Fai clic qui ( English ) per provare un ufficio privato WeWork gratis per un mese. Offerta soggetta a condizioni ( English ).
Il modello di ambiente di lavoro ibrido abbina le caratteristiche del lavoro a distanza da quelle del lavoro in presenza. In un tipico ambiente di lavoro ibrido alcuni o tutti i dipendenti possono scegliere dove e quando lavorare, dividendo il proprio tempo tra lavoro da casa e lavoro negli uffici della sede.
Le aziende che utilizzano il modello di lavoro ibrido possono disporre di una o più sedi d’ufficio in cui una parte del personale si reca regolarmente, mentre l’altra parte lavora a distanza o da casa. Questa soluzione si pone in contrasto con un modello di lavoro completamente da remoto, nel quale non sono previste sedi fisiche e tutti i dipendenti lavorano a distanza.
Il modo in cui funziona un ambiente ibrido dipende dalle esigenze dell’azienda, ma può comprendere una piccola parte di dipendenti che lavorano sempre in sede o diversi gruppi che lavorano scaglionati con un paio di settimane di alternanza. Un ambiente di lavoro ibrido può svolgersi quasi completamente da remoto, con i dipendenti che si alternano in sede per incontri diretti a scadenza regolare. In alternativa, questo modello può essere attuato quasi completamente in presenza, con solo pochi dipendenti che lavorano da remoto.
Indipendentemente dall’organizzazione adottata, lo scopo dell’ambiente di lavoro ibrido è trovare l’equilibrio tra le esigenze dei singoli lavoratori e la possibilità di collaborare, nonché di essere produttivi, in un ambiente fisico condiviso. In questo articolo esamineremo i vantaggi degli ambienti di lavoro ibridi, vedremo perché un numero sempre maggiore di aziende sta preferendo questo modo di lavorare e offriremo alcuni suggerimenti su come realizzare un modello ibrido all’interno della propria azienda.
Perché un numero sempre maggiore di aziende adotta un modello basato su ambienti di lavoro ibridi
Poiché la pandemia causata dal virus COVID-19 ha modificato pesantemente il modo di lavorare, le aziende sono state costrette a rivedere il concetto di ambiente di lavoro fisico. Le priorità dei dipendenti sono cambiate durante lo scorso anno. Alcuni sono restii a tornare in ufficio, mentre molti non vedono l’ora. Sono in molti a ritenere che il classico orario lavorativo dalle 9 alle 18 sia un retaggio del passato e che occorra oramai un approccio più flessibile.
L’anno scorso ci ha dimostrato che abbiamo gli strumenti, i software e le competenze necessari per lavorare efficacemente ovunque, ma ha anche messo in luce gli svantaggi del lavoro da remoto. I dipendenti possono sentirsi isolati e trascurati. I mezzi tecnici disponibili a casa possono essere insufficienti e lo spazio di lavoro può risultare eccessivamente ridotto o soggetto a distrazioni.
Il rientro in ufficio graduale terrà conto degli insegnamenti appresi durante questo periodo forzato di lavoro da casa. I dipendenti vogliono scegliere dove e quando lavorare. Preferiscono evitare i mezzi di trasporto pubblico affollati e trascorrere più tempo con familiari e amici ( English ). Inoltre, vogliono incontrare i colleghi di persona e lavorare assieme al raggiungimento di obiettivi comuni, in un ambiente fisico che non sia il tavolo della cucina organizzato per il lavoro in modo frettoloso.
Tutti questi fattori hanno stimolato la necessità di un ambiente di lavoro ibrido, un compromesso tra lavoro da remoto e in presenza, il cui scopo è mandare in pensione il tradizionale modello della sede centrale fisica, lasciando ai dipendenti la libertà di scegliere se lavorarvi o meno.
Per i datori di lavoro, l’ambiente di lavoro ibrido è un’opportunità ( English ) per aggiornare la configurazione degli uffici esistenti, attrarre nuovi talenti fisicamente distanti e aumentare la diversità dell’organico. Le aziende hanno anche potuto toccare con mano gli effetti positivi che il lavoro da remoto ha avuto sulla soddisfazione e sulla produttività dei dipendenti. L’ambiente ibrido è un modo per continuare a beneficiare di tali effetti positivi a lungo termine.
Perché il personale preferisce l’ambiente di lavoro ibrido
Anche prima dello scoppio della pandemia, i dipendenti valutavano positivamente la flessibilità sul luogo di lavoro ( English ). Poter scegliere dove e quando lavorare è più importante dello stipendio per per nove rappresentanti della generazione millennial su dieci. Ciò rispecchia il cambio di mentalità in corso per quanto riguarda il lavoro e dove svolgerlo, ma i risultati dei sondaggi condotti sui lavoratori più giovani non vanno nella stessa direzione.
Non ci vorrà molto perché la fascia di lavoratori che appartengono alla generazione Z diventi quella più numerosa. In un’indagine condotta da Salesforce nel 2020, questo gruppo ha manifestato un desiderio crescente di non lavorare solamente da casa, ma di alternare lavoro da remoto e in presenza. Chi inizia a lavorare per la prima volta preferisce l’ufficio alla propria casa. L’ufficio viene considerato un luogo per socializzare, fare rete e collaborare. Poter scegliere la frequenza del lavoro in ufficio resta importante, ma i dati indicano che la generazione Z è meno interessata al lavoro da remoto rispetto ai colleghi millennial.
Questo cambiamento di preferenze verso un ambiente di lavoro ibrido, a scapito del lavoro esclusivamente da remoto, può essere spiegato in diversi modi. Mediamente, si lavora meglio ovunque vi sia una presa di corrente e una buona connessione Wi-Fi. I software basati sul cloud hanno reso la collaborazione possibile e affidabile a qualsiasi distanza. E sempre più attenzione viene data all’equilibrio tra vita privata e lavoro ( English ), organizzando gli impegni professionali in modo che coincidano con quelli personali, anziché il contrario.
Tuttavia, per alcuni lavoratori, la possibilità di lavorare esclusivamente da casa può essere limitata dalla particolare situazione personale. I lavoratori più giovani spesso non dispongono a casa dello spazio necessario per organizzare un comodo ambiente di lavoro oppure vivono con genitori o coinquilini. Attribuiscono una grande importanza alle interazioni dal vivo con i colleghi ( English ) per istituire rapporti, acquisire competenze e usufruire di tutoraggio.
In un ambiente ibrido, i vantaggi del lavoro flessibile ( English ) vanno di pari passo con quelli derivanti dal poter disporre di una sede centrale fisica. La pandemia ha impresso un’accelerazione a una tendenza già in atto, dimostrando che un organico distribuito è qualcosa di fattibile, ma ha anche evidenziato alcune criticità di un modello di lavoro esclusivamente da remoto. I dipendenti, soprattutto i lavoratori alle prime armi, vogliono poter usufruire di quanto di meglio hanno da offrire le due modalità.
Come si può realizzare con successo un ambiente di lavoro ibrido
Il passaggio a un ambiente di lavoro ibrido comporta il trasferimento dei processi gestionali dall’interno verso l’esterno, accertandosi che funzionino indipendentemente dal luogo in cui vengono utilizzati. Si tratta di una delle più difficili sfide che un’azienda possa affrontare e il modo in cui ci si pone nei confronti della stessa dipende dalle dimensioni e dalla conformazione della propria azienda.
Occorre guardare al modo in cui aziende simili hanno affrontato il passaggio alla modalità di lavoro ibrida o da remoto e cercare di far tesoro di quanto da esse appreso, oltre che degli errori che hanno commesso, lungo il percorso. Di seguito, vengono indicati alcuni suggerimenti generali che possono risultare utili ai fini della pianificazione.
Chiedere ai dipendenti che cosa vogliono veramente
Non dare per scontato che tutti i lavoratori vogliano la stessa cosa. Le priorità di ognuno sono diverse e, per organizzare con successo un ambiente di lavoro ibrido, si dovrebbe considerare ciò che pensano tutti i dipendenti provenienti da ciascun reparto. Interrogare il personale e tener conto delle risposte fornite. Essere realistici con i dipendenti per quanto riguarda i tipi di cambiamento che possono venire introdotti nell’ambiente di lavoro e non negarsi di fronte a preoccupazioni e richieste.
Offrire opzioni di scelta, ma senza esagerare
Proporre al personale due o tre modalità di lavoro per l’azienda: la prima basata principalmente sul lavoro in ufficio, la seconda soprattutto sul lavoro da casa e la terza che sia una via di mezzo tra le due precedenti. Consentire alle persone di cambiare le proprie scelte, ma cercare di fare in modo che non succeda troppo spesso. In questo modo sarà possibile pianificare per tempo e avere un’idea precisa del luogo in cui ognuno si troverà a una determinata ora, operazione che consentirà di assegnare le risorse in modo più efficace.
Aggiornare le tecnologie aziendali
Lo stesso software che rende possibile il lavoro da remoto è alla base degli ambienti di lavoro ibridi in grado di funzionare efficacemente. Utilizzare il software di produttività basato sul cloud e gli strumenti di videoconferenza ( English ) per eliminare qualsiasi differenza tra chi lavora da remoto e chi in ufficio.
Fare in modo che tutti dispongano delle apparecchiature necessarie per lavorare in remoto. Individuare le eventuali attività quotidiane che possono essere svolte solo in ufficio, considerarne il motivo e cercare soluzioni alternative. I lavoratori dovrebbero avere la stessa capacità lavorativa a casa e in ufficio. In un ambiente di lavoro ibrido ideale, i lavoratori dovrebbero essere in grado di continuare a lavorare anche nel caso in cui l’ufficio dovesse scomparire da un giorno all’altro.
Per essere efficienti, i dipendenti dovrebbero inoltre avere accesso anche a eventuali risorse e informazioni necessarie, che devono quindi essere rese disponibili e facili da utilizzare. Documentare tutto nei minimi particolari, dalle riunioni con i clienti alle discussioni informali nei corridoi, affinché tutti i dipendenti siano sempre aggiornati e in sintonia.
Coltivare costantemente la cultura aziendale
Non è facile definire il concetto di cultura aziendale. Una società può avere una filosofia aziendale o una serie di valori di riferimento, ma la cultura di un luogo di lavoro ( English ) si sviluppa organicamente dalle interazioni tra i lavoratori. I lavoratori da remoto dovrebbero mantenere un legame con chi è in ufficio, con meetup informali online e sedute plenarie virtuali, affinché i piacevoli momenti di socializzazione che prima si creavano grazie a una pausa caffè non vadano irrimediabilmente perduti.
Bisogna assicurarsi che i collaboratori da remoto si sentano come se stessero lavorando in ufficio. Si devono rivedere i vantaggi offerti dall’azienda, per evitare che siano esclusivo appannaggio di chi lavora in presenza. Se, ad esempio, i dipendenti possono consumare caffè e snack in mensa, si potrebbe offrire un abbonamento per caffè o pasti da asporto gratuiti ai lavoratori a distanza.
Tradurre una cultura basata sul contatto personale in una remota o ibrida è un’enorme sfida che non si realizza dall’oggi al domani. Iniziare con lo stabilire quali sono i valori aziendali, metterli per iscritto e potenziarli sfruttando ogni canale disponibile.
Rendere le offerte di lavoro disponibili in remoto
La cartina al tornasole per un ambiente di lavoro ibrido è costituita dalle modalità di assunzione di nuovo personale. Se possibile, non indicare le sedi nelle offerte di lavoro. Mettere a punto una nuova procedura per i colloqui e le assunzioni che non valuti i candidati in base alla maggiore o minore distanza dalla sede e offrire le risorse e le opportunità necessarie per recarsi in ufficio e partecipare a riunioni o eventi sociali.
Organizzare gli uffici in modo da garantire il distanziamento tra le persone
Con la presenza di meno persone in ufficio è possibile adottare più facilmente configurazioni ottimizzate per la sicurezza dei dipendenti. Non è chiaro per quanto tempo resteranno in vigore le disposizioni in materia di distanziamento sociale ( English ), per cui è opportuno approfittare dell’occasione per ridurre la densità di personale negli ambienti di lavoro e organizzare spazi di coworking condivisi in diversi uffici. Lasciare uno spazio sufficiente tra le postazioni di lavoro e predisporre percorsi a senso unico per gli spostamenti del personale nell’edificio.
Considerare anche chi non è visibile
I lavoratori a distanza sono meno visibili rispetto ai colleghi in ufficio, il che significa che esiste un maggior rischio di essere ignorati per eventuali promozioni e altre opportunità. Bisogna essere consapevoli di questo squilibrio naturale e prendere le opportune misure per garantire correttezza ed equità nelle decisioni.
Formare i dirigenti perché sostengano e includano i lavoratori a distanza e adeguare le procedure di assunzione in modo da offrire a tutti le stesse opportunità, affinché chi lavora da remoto non senta di avere svantaggi per il fatto stesso di non essere fisicamente in sede.
In che modo WeWork può semplificare il passaggio a un ambiente di lavoro ibrido
I princìpi fondamentali dell’ambiente di lavoro ibrido mettono i dipendenti in condizione di dare il meglio di sé indipendentemente da dove si trovano. Gli uffici WeWork sono progettati in funzione della flessibilità ( English ) e possono aiutare le aziende ad adottare un modo di lavorare più dinamico. Per aziende che desiderano attivare uffici satellite adatti a chi lavora in remoto o passare a uno spazio di lavoro che possa essere rapidamente adeguato alle mutate esigenze aziendali, WeWork offre ambienti di lavoro creativi e adattabili ( English ) per venire incontro alle esigenze di ogni attività.
Le postazioni fisse e gli uffici privati possono aiutare i lavoratori a distanza a sentirsi maggiormente in contatto con chi lavora in ufficio. Ambienti privi di distrazioni, sale riunioni moderne, connessioni Wi-Fi veloci e servizi di livello professionale mettono a disposizione del personale gli strumenti di cui necessita per restare produttivo, impegnato e collaborativo, indipendentemente dalla distanza.
Servizi come WeWork All Access e WeWork On Demand consentono una flessibilità ancora maggiore, garantendo l’accesso a spazi di lavoro e sale riunioni nelle principali città del mondo.
Perché un modello ibrido possa avere successo, nessuno dev’essere lasciato indietro. Uno spazio di lavoro flessibile in grado di rispondere alle nuove strategie è un elemento importante della transizione e offre ai dirigenti aziendali la tranquillità necessaria a prendere le decisioni giuste per i dipendenti. Cambiare il modo di lavorare è una grande sfida per le aziende, ma ha anche enormi potenzialità per instaurare una cultura del lavoro migliore, che sia sostenibile, produttiva e inclusiva.
Steve Hogarty è uno scrittore e giornalista che vive a Londra. Scrive articoli di viaggio per il quotidiano City AM ed è vicedirettore di City AM Magazine. Si occupa di tecnologia, viaggi ed intrattenimento.