מגדירים מחדש את עולם העבודה בעידן הקורונה

מאמר זה הוא גרסה ערוכה קלות של מאמר מאת Hamilton Place Strategies בשיתוף עם Replica. המאמר המלא מופיע כאן.

מגפת הקורונה אילצה אותנו לחשוב על האופן שבו אנחנו עובדים ועל הדברים שחשובים לנו במקום העבודה. לפני המגפה, רק 3.4 אחוזים מהאמריקאים עבדו מהבית. אבל בשיא הסגר, דוח של Upwork בשיתוף עם MIT מצא כי קרוב למחצית מכוח העבודה בארה"ב עבד מרחוק. היום, השאלה בכל מגזר היא האם יחול שינוי תמידי באופן שבו עסקים, עובדים ולקוחות חושבים על מקום העבודה. 

המשרד ימשיך להיות חשוב להרבה חברות ועובדים, והיתרונות של סביבה משרדית—כמו הכשרה, הדרכה ושיתוף פעולה—הם חיוניים מתמיד. עד למציאת חיסון מהימן צפויים לחלוף עוד כמה חודשים. ובינתיים, איך נוכל לממש את היתרונות של סביבה משרדית תוך שמירה על בטיחות העובדים ( English ) ובריאותם? אחד הלקחים החשובים ביותר שהופקו הוא שהן החברות והן העובדים מעוניינים בגמישות, והסביבה המשרדית צריכה להשתנות בהתאם.

האם כדאי לנו לחזור למקום העבודה? 

מנכ"לים ומנהלי עסקים, מסונדר פיצ'אי מנכ"ל גוגל ועד ג'ולי סוויט מנכ"לית אקסנצ'ר, דיברו על חשיבותו של המשרד: האינטראקציה פנים-אל-פנים חשובה לחדשנות, למערכות יחסים, לתרבות ועוד. למעשה, דוח של McKinsey מאפריל 2020 מצא כי לצוותים שעובדים יחד קל יותר לבנות אמון ולקבל החלטות במהירות. סביר להניח שהסיבה לכך היא שאנשים מעדיפים למסור מידע מורכב בשיחת פנים-אל-פנים, לפי דוח של Brookings Institution .

העובדים רוצים לחזור למשרד. בסקר שנערך במאי 2020 על ידי CivicScience באזור העיר ניו יורק, מספר המשתתפים שאמרו שהם יעדיפו לעבוד במשרד לפחות חלק מהזמן (בהנחה שאין חששות בנושאי בטיחות) היה גבוה יותר מפי שניים מאלה שאמרו שהם יעדיפו להמשיך לעבוד מרחוק באופן מלא. 

רוב המשתתפים—76 אחוזים—אמרו שהם מרגישים שהסביבה המשרדית "חשובה מאוד" או "חשובה במידה מסוימת" לשיתוף פעולה וחדשנות. כשליש מהמשתתפים אמרו שהם מרגישים שהחדשנות וכושר ההמצאה של אמריקה בטווח הארוך ייפגעו בסופו של דבר אם הרבה חברות ימשיכו לעבוד מרחוק.

ההכשרה וההדרכה שסביבה משרדית מספקת עשויה להיות חשובה במיוחד לאנשים שנמצאים בתחילת דרכם המקצועית; אחוזים גדולים  מהעובדים בני דור ה-Y ודור ה-Z מדווחים שהם מרגישים פחות מחוברים לקולגות או שהם מתקשים לתקשר כתוצאה מהעבודה מרחוק, לפי סקר שנערך על ידי Smartsheet. בפגישת וידאו לא תמיד אפשר להבטיח השתתפות של כולם, והתופעה של "עייפות זום ( English )" (Zoom fatigue) היא אמיתית. 

מסגרת שמאפשרת גמישות – לחזרה בטוחה למשרד 

בזמן שמעסיקים מתכננים להחזיר למשרד עשרות, מאות או אלפי עובדים, יש שלושה ממדים שצריך לקחת בחשבון: מרחב, מיקום גאוגרפי וזמן. 

החלל

העובדים צריכים להרגיש בטוחים כשהם במשרד. לשם כך, יש ליצור מרחב גדול מספיק ( English ) ולדאוג לתנאי עבודה שמאפשרים לשמור על ניקיון ותברואה. 

המשמעות היא חללי עבודה מרווחים עם "ריחוק מקצועי" בהתאם להנחיות של המרכז לבקרת ולמניעת מחלות (CDC) ושל הרשויות המקומיות. בהתאם להנחיות אלה צריך לוודא שלכל עובד יש מספיק מרחב ולסדר את השולחנות כדי לשמור על מרחק בטוח בין העובדים. 

ריווח החללים במשרד מחייב גם חשיבה מחדש על האזורים המשותפים ( English ) ועל האופן שבו אנשים מקיימים אינטראקציה ומסתובבים ברחבי המשרד. השינויים עשויים לכלול, בין היתר, אוורור משופר, חדרי ישיבות גדולים יותר ( English ), נהלים חדשים בנוגע למטבחים ( English ), מעברים חד-כיווניים ותפוסה נמוכה יותר במעליות. יהיה הכרחי גם להקפיד על נוהלי ניקיון מחמירים ולפזר בכל מקום חומרי חיטוי ומגבונים. 

מיקום גיאוגרפי 

בסקר שנערך על ידי CivicScience באזור העיר ניו יורק, 70 אחוז מהמשתתפים אמרו שהם מעדיפים חלל עבודה במרחק הליכה מהבית. יותר ממחצית מהמשתתפים—55 אחוז—אמרו שהם ירגישו חוסר נוחות "מסוים" או "רב" להגיע למשרד לפני שיימצא חיסון לקורונה. 

כדי לצמצם את מרחק ההגעה של העובדים למשרד, חברות יצטרכו לפזר את מוקדי העבודה ולפתוח סניפים ברחבי העיר כדי שאנשים יוכלו להיפגש קרוב יותר לבית. זהו מודל הכוכב, שבו חברות וארגונים מחזיקים משרד "האב" מרכזי אחד לצד משרדים קטנים יותר הפזורים ברחבי העיר, בשכונות שבהן העובדים מתגוררים. 

שעה

בטווח הקצר, המעסיקים יצטרכו ליישם גישות של חזרה הדרגתית, או לסירוגין, לעבודה, בהתאם להמלצות השמירה על ריחוק מקצועי, כך שבכל פעם יגיעו למשרד קבוצות קטנות יותר של עובדים. בטווח הארוך, העבודה במשרד והעבודה מהבית כבר לא יהיו בחירה בינארית, ויהיו חברות שיציעו לעובדים אפשרות לשלב בין שתיהן. 

עם משרדים פחות דחוסים ופריסה רחבה יותר, המעסיקים יצטרכו להחליט על "המסה הקריטית" של עובדים הנדרשים בכל מיקום כדי להפיק יתרונות משיתופי פעולה ומאינטראקציות פנים-אל-פנים. לאחר שייקבעו לוחות זמנים להסדרת ההגעה, בהדרגה או לסירוגין, העובדים יוכלו להגיע למשרד ולהתמודד עם האתגרים שמחייבים שיתוף פעולה מתוגבר. 

המעסיקים כבר יודעים שכדאי להם להציע לעובדים לוח זמנים גמיש. במחקר Pulse of the American Workforce שנערך על ידי Prudential ביוני 2019, המשתתפים נשאלו אילו גורמים, מלבד שכר, היו מעודדים עובדים אמריקאים להישאר אצל המעסיק הנוכחי שלהם: 48 אחוזים אמרו שהם היו רוצים לעבוד בשעות גמישות. 

איך חללי עבודה גמישים יכולים לעזור לנו לחזור לעבודה

חללי עבודה גמישים הם פתרון ייחודי שיכול לעזור לאנשים לחזור לעבודה בביטחון ובמהירות. אבל צריך לקחת בחשבון שלא לכל המעסיקים יש משאבים, פיננסיים או אחרים, ליישום מהיר של מודל עם חללי עבודה גמישים שפרוסים ברחבי העיר. המטרה של חברות כמו WeWork‏, IWG ו-Industrious היא לספק למעסיקים את הגמישות הזו, והן כבר הקדישו זמן למציאת פתרונות, תוך התחשבות בגורמי המרחב, המיקום הגאוגרפי והזמן. 

על סמך המודל של WeWork בעיר ניו יורק, פירטנו כאן איך חללי עבודה גמישים יכולים לסייע לחזרה בטוחה לסביבה משרדית.

מרחב 

בתור השוכרת הגדולה ביותר של חללי עבודה במנהטן, WeWork מציעה לעסקים מקום להרחבת הפעילות שלהם, תוך שמירה על נוהלי הריחוק הנדרשים. רק במנהטן, WeWork מחזיקה קרוב ל-836,000 מ"ר ביותר מ-60 ממיקומים.

בכל חללי העבודה, WeWork החמירה את אמות המידה לניקיון והיגיינה ( English ) כך שיתאימו להנחיות ה-CDC וארגוני הבריאות המקומיים וישמרו על בטיחות העובדים. 

כשהסביבה המשרדית בטוחה, העובדים מרגישים ביטחון והמעסיקים יכולים לחסוך כסף; חברה של ארבעה עובדים יכולה לחסוך ( English ) בממוצע $24,000 בשנה כשהיא שוכרת מקום מ-WeWork בהשוואה לשטחי נדל"ן מסחריים אחרים, לפי דוח Global Impact Report לשנת 2019 של WeWork. 

החיסכון בעלויות הוא חשוב במיוחד כיוון שחברות בכל הגדלים מתמודדות עם חוסר ודאות כלכלית. עם הזמן, כשהגבלות הריחוק יהיו מחמירות פחות, חברות יוכלו לשכור חללי עבודה נוספים לפי הצורך, כדי לאפשר ליותר עובדים לחזור למשרד בו-זמנית.

מיקום גיאוגרפי 

בעזרת הרשת הקיימת של חללי עבודה גמישים ברחבי העיר ניו יורק, WeWork וספקים אחרים יכולים לאפשר לחברות להציע לעובדים מקומות התכנסות ועבודה, במרחק הליכה או רכיבה קצרה באופניים. 

בניתוח מקורי של Replica, כלי תכנון עירוני שעוזר לערים לענות על שאלות מרכזיות בנושאי תחבורה, כשליש מעובדי המשרדים המתגוררים בניו יורק—קרוב ל-303,000 איש—יכולים להימצא במרחק של 15 דקות הליכה ממיקום WeWork הקרוב אליהם ביותר. יותר מ-58 אחוז מעובדי המשרדים בעיר—קרוב ל-565,500 איש—מתגוררים במרחק 15 דקות רכיבה על אופניים ממיקום של WeWork. 

בבדיקה של כל רובע בנפרד, הניתוח של Replica מצא כי ההשפעה מורגשת במידה הרבה ביותר במנהטן, שבה לא פחות מ-379,865 איש, המהווים 96 אחוז מעובדי המשרדים המקומיים, מתגוררים במרחק 15 דקות הליכה או רכיבה על אופניים ממיקום של WeWork. מחצית מכלל עובדי המשרדים בברוקלין ורבע מעובדי המשרדים בקווינס מתגוררים במרחק 15 דקות רכיבה על אופניים או הליכה ממיקום של WeWork.

לעובדי משרדים מכל חמשת הרבעים של העיר, המרחק החציוני הוא כ-11 ק"מ. במקביל, עובדי משרדים שנמצאים במרחק 15 דקות הליכה מהמיקום הקרוב ביותר של WeWork יכולים לצמצם את מרחק ההגעה לקילומטר וחצי. המשמעות עשויה להיות הפחתה של 85 אחוזים במספר הקילומטרים הדרושים להגעה למקום העבודה, עבור עובדים אלה. 

לפיזור מוקדי העבודה יכולים להיות גם יתרונות חיצוניים חשובים. ניתוח של Replica הראה שאם עובדים היו הולכים ברגל או רוכבים באופניים במשך 15 דקות כדי להגיע למיקום WeWork הקרוב אליהם ביותר במקום להגיע למקום העבודה הרגיל שלהם, מספר הנסיעות ברכב בניו יורק היה מצטמצם ב-45,000 ומספר הקילומטרים של נסיעה יומית ברכב היה מצטמצם ב-362,000—יותר מ-1.6 מיליון קילומטרים של נסיעות בשבוע. 

הפחתה של 362,000 קילומטרים של נסיעה יומית ברכב היא שוות-ערך, פחות או יותר, לצמצום פליטת הפחמן הדו-חמצני ב-448 טון, או לשתילה של כ-7,500 עצים ברחבי העיר בכל שבוע, לפי הרשות האמריקנית להגנת הסביבה.

פריסה של משרדים ברחבי העיר יכולה גם לספק יתרונות משניים לתעשיות אחרות—היא תוכל לסייע לעסקים שכונתיים להתאושש כיוון שהוא מאפשר לחברי הצוות לעבוד, לקנות ולאכול קרוב יותר לבית.

זמן 

יתרון נוסף של חללי עבודה גמישים כמו אלה שמציעה WeWork, הוא שהם כבר מתוכננים ופועלים באופן שמותאם לדרכים השונות שבהן אנשים משתמשים במשרד. יש כאלה שרוצים להיות במשרד מ-8 בבוקר עד 6 בערב כדי לשמור על גבולות ברורים בין המשרד לבית, אחרים רוצים להשתמש במשרד כי שם לפעמים החיבור לאינטרנט מהיר או אמין יותר, או כדי להשתמש במדפסות באיכות גבוהה. 

בכל מיקום של WeWork יש מערך ייחודי של מתקנים ושירותים, כולל אמצעים טכנולוגיים חיוניים כמו Ethernet וגישה ל-WiFi, ומדפסות משוכללות ,לצד יתרונות קהילתיים כמו אירועי נטוורקינג. 

מסיבה זו, 80 אחוז מחברי WeWork מדווחים על פרודוקטיביות מוגברת מאז שהצטרפו, ו-54 אחוז נותנים את הקרדיט ל-WeWork על האצת הצמיחה של החברה שלהם. בטווח הארוך, חללי עבודה אלה יכולים לספק למעסיקים דרך כלכלית יעילה להרחבה או לצמצום העסק לפי הצורך. העובדים מצידם ממשיכים ליהנות מיתרונות העבודה במשרד: שיתוף פעולה, פרודוקטיביות ובניית מערכות יחסים.

מגפת הקורונה שינתה לגמרי את צורת העבודה שלנו, אבל יש לנו הזדמנות לעצב מחדש את העתיד של מקום העבודה ( English )— והוא חייב להיות גמיש. אנחנו חייבים לחשוב על פתרונות שמתאימים לכל מגזר ולכל פלח באוכלוסייה—כולל לעובדי משרדים. עם הגמישות ש-WeWork וחברות דומות יכולות לספק, ניו יורק וערים ברחבי העולם יכולות לחזור לעבודה בביטחון, באופן שיטיב עם העובדים, הכלכלה והסביבה.

Hamilton Place Strategies ‏(HPS) היא חברת ייעוץ לניתוח יחסי ציבור, עם משרדים בוושינגטון הבירה, ניו יורק וקליפורניה. HPS משתמשת בניתוחי עומק כדי להבין נושאים מורכבים, ובכלים יצירתיים של יחסי ציבור כדי להסביר נושאים לקהלי יעד ולהגיע לבעלי עניין חיוניים.

הנתונים של Replica הם הערכות של תנועות ומדדים קשורים, הנגזרים ממכלול של נתוני מיקום ניידים לא מזוהים וממקורות נתונים אחרים של צד שלישי. המתודולוגיה הטכנית כוללת מספר צעדי מניעה כדי להבטיח שאדם אחד לא יזוהה יותר מפעם אחת.

CivicScience ערכה סקר מה-27 במאי 2020 ועד ל- 1 ביוני 2020 בקרב מבוגרים בני 18 ומעלה, ושקללה את הנתונים לפי מספרים שהתקבלו ממפקד האוכלוסין האמריקני לגבי גיל ומגדר באזור העירוני של ניו יורק.