Cet article est une version légèrement remaniée d’un document créé par Hamilton Place Strategies en partenariat avec Replica. Lisez l’article complet ici.
La pandémie de COVID-19 nous a obligés à réfléchir à notre façon de travailler et à ce que nous apprécions dans les espaces de travail. Avant la pandémie, seuls 3,4 % des américains travaillaient à domicile. Mais au plus fort de l’arrêt de l’activité, un rapport Upwork, réalisé en partenariat avec le MIT, a révélé que près de la moitié du personnel américain travaillait à distance. Aujourd’hui, la question dans tous les secteurs est de savoir si un changement permanent de la façon dont les entreprises, les travailleurs et les clients envisagent le milieu de travail aura lieu.
Le bureau continuera d’être important pour un grand nombre d’entreprises et de travailleurs, et les avantages tels que la formation, le mentorat et la collaboration dans un espace de travail, restent toujours aussi essentiels. Alors qu’un vaccin viable ne sera probablement pas disponible avant plusieurs mois, comment pouvons-nous concevoir les atouts d’un environnement de bureau tout en préservant la sécurité ( English ) et la santé des employés ? L’une des leçons les plus importantes que nous retenons est que les entreprises et leurs employés> souhaitent de la flexibilité, et que l’espace de travail devra s’adapter.
Devrions-nous retourner sur le lieu de travail ?
Des directeurs généraux et des chefs d’entreprise de Sundar Pichai de Google à Julie Sweet d’Accenture ont parlé de l’importance du bureau : l’interaction en personne est importante pour l’innovation, les relations, la culture, et bien plus encore. En effet, un rapport McKinsey d’avril 2020 a révélé que les équipes colocalisées ont plus de facilité à établir un climat de confiance et à prendre des décisions rapidement. Cela s’expliquerait par le fait que les gens préfèrent communiquer des informations complexes en face à face, selon un rapport de la Brookings Institution.
Les employés veulent retourner au bureau. Dans un sondage CivicScience réalisé en mai 2020 dans la région métropolitaine de New York, le nombre de personnes interrogées déclarant qu’elles préféreraient (hormis pour des raisons de sécurité) travailler au bureau au moins une partie du temps était plus de deux fois supérieur à celui des personnes déclarant vouloir continuer à travailler à distance.
La majorité (76 %) des personnes interrogées ont déclaré qu’elles estimaient qu’un environnement de bureau était « très important » ou « assez important » pour la collaboration et l’innovation. Environ un tiers d’entre elles ont déclaré penser que le travail à distance prolongé aurait à long terme des conséquences néfastes sur l’innovation et la créativité des américains.
La formation et l’encadrement d’un environnement de bureau peuvent être particulièrement importants pour ceux qui commencent leur carrière. Selon une enquête de Smartsheet, un grand pourcentage de de la génération Y et Z déclarent se sentir moins proches de leurs collègues ou avoir des difficultés à communiquer dû au travail à distance. Faire en sorte que chacun prenne part aux discussions peut être difficile en vidéoconférence, et la « lassitude vis-à-vis de Zoom ( English ) » est réelle.
Un environnement flexible pour revenir au bureau en toute sécurité
Alors que les employeurs commencent à planifier le retour au bureau de dizaines, de centaines ou de milliers d’employés, il est important de tenir compte de trois aspects : l’espace, la géographie et le temps.
L’espace
Les employés devront se sentir en sécurité lorsqu’ils seront au bureau. Cela signifie créer de l’espace pour que les employés puissent se répartir ( English ) et garantir de bonnes conditions d’hygiène et de propreté.
Cela implique une dé-densification des espace de travail permettant la « distanciation professionnelle » conforme aux directives des Centres de contrôle et prévention des maladies (CDC) et des autorités locales. Il s’agit notamment de déterminer la superficie appropriée par employé et d’ajuster les postes de travail, de manière à garantir une distance de sécurité entre chaque employé.
Réduire la capacité d’accueil des espaces de travail nécessitera également la réinvention des espaces communs ( English ) et de la manière dont les gens interagissent et se déplacent dans le bureau. La solution peut être une meilleure ventilation, des salles de réunion plus grandes, un nouveau protocole concernant la cuisine ( English ), des allées à sens unique, et une réduction de la capacité d’accueil des ascenseurs. Il sera essentiel de renforcer les protocoles de nettoyage et de faire en sorte que des produits de désinfection et de désinfectant pour les mains soient disponibles en permanence.
La géographie
70 % des personnes qui ont répondu au sondage CivicScience réalisé dans la région métropolitaine de New York ont déclaré préférer un espace de travail accessible à pied depuis chez eux. Plus de la moitié (55 %) d’entre elles ont indiqué qu’elles se sentiraient « assez » ou « très » mal à l’aise à l’idée de se rendre au bureau en transports publics avant qu’un vaccin contre le COVID-19 ne soit disponible.
Pour réduire les déplacements des employés, la présence géographique des entreprises doit être répartie, avec des bureaux disséminés dans les villes pour se trouver plus près de leur domicile. Certains appellent cela le modèle de réseau en étoile : où les entreprises et les organisations disposent d’un bureau central avec des bureaux en rayons dispersés dans les quartiers où vivent les employés à travers la ville.
Heure
À court terme, les employeurs devront probablement mettre en œuvre des approches échelonnées ou progressives de retour au travail pour respecter les recommandations de distanciation professionnelle, avec des groupes d’employés moins nombreux se rendant au bureau à différents moments. À long terme, le travail au bureau et le travail à domicile ne seront plus des choix binaires, certaines entreprises offrant aux employés la possibilité de faire les deux.
Avec des bureaux dé-densifiés et une présence géographique dispersée, les employeurs devront déterminer la « masse critique » d’employés nécessaires pour chaque bureau afin de profiter des avantages de la collaboration et des interactions en personne. Une fois que des horaires échelonnés ou progressifs sont mis en place, les employés peuvent entrer dans le bureau prêts à relever les défis qui nécessitent une collaboration accrue.
Les employeurs savent déjà qu’il est important de proposer aux employés des horaires flexibles. Dans l’étude « Pulse of the American Workforce » réalisée en juin 2019 par Prudential, les personnes interrogées ont été invitées à s’exprimer sur les facteurs, outre la rémunération, qui inciteraient les employés à rester chez leur employeur actuel : 48 % d’entre elles ont répondu qu’elles souhaitaient des horaires de travail flexible.
Comment des espaces de travail flexibles peuvent nous faire retourner au travail
Des espaces de travail flexibles sont particulièrement adaptés pour aider les employés à revenir rapidement et en toute sécurité au travail. Mais tous les employeurs ne disposent pas des ressources adéquates, permettant de mettre rapidement en place un modèle d’espace de travail flexible qui s’étend à travers toute la ville. Des entreprises comme WeWork, IWG et Industrious ont pour vocation de fournir cette flexibilité aux employeurs et ont déjà réfléchi aux questions d’espace, de géographie et de temps pour leurs clients.
Avec WeWork et la ville de New York comme modèle, vous trouverez ci-dessous comment des espaces de travail flexibles peuvent favoriser une transition sûre vers un retour dans les bureaux.
L’espace
En tant que plus grand locataire d’espaces de travail de Manhattan, WeWork offre aux entreprises la possibilité d’étendre leurs activités afin de s’adapter aux pratiques de distanciation appropriées. Rien qu’à Manhattan, WeWork occupe près de 836 000 mètres carrés dans plus de 60 établissements.
Dans tous ses espaces, WeWork a renforcé les normes de nettoyage et d’hygiène ( English ) afin de s’aligner sur les directives fournies par le CDC et les organisations sanitaires locales pour assurer la sécurité des employés.
Non seulement les employés ont l’assurance que leur espace de travail ne présente aucun danger, mais les employeurs peuvent aussi économiser de l’argent. Selon le rapport de 2019 sur l’impact mondial ( English ) de WeWork, une entreprise de quatre personnes peut économiser en moyenne 24 000 dollars par an en louant un espace de travail chez WeWork, par rapport à de l’immobilier commercial traditionnel.
Ces économies de coûts deviennent d’autant plus importantes que les entreprises de toutes tailles font face à des conditions économiques incertaines. Avec le temps et l’assouplissement des restrictions de distanciation, les entreprises peuvent agrandir leur espace de travail selon leurs besoins pour permettre à un plus grand nombre d’employés de revenir au bureau en même temps.
La géographie
Grâce au réseau existant d’espaces de travail flexibles à travers la ville de New York, WeWork et les autres prestataires de ce type peuvent permettre aux entreprises de fournir à leurs employés des lieux de rencontre et de travail accessibles à pied ou à vélo.
Selon une analyse originale de Replica, un outil de planification urbaine qui aide les villes à répondre aux questions clés en matière de transport, environ un tiers des employés de bureau basés à New York, soit environ 303 000 personnes, pourraient se trouver à 15 minutes de marche de leur bureau WeWork le plus proche. Plus de 58 % des employés de bureau de la ville, soit environ 565 500 personnes, vivent à moins de 15 minutes à vélo d’un établissement WeWork.
En examinant les quartiers individuellement, l’analyse de Replica a démontré que l’impact est le plus fortement ressenti à Manhattan, où 379 865 personnes, représentant 96 % des employés de bureau locaux, vivent à moins de 15 minutes à pied ou à vélo d’un établissement WeWork. La moitié des employés de bureau de Brooklyn et un quart de ceux du Queens vivent à moins de 15 minutes à vélo ou à pied d’un établissement WeWork.
Pour les employés de bureau des cinq arrondissements, la distance moyenne est de près de sept miles (11,2km). De même, les employés de bureau se trouvant à moins de 15 minutes de marche de l’établissement WeWork le plus proche pourraient réduire leurs déplacements à 1,6 km (1 mille). Cela signifierait une réduction de 85 % des kilomètres parcourus par ces travailleurs.
Une présence géographique étendue peut également offrir d’importants avantages externes. L’analyse de Replica a montré que si les employés devaient faire 15 minutes de marche ou de vélo pour se rendre dans leur WeWork le plus proche, plutôt que de se rendre sur leur lieu de travail habituel, New York connaîtrait environ 45 000 déplacements en voiture et plus de 140 500 km parcourus de moins par jour.
Une réduction de 225 000 miles parcourus par les véhicules par jour équivaut approximativement à une réduction des émissions de CO2 de 448 tonnes, ou à la plantation de près de 7 500 arbres urbains chaque semaine, selon l’Agence de protection de l’environnement.
En outre, une approche de réseau en étoile peut avoir des avantages secondaires pour d’autres secteurs, en aidant les entreprises du quartier à se redresser en permettant aux employés de travailler, de faire des achats et de manger plus près de chez eux.
Le temps
Les espaces de travail flexibles comme ceux de WeWork sont également déjà configurés pour s’adapter aux différentes manières dont les travailleurs utilisent un bureau. Certains veulent être au bureau de 8 heures à 18 heures pour séparer distinctement vie professionnelle et vie privée, d’autres préfèrent utiliser un bureau parce qu’il offre une connexion internet plus fiable ou plus rapide, ou pour utiliser des imprimantes de haute qualité.
Chaque établissement WeWork dispose d’un ensemble unique de services inclus, notamment des outils technologiques indispensables comme un réseau Ethernet câblé et l’accès au Wi-Fi, des imprimantes multifonctions et des tableaux interactifs, ainsi que des avantages communautaires tels que des événements de réseautage.
C’est pourquoi 80 % des membres de WeWork font état d’une productivité accrue depuis leur adhésion, et 54 % attribuent à WeWork l’accélération de la croissance de leur entreprise. À long terme, ces espaces peuvent constituer un moyen rentable pour les employeurs d’adapter ou de réduire leurs effectifs en fonction des besoins. Les employés conservent les avantages de la collaboration, de la productivité et du renforcement de relations qui découlent du travail dans un bureau.
La pandémie de COVID-19 a bouleversé notre façon de travailler, mais nous avons l’occasion de remodeler l’avenir du milieu de travail ( English ) – et cet avenir est flexible. Il est impératif de réfléchir à des solutions pour chaque secteur et segment de population, y compris les employés de bureau. Grâce à la flexibilité que WeWork et d’autres entreprises similaires peuvent offrir, New York et les villes du pays peuvent reprendre le travail en toute sécurité de manière bénéfique pour les employés, l’économie et l’environnement.
Hamilton Place Strategies (HPS) est un cabinet de conseil en affaires publiques d’analyse qui possède des bureaux à Washington, D.C., New York et en Californie. HPS se base sur une analyse de fond pour comprendre des sujets complexes, et utilise des outils créatifs de relations publiques pour expliquer les problèmes à des publics cibles et sensibiliser les parties prenantes essentielles.
Les données de l’analyse Replica sont une estimation des mouvements et des mesures associées, dérivées de données de géolocalisation mobile anonymes et d’autres sources tierces. La méthodologie technique inclut un nombre de mesures préventives visant à garantir qu’une personne ne peut pas être réidentifiée.
CivicScience a réalisé un sondage entre le 27 mai 2020 et le 1er juin 2020 auprès d’adultes âgés de 18 ans et plus et a pondéré ces données en fonction des chiffres du recensement américain de la zone urbaine de New York pour le sexe et l’âge.
