Nello scorso decennio, e specialmente negli ultimi anni, sono andati aumentando gli spazi di lavoro collaborativi. Secondo una ricerca di CBRE, nel 2018, la percentuale di spazi di lavoro collaborativi a Manhattan è salita di circa il 70%, passando dagli 855.000 metri quadrati dell’anno precedente a 1,25 milioni. Tuttavia non si tratta di una tendenza che interessa la sola New York. Gli spazi flessibili sono in crescita nelle città di tutto il mondo.
A cosa si deve questo improvviso aumento? Sempre più aziende di qualsiasi dimensione stanno adottando spazi di lavoro collaborativi, e hanno ottime ragioni per farlo. Adatti sia a imprenditori che stanno lavorando al lancio della propria azienda sia a società che figurano da tempo nell’elenco Fortune 500, gli spazi collaborativi offrono tutta una serie di vantaggi.
Che cosa s’intende per spazio di lavoro collaborativo?
Gli spazi collaborativi sono uffici in cui i dipendenti di diverse aziende lavorano in un unico ambiente. Le attività che condividono uno spazio di lavoro collaborativo possono essere di qualsiasi dimensione, ad esempio startup in fase di crescita o grandi imprese. Lo spazio, di solito, è costituito da un insieme di uffici privati e aree comuni condivise, che consentono ai dipendenti una grande flessibilità nel corso della giornata lavorativa.
Si deve tenere presente una cosa importante: uno spazio collaborativo non significa necessariamente che i dipendenti di un’azienda debbano trovarsi in una zona di coworking assieme a quelli di altre aziende. Nella maggior parte dei casi, le aziende hanno a disposizione un ufficio privato, se non più piani dedicati. Tuttavia, hanno l’opportunità di accedere a zone comuni dal design accattivante e a servizi di qualità, che possono produrre notevole valore per l’azienda.
I vantaggi degli spazi di lavoro collaborativi
Consideriamo il valore che gli spazi di lavoro collaborativi possono offrire sia ai dipendenti che alle aziende in termini di utile netto, indipendentemente dalle dimensioni.
1. Agilità per muoversi nel mondo degli affari
Nell’odierna realtà in rapida evoluzione l’agilità è d’obbligo. Per poter cambiare velocemente, l’immobile deve stare al passo con le esigenze aziendali, che si tratti di aprire un laboratorio innovativo per un progetto di ricerca, allestire uffici satellite nei mercati emergenti o trovare uno spazio più grande per un organico che aumenta di pari passo con il successo dell’azienda. Gli spazi di lavoro collaborativi consentono di disporre dell’agilità necessaria, permettendo alle aziende di espandere l’attività e aumentare il numero di dipendenti da assumere, senza doversi impegnare in rigidi contratti di locazione negli immobili più tradizionali. Grazie ad uno spazio collaborativo, si può scegliere di aumentare il personale o anche le dimensioni della sede, senza troppi sforzi e senza costi aggiuntivi.
2. Trasferimento semplice e configurazione veloce
Per iniziare a lavorare in uno spazio collaborativo non è necessario accollarsi un trasloco stressante e costoso. Non si devono acquistare scrivanie né sedie. Il Wi-Fi è veloce, nelle stampanti non manca il toner e la linea telefonica è già collegata e pronta all’uso. Optare per uno spazio collaborativo significa evitare tutta una serie di attività che avrebbero richiesto settimane di impegno da parte di tutta l’azienda, per cui non resta altro che sistemarsi fisicamente nei nuovi ambienti e mettersi all’opera.
3. Spazi ad uso ufficio in sedi prestigiose
Un immobile di prestigio è costoso, e può essere difficile da trovare. Tuttavia, per poter attirare e trattenere il personale più valido, le aziende devono poter disporre di uffici in quartieri centrali, vicino ad altre aziende, ai mezzi di trasporto, ai negozi e ai ristoranti. E, soprattutto, gli stessi edifici devono essere luminosi, puliti e moderni.
Gli spazi di lavoro collaborativi consentono di accedere ad ambienti più costosi e ambìti in sedi prestigiose, che avrebbero avuto costi proibitivi affittandoli nel modo convenzionale. La maggior parte degli spazi di lavoro collaborativi si trova nei distretti finanziari o commerciali delle rispettive città e consente di aprire rapidamente una sede, senza necessità di dover pensare alle dotazioni e senza bisogno di costosi interventi.
4. Risparmio sui costi
In molti casi, gli spazi di lavoro collaborativi possono consentire di ridurre i costi, dal momento che si paga solo ciò che serve. Se, ad esempio, si sta allestendo una nuova sede centrale regionale e i dipendenti sono momentaneamente soltanto 10, dover prendere in affitto un intero piano di uffici comporterebbe un grande spreco di spazio e costi notevoli. Collocando il personale in un ufficio privato di uno spazio di lavoro collaborativo, si offre la possibilità di lavorare in un ambiente dedicato, pagando solo per l’area effettivamente occupata. E, soprattutto, sarà facile aggiungervi altro spazio man mano che il numero di dipendenti aumenta.
5. Possibilità di espandersi facilmente
Indipendentemente dalle dimensioni, la crescita aziendale è un obiettivo primario e gli spazi di lavoro collaborativi possono consentire di raggiungerlo. L’azienda ha bisogno di personale per testare un mercato di prova? Di fare assunzioni per un reparto essenziale al successo dell’attività? Di aprire diverse nuove sedi nel mondo nel corso di un anno? Consentendo al personale di accedere a uno spazio di lavoro collaborativo, si offrirà un ambiente stimolante in cui potersi mettere immediatamente al lavoro.
6. Servizi "all inclusive"
Se si affitta un ufficio, si devono pagare le utenze, le forniture per l’ufficio e altri servizi, oltre a un responsabile e al personale addetto all’assistenza. In uno spazio di lavoro collaborativo le utenze di acqua, gas ed elettricità sono comprese, come pure il Wi-Fi. Nella maggior parte dei casi vengono messi a disposizione anche caffè e tè, forniture per la cucina, sala copie e servizi di posta.
7. Una reception a disposizione della community
Negli spazi di lavoro collaborativi ci sono addetti che si occupano di fornire tutta l’assistenza necessaria. Se servono informazioni sullo spazio, sulla tecnologia, sui servizi o sul quartiere (ad esempio, il posto migliore per un pranzo di lavoro), è possibile rivolgersi al community team, che svolge le funzioni di reception.
8. Uno spazio di lavoro completamente tecnologico
La configurazione dell’infrastruttura informatica negli uffici richiede un impegno dispendioso in termini di tempo e denaro, dal momento che coinvolge personale e fornitori. Negli spazi di lavoro collaborativi, invece, tutta la tecnologia è già configurata: connessione veloce, Wi-Fi sicuro, sistema videoconferenza nelle sale riunioni, badge di sicurezza per accedere, prese elettriche per le ricariche dei diversi dispositivi.
9. Uno spazio progettato per consentire ai dipendenti di lavorare al meglio
Nel corso di questi ultimi anni, l’ambiente di lavoro ha iniziato a essere più incentrato sulle esigenze di chi lo occupa. Anziché aspettarsi che le persone vadano in ufficio e trascorrano otto ore al giorno in uno spazio ridotto, le aziende stanno offrendo ai dipendenti la possibilità di lavorare in ambienti che meglio si adattano allo stile di lavoro personale. Ecco perché molti spazi collaborativi sono stati concepiti per svolgere un lavoro basato su attività specifiche: i nostri membri possono utilizzare una cabina telefonica per fare telefonate private o isolarsi per studiare un problema che richiede la massima concentrazione. In alternativa, possono tenere riunioni informali attorno ai tavolini in stile caffetteria. Per coloro che preferiscono lavorare in un ambiente più rilassato, sono a disposizione cuscini e altri tipi di sedute morbide. Dare ai dipendenti la possibilità di scegliere quando e dove lavorare può essere un metodo per aumentare la produttività e migliorare la qualità del lavoro.
10. Opportunità di fare rete
Anche se l’azienda dispone di un ufficio o un piano privato in uno spazio di lavoro collaborativo, i dipendenti possono comunque accedere alle aree comuni dell’edificio, avendo così la possibilità di incontrare il personale di altre aziende, che si tratti di imprenditori, lavoratori autonomi o a distanza. Questo flusso di conoscenze e creatività può rivelarsi molto vantaggioso. Infatti, molte aziende espanse a livello globale fanno lavorare i propri dipendenti in spazi di lavoro collaborativi proprio perché possano acquisire idee innovative da persone che abitualmente non fanno parte della loro rete.
11. Uno spazio che riflette la cultura aziendale
Anche se gli spazi di lavoro collaborativi sono stati intenzionalmente concepiti perché i dipendenti possano svolgere al meglio il proprio lavoro, è comunque possibile personalizzarli. A seconda delle dimensioni dell’ufficio, esistono diversi modi per configurare lo spazio in modo che rifletta i valori aziendali. Si possono appendere quadri oppure portare elementi d’arredo personali, ad esempio tappeti e lampade. Con un intero piano privato a disposizione si possono aggiungere marchio, logo e colori dell’azienda, in modo che lo spazio possa assumere una connotazione esclusiva.
12. Legami più forti tra dipendenti e azienda
Può capitare di chiedersi se la cultura aziendale rischia di risentire negativamente del ricorso a spazi di lavoro collaborativi. Anche gli esperti che progettano ambienti di lavoro si sono posti lo stesso problema e hanno fatto alcune ricerche in merito. Un gruppo di studiosi della Stephen M. Ross School of Business della University of Michigan ha riscontrato che i dipendenti si sono identificati più con la cultura aziendale che non con quella dello spazio di lavoro collaborativo. Lo studio ha inoltre evidenziato che il lavoro in uno spazio collaborativo ha migliorato la percezione dell’azienda da parte dei dipendenti.
Questi sono solo alcuni dei vantaggi che gli spazi di lavoro collaborativi possono offrire alle aziende. Per tali motivi, sempre più attività stanno inserendo spazi di lavoro flessibili nei propri portafogli immobiliari e se ne servono per migliorare il proprio business.
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