du contenu. De nombreux détails peuvent passer entre les mailles du filet lorsque vous coordonnez un projet par e-mails. Le passage à un outil de suivi de projet peut donc éliminer le désordre et la confusion inhérents à ce type de gestion tout en permettant à vos employés à distance de visualiser clairement l’état d’avancement des projets.
11. Fixez des objectifs
En plus de définir les attentes et les mode de fonctionnement, vous devez fixer des objectifs à vos employés à distance. Il est facile pour tout employé, qu’il soit à distance ou non, de se démotiver et de faire le strict minimum s’il n’a pas d’objectifs à long terme à atteindre. Pour qu’ils restent engagés, productifs et se sentent intégrés, assurez-vous qu’ils savent comment mesurer le succès de leurs missions et qu’ils comprennent comment leurs objectifs impactent ceux de l’équipe.
12. Communiquez les objectifs généraux de l’entreprise et de l’équipe
Les travailleurs à distance, comme tous les travailleurs d’ailleurs, devraient avoir des objectifs personnels qu’ils s’efforcent d’atteindre, mais le fait d’être ouvert et clair sur les objectifs de l’entreprise ou de l’équipe peut aider vos employés à comprendre comment leurs objectifs personnels participent à la réalisation d’objectifs plus importants. Pour les travailleurs à distance, cela est particulièrement important car cela leur rappelle qu’ils sont un élément précieux de l’équipe et qu’ils ne sont pas oubliés. En tant que chef d’équipe, vous avez peut-être entendu les objectifs de l’entreprise à grande échelle si souvent que vous pourriez les réciter à l’envers, mais cette information ne parvient pas toujours aux employés à distance.
13. Instituez un système de jumelage
Si une partie de votre équipe est éloignée mais que d’autres sont au bureau, le jumelage de vos employés à distance avec un employé au bureau peut garantir que vos employés éloignés se sentent soutenus et connectés à l’entreprise et qu’aucune information ne passe entre les mailles du filet. Bien entendu, cet employé de bureau ne doit pas vous remplacer, vous, le responsable du travailleur à distance, et vous devez être conscient du travail supplémentaire que les employés de bureau assument. Mais dans l’ensemble, cette stratégie permet de constituer des équipes plus productives en prévenant les défaillances en matière de communication.
14. Créez des moments de pause entre collègues
Avoir des conversations informelles sur des sujets autres que le travail peut créer de l’intimité et établir des relations au sein de votre équipe. Bien sûr, avec les travailleurs à distance, il n’y a pas de pauses entre collègues ou de repas d’équipe pour réunir tout le monde. Si plusieurs de vos employés à distance travaillent dans le même bureau satellite, vous pouvez installer une webcam entre votre bureau et le leur pour donner l’impression que vous travaillez ensemble. Cela peut sembler bizarre au début, mais après une semaine ou deux, vos employés s’adapteront et cela semblera naturel. Assurez-vous simplement que la diffusion sur le web va dans les deux sens ; de cette façon, cela ne donnera pas l’impression que vous les espionnez.
Si une diffusion sur le web n’est pas possible dans votre situation, ou si la plupart de vos employés travaillent à domicile, trouvez des moyens d’encourager le bavardage en dehors du travail. Par exemple, demandez à chacun de se présenter avant chaque réunion pour dire comment il se sent ou pour partager quelque chose sur son week-end. Ou, comme le recommande Mme Rengarajan, "Vous pouvez contacter un collègue à distance et lui dire : "Discutons simplement en vidéo pendant le déjeuner ensemble" ».
15. Célébrez les réussites
Les employés à distance peuvent souvent avoir l’impression que leur travail n’est pas vu, reconnu ou loué, alors assurez-vous d’exprimer clairement votre satisfaction lorsqu’ils font un bon travail. Communiquez-le à toute l’équipe par e-mail ou lors d’une réunion pour leur montrer que leur travail est significatif et a un impact sur les objectifs de l’équipe. Des commentaires positifs les encourageront à continuer de faire de leur mieux.
16. Embauchez les bonnes personnes
Tous les travailleurs ne sont pas faits pour le travail à distance, et c’est normal. Les travailleurs à distance doivent être plus indépendants, prendre des initiatives et disposer d’un environnement qui leur permette d’être productifs. Lorsque vous embauchez un employé qui travaillera à distance, veillez à lui poser des questions qui montrent qu’il peut travailler de manière autonome. Demandez-lui où il travaillera, s’il a un endroit calme où il peut téléphoner, s’il a accès à un Wifi de qualité… Vous ne pourrez pas vous asseoir à leurs côtés pour une formation sur site afin de leur enseigner les compétences dont ils auront besoin, alors assurez-vous qu’ils soient sûrs de posséder les compétences requises pour réussir au sein de votre équipe.
Jenna Wilson est associée principale au sein de l’équipe des médias sociaux de WeWork et rédactrice pour Ideas by We. Elle écrit sur l’impact, le développement durable et les employés de WeWork dans le monde entier.
