במהלך יום העבודה, לעתים קרובות המשימות מתועדפות (או לא) לפי צרכים של אחרים או דחיפות מועדי המסירה. אותו הדבר קורה לפעמים גם בחיים האישיים שלנו, כאשר הזמן שמוקדש לפעילויות חשובות באמת מוגבל, ויותר אנרגיה מתבזבזת על כך שאנו עסוקים בהיותנו "עסוקים". תעדוף משימות בצורה יעילה — מתוך כוונה ובהתאם ליעדים עתידיים — יכול לשנות נטייה זו, ולהבטיח שכל משימה שעמה תתמודדו תניב ערך ותמנע הצטברות של משימות לא חשובות ברשימת המטלות שלכם.
על ידי יישום אסטרטגיות תעדוף, תוכלו לשנות באופן דרסטי את מהלך יום העבודה כדי להפיק את המרב מהזמן שלכם במשרד — ובבית. אסטרטגיות אלה יעזרו לכם להעריך ולקבוע את סדרי העדיפויות העיקריים שלכם.
שבע אסטרטגיות לתעדוף משימות בעבודה
בדרך כלל, תעדוף מתוך שיקול דעת כרוך ביצירת סדר יום, הערכת משימות והקצאת זמן ועבודה כדי להפיק את המרב בפרק זמן קצר. התעדוף צריך להיות גמיש, כיוון שייתכן שיהיה צורך להפסיק ביצוע של משימות בעדיפות נמוכה כדי לטפל במשימות דחופות.
1. צרו רשימה של כל המשימות
תעדוף יעיל נובע מהבנת מלוא היקף המשימות שעליכם לבצע — לכן, יש לכתוב ולקחת בחשבון גם את המשימות השגרתיות ביותר. כדי לתת לעצמכם תמונה מלאה, כדאי לכלול הן משימות שקשורות לעבודה והן משימות אישיות ברשימת משימות אחת.
יש לרשום את כל הפעולות, מאיסוף בגדים מניקוי יבש ועד לקביעת פגישה בארבע עיניים עם הבוס, במקום אחד. לאחר שהכול נרשם, התעדוף מתרחש בדרך כלל לפי החשיבות, הדחיפות, משך הזמן והתגמול של כל משימה.
2. זיהוי של מה שחשוב באמת: הבנת היעדים האמתיים שלכם
למרות ששיטה זו עשויה להיראות כמו אסטרטגיה לניהול זמן לטווח קצר, תעדוף הוא המפתח להשגת יעדים לטווח ארוך. הבנת המטרה האמתית שלשמה אתם עובדים — בין אם מדובר בקידום, סיום פרויקט או שינוי בקריירה — עוזרת לזהות את המשימות הרלוונטיות ביותר לתוצאות עתידיות אלה. מומלץ לפצל מטרות גדולות למטרות קטנות יותר עם זמני סיום מוגדרים. לדוגמה, ניתן לפצל יעד שנתי לרשימות של מטלות חודשיות, אשר בתורן יתפצלו למשימות שבועיות, סדרי עדיפויות יומיים וכדומה.
עבור אלחנדרו סרסדו, מנהל בכיר האחראי על לקוחות מענף האופנה בחברת יחסי הציבור Another Company וחבר ב-WeWork Reforma 26 במקסיקו סיטי, קביעת יעדים לטווח ארוך היא שיטה שמאפשרת לו לארגן ולדרבן את הצוות שלו בתחילת כל שנה. "אנחנו מדברים על המטרות האישיות והמקצועיות שלהם, ומגדירים לוח זמנים כדי להשיג אותן," אומר סרסדו.
צורת חשיבה זו, שרואה את התמונה הגדולה, היא חיונית לתעדוף יעיל: התפיסה שעשייה הולכת יד ביד עם יעילות היא שגיאה נפוצה. עם זאת, העמסת היום שלכם במשימות, שאין להן כל השפעה על מטרה סופית כלשהי, היא בזבוז זמן . עליכם להיות כנים עם עצמכם לגבי הערך המעשי של כל משימה, ולחשוב תמיד על המטרה הסופית.
3. הדגישו את מה שדחוף
רשימת המטלות אמורה לספק נראות מלאה של המועדים הסופיים, ולעזור לזהות אילו משימות חובה להשלים במהירות ואילו משימות יש לתכנן על פי המועדים הסופיים העתידיים.
חשוב לקבוע מועדים סופיים, גם כאשר הם לא נדרשים באופן רשמי; אחרת, תמשיכו לדחות את ביצוען של משימות חשובות רק מכיוון שהן אינן דחופות. (אסטרטגיה זו יכולה גם להועיל בהגברת הפרודוקטיביות ובהפחתת הסחבת.)
4. תעדפו לפי חשיבות ודחיפות
בספרו משנת 1989, The 7 Habits of Highly Effective People/שבעת ההרגלים של אנשים יעילים במיוחד, איש העסקים והנואם סטיבן קובי מציין שיש לסווג (ולאחר מכן לתעדף) משימות על פי חשיבות ודחיפות.
- דחוף וחשוב: יש לבצע משימות אלה תחילה
- חשוב אך לא דחוף: פנו זמן ביומן שלכם כדי לעשות זאת, ללא הפרעה
- דחוף אך לא חשוב: האצילו. האצילו. האצילו.
- לא דחוף ולא חשוב: הסירו מרשימת המטלות
אסטרטגיה נוספת להבטחת תעדוף של משימות חשובות היא שיטת המשימות החשובות ביותר (MIT). אסטרטגיה זו מבוססת על יצירת רשימה נפרדת של שלוש משימות בלבד שחובה לבצע באותו היום. בעת בחירת המשימות, יש לתת עדיפות לחשיבות לפני דחיפות המשימה. כדי להחליט, שאלו את עצמכם שאלות בהתבסס על יעד ספציפי: לאילו משימות תהיה ההשפעה הגדולה ביותר על התוצאה הסופית? מה אוכל להספיק היום כדי להתקדם לקראת מטרה זו?
5. הימנעו מהתנגשויות בסדרי העדיפויות
כאשר המשימות שעליהן אתם עובדים אינן קשות במיוחד, קל יחסית לנהל אותן במקביל. עם זאת, מחקרים מראים שככל שהקושי גדל, אנשים שנמצאים בעמדות כוח נוטים יותר לתעדף מטרה אחת, בעוד שאנשים בדרגות נמוכות יותר ימשיכו לנסות ולנהל סדרי עדיפויות מרובים בעת ובעונה אחת. נמצא קשר בין אסטרטגיית כפילות-משימה זו לירידה בביצועים, ופירוש הדבר שהמשימות החשובות ביותר אינן מבוצעות באיכות הראויה.
טקטיקה שעוזרת לשמור על התמקדות במשימה חשובה אחת בכל פעם היא איתור גורמים שעלולים להסיח את הדעת והימנעות מהם באופן פעיל לאורך היום. אם למשל מוטלת עליכם משימה לרכז נתונים לפרויקט בזמן שאתם יוצרים שקופיות למצגת, עליכם לתעדף משימה אחת ולהימנע מכל עבודה, דואר אלקטרוני, הודעות או הכנה שיש להם קשר למשימה השנייה.
6. קחו בחשבון את המאמץ
כשאנו מסתכלים ברשימת משימות ארוכה, קל להרגיש שאנו מוצפים בכל העבודה שיש לבצע— תחושה שמפחיתה את הפרודוקטיביות ומובילה לדחיינות. אחת האסטרטגיות להתגבר על תחושת ההצפה היא להעריך משימות בהתאם למאמץ הנדרש להשלמתן.
אם רשימת המטלות שלכם הופכת למכבידה מדי, תנו עדיפות למשימות הדורשות מינימום זמן ומאמץ וסיימו אותן במהירות. סיום המשימות ייתן לכם מרווח נשימה ויצור תחושת הישג שתניע אותכם לאורך כל היום.
7. בדקו באופן קבוע והיו מציאותיים
אחד הצעדים בשיטת חמשת השלבים "Get Things Done" (GTD), של יועץ הפרודוקטיביות דיוויד אלן, כולל התבוננות ביקורתית. עיון תכוף ברשימת המשימות וסדרי העדיפויות שלכם הוא המפתח ל"החזרת השליטה והמיקוד", טוען אלן.
טיפים מהירים לתעדוף יעיל
הבנת הצורך בתעדוף נכון, עשויה להעניק פתאום תחושה ששיטה זו מסובכת יותר — ויוצרת יותר מתח — בהשוואה ליצירת רשימת משימות פשוטה. אסטרטגיות חשובות שהוזכרו קודם לכן סוכמו עבורכם בהמשך, כדי לעזור לכם לקבוע את סדר העדיפויות שלכם בצורה מכוונת.
- רשמו הכל: יש לרשום במקום אחד משימות אישיות וכאלה שקשורות לעבודה.
- הערכה של יעדים לטווח ארוך: קבעו מהם היעדים שלכם לטווח הארוך, ואת העבודה שצריך להשקיע כדי להגיע לשם.
- פיצול יעדים לטווח ארוך: כדי להבין כיצד להגיע אל היעדים ארוכי הטווח שלכם, פצלו אותם למטרות שנתיות, חודשיות ושבועיות.
- מועדי סיום ברורים: תנו לעצמכם תמונה מלאה של מועדי הסיום, וצרו לעצמכם מועדי סיום במקרים שבהם הם אינם מוגדרים עבורכם.
- שיטת "דחוף-לעומת-חשוב": תעדפו משימות דחופות וחשובות; קבעו זמן ספציפי לעבודה על משימות חשובות שאינן דחופות; והאצילו או הסירו את כל המשימות האחרות.
- המשימות החשובות ביותר: כתבו שלוש משימות חשובות שצריכות להיעשות באותו יום. משימות אלה צריכות תמיד להיות קשורות ליעדים הגדולים והעתידיים שלכם.
- הימנעות מהסחות דעת: התרחקו בכוונה ממשימות מתחרות, במיוחד כשקושי המשימות גדל.
- הגדרת המאמץ: כאשר רשימת המשימות נעשית עמוסה מדי, יש לתעדף בהתאם למאמץ ולבצע את המשימות הקלות יותר מהר יותר.
תעדפו את הזמן שלכם והיו מציאותיים
גם אם אתם מצטיינים בתעדוף, יש גבול למה שאפשר להשיג ביום אחד, וישנן הסחות דעת שמהן אי אפשר להתחמק. חשוב להיות מציאותיים בקביעת יעדים ותעדוף משימות. אחרת, תיצרו ציפיות שגויות אצל הסובבים, ותרגישו שאתם נמצאים בפיגור כל הזמן.
זכרו, מטרת התעדוף היא להשקיע זמן במשימות החשובות, שישפיעו בטווח הארוך ויקדמו אתכם בכיוון הנכון. כאשר תעדוף מנוהל היטב, תוכלו להיווכח שאתם נלחצים פחות, וממוקדים ומכווני מטרה יותר. המטרה היא להשלים עבודה שתורמת להתקדמות אמיתית, ולהניח את כל השאר — מאחוריכם.
קייטלין בישופ כותבת עבור Ideas by We של WeWork, בניו יורק סיטי. לפני כן, היא הייתה עיתונאית ועורכת ב-Mamamia בסידני, אוסטרליה, וכתבת שטח ב-Gotham Gazette.
