Questo articolo è una versione leggermente rivisitata di un rapporto elaborato da Hamilton Place Strategies in collaborazione con Replica. Il documento completo è disponibile qui.
La pandemia di COVID-19 ci ha costretti a ripensare il nostro modo di lavorare e rivalutare gli aspetti più importanti di un ambiente di lavoro. Prima della pandemia, solo il 3,4% degli americani lavorava da casa. Al culmine del lockdown, da una ricerca di Upwork in collaborazione con il MIT è emerso che quasi la metà della forza lavoro statunitense stava lavorando da remoto. Oggi, in tutti i settori, l’interrogativo principale riguarda la possibilità di un cambiamento permanente nel modo in cui aziende, lavoratori e clienti pensano all’ambiente di lavoro.
L’ufficio continuerà a rivestire un ruolo importante per numerosi lavoratori e aziende e i vantaggi offerti da quell’ambiente, come la formazione, l’affiancamento e la collaborazione, rimangono essenziali come sono sempre stati. Con la prospettiva di dover aspettare un vaccino ancora per alcuni mesi, come possiamo vivere gli aspetti positivi di un ambiente d’ufficio garantendo nel contempo la sicurezza e la salute dei dipendenti ( English )? Una delle lezioni più importanti che abbiamo appreso è che sia le aziende sia i lavoratori desiderano maggiore flessibilità: di conseguenza, gli spazi ad uso ufficio dovranno adattarsi a queste nuove esigenze.
Dobbiamo ritornare sul posto di lavoro?
Amministratori delegati e dirigenti, da Sundar Pichai di Google a Julie Sweet di Accenture, hanno parlato dell’importanza dell’ufficio: l’interazione interpersonale è importante per l’innovazione, i rapporti, la cultura e molto altro. In effetti, un rapporto di McKinsey di aprile 2020 ha rilevato che i team di lavoro co-localizzati hanno più facilità a costruire rapporti di fiducia e prendere decisioni rapidamente. Probabilmente, come emerso da un rapporto di Brookings Institution, ciò è legato al fatto che le persone preferiscono comunicare le informazioni complesse faccia a faccia.
I dipendenti desiderano poter tornare in ufficio. Un sondaggio di CivicScience, condotto a maggio 2020 nell’area metropolitana di New York, ha rilevato che (salvo problemi di sicurezza) il numero di intervistati che avrebbe preferito lavorare almeno in parte dall’ufficio è stato più del doppio rispetto a coloro che hanno invece dichiarato di preferire il lavoro completamente a distanza.
La maggioranza degli intervistati, il 76%, ha affermato di trovare l’ambiente di ufficio "molto importante" o "piuttosto importante" per la collaborazione e l’innovazione. Circa un terzo degli intervistati ha affermato di ritenere che, nel lungo termine, gli Stati Uniti potrebbero subire conseguenze negative per l’innovazione e l’ingegnosità se in molte aziende si continuerà a lavorare da remoto.
La formazione e l’affiancamento disponibili in un ambiente d’ufficio può essere particolarmente importante per chi è appena all’inizio della carriera; secondo un sondaggio di Smartsheet, un’ampia percentuale di lavoratori millennial e della generazione Z afferma di sentirsi meno connesso ai colleghi o di avere maggiori difficoltà a comunicare con loro proprio in conseguenza del lavoro da remoto. Garantire che ognuno abbia il proprio posto attorno al tavolo può essere particolarmente complicato nelle riunioni in videoconferenza, e l’ "affaticamento da Zoom ( English )" è un dato di fatto.
Una struttura flessibile per tornare in ufficio in sicurezza
Mentre i datori di lavoro iniziano a pianificare di riportare decine, centinaia o migliaia di dipendenti in ufficio, ci sono tre aspetti da considerare: lo spazio, la geografia e il tempo.
Gestisci
Quando sono in ufficio, i dipendenti devono sentirsi al sicuro. Per questo, è necessario creare spazi più estesi ( English ) e garantire un ambiente di lavoro pulito e sanificato.
Di conseguenza, occorre ridurre la densità degli spazi ad uso ufficio garantendo il "distanziamento professionale", nel rispetto delle linee guida indicate dai Centri per il controllo e la prevenzione delle malattie (CDC) e dalle autorità locali. Tra le altre cose, è necessario considerare una metratura adeguata a disposizione di ogni dipendente e la necessità di sistemare le postazioni in modo da garantire una distanza di sicurezza opportuna tra i dipendenti.
Ridurre la densità all’interno degli spazi ad uso ufficio significa anche ripensare le aree comuni ( English ) e il modo in cui le persone interagiscono e si spostano in ufficio. Potrebbe essere necessario migliorare i sistemi di areazione, progettare sale conferenze più ampie, nuovi protocolli in cucina ( English ), corridoi a senso unico e ridurre la capacità degli ascensori. Sarà, inoltre, indispensabile migliorare i protocolli di pulizia e mettere a disposizione degli utenti un maggior numero di disinfettanti per le mani e prodotti per la sanificazione.
Geografia
Il sondaggio condotto da CivicScience nell’area metropolitana di New York City ha rilevato che il 70% degli intervistati preferirebbe uno spazio ad uso ufficio a pochi passi da casa. Più della metà (il 55%) degli intervistati ha dichiarato che si sentirebbe "in qualche modo" o "molto" a disagio ad andare in ufficio con i mezzi pubblici fintantoché non sarà disponibile un vaccino contro il COVID-19.
Per ridurre gli spostamenti dei dipendenti, le aziende dovrebbero avere più sedi, con uffici sparsi per la città, in modo che ognuno possa recarsi nella sede più vicina alla propria abitazione. Alcuni lo chiamano modello "hub and spoke": le aziende e organizzazioni hanno un ufficio principale che è al centro dell’attività, più altre sedi sparse per la città nei quartieri in cui vivono i dipendenti.
Orario
Nel breve termine, i datori di lavoro dovranno probabilmente attuare modalità di rientro al lavoro sfalsate o a fasi, così da soddisfare le necessità di distanziamento professionale con gruppi meno numerosi di dipendenti che entrano in ufficio nello stesso momento. Nel lungo termine, invece, la scelta di lavorare in ufficio oppure da casa non sarà più obbligatoria, perché molte aziende daranno ai dipendenti la possibilità di attuare entrambe le metodologie.
Con la riduzione della densità negli uffici e una filosofia meno centralizzata, i datori di lavoro dovranno individuare la "massa critica" di dipendenti necessaria in ciascuna sede perché non vengano meno i vantaggi legati alla collaborazione e alle interazioni personali. Una volta messe in atto queste pianificazioni sfalsate o a fasi, i dipendenti possono rientrare in ufficio pronti ad affrontare le sfide che richiedono una maggiore collaborazione.
I datori di lavoro conoscono già i vantaggi di offrire ai dipendenti un orario flessibile. Lo studio di valutazione della forza lavoro americana di Prudential, condotto a giugno 2019, ha chiesto agli intervistati quali fattori, a parte la retribuzione, li avrebbero spinti maggiormente a restare presso il loro attuale datore di lavoro: il 48% ha citato un orario di lavoro flessibile.
In che modo gli spazi di lavoro flessibili possono riportarci al lavoro
Gli spazi di lavoro flessibili hanno l’opportunità unica di aiutare le persone a tornare al lavoro in modo sicuro e rapido. Eppure, non tutti i datori di lavoro hanno le risorse, economiche o di altro tipo, per implementare un modello di spazio di lavoro flessibile esteso in tutta la città. Aziende come WeWork, IWG e Industrious sono fatte per fornire questa flessibilità ai datori di lavoro e hanno già pensato a come soddisfare le nuove necessità di spazio, geografia e tempo per i loro clienti.
Prendendo a modello WeWork e New York City, vediamo in che modo uno spazio di lavoro flessibile può supportare una transizione sicura verso l’ambiente di ufficio.
Spazio
In qualità di principale locatario di spazi ad uso ufficio in tutta Manhattan, WeWork offre alle aziende lo spazio necessario per espandere la loro operatività e mettere in pratica le necessarie misure di distanziamento. Nella sola Manhattan, WeWork possiede oltre 835.000 metri quadri di uffici, distribuiti in oltre 60 sedi.
In tutti i suoi spazi, WeWork ha innalzato gli standard di igiene e pulizia ( English ) secondo le indicazioni fornite dai CDC e dalle autorità sanitarie locali per garantire la sicurezza dei dipendenti.
Non solo i dipendenti possono sentirsi tranquilli riguardo la sicurezza degli spazi ad uso ufficio, ma i datori di lavoro potranno addirittura risparmiare. Secondo il rapporto 2019 di WeWork sull’impatto globale, negli Stati Uniti un’azienda di quattro persone può risparmiare ( English ) fino a 24.000 dollari l’anno affittando presso WeWork rispetto agli affitti commerciali tradizionali.
Simili tagli dei costi sono particolarmente importanti in un momento come questo, in cui le aziende di tutte le dimensioni si trovano ad affrontare condizioni economiche incerte. Con il passare del tempo e l’allentamento delle restrizioni sul distanziamento, le aziende possono richiedere spazi ad uso ufficio aggiuntivi in base alle effettive necessità, per permettere il rientro in ufficio di un numero maggiore di dipendenti nello stesso momento.
Geografia
Attraverso la rete esistente di spazi di lavoro flessibili in tutta New York City, WeWork e altri fornitori simili possono aiutare le aziende a offrire ai propri dipendenti spazi di riunione e di lavoro raggiungibili a piedi o in pochi minuti di bicicletta.
In uno studio originale di Replica, uno strumento di pianificazione urbana che aiuta le città a rispondere alle domande fondamentali sui trasporti, circa un terzo degli impiegati con sede a New York City, vale a dire più o meno 303.000 persone, potrebbe trovarsi a circa 15 minuti a piedi dalla sede WeWork più vicina. Oltre il 58% degli impiegati di New York, circa 565.500 persone, vive a meno di 15 minuti di bicicletta da una sede WeWork.
Analizzando i singoli distretti, lo studio di Replica ha evidenziato che l’impatto è particolarmente sentito a Manhattan, dove ben 379.865 persone, equivalenti a circa il 96% degli impiegati della zona, vivono a meno di 15 minuti a piedi o in bicicletta da una sede WeWork. La metà di tutti gli impiegati di Brooklyn e un quarto di quelli del Queens vivono in aree raggiungibili in 15 minuti a piedi o in bicicletta da una sede WeWork.
In tutti e cinque i distretti, il tragitto medio giornaliero degli impiegati è di quasi sette miglia. Di contro, gli impiegati che vivono a 15 minuti a piedi da una sede WeWork potrebbero ridurre i loro spostamenti a meno di un miglio: una riduzione dell’85% del percorso quotidiano.
Un approccio non centralizzato può inoltre portare notevoli vantaggi anche in altri settori. L’analisi di Replica ha dimostrato che, se ogni lavoratore andasse a piedi o in bicicletta per 15 minuti per raggiungere la sede più vicina di WeWork, anziché spostarsi con i mezzi pubblici verso il posto di lavoro tradizionale, a New York ci sarebbe una riduzione di circa 45.000 spostamenti in auto e di oltre 360.000 km al giorno percorsi da ogni veicolo, vale a dire più di 1.600.000 in meno a settimana.
Secondo l’Agenzia per la protezione dell’ambiente, la riduzione di oltre 360.000 km al giorno percorsi da ogni veicolo equivale all’incirca a una riduzione di 448 tonnellate metriche di emissioni di CO2, o a piantare quasi 7.500 alberi in città ogni settimana.
Inoltre, un approccio "hub and spoke" può portare vantaggi secondari in altri settori, favorendo la ripresa delle attività commerciali di quartiere grazie ai dipendenti che tenderanno a lavorare, fare acquisti e mangiare più vicino a casa.
Tempo
Gli spazi di lavoro flessibili come WeWork, inoltre, sono già configurati per supportare i diversi modi in cui le persone utilizzano l’ufficio. Alcuni vogliono essere in ufficio dalle 8:00 alle 18:00 per avere una separazione netta tra casa e lavoro, altri prediligono l’ufficio per avere una connessione internet più affidabile o veloce, o per poter utilizzare stampanti di alta qualità.
Tutte le sedi WeWork offrono un insieme di servizi unico, per soddisfare le necessità tecnologiche come Ethernet cablato, accesso Wi-Fi, stampanti multifunzione e smart board, ma anche i vantaggi legati al far parte di una community, come gli eventi per fare network.
Per questo, l’80% dei membri WeWork segnala un aumento della produttività dopo l’adesione e il 54% riconosce l’importanza di WeWork nell’accelerare la crescita della propria azienda. Nel lungo termine, questi spazi possono offrire ai datori di lavoro una soluzione economicamente conveniente per ampliarsi o ridurre l’occupazione secondo le reali necessità. I dipendenti possono mantenere i vantaggi di collaborazione, produttività e creazione di rapporti derivanti dal lavorare in ufficio.
La pandemia di COVID-19 ha rivoluzionato il nostro modo di lavorare, ma abbiamo la possibilità di rimodellare il futuro dell’ambiente di lavoro ( English ) in modo flessibile. È necessario elaborare soluzioni che funzionino per ogni settore e segmento della popolazione, compresi gli impiegati. Grazie alla flessibilità che WeWork, e altre aziende simili, possono offrire, New York e le città di tutto il paese possono tornare al lavoro in modo sicuro, con vantaggi per i dipendenti, per l’economia e per l’ambiente.
Hamilton Place Strategies (HPS) è una società di consulenza analitica di affari pubblici con uffici a Washington, D.C., New York e in California. HPS utilizza analisi approfondite per comprendere argomenti complessi e strumenti creativi per spiegare i problemi al pubblico e raggiungere gli stakeholder cruciali.
I dati di Replica costituiscono una stima dei movimenti e delle metriche associate derivanti da un insieme di dati anonimi relativi alle sedi e da altre origini di dati di terzi. La metodologia tecnica mette in atto una serie di misure preventive in grado di garantire l’impossibilità di identificare i singoli individui.
Dal 27 maggio al 1° giugno 2020, CivicScience ha effettuato un sondaggio tra adulti dai 18 anni in poi ed elaborato i dati per genere ed età in base al censimento effettuato nell’area di New York.
