Selama hari kerja, tugas-tugas sering diprioritaskan (atau tidak) berdasarkan kebutuhan tugas lain atau seberapa mendesak tenggatnya. Hal ini juga bisa terjadi dalam kehidupan pribadi kita, dengan terbatasnya waktu yang dihabiskan dalam kegiatan yang sebenarnya penting, dan menghabiskan lebih banyak energi karena “sibuk.” Memprioritaskan tugas secara efektif—dengan target dan sesuai dengan tujuan di masa mendatang—dapat mengubah hal ini, sehingga memastikan setiap tugas yang Anda tangani memberikan nilai dan mencegah tugas-tugas tidak penting mengacaukan daftar tugas Anda.
Dengan menerapkan strategi prioritas, Anda dapat mengubah lika-liku hari kerja Anda agar benar-benar mengoptimalkan waktu Anda di kantor—dan di rumah. Strategi ini akan membantu Anda mengevaluasi dan menetapkan prioritas teratas Anda.
Tujuh strategi untuk memprioritaskan tugas di tempat kerja
Penentuan prioritas yang penuh pertimbangan biasanya memerlukan penyusunan agenda, evaluasi tugas, serta menyediakan waktu dan tenaga untuk mendapatkan nilai optimal dalam waktu yang singkat. Penentuan prioritas haruslah fleksibel, karena Anda perlu menyingkirkan tugas dengan prioritas rendah untuk mengutamakan tugas mendesak yang harus dilakukan.
1. Memiliki daftar yang memuat semua tugas
Penentuan prioritas yang efektif berasal dari pemahaman lingkup yang menyeluruh tentang apa yang perlu Anda selesaikan—bahkan tugas paling mudah harus ditulis dan dipertimbangkan. Untuk memberikan gambaran yang lengkap, sebaiknya mencantumkan tugas pribadi dan tugas kerja dalam satu daftar tugas.
Semua kegiatan mulai dari mengambil cucian hingga menjadwalkan rapat empat mata dengan bos Anda harus dicatat di tempat yang sama. Setelah semuanya ditulis, penentuan prioritas biasanya dilakukan berdasarkan tingkat kepentingan, urgensi, durasi, dan reward dari setiap tugas.
2. Kenali apa yang penting: Memahami tujuan Anda yang sesungguhnya
Meskipun kelihatannya seperti strategi manajemen waktu mendesak, penentuan prioritas merupakan kunci dalam meraih tujuan jangka panjang. Memahami apa yang benar-benar Anda kejar—bisa promosi, proyek yang selesai, atau perubahan karier—akan membantu Anda mengidentifikasi tugas yang berhubungan dengan hasil masa depan tersebut. Ada baiknya memecah tujuan yang lebih besar ini menjadi beberapa tujuan lebih kecil yang dibatasi waktu. Misalnya, tujuan tahunan dapat dipecah menjadi beberapa daftar aktivitas bulanan, yang kemudian dipecah lagi menjadi tugas mingguan, prioritas harian, dsb.
Bagi Alejandro Cerecedo, eksekutif akun mode senior di perusahaan humas Another Company dan anggota WeWork Reforma 26 di Mexico City, menetapkan tujuan jangka panjang adalah caranya menyelaraskan dan memotivasi timnya di tiap awal tahun. “Kami membahas tujuan pribadi dan profesional mereka, dan kami menetapkan kerangka waktu tentang cara kami mewujudkannya,” kata Cerecedo.
Pemikiran luas ini penting dalam menentukan prioritas secara efektif: Orang sudah banyak salah paham bahwa sibuk itu sama dengan kemajuan. Namun, mengisi hari dengan tugas-tugas yang tidak memiliki dampak terhadap tujuan akhir itu menyia-nyiakan waktu. Jujurlah pada diri sendiri tentang nilai setiap tugas, dan selalu pikirkan tujuan akhirnya.
3. Menyoroti tugas yang mendesak
Daftar tugas Anda harus memberikan gambaran tenggat yang jelas, yang membantu Anda mengetahui tugas mana yang harus segera diselesaikan dan menyusun rencana awal sesuai tenggat berikutnya.
Membuat tenggat meskipun secara formal tidak diharuskan juga penting: jika tidak dilakukan, Anda akan terus menunda tugas penting hanya karena tugas tersebut tidak mendesak. (Strategi ini juga bisa bermanfaat dalam meningkatkan produktivitas dan mengurangi penundaan.)
4. Memprioritaskan berdasarkan tingkat kepentingan dan urgensi
Dalam bukunya The 7 Habits of Highly Effective People tahun 1989, seorang pengusaha dan pembicara utama Stephen Covey menyarankan bahwa tugas harus dikelompokkan (kemudian diprioritaskan) berdasarkan tingkat kepentingan dan urgensinya.
- Penting dan mendesak: Tugas ini harus dilakukan terlebih dahulu
- Penting tetapi tidak mendesak: Blok waktu di kalender Anda untuk menyelesaikan ini, tanpa ada gangguan
- Mendesak tetapi tidak penting: Delegasikan. Delegasikan. Delegasikan.
- Tidak penting dan tidak mendesak: Hapus dari daftar tugas Anda
Strategi lain untuk memastikan tugas penting benar-benar diprioritaskan—bahkan di atas permintaan dari pemangku kepentingan ambisius atau permintaan tak terduga yang “mendesak”—adalah menggunakan metodologi Most Important Tasks (MIT). Strategi ini menuntut kita membuat daftar terpisah yang hanya terdiri atas tiga tugas yang harus diselesaikan pada hari tersebut. Tugas ini harus dipilih lebih berdasarkan pada seberapa pentingnya daripada seberapa mendesaknya. Untuk memutuskannya, ajukan pertanyaan yang berorientasi pada tujuan kepada diri Anda: Tugas apa yang akan memiliki dampak terbesar pada hasil akhirnya? Apa yang dapat saya selesaikan hari ini untuk meningkatkan kemajuan saya menuju tujuan tersebut?
5. Menghindari prioritas yang membingungkan
Ketika tugas yang sedang Anda kerjakan tidak terlalu sulit, akan relatif mudah mengelola tugas tersebut dengan tugas lain. Akan tetapi, seiring dengan meningkatnya kesulitan, riset menunjukkan bahwa orang yang memiliki jabatan tinggi lebih cenderung memprioritaskan satu tujuan, sedangkan orang yang jabatannya lebih rendah akan terus berusaha dan mengelola beberapa prioritas. Strategi tugas ganda ini telah dikaitkan dengan penurunan kinerja, yang berarti tugas paling penting tidak dikerjakan dengan standar tertinggi.
Taktik untuk tetap fokus pada satu tugas penting pada satu waktu adalah mengidentifikasi potensi gangguan—tugas berulang atau permintaan khusus—dan terus aktif menghindari hal tersebut sepanjang hari. Ini berarti jika Anda diberi tugas untuk mengambil data suatu proyek dan pada saat bersamaan Anda membuat slide untuk presentasi, Anda harus memprioritaskan satu tugas dan menghindari pekerjaan, email, pesan, atau persiapan yang terkait tugas lainnya.
6. Mempertimbangkan tingkat usahanya
Ketika melihat daftar tugas yang panjang, kita akan mudah menjadi kewalahan dengan pekerjaan yang perlu diselesaikan—perasaan yang mengurangi produktivitas dan menyebabkan penundaan. Strategi untuk mengatasi hal ini adalah dengan mengevaluasi tugas sesuai dengan usaha yang diperlukan untuk menyelesaikannya.
Jika daftar tugas Anda menjadi terlalu membebani, prioritaskan tugas yang membutuhkan waktu dan tenaga minimal, lalu selesaikan dengan cepat. Penyelesaian tugas ini akan memberikan ruang bernapas dan menghasilkan rasa puas untuk menyemangati Anda menjalani hari tersebut.
7. Meninjau terus menerus dan bersikaplah realistis
Salah satu langkah dalam metodologi lima langkah “Get Things Done” (GIT) dari konsultan produktivitas David Allen melibatkan pemikiran kritis. Sering-sering meninjau daftar tugas dan prioritas Anda merupakan kunci dalam “memegang kendali dan fokus”, kata Allen.
Kiat cepat untuk penentuan prioritas yang efektif
Seiring Anda menyadari betapa perlunya penentuan prioritas yang tepat, tiba-tiba hal ini bisa menjadi terasa lebih rumit—dan lebih menimbulkan stres—dibandingkan membuat daftar tugas yang sederhana. Strategi utama yang disebutkan di atas dirangkum di bawah ini untuk membantu Anda menetapkan prioritas dengan target.
- Tulis semuanya: Tugas pribadi dan pekerjaan harus dicatat di satu tempat.
- Evaluasi tujuan jangka panjang: Pertimbangkan tujuan jangka panjang Anda yang lebih besar, dan pekerjaan yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut.
- Pecah tujuan yang lebih besar menjadi beberapa bagian: Untuk memahami cara mencapai tujuan jangka panjang, Anda perlu memecahnya menjadi pencapaian tahunan, bulanan, dan mingguan.
- Buat tenggat yang jelas: Berikan gambaran tenggat yang lengkap, dan buat tenggat untuk diri Anda meskipun tidak diperlukan secara formal.
- Terapkan metode mendesak versus penting: Prioritaskan tugas mendesak dan penting; tetapkan waktu tertentu untuk mengerjakan tugas penting yang tidak mendesak; dan delegasikan atau hilangkan semua tugas lainnya.
- Buat daftar MIT setiap hari: Tuliskan tiga tugas penting yang harus diselesaikan pada hari itu. Tugas-tugas ini harus selalu berkaitan dengan tujuan masa depan yang lebih besar. LAKUKAN PENGUJIAN
- Hindari gangguan: Hindari tugas-tugas yang membingungkan dengan sungguh-sungguh, terutama karena tingkat kesulitannya meningkat.
- Pertimbangkan usahanya: Ketika daftar tugas Anda semakin banyak, prioritaskan berdasarkan usahanya dan selesaikan tugas-tugas yang lebih mudah dengan lebih cepat.
Prioritaskan waktu Anda dan bersikaplah realistis
Tidak peduli seberapa hebat Anda menentukan prioritas, jumlah tugas yang dapat Anda selesaikan dalam satu hari itu terbatas, dan gangguan tertentu akan mustahil dihindari. Anda sebaiknya bersikap realistis dalam menetapkan tujuan dan memprioritaskan tugas. Jika tidak, Anda akan memberikan harapan palsu bagi orang-orang di sekitar Anda, dan akan selalu merasa seakan-akan Anda tertinggal.
Ingatlah, tujuan penentuan prioritas adalah untuk menggunakan waktu dalam mengerjakan tugas penting, tugas yang akan memberikan perbedaan dalam jangka panjang dan menuntun Anda ke jalur yang tepat. Ketika penentuan prioritas ditangani dengan baik, Anda tidak akan begitu reaktif dan menjadi lebih fokus dan terencana. Tujuannya adalah menyelesaikan pekerjaan yang penting bagi kemajuan yang sesungguhnya, dan mengesampingkan hal-hal lainnya—semua “kesibukan”—.
Caitlin Bishop merupakan penulis untuk Ideas by We dari WeWork, yang tinggal di New York City. Sebelumnya, ia adalah seorang wartawan dan editor di Mamamia di Sydney, Australia, dan menjadi kontributor di Gotham Gazette.
