La pandémie du coronavirus a bouleversé le quotidien dans les grandes villes du monde entier. Même si les entreprises commencent à rouvrir leurs portes et que les employés retournent au bureau, le lieu de travail connaîtra des changements majeurs.
La Chine continentale, qui a connu un pic de contagion en janvier et février, a commencé à rouvrir lentement le pays au mois de mars. Le monde a beaucoup à apprendre des nouvelles approches adoptées par les entreprises là-bas pour assurer la sécurité des personnes.
Un paysage social différent
Il a fallu près de deux mois après le signalement des premières infections liées au coronavirus pour que la vie en Chine continentale retrouve un semblant de normalité et que les employés retournent sur leur lieu de travail.
Mais la vie quotidienne est loin de ce qu’elle était avant l’apparition du virus. De nombreuses écoles sont encore fermées, tout comme les garderies. Il est plus difficile d’engager des aides à domicile. Trouver des structures d’accueil adéquates pour les enfants ( English ) a été une lutte majeure pour ceux qui retournent au travail.
Les transports publics constituent un autre défi redoutable. Les trains et les bus bondés font craindre une nouvelle transmission potentielle du virus dans leurs espaces fermés. Pour les éviter, de nombreuses personnes prennent leur voiture ou les taxis, avec pour conséquence une nette intensification de la circulation dans de nombreuses villes chinoises.
La Chine a rapidement et efficacement pris les mesures nécessaires pour utiliser la technologie permettant de tracer les personnes potentiellement infectées. Chaque ville dispose d’un système lié au téléphone du citoyen via la plateforme sociale WeChat, qui vérifie où se trouve le téléphone et indique via un code couleur si cette personne a été exposée à une personne infectée. Les travailleurs sont souvent tenus d’afficher l’application avant d’entrer dans un bureau pour confirmer qu’ils ne sont pas censés être en quarantaine.
Changements au travail
Les employés qui retournent au travail après la crise du COVID-19 peuvent s’attendre à devoir prendre de nouvelles habitudes et se conformer à de nouvelles normes.
Pour réduire l’exposition et le risque de transmission, de nombreux bureaux continuent de tenir des réunions virtuelles ( English ), même lorsqu’ils se trouvent dans le même espace de travail, plutôt que de se réunir dans de vraies salles de réunion. En outre, les travailleurs apportent généralement leur déjeuner ou se le font livrer sur leur lieu de travail, plutôt que d’aller au restaurant.
Les exploitants d’immeubles et les occupants de bureaux cherchant à assurer la santé et la sécurité de leurs employés ont mis en place de nouvelles procédures ainsi que des contrôles de sécurité et des directives de comportements inédits. Par exemple :
- Contrôle de la température au début de chaque journée de travail
- Horaire d’arrivée défini pour réduire l’encombrement des ascenseurs
- Deux personnes maximum par ascenseur
- Répartir les employés en deux équipes, A et B. Chaque équipe sera présente alternativement dans les locaux afin de limiter la densité dans le bureau.
Le gouvernement a prévu de nouvelles normes de densité pour les bâtiments, selon Tong Yang, responsable des ventes de WeWork en Chine. Les entreprises chinoises ont mis en place une plus grande distance entre les postes de travail et ont instauré des flux de circulation à sens unique dans les couloirs afin de réduire les contacts entre les employés.
Le nettoyage et la désinfection des bureaux sont renforcés, et les employés sont priés d’apporter leurs propres tasses. Les entreprises cherchent à optimiser la filtration de l’air en introduisant plus de flux d’air dans l’espace et en régulant les plages d’humidité pour réduire la durée de vie du virus. Certains lieux de travail installent des lampes UV qui neutralisent les virus. La Chine a également été proactive en matière de surveillance de la qualité de l’air intérieur ainsi que de l’élimination des particules. Selon Raefer Wallis, fondateur et directeur général de RESET, ces mesures sont directement liées au ralentissement du taux d’infection et comptent parmi les meilleurs moyens de rassurer les employés qui reviennent sur le lieu de travail.
En prévision de ces changements et de bien d’autres encore, WeWork a préparé un plan pour le retour au travail.
L’avantage des bureaux modulables
Maintenir les espaces de travail propres et les employés en bonne santé est aujourd’hui la première préoccupation de la plupart des chefs d’entreprise. L’idée du coworking ( English ) va probablement évoluer vers quelque chose comme le « flow working », qui consiste à réserver un bureau spécifique pour la journée tout en ayant la possibilité de choisir l’établissement où vous vous rendez.
La tendance que nous avons observée ces dernières années, à savoir que les entreprises se tournent vers une stratégie de bureaux « en étoile » et renoncent aux sièges sociaux centralisés, va maintenant s’accélérer, et beaucoup d’entre elles mettent actuellement en place des constellations de bureaux plus petits à travers les villes afin que leurs employés n’aient pas à se déplacer loin de leur domicile. Cela réduit le risque d’infection dans les transports publics et répartit le risque de fermeture des bureaux au cas où quelqu’un tomberait malade.
L’empreinte totale des bureaux de la plupart des entreprises ne changera probablement pas beaucoup, mais leur siège principal pourrait être d’environ 10 % de sa taille habituelle du fait que les employés utiliseront différents établissements dans une même ville. Ceci dit, certaines entreprises envisagent d’adopter une approche plus extrême : une banque internationale a récemment déclaré qu’elle réduisait ses établissements fixes de 70 à 80 % et qu’elle utiliserait dorénavant des bureaux plus modulables, selon Sean Lynch de The Instant Group.
Tous ces changements interviennent alors que les entreprises reconnaissaient déjà la valeur des espaces de bureaux modulables. Avec davantage d’équipes dispersées ( English ) , davantage de personnel à distance et un plus grand nombre d’employés qui souhaitent rester près de chez eux pour réduire les temps de trajet ( English ), un espace de travail physique flexible apporte le sentiment de communauté et les contacts humains si importants pour la satisfaction et la réussite à long terme des employés.
La construction est maintenant suspendue dans la plupart des régions du monde, ce qui retarde l’ouverture de nouveaux établissements. Cela a également un impact négatif sur les entreprises qui avaient prévu d’emménager dans leurs propres bureaux. WeWork offre des espaces prêt à l’emploi : c’est une des raisons pour lesquelles WeWork Chine a vu une forte augmentation de la demande des grandes entreprises au premier trimestre 2020.
Établir la confiance sur le nouveau lieu de travail
Lorsque la pandémie du coronavirus a obligé la plupart des Chinois à se protéger en restant chez eux, le travail à domicile est devenu la norme. Aujourd’hui, les employés (à l’exception des personnes à haut risque) sont vivement encouragés à revenir dans les bureaux où ils peuvent profiter d’un espace de travail dédié, d’un changement de décor et d’un contact humain. Les entreprises doivent commencer dès aujourd’hui à réfléchir à leur organisation pour être prêtes le jour de la réouverture de leurs bureaux, et également à la manière dont elles vont se préparer pour la prochaine crise.
Les exploitants de bâtiments et les occupants de bureaux qui prospéreront dans ce monde post-COVID-19 sont ceux qui pourront prouver à travers leurs communications (idéalement à l’aide de données) qu’ils disposent d’espaces de travail sains et contrôlent leur environnement.
La semaine dernière, nous avons organisé un webinaire qui offrait encore plus d’enseignements provenant du retour au travail de la Chine. Je l’ai personnellement animé aux côtés de Sean Lynch, directeur exécutif de l’APAC chez The Instant Group, de Raefer Wallis, fondateur et directeur général de RESET, et de Tong Yang, directeur des ventes pour la grande Chine chez WeWork. Regardez la vidéo à la demande pour en savoir plus, et restez connectés pour bénéficier d’autres contenus de WeWork sur la manière de gérer la transmission du virus sur le lieu de travail ainsi que sur les mesures prises par les grandes entreprises pour y faire face.
Alex Shoer est directeur de la stratégie chez WeWork. Précédemment responsable de la stratégie d’entreprise pour l’APAC chez WeWork et cofondateur de Seeder Energy, M. Shoer a travaillé pendant plus de huit ans en Chine.
