הריחוק החברתי שנכפה על כולם בעקבות מגפת הקורונה ביטל כל אפשרות למפגשים פיזיים רבי-משתתפים, שיבש את חיי החברה שהכרנו בעבר והביא לביטולם של רבים מהכנסים הגדולים בעולם. כך למשל בוטל פסטיבל הטכנולוגיה והמוזיקה SXSW לראשונה ב-33 שנות קיומו, וכך בוטלו גם שני הכנסים השנתיים של Google ו-Facebook למפתחים.
למרות זאת, וכדי לשמור על הקהילות שלהן גם בזמן משבר, חברות רבות מתחילות לקיים כנסים וירטואליים. חברת Microsoft למשל, תקיים את כנס Build כסדרה של מפגשים וירטואליים במהלך חודש מאי. כנס מפתחי המשחקים (GDC), אחד הכנסים הראשונים שבוטלו עוד בחודש פברואר, שידר במשך שבוע ובהצלחה רבה את ההרצאות באמצעות Twitch – פלטפורמה לסטרימינג של וידאו בשידור חי.
גם אם אירוח של כנסים וירטואליים בתקופה של ריחוק חברתי הוא פעילות מאתגרת, לא צריך להירתע מכך. ולעסקים מסוימים, אירוח כנסים וירטואליים בתקופה זו הוא פתח להזדמנויות חדשות. תעשיות שלמות מחפשות תמיכה ודרך לשמור על קשר, והאפשרות לקיים פורום לדיון וצמיחה עשויה לסייע בבניית קשרים שיישמרו הרבה מעבר למשבר הנוכחי.
אז אם אתם מעוניינים לארגן לחברה שלכם כנס וירטואלי מוצלח, ריכזנו עבורכם שמונה אסטרטגיות שחשוב להכיר לפני שתצאו לדרך.
שמונה אסטרטגיות לאירוח כנס וירטואלי
כמובן שהתעשייה שבה אתם פועלים והפורמט של האירוע יכתיבו את ההיערכות לאירוח הכנס הווירטואלי שלכם. יחד עם זאת, קיימים כמה שיקולים ואסטרטגיות כלליים שחשוב לתת עליהם את הדעת.
1. בחירת נושא שיידבר אל הקהל
בהעדר העוגן שמעניק המיקום הפיזי, חשוב מאוד למצוא הקשר משמעותי לקיום מפגשים בכנס וירטואלי. סדר היום של הכנס חייב להיות ברור ומהודק בתכניו, כדי שהמשתתפים לא ירגישו שהם מבולבלים או אבודים בתכנית הכנס. כדי שכנס וירטואלי ייתן ערך משמעותי למשתתפים בו, חשוב שכל המפגשים, הקורסים והסדנאות יהיו קשורים ישירות לנושא אחד ברור ומוגדר היטב. מומלץ להוביל את נושא הכנס עם רעיון חזק – אפילו אם הוא מגולם רק במילה אחת – וכמו מגדלור, לכוון לפיו את כל ההיבטים שקשורים לבניית תוכנית הכנס.
2. שילוב וידאו בשידור חי
אחת הדרכים הטובות ביותר לעודד מעורבות של משתתפים בכנס היא לקיים מפגשים הכוללים וידאו בשידור חי. תמיד כדאי לבקש מהדוברים ומהמציגים להעביר גם מסר בווידאו בשידור חי, לפני או אחרי הרצאות שמוקלטות מראש. סטרימינג של תוכן בשידור חי נותן תחושה חשובה של נוכחות אנושית במפגשים, ומזכיר למשתתפים שלמרות שהכנס וירטואלי, אנשים אמיתיים נמצאים ופועלים מאחורי הקלעים.
3. יצירת ערוצי תקשורת ישירים
חשוב ליצור ערוצים שדרכם ניתן לתקשר בזמן אמת עם המשתתפים, למשל מפגשים שכוללים שאלות ותשובות, סקרים, פעילויות ואפילו חידונים. זכרו שבכל רגע נתון אתם מתחרים על תשומת הלב של המשתתפים. לכן, במקום להשאיר אותם בעמדה של צופים פסיביים, מומלץ לעודד אותם לקחת חלק פעיל. כך גם תגבירו את המעורבות שלהם ותיצרו תוכן נוסף.
נסו לאפשר למשתתפים לשלוח מראש הצעות או שאלות למפגשים השונים בכנס, וודאו שהן מקבלות מענה בסוף כל מפגש. באופן כזה, אתם מגבירים את הסיכוי שאנשים ששאלו שאלות יישארו עד סוף המפגש כדי לקבל תשובות.
4. בדיקה מקדימה שהכול פועל כמו שצריך
יש לא מעט אתגרים בארגון כנס וירטואלי, וקיים סיכון סביר שתיתקלו בבעיות טכניות כאלה ואחרות במהלכו. לכן, עד כמה שניתן, בדקו מראש עם כל דובר וכל מצגת שהכול עובד כמו שצריך. אל תניחו שהדוברים שולטים היטב בטכנולוגיה. חשוב לבדוק את הציוד ואת מהירויות החיבור, למצוא מראש פתרונות לבעיות שעלולות לצוץ ולבנות תוכניות גיבוי למקרה שמשהו ישתבש בזמן אמת.
5. שמרו על פשטות
העובדה שכרגע לא ניתן לקיים כנסים עם השתתפות פיזית לא אומרת שצריך להמציא מחדש את הגלגל בעולם הווירטואלי. מצאו דרכים לפשט את ההיבטים הבסיסיים של האירוע.
למשל, אפשר להעביר חלק מהמפגשים בסטרימינג בשידור חי באמצעות Facebook Live. ולמה לא לחשוב על העברת מצגת כסטורי ב-Instagram או כשרשור ב-Twitter? ככל שיהיה קל יותר למשתתפים להתחבר לתוכן של הכנס, כך יגבר הסיכוי שתעניינו אותם ותמשכו את תשומת לבם לאורך זמן.
6. עידוד נטוורקינג
ברור שקשה יותר להיות חברותיים בתקופה שבה אנחנו מחויבים לריחוק חברתי, אבל כנס וירטואלי בהחלט יכול להציע הזדמנויות לנטוורקינג בדיוק כמו כנס רגיל. פלטפורמות לקיום וובינרים ופגישות אונליין, כמו Zoom, כוללות תכונות מתקדמות לניהול צ'אטים, שמאפשרות לקיים דיון במהלך המפגשים וכן שיחות אישיות עם המשתתפים מאוחר יותר. שימוש נכון בכלים אלה יהפוך כנס וירטואלי למקום שבו אנשים נפגשים ויוצרים קשרים ביעילות, כמו בכנס רגיל.
7. שימוש במדיה חברתית כמקום מפגש וירטואלי
בזמן כנס וירטואלי, סביר מאוד שרוב התקשורת בין המשתתפים תתנהל ברשתות חברתיות כמו Twitter, Facebook ו-Instagram. כדי לעודד אווירה של שיתוף ברשתות החברתיות, כדאי ליצור לכנס הַאשְׁטָג ולבקש מהדוברים והמציגים להנחות את המשתתפים להשתמש בו.
8. הציעו עזרה לדוברים בארגון השידור
צרו קשר מראש עם הדוברים ובדקו מהיכן הם מתכוונים לשדר או לצלם את המפגשים בהנחייתם. בשעת הצורך, ספקו להם ציוד שיאפשר להם סטרימינג במראה מקצועי שיתאם לשאר תכני הכנס.
רוב הסיכויים שלמציגים אין בבית ציוד מקצועי לצורך השידור או הצילום. אבל בעזרת ציוד כמו מיקרופון USB, מצלמה חיצונית ורקע פשוט, הם יוכלו להעביר מפגש מרתק ומלהיב.
פלטפורמות לכנסים וירטואליים
קיימים הרבה מאוד כלים ותוכנות לקיום כנסים וירטואליים שמסייעים לארגן ולנהל אירוע מוצלח תוך התחשבות במורכבות האירוע ובפורמט שלו.
לכנסים גדולים עם סדר יום עמוס כדאי לשקול שימוש בפלטפורמות שנותנות פתרון כולל להעברת וובינרים, כדוגמתON24 או vConference. שתי הפלטפורמות מציעות חבילת כלים חזקים שמאפשרים לעקוב אחר מעורבות המשתתפים. חברת Evia לתיאום אירועים וירטואליים, מספקת פתרון כולל ומקיף לאירוח כנסים אונליין, ויכולה לתמוך בסטרימינג של וידאו בשידור חי, בווידאו לפי דרישה ובמשאבים נוספים כמו חלוקה של חומרי הכנס למשתתפים.
למפגשים בהיקף קטן או למפגשים ישירים, פלטפורמות לכנסים בווידאו כדוגמת Zoom הן פתרון מצוין, ויש גם אופציות חינמיות כמו YouTube ו-Facebook שדרכן ניתן להגיע לקהל היעד בלחיצת אחת.
היתרונות שבאירוח כנס וירטואלי בתקופה של ריחוק חברתי
המחשבה לקיים כנס וירטואלי – בפרט אם מארגנים אותו ברגע האחרון – עלולה להרתיע מארחים תחילה. אבל אפילו אם אנשים לא יגיעו פיזית לכנס, עדיף ליהנות מהיתרונות שיש לכנס וירטואלי מאשר לבטל את הכנס לגמרי.
יצירת קשרים חדשים
בנוסף לביסוס ולחיזוק קשרים עם המציגים, הדוברים והמשתתפים, כנסים וירטואליים גם בונים שותפויות חזקות ביניכם לבין כל מי שסייע בארגון ובניהול הכנס. החל מצוותי ההפקה והשירות וכלה בצוותי השיווק – הקשרים שתיצרו ישמשו את העסק שלכם בטווח הרחוק באינספור דרכים.
יצירת קהילה לתעשייה שלכם
בנוסף לאופי המקצועי המובהק של הכנס, הוא יכול גם לשמש כאירוע חברתי חשוב למשתתפים רבים, במיוחד לאלה שעובדים מרחוק או כפרילנסרים. כנס וירטואלי יכול לתת מענה להיבט קהילתי חיוני בתעשייה שבה אתם פועלים, כי נוצר בו מקום שמאפשר לאנשים להיפגש יחד בתקופה שבה רבים חשים מבודדים חברתית, מנותקים מהמגזר שלהם ואולי גם זקוקים למעט השראה.
יצירת ספרייה של תכני וידאו אונליין
רוב הפלטפורמות לכנסים וירטואליים מאפשרות להקליט את כל המפגשים כך שיהיו זמינים למשתתפים, לפי דרישה, גם לאחר שהכנס הסתיים. כך תיצרו מבחר מגוון של תוכן וידאו מוקלט שאפשר לשלוח לאנשים שלא השתתפו בכנס, והתוכן גם יוכל לשמש כמשאב מעולה לתקשורת עתידית.
לכן, בין אם בחרתם לקיים אונליין כנס שתוכנן במקור כאירוע פיזי, או אם אתם מתכננים כנס וירטואלי מלכתחילה, בעזרת הכלים שעומדים לרשותכם תוכלו לארגן למשתתפים ולמציגים שלכם כנס מקצועי ומוצלח בקלות רבה יותר מתמיד.
הריחוק החברתי אמנם מאלץ אותנו להישאר בבתים בינתיים, אבל כחלק מההסתגלות למציאות החדשה אנחנו יכולים להמשיך להיות מחוברים ופרודוקטיביים גם בימים מאתגרים אלה.
סטיב הוגרטי הוא סופר ועיתונאי הפועל מלונדון. הוא עורך התיירות בעיתון City AM וסגן העורך של מגזין City AM, שבו הוא מתמקד בנושאי טכנולוגיה, תיירות ובידור.
