Come dare priorità al lavoro quanto tutto è importante

Negli impegni di lavoro, spesso per decidere quali attività hanno (o non hanno) la priorità ci basiamo sulle necessità degli altri o sull’imminenza delle scadenze. Questo accade anche nella nostra vita privata: spendiamo tutte le nostre energie a “farci in quattro” e dedichiamo meno tempo a ciò che è davvero importante. Gestire le priorità in modo efficace e in base ai tuoi obiettivi futuri inverte questa tendenza, permettendoti di portare a termine tutto ciò che è importante, senza essere intralciato da ciò che non lo è. 

Mettendo in pratica queste strategie, potrai migliorare radicalmente la tua giornata lavorativa e ottenere il massimo dal tempo che trascorri in ufficio e a casa. Queste regole ti aiuteranno a valutare e stabilire le tue priorità. 

Sette strategie per assegnare la giusta priorità ai tuoi impegni   

In genere, l’assegnazione delle priorità consiste nel creare un’agenda, valutare le attività e organizzare il tempo e il lavoro per ottenere il massimo in tempi brevi. È importante essere flessibili nello stabilire le priorità poiché talvolta può succedere di dover rimandare un’attività di scarsa rilevanza per concentrarsi su ciò che è urgente. 

1. Crea una lista di cose da fare 

Per gestire le priorità in modo efficace è necessario comprendere ciò che è necessario fare per raggiungere l’obiettivo, considerando e inserendo nella lista anche le attività più banali. Per avere un quadro completo della situazione, è necessario inserire in un’unica lista sia le attività lavorative, sia gli impegni personali. 

Tutti i tuoi impegni, dal ritirare i panni in lavanderia al programmare un incontro diretto con il tuo capo, devono essere annotati nello stesso posto. Una volta messi per iscritto tutti gli impegni, l’assegnazione delle priorità normalmente viene effettuata tenendo conto dell’importanza, l’urgenza, le tempistiche e il compenso di ciascuna attività.

2. Capire ciò che è importante: essere consapevoli dei veri obiettivi da raggiungere 

Anche se può sembrare una strategia di gestione del tempo immediata, l’assegnazione delle priorità è fondamentale per raggiungere gli obiettivi a lungo termine. Capire qual è realmente lo scopo che si persegue—che si tratti di una promozione, di completare un progetto o di un cambiamento a livello di carriera—contribuisce a individuare le attività più utili a tal fine. Può essere una buona idea suddividere gli obiettivi principali in obiettivi minori, in funzione delle scadenze. Ad esempio, un obiettivo annuale può essere suddiviso in attività mensili, a loro volta possono basate su attività settimanali, priorità giornaliere etc.. 

All’inizio dell’anno, Alejandro Cerecedo, senior fashion account executive presso la società di pubbliche relazioni Another Company e membro del WeWork Reforma 26 di Città del Messico, stimola e allinea il proprio team stabilendo obiettivi a lungo termine. “Parliamo degli obiettivi personali e professionali e stabiliamo un lasso di tempo entro cui raggiungerli”, afferma Cerecedo.

Questa visione d’assieme è fondamentale per poter attribuire le priorità in modo efficace: è un errore comune ritenere che essere impegnati sia sinonimo di progresso. In ogni caso, avere una giornata piena di impegni non finalizzati a uno specifico obiettivo è tempo perso. Non mentire a te stesso sul valore a lungo termine delle singole attività e considera sempre l’obiettivo finale.  

3. Evidenzia ciò che è urgente

Nella tua lista delle cose da fare le scadenze dovranno essere ben visibili per permetterti di individuare le attività che richiedono la tua immediata attenzione e di organizzarti in anticipo tenendo conto delle scadenze successive. 

Inoltre è importante stabilire delle scadenze anche quando non sono formalmente richieste, altrimenti si continua a rimandare attività importanti per il solo fatto che non rivestono carattere di urgenza. (Questa strategia può inoltre aiutarti ad accrescere la produttività senza rimandare scadenze importanti.)

4. Distingui tra ciò che è urgente e ciò che è importante 

Stephen Covey, uomo d’affari e oratore, nel suo libro Le 7 regole per avere successo pubblicato nel 1989, consiglia di suddividere le attività in categorie (per poi stabilirne le priorità) basandosi sull’importanza e sull’urgenza.   

• Attività importanti e urgenti: tutto ciò che richiede la tua immediata attenzione
• Attività importanti ma non urgenti: scegli di dedicare più tempo a questo tipo di impegni, senza rimandare
• Attività urgenti ma non importanti: delega. Delega. Delega. 
• Attività non importanti e non urgenti: eliminale dalla lista

Un’ulteriore regola per assicurarsi di non dare la precedenza alle richieste dei committenti più insistenti o alle attività più urgenti è il metodo MIT (Most Important Tasks). Questa strategia consiste nel creare una lista separata di sole tre attività che devono essere fatte entro la giornata. Le attività vanno scelte in base alla loro importanza e non perché urgenti. Per farlo, pensa al tuo obiettivo: quali attività condizionano maggiormente il risultato finale? Cosa puoi fare oggi per avvicinarti a questo obiettivo? 

5. Non assegnare una stessa categoria a più attività 

Quando le attività su cui stai lavorando non sono particolarmente difficili, è relativamente facile gestirle tutte insieme. Tuttavia, con l’aumentare del livello di difficoltà, lo studio dimostra che chi ricopre una posizione importante ha maggiori probabilità di dare priorità a un unico obiettivo, mentre le persone di ruolo inferiore continuano a cercare di gestire più priorità. La strategia di dare priorità a più attività è collegata a una minore produttività, il che significa che le attività più importanti non vengono svolte in modo efficiente. 

Un ottimo metodo per rimanere concentrati su un’attività importante per volta è quello di individuare ciò che può distrarci, che siano impegni ricorrenti o richieste particolari, ed evitarli intenzionalmente per tutta la giornata. Ciò significa che se sei impegnato con l’estrazione dei dati di un progetto, non potrai, allo stesso tempo, dedicarti alla creazione delle slide per una presentazione: devi dare priorità a una sola attività ed evitare di fare altro che sia rispondere alle e-mail, ai messaggi o prepararsi in vista di altri impegni. 

6. Considera l’impegno richiesto

Quando ci si trova di fronte a una lunga lista di cose da fare, è facile lasciarsi prendere dal panico pensando a tutto il lavoro che si dovrà fare, una sensazione che riduce la produttività e favorisce la procrastinazione. Una strategia per non alimentare il panico è valutare le attività tenendo conto dell’impegno richiesto per completarle. 

Se la tua lista delle cose da fare sta iniziando a contenere troppe attività, dai la priorità a ciò che richiede meno tempo e impegno così da procedere più velocemente. L’aver portato a termine alcune attività ti farà sentire soddisfatto e meno sotto pressione così da avere una marcia in più per arrivare a fine giornata. 

7. Riesamina la lista e sii realistico

Uno dei cinque passi per aumentare la produttività del metodo “Get Things Done” (GTD) (in italiano, “Detto, fatto! L’arte di far bene le cose”), creato dal consulente David Allen, prevede una riflessione critica. Riesaminare più volte la lista delle attività e le proprie priorità è fondamentale per “avere il controllo e mantenersi concentrati”, afferma Allen.

Consigli per gestire le priorità in modo efficace

Compresa l’importanza di assegnare le giuste priorità, tutto potrebbe sembrare più complicato, e più stressante, di una semplice lista di cose da fare. Per aiutarti a stabilire le priorità in modo consapevole, qui di seguito abbiamo sintetizzato le strategie chiave ricordate sopra. 

• Metti tutto per iscritto: inserisci le attività lavorative e gli impegni personali in un’unica lista.
• Valuta gli obiettivi a lungo termine: concentrati sui tuoi traguardi e considera tutto ciò che devi fare per raggiungerli. 
• Suddividi gli obiettivi per importanza: per capire come realizzare gli obiettivi a lungo termine, suddividili in annuali, mensili e settimanali. 
• Stabilisci le scadenze in modo chiaro: crea una lista con scadenze ben visibili e stabilisci un termine anche per le attività che non lo richiedono. 
• Utilizza il metodo dell’urgenza rispetto all’importanza: assegna le priorità alle attività urgenti e importanti; stabilisci un periodo preciso in cui lavorare su attività importanti ma non urgenti e delega o elimina tutte le altre attività. 
• Crea una lista MIT: scrivi tre attività importanti che devono essere completate entro la giornata. Si tratta di tutto ciò che ha a che fare con i tuoi principali obiettivi futuri. PROVACI
• Evita le distrazioni: evita le attività competitive, soprattutto quando aumentano le difficoltà. 
• Considera l’impegno: se la tua lista delle cose da fare sta iniziando a contenere troppe attività, dai la precedenza agli impegni che richiedono meno impegno così da procedere più velocemente.

Assegna delle priorità al tuo tempo e sii realistico 

Non importa se assegni la giusta priorità alle attività, ma capire quanto si può ottenere in una sola giornata e che alcune distrazioni non possono essere evitate. È importante essere realistici nello stabilire i propri obiettivi e nel gestire le proprie priorità. Altrimenti, creeresti false aspettative in quelli che ti circondano e sentiresti costantemente di non avere il controllo della situazione.

Ricorda che assegnare le priorità ha lo scopo di utilizzare il tempo per le attività importanti, per ciò che fa la differenza a lungo termine e per andare nella direzione giusta. Quando le priorità vengono gestite correttamente, sentirai di avere il controllo della situazione, di essere più concentrato e consapevole di ciò che fai. L’obiettivo è completare le attività che comportano un progresso reale, lasciando da parte tutto il resto, ovverosia il dinamismo eccessivo. 

Caitlin Bishop è una redattrice di  Idee by We di WeWork, di base a New York. In precedenza, è stata giornalista e redattrice presso  Mamamia  a Sydney, in Australia, e collaboratrice della Gotham Gazette.