La pandemia continua a influenzare quasi tutti gli aspetti della vita lavorativa, dal modo in cui ci si sposta in città ( English ) a quello in cui socializziamo e collaboriamo con colleghi e amici. In tutto il mondo il distanziamento sociale ( English ) e altre misure di prevenzione, come indossare le mascherine, sono diventati la norma. Fino a quando non sarà disponibile un vaccino, questi protocolli resteranno gli strumenti più efficaci per ricominciare a vivere in sicurezza.
Negli ambienti di lavoro ci si è adattati al COVID-19 in modi diversi. Per alcuni, le interazioni dirette sono un elemento inevitabile della modalità operativa delle aziende. Per altri, i layout degli uffici che prevedono il distanziamento ( English ) e il decentramento del personale ( English ) servono a far sentire i dipendenti a proprio agio e sicuri in ufficio.
Indipendentemente da come le aziende si sono adeguate al nuovo modo di lavorare, questo è indubbiamente uno strano periodo per chi torna in ufficio. Abbiamo raccolto alcuni suggerimenti di esperti per quanto riguarda il distanziamento sul lavoro per far sì che il ritorno in ufficio possa avvenire dando la priorità alla salute, la sicurezza ( English ) e il benessere dei dipendenti. Prima di approfondire questo aspetto, vediamo che cosa s’intende per distanziamento sociale.
Che cos’è il distanziamento sociale?
Con distanziamento sociale ( English ) s’intende tutta una serie di misure volte a prevenire la diffusione dei contagi da COVID-19 grazie alla limitazione dei contatti fisici tra le persone. Ciò significa mantenere una distanza di almeno due metri tra persone non appartenenti allo stesso nucleo familiare, evitare gli assembramenti quando è possibile e astenersi dalle interazioni sociali quotidiane come abbracci e strette di mano.
Perché il distanziamento sociale è importante?
Gli scienziati stanno ancora studiando come avvenga esattamente la diffusione del COVID-19, ma quello che si sa con certezza è che uno dei principali modi in cui il virus si trasmette è attraverso goccioline microscopiche (droplet) espirate nell’aria. Per questo motivo il modo migliore per impedire la diffusione dei contagi è quello di mantenere le distanze tra le persone, indossare la mascherina ( English ) in pubblico ed evitare il contatto fisico con persone estranee al nucleo familiare.
"Dal momento che il virus responsabile del COVID-19 si diffonde da persona a persona attraverso contatti diretti molto ravvicinati, ad oggi il modo migliore per impedire che ciò avvenga è evitare il più possibile di stare a stretto contatto con altre persone," ha dichiarato ad Healthline Malia Jones, epidemiologa presso l’Università del Wisconsin a Madison.
Molte persone contagiate dal COVID-19 sono asintomatiche, il che significa che non sempre è possibile sapere chi è stato contagiato e chi no. Ecco perché è importante mantenere le distanze anche quando ci si sente bene. In abbinamento ai frequenti lavaggi delle mani e a una meticolosa pulizia delle superfici ( English ), le misure di distanziamento sociale possono contribuire a ridurre notevolmente la diffusione del virus negli uffici.
Indossare (correttamente) la mascherina e tenerla per tutto il giorno
È chiaro che la maggior parte delle persone contagiate dal COVID-19 è paucisintomatica o asintomatica. Indossare la mascherina anche quando ci si sente bene riduce notevolmente il rischio di trasmettere involontariamente il virus. Quanto maggiore è il numero delle persone che indossano la mascherina in pubblico, tanto minore è la diffusione del virus.
Ecco alcuni suggerimenti dei Centers for Disease Control (CDC) su come indossare correttamente la mascherina:
- Lavarsi le mani prima di indossare la mascherina
- Mettere la mascherina in modo che copra il naso e la bocca, fissandola sotto al mento
- Verificare che aderisca bene e che non impedisca la corretta respirazione
- Una volta indossata, non toccare la mascherina e il viso
- Considerare l’utilizzo di una maschera di tela lavabile
Non aver paura di essere risoluti
Ogni posto di lavoro è diverso, e alcuni colleghi possono adottare un approccio meno attento alle regole di distanziamento sociale in ufficio ( English ). Non temere di chiedere gentilmente agli altri di mantenere le distanze se si ritiene che ci siano assembramenti. Le persone si stanno gradualmente adeguando a un nuovo modo di lavorare, e piccole interazioni assertive come queste contribuiranno a creare un ambiente di ufficio sicuro per tutti, oltre che comodo per lavorare.
Non stringersi la mano
È un’abitudine difficile da perdere, ma è bene abituarsi a resistere all’impulso naturale di stringere la mano ai visitatori e ai nuovi colleghi in ufficio. La Rockefeller University, specializzata nella ricerca medica e scientifica, suggerisce, ad esempio, di fare un inchino o battere i piedi. Di tutte queste nuove modalità di saluto, quella di toccarsi con i gomiti è diventata molto diffusa negli ambienti di lavoro.
Salutarsi con i gomiti potrebbe sembrare una stupidaggine a prima vista, ma interazioni informali come questa contribuiscono ad alleggerire l’atmosfera in ufficio e al tempo stesso a rafforzare le nuove linee guida sul distanziamento.
Essere social online
Avendo potenzialmente trascorso mesi a lavorare da casa, a volte con la sola compagnia delle piante da interno, è del tutto naturale che alcuni dipendenti al ritorno in ufficio non vedano l’ora di incontrare i colleghi durante la pausa caffè. Per evitare assembramenti, negli edifici dovrebbe essere predisposta un’apposita segnaletica per indicare che nelle aree comuni, come la sala relax e la cucina, ci sono nuovi limiti di capienza.
In un recente post sul blog, Microsoft ha suggerito di creare spazi virtuali ( English ) come i canali Teams e gli eventi Zoom per consentire ai colleghi di socializzare e rilassarsi. Attività come sessioni di yoga dal vivo e serate dedicate ai giochi di società dopo il lavoro contribuiscono a mantenere un senso di solidarietà e consentono a tutti i colleghi che lavorano a distanza di partecipare.
Due metri vanno bene, tre sono anche meglio
È stato dimostrato che fattori ambientali come tenere le finestre aperte e usare ventilatori da scrivania facilitano lo spostamento del virus per più di due metri, quindi nel riorganizzare la configurazione degli uffici per ridurne la densità di persone e perseguire un adeguato distanziamento, si cerca di lasciare quanto più spazio possibile tra le scrivanie e i colleghi.
"Due metri vanno bene, tre sono anche meglio" ha dichiarato al Wall Street Journal Joseph Allen, direttore del programma Healthy Buildings presso laHarvard School of Public Health.
WeWork offre soluzioni per ufficio flessibili per le aziende che hanno bisogno di ulteriore spazio per garantire il distanziamento tra il personale, o per quelle che semplicemente non hanno lo spazio necessario per riprogettare la sistemazione ( English ) dell’ambiente di lavoro.
Attenzione alle superfici toccate di frequente
Mentre le mascherine riducono la trasmissione del COVID-19 attraverso le goccioline nell’aria, il virus può contagiare anche tramite il contatto con superfici contaminate. Questo è il motivo per cui è importante lavarsi regolarmente le mani ed evitare di toccarsi viso e mascherina.
Individuare le zone dell’ufficio che vengono più di frequente a contatto con le mani, come maniglie e interruttori, e prendere l’abitudine di utilizzare le nocche o i gomiti per premere i pulsanti e aprire e chiudere i rubinetti. "Quando è possibile, servirsi delle scale," ha dichiarato Joseph Allen al Wall Street Journal. "In ogni caso evitare di prendere ascensori affollati, a meno che l’atrio non sia ancora più affollato. Non toccare i pulsanti, utilizzare piuttosto il gomito o le dita, evitando di toccarsi il viso prima di essersi lavate le mani."
WeWork ha adottato procedure di pulizia più accurate e più frequenti in tutte le zone. Prendere in considerazione l’installazione di postazioni igienizzanti per le mani in posizioni strategiche dell’ufficio per ridurre ulteriormente la possibilità di diffusione del virus.
Restare sempre in contatto con i dipendenti
Prima del ritorno in ufficio è importante comunicare chiaramente al personale a quali cambiamenti andrà incontro, dai cartelli direzionali alla segnaletica comportamentale alle nuove linee guida per il distanziamento.
Al rientro in ufficio dei dipendenti verificare regolarmente ( English ) che tutti si trovino a loro agio e siano a conoscenza delle nuove linee guida, e affrontare eventuali perplessità per quanto riguarda il mantenimento delle distanze modificando – se necessario – la sistemazione dei locali. Non dare mai per scontato che i collaboratori si trovino a loro agio. Essere trasparenti e disponibili ad adeguarsi alle loro esigenze.
Avere un chiaro canale di comunicazione per segnalare la malattia e assicurarsi che i dipendenti siano consapevoli dei loro diritti legali durante la pandemia, in particolare coloro che hanno familiari a rischio.
In caso di dubbi comunicare, comunicare e ancora comunicare
Sia che lavorino da remoto o in un ufficio in cui sono in vigore le misure di distanziamento, alcuni lavoratori potrebbero sentirsi isolati, confusi o ansiosi ( English ) per la nuova situazione. È quindi opportuno organizzare sessioni di aggiornamento regolari e riunioni di gruppo sulla piattaforma di videoconferenza preferita per mantenere un senso di unità e di orientamento all’interno dell’azienda, indipendentemente dalla sua frammentazione.
A questo proposito è fondamentale l’uso dei video, poiché il solo fatto di poter vedere e interpretare le espressioni facciali aiuta a stabilire un legame più umano. Rimanere visibile e in contatto fa sì che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda e contribuisce a dissipare eventuali remore da parte dei dipendenti. "In caso di dubbi comunicare, comunicare e ancora comunicare," ha dichiarato Ann Francke, Chief Executive del Chartered Management Institute (CMI) nel Regno Unito.
Lavarsi spesso le mani e pulire regolarmente le superfici
Questo è un consiglio che si è già sentito spesso, ma vale la pena di ripeterlo: lavarsi le mani regolarmente con acqua calda e sapone per almeno 20 secondi e usare l’igienizzante per le mani quando si entra o si esce dall’ufficio. Oltre alle misure di distanziamento il lavaggio frequente delle mani è un modo decisamente efficace per mantenere basso il tasso di contagio e prevenire la diffusione del CODIV-19 nell’ambiente di lavoro.
"Per evitare di prendersi qualcosa (ad esempio, il virus) che si è depositato sulle mani, su un tavolo o su una maniglia della porta, e poi alla fine nella bocca e nel naso, lavarsi spesso le mani, soprattutto prima di mangiare e appena rientrati a casa", ha dichiarato ad Healthline Malia Jones.
Utilizzare salviette disinfettanti per pulire la tastiera, il mouse e la zona attorno alla scrivania almeno una volta alla settimana, e programmare regolarmente una pulizia accurata della scrivania ( English ) per mantenere l’ufficio igienizzato e sano.
Lavorare da casa se è possibile, altrimenti programmare in modo scaglionato l’accesso agli uffici
Una soluzione rapida per avere più spazio in un ufficio affollato consiste nel dividere il personale in due gruppi e scaglionarne la presenza settimanale, con una metà in smartworking e l’altra in ufficio.
Questa programmazione a giorni alterni ridurrà della metà il numero di lavoratori presenti in ufficio ogni giorno, facendo in modo che tutti abbiano uno spazio sufficiente a garantire il distanziamento. Questo accorgimento, abbinato a una pulizia accurata quando cambiano i turni, può ridurre notevolmente la possibilità di diffusione del COVID-19 tra i diversi gruppi di dipendenti.
Se una programmazione a giorni alterni non è adatta per l’azienda, considerare quali lavori possano essere svolti da casa o presso una sede distaccata e proporre agli interessati lo smartworking. La guida al distanziamento sociale della Rockefeller University raccomanda di svolgere a distanza qualsiasi attività lavorativa che consenta tale modalità.
Com’è possibile il distanziamento sociale con WeWork?
Noi di WeWork abbiamo messo in atto tutta una serie di nuove misure per consentire al personale di lavorare in condizioni di sicurezza e fiducia ( English ) nei nostri spazi di co-working nel rispetto delle linee guida sul distanziamento. Abbiamo ridotto la densità di persone nelle aree comuni ( English ), eliminando dei mobili e prevedendo zone cuscinetto tramite lo sfalsamento delle sedute, abbiamo predisposto una segnaletica comportamentale ben visibile per far orientare le persone nella nuova disposizione degli ambienti e abbiamo messo a disposizione uffici privati di grandi dimensioni e modificabili, con tutto lo spazio necessario per venire incontro alle esigenze di chi lavora da remoto.
Indipendentemente dal fatto che si sia alla ricerca di un ufficio distaccato più vicino a casa o che si preferisca il decentramento in spazi condivisi in tutta la città, con i nostri ambienti di lavoro flessibili sarà possibile conciliare l’esigenza di ridurre la densità di persone degli uffici con la salute, il comfort e la sicurezza dei dipendenti.
Steve Hogarty è uno scrittore e giornalista che vive a Londra. Scrive articoli di viaggio per il quotidiano City AM ed è vicedirettore di City AM Magazine, occupandosi di tecnologia, viaggi ed intrattenimento.
