בזמן שמגפת הקורונה העולמית משנה את החיים של כולנו מן הקצה אל הקצה, אלה מאיתנו שהתמזל מזלם לעבוד מהבית מסתגלים למציאות החדשה: לומדים לבשל ארוחת צהריים ( English ) לעצמנו, מרחיקים את החתול מהמקלדת ומשתתפים בפגישות וירטואליות ( English ) עם ילד שמרעיש בחדר.
למי שרגיל לעבוד במשרד, כמעט הכול שונה עכשיו. שיחה מהירה, שבדרך כלל דרשה פשוט לגשת לשולחן של חבר צוות, מחייבת עכשיו מאמץ מיוחד וסיוע טכני. פרויקטים נמשכים יותר זמן משום שצוותים מפוזרים מנסים לשמור על תיאום מרחוק. ועם החדשות שזורמות בקצב מהיר ( English ), קשה יותר מתמיד להתמקד במשהו.
אבל אם רוצים להמשיך לייצר מוצרים ולשרת את הלקוחות, אנחנו חייבים להישאר ממוקדים. ריכזנו כאן כמה טיפים שיעזרו לכם להפיק את המרב מהעבודה מהבית.
יוצרים סביבת עבודה ייעודית
זה נשמע אולי מובן מאליו, אבל זאת הנקודה המרכזית שהופכת את העבודה מהבית לכל כך קשה. כשאין הפרדה פיזית בין "העבודה" לבין "הבית", הם עלולים להתערבב בקלות — ומכאן הנתון הסטטיסטי שאומר שאנשים שעובדים מהבית נוטים לעבוד יותר שעות וחשופים יותר לשחיקה.
"כדי להגיע לרמה אופטימלית של יצירתיות ופרודוקטיביות, המוח שלנו זקוק לאיזון נכון בין זמני פעילות לזמני מנוחה", אומרת שלבי קיפר, מנהלת בכירה למיטוב למידה ב-WeWork. "כשעובדים מהבית, קל להניח לזמנים האלה להתמזג, וכך למוח אין אפשרות להתאושש מזמני הפעילות".
הקצאת חלל פיזי בבית שמיועד אך ורק לעבודה עוזרת ליצור את הגבול הזה. אם אין לכם שולחן עבודה, תוכלו להשתמש בשולחן המטבח (הקפידו למקם אותו בסמוך לשקע חשמל). ואם זה בלתי אפשרי, השתמשו במשטח קשיח אחר: הניחו את המחשב הנייד על שידה או השתמשו במדף כשולחן לעבודה בעמידה.
נסו למצוא חלל בסמוך למקור אור טבעי והימנעו מלעבוד על משטחים שמשדרים "מנוחה", כמו מיטה או ספה. אמנם אנשים כמו מרסל פרוסט ווינסטון צ'רצ'יל כתבו מהמיטה כידוע, אבל הם לא היו צריכים להתמודד עם דרישות שנובעות מפגישות חוצות ארגון, דוא"ל ומצגות. כל אלה מצריכות רמה גבוהה יותר של תיאום שהרבה יותר קל לנהל כשיושבים זקוף על כיסא.
ארגון נכון של סביבת העבודה
התמקמו בסביבת העבודה החדשה שלכם — ייתכן שתישארו בה בתקופה הבאה. בדקו את חיבור ה-WiFi. חברו צג, עכבר או רמקולים לפי הצורך. ודאו שיש לכם גישה למערכות החברה שלכם אם אתם משתמשים במחשב נייד אישי, ושאתם מצליחים להתחבר לדוא"ל, לפלטפורמת התקשורת ולתוכנות של שיחות וידאו, כגון Slack ( English ) ו-Zoom.
לאחר מכן כדאי שתחשבו על הפרטים שהופכים מרחב לסביבת עבודה: בחרו מושב בגובה הנכון. סלקו חפצים מיותרים. הדליקו נר. הניחו עציץ, תמונה ממוסגרת או בובה — כל דבר שמשמח אתכם — ליד המחשב.
מתלבשים כמו לעבודה
אחד היתרונות המידיים בעבודה מהבית ( English ) הוא שלא צריך לצאת מהפיג'מה — אבל המצב עלול להתהפך. העבודה בבגדי בית עשויה אולי להעניק לכם תחושת חופש לכמה ימים, אבל מהר מאוד אתם עלולים להרגיש יותר בודדים ומיואשים עם כל יום נוסף של עבודה מהבית.
הפתרון: השקיעו קצת מאמץ כדי להכין את עצמכם ליום העבודה. תוכלו למשל לפתוח את הבוקר במקלחת טובה, להתאפר או ללבוש חולצה מכופתרת ולהישאר במכנסי טרנינג. אתם לא צריכים ללבוש חליפת עסקים. מצד שני, לא תרצו לרוץ מהר להחליף בגדים כשקולגה מציע לקיים שיחת וידאו ברגע האחרון ואתם עדיין לבושים בפיג'מה.
יוצאים להפסקות
יצאתם להפסקות במשרד, אז למה לא בבית? חשוב לעשות במשך היום הפסקות ולעסוק במשהו שאינו קשור לעבודה כדי לאפשר למוח להיטען מחדש. גם קצת תנועה פיזית היא שיטה מצוינת לשיפור ההרגשה.
כדאי לקום מהכיסא כל שעה ולעשות מתיחות. חשוב ללכת, גם אם רק ניגשים למטבח ( English ) כדי לנשנש משהו או לחדר האמבטיה ( English ) כדי לרחוץ ידיים שוב. אם יש לכם מרץ, כדאי שתעשו קצת שכיבות סמיכה בסלון. הקפידו על כלל ה-20-20-20 ( English ): כל 20 דקות להסתכל על משהו במרחק 20 רגל (כ-6 מטר) למשך 20 שניות. במידת האפשר, חשוב לבנות שגרה (המשלבת בתוכה הפסקות). כך לא תרגישו שחסר לכם סדר יום.
כדי לשבור את שגרת היום, קורטני ברנד, מייסדת ומנכ"לית thelighthouse — סטארטאפ שעוזר לעובדים לנהל שינויים בקריירה, וחברה ב-WeWork Dumbo Heights— מצטרפת לוובינר בטלפון כשהיא יוצאת להליכה בהפסקת הצהריים. "זה עוזר לי להישאר ב'מצב עבודה' ובמקביל לתת לגוף ולנפש את ההפסקה שהם צריכים", היא אומרת.
(אהבתם את הרעיון של ברנד? Thelighthouse השיק לאחרונה סדרת ארוחות צהריים וירטואליות בנושא קריירה, המשודרות אחת לשבוע בחינם, שבהן אנשי מקצוע משתפים עצות מעשיות.)
שומרים על קשר לאורך כל היום
כשצוותים עובדים מרחוק ( English ), לפעמים דרוש יותר מאמץ כדי ליידע את חברי הצוות על מה אתם עובדים. אפשר לעשות זאת בעזרת עדכון יומי, פגישות תיאום תכופות יותר בווידאו או עבודה בפלטפורמה פתוחה. כל תהליך או תוכנה שמתאימים לצוות שלכם יכולים להועיל — העיקר שתשמרו על קשר. זה חיוני להשלמת משימות.
אם הצוות שלכם משתמש בפלטפורמה כמו Slack, תוכלו להודיע להם על מה אתם עובדים, למקרה שהם ירצו לתרום. כשאתם יוצאים להליכה או להפסקת צהריים, כדאי לעדכן את חברי הצוות מראש שלמשך זמן מסוים אולי לא תוכלו להגיב במהירות.
מנהלים: הציעו יותר תמיכה
עכשיו כשמנהלים אינם יכולים לראות את העובדים הישירים שלהם פנים אל פנים, כדאי לבדוק מה קורה איתם לעתים יותר קרובות ( English ). בררו עם העובדים איך הם מעדיפים לעבוד ואיך אתם יכולים לתמוך בהם בימים אלה, אומרת קיפר. תוכלו לבנות ביחד מסגרת להצגת ההתקדמות שלהם, למענה על שאלות ולמתן משוב.
ברנד מקיימת פגישות יומיות בנות 15 דקות עם שבעת חברי הצוות שלה כדי שהם ירגישו מתואמים לקראת היום הבא. בפגישות אחד על אחד ( English ) היא שואלת, "איך את/ה מרגיש/ה בסולם של 1 עד 10?" ו"האם יש לך כרגע כל מה שדרוש לך כדי לעשות את העבודה כמו שצריך?"
"גיליתי שחשוב להעלות את השאלות האלה, כי דברים משתנים במהירות שלא תיאמן", היא אומרת. "כולנו מתמודדים לראשונה עם המעבר הפתאומי והחד לעבודה מרחוק".
כשיש לכם ספק, "חשבו באופן הכי חיובי שאפשר" אומרת קיפר. "העובדים הישירים שלכם עובדים בדרך כלל באותה אינטנסיביות, ולעתים קרובות אפילו יותר מאשר במשרד".
שומרים על גבולות
קשה לשתף פעולה כשאתם רחוקים פיזית מהקולגות. קשה אפילו יותר כשסביבת העבודה שלכם מלאה בגורמים שיש להם תביעות נוספות מזמנכם: שותפים לדירה, בן זוג או ילדים. כדי להקל על יום העבודה שתכננתם, כדאי שתודיעו להם מהן שעות העבודה שלכם. לחלופין, אפשר להסכים על סימן פיזי, כגון שימוש באוזניות לביטול רעשים או הנחת הטלפון כשהצג פונה אל השולחן, כדי לאותת שאתם עסוקים במשימה שדורשת ריכוז ושאסור להפריע לכם.
מומלץ להודיע למנהל שלכם שאתם מטפלים בילדים, כך שאם ילד יהיה חולה או ידרוש תשומת לב, הוא לא יופתע. (אם יש משהו אחד שהעבודה מהבית לימדה אותנו עד עכשיו, הוא שאנחנו אוהבים לראות את הילדים של הקולגות שלנו במצלמה בפגישות וירטואליות — וגם את הכלבים שלהם.)
עוד דבר שחשוב להקפיד עליו הוא שעות קבועות. אולי תתפתו לטפל במשימות בבית כמו קיפול כביסה או ניקוי חדר האמבטיה במהלך היום, אבל אתם עלולים להתחרט על הזמן שהקדשתם להן כשתמצאו את עצמכם עונים עדיין על הודעות ב-9 בערב.
השתדלו לסיים את היום בערך באותה שעה כל ערב. נצלו את הזמן שהייתם אמורים לבלות בנסיעה לעבודה ובחזרה ( English ) כדי לעשות משהו שיעזור לכם לשמור על מורל גבוה: שיחת וידאו צ'אט עם חברה או צפייה בסרט בבית.
יוצרים מחדש נקודות חיבור
אנחנו לא יכולים להיפגש עכשיו, אבל אנחנו יכולים לשמור על קשר באופן וירטואלי. יש חברות שארגנו מסיבות, חגיגות ימי הולדת, ערבי טריוויה ואפילו מופעי כישרונות וירטואליים. ריבוי ערוצי ה-Slack החדשים (כולל אחד שמוקדש רק לממים או לתמונות של כלבים) יכול להיתפס בו-זמנית כסיוט ארגוני וכמקור הנאה.
מקום העבודה בנוי באופן שמעודד רגעים של חיבור ספונטני — ליד הקוּלר, במדרגות ( English ) או במטבח. כשנפגשים וירטואלית, כדאי ליצור מחדש את אותם רגעי החיבור הקליל. אפשר למשל להתחיל סבב 'מה נשמע', שבו כל אחד מחברי הצוות יכול לשתף כל מה שעולה בדעתו.
"התחילו את השיחה בהתייחסות לעיצוב הבית, לחיות המחמד ולילדים שמופיעים ברקע הווידאו", מציעה קיפר. מחקרים מראים שהתחלת פגישה בסמול טוק או בשיתוף חוויות מסוף השבוע היא לא רק אמצעי להעביר את הזמן עד שכולם מצטרפים לפגישה אלא גם דרך ממשית לבניית לכידות בצוות.
ולאלה מאתנו שאוהבים לדמות צלילים של סביבת עבודה לצד אנשים אחרים, חברה הציעה לי להקשיב לסימולציה ממוחשבת שמחקה פטפוטים בבית קפה בזמן העבודה מהבית. "זה המפגש החברתי החדש", היא אומרת.
טפלו בעצמכם
בימים אלה, כשהמציאות משתנה ללא הרף והחרדה גוברת, הדבר הכי טוב שתוכלו לעשות כדי לשמר את הפרודוקטיביות הוא לדאוג לרווחה הכללית שלכם. נסו לישון לילה שלם. השתדלו ככל האפשר לשלוט ברמות המתח. (מחקרים הוכיחו שמדיטציה בבוקר היא אחת הדרכים להתחיל את היום ברוגע.) תגמלו את עצמכם בסוף היום ביציאה להליכה או בפעילות גופנית בבית ( English ).
קבלו את העובדה שאתם בתקופת מעבר שבה אולי לא תהיו פרודוקטיביים כמו בעבר. גלו סבלנות כלפי עצמכם וכלפי הקולגות שלכם. חשוב גם שתגלו גמישות כשפרויקטים משתנים וההוראות מתחלפות. בקשו עזרה ממנהלים או מקולגות אם אתם זקוקים להבהרות או להוראות נוספות, ואל תשכחו לקחת הכול בקלות. המצב הזה הוא חסר תקדים כמעט לכולנו.
אנג'י צ'נג היא העורכת של Ideas by WeWork. היא עבדה ככתבת ב-Wall Street Journal. הכתבות שלה התפרסמו גם ב-Fast Company, ב-Quartz וב-LitHub.
