Le condizioni necessarie perché il ritorno al lavoro possa avere successo

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Gli studi dimostrano che, dopo aver utilizzato lo smart working durante la pandemia di COVID-19, la stragrande maggioranza dei dipendenti vuole tornare in ufficio almeno un giorno alla settimana. Dal momento che, grazie ai risultati positivi delle sperimentazioni, aumentano le possibilità di disporre presto di un vaccino efficace, le aziende hanno adesso l’opportunità di pianificare il futuro prendendo in considerazione quello che potrebbe essere un piano flessibile di ritorno in ufficio. Per mettere a punto una strategia efficace possono far tesoro delle esperienze di coloro che hanno avuto l’opportunità di tornare sul posto di lavoro in autunno. 

Per gli imprenditori, l’elemento più importante affinché il rientro sul posto di lavoro possa avere successo consiste nel dare fiducia ai dipendenti e ottenere il loro consenso. Ma che cosa rende un dipendente sicuro e produttivo dopo il ritorno in ufficio? Questo studio esamina le politiche e le condizioni che influiscono sul rendimento dei dipendenti dopo il ritorno sul posto di lavoro ed evidenzia anche quali sono gli approcci aziendali più validi per garantire il successo del rientro al lavoro.

La seconda ondata di COVID-19 ha costretto molti dipendenti in ogni parte del mondo a ricominciare a lavorare da casa. Per le aziende, comprendere ed applicare le migliori politiche per l’eventuale ritorno sul posto di lavoro garantirà un miglior rendimento dei dipendenti, oltre al successo imprenditoriale. I risultati di questo sondaggio possono aiutare le aziende a pianificare in anticipo in modo da non trovarsi impreparate per il futuro, specialmente quando i vaccini verranno distribuiti su larga scala.

Metodologia di indagine

Ad ottobre 2020 WeWork, in collaborazione con brightspot strategy, una società di ricerca e strategia, ha condotto un sondaggio coinvolgendo un campione rappresentativo di dipendenti di uffici professionali di Stati Uniti, Canada, Messico ed Europa occidentale per stabilire quali condizioni rendono i dipendenti più soddisfatti e produttivi quando ritornano sul posto di lavoro dopo aver lavorato da casa. Si è trattato di un sondaggio in cieco, senza riferimenti a WeWork e senza valutare il co-working.

Risultati principali

• Coloro che sono tornati in ufficio da quattro a cinque giorni alla settimana hanno dichiarato un miglioramento dell’umore del 54% rispetto a quelli che lavorano da casa. Tra tutti i dipendenti che sono tornati in ufficio da uno a cinque giorni, si è avuto un miglioramento dell’umore in circa il 40%. 
• Dopo essere tornati al lavoro i dipendenti hanno registrato un miglioramento di tutti i parametri rispetto a quelli che lavorano da casa. Si è riscontrato un aumento del 3% nella produttività individuale, del 6% in quella collaborativa, del 4% nel benessere personale e dell’8% nell’esperienza della cultura aziendale. 
• Coloro che hanno dichiarato che il "telelavoro non è efficace" hanno fatto registrare un aumento del 18% nell’esperienza della cultura aziendale al rientro in ufficio. Viceversa, coloro che hanno dichiarato che "non c’era motivo di tornare in ufficio" non hanno fatto registrare variazioni né cali di rendimento rispetto a quelli che lavorano da casa.
• La messa a disposizione da parte dell’azienda di dispositivi di protezione individuale (DPI) e di igienizzante per le mani è stata l’elemento che ha influito più positivamente sull’esperienza della cultura aziendale dichiarata dai dipendenti, con un miglioramento dell’11%. Un ambiente di lavoro giudicato da moderatamente a molto sicuro ha prodotto un miglioramento del 4% della produttività individuale, mentre uno giudicato non sicuro ha prodotto un calo del 9% della stessa. 
• I dipendenti che ritenevano che la gestione del ritorno sul posto di lavoro da parte della loro azienda era stata efficace hanno dichiarato un miglioramento del 7% della produttività collaborativa e del 12% dell’esperienza della cultura aziendale. La gestione aziendale giudicata inefficace ha prodotto un calo del rendimento del 4%, a livello sia di produttività collaborativa sia di cultura aziendale.

La capacità di un dipendente di lavorare in modo produttivo, raggiungere la soddisfazione personale e vedere l’azienda in un’ottica positiva è fondamentale per il successo aziendale. Per chi non si sente coinvolto nel lavoro si riscontra il 37% di assenteismo in più e il 18% di produttività in meno. Se il personale non è in grado di collaborare o comunicare efficacemente si hanno interazioni interpersonali negative, calo dell’innovazione e conseguenti perdite di ricavi e profitti. Un ambiente di lavoro i cui dipendenti non sono coinvolti, il lavoro di gruppo è trascurato e la comunicazione lascia a desiderare, porta a una cultura tossica che influisce sui datori di lavoro per via dell’elevato ricambio del personale, per un valore stimato di 223 miliardi di dollari negli ultimi cinque anni per le aziende statunitensi.

Risultati

Questo studio ha valutato gli effetti delle politiche e delle condizioni aziendali sul rendimento autodichiarato dei dipendenti quando sono tornati a lavorare in ufficio rispetto a lavorare da casa. In tutti e quattro i parametri presi in esame, i dipendenti hanno dichiarato che il loro rendimento era complessivamente migliorato dopo il ritorno in ufficio. (Per ulteriori informazioni su come gli interventi hanno valutato le loro capacità per ogni parametro leggi l’articolo completo): 

• Produttività individuale aumentata del 3,1%
• Produttività collaborativa aumentata del 6,1%
• Benessere personale aumentato del 4,2%
• Esperienza della cultura aziendale aumentata dell’8,0%

Anche se tutti e quattro i parametri hanno evidenziato un miglioramento medio dopo il ritorno nell’ambiente di lavoro, alcune condizioni hanno influito maggiormente sul rendimento.

La risposta aziendale

I dipendenti che hanno vissuto il rientro in ufficio come qualcosa di indolore e ben pianificato hanno fatto registrare un miglioramento del 7% nella produttività collaborativa e del 12% nell’esperienza della cultura aziendale. Coloro che hanno giudicato inefficace la gestione da parte dell’azienda hanno fatto registrare un calo del rendimento del 4% per quanto riguarda sia la produttività collaborativa sia la cultura aziendale. 

Un ritorno insoddisfacente al lavoro è stato descritto da un dipendente in termini di: "ostinazione da parte dei dirigenti, molti dei quali continuano a lavorare da casa".

Un ulteriore fattore che influisce sul rendimento dichiarato dai dipendenti è stata la risposta iniziale dell’azienda alla pandemia in primavera. La scarsa percezione dell’impegno dell’azienda per far lavorare i dipendenti da casa all’inizio della diffusione dei contagi da COVID-19 ha generato una mancanza di fiducia anche per quanto riguarda i futuri tentativi di riaprire il posto di lavoro.

Sicurezza percepita sul posto di lavoro 

Un ambiente di lavoro giudicato da moderatamente a molto sicuro ( English ) ha prodotto un miglioramento del 4% per cento della produttività individuale, mentre uno giudicato non sicuro ha prodotto un calo del 9% della stessa. 

Pur riconoscendo che rispettare i protocolli di sicurezza relativi al COVID-19 in ufficio può essere difficile e dispendioso in termini di tempo, i dipendenti hanno valutato in che modo i sistemi adottati per la loro protezione hanno avuto un effetto complessivamente positivo. L’invito a "Rispettare i protocolli di sicurezza" è stato indicato come un elemento fondamentale per il ritorno nell’ambiente di lavoro. Al contrario, i dipendenti che non si sono sentiti sicuri hanno dichiarato un ulteriore disagio che ha influito negativamente sul rendimento.

Questa percezione dipende soprattutto dal fatto se un’azienda fornisce ragionevoli indicazioni per rispettare la sicurezza. Le tre principali indicazioni di sicurezza fornite dalle aziende sono: 

1. obbligo di mascherine
2. distanziamento sociale
3. pulizia e sanificazione delle superfici 

Il fatto che un’azienda abbia fornito DPI e igienizzante per le mani ha avuto gli effetti più positivi sul rendimento autodichiarato dei dipendenti rispetto a tutte le altre indicazioni di sicurezza, facendo registrare un aumento dell’11% dell’esperienza della cultura aziendale.

Durata delle interazioni personali

Una massa critica di dipendenti sul posto di lavoro ha migliorato il rendimento dei singoli. Coloro che sono stati presenti sul posto di lavoro quattro o cinque giorni alla settimana hanno fatto registrare un miglioramento del 6-9% della produttività e del benessere personale e un aumento del 13% dell’esperienza della cultura aziendale. Coloro che sono ritornati al lavoro solo per uno o due giorni alla settimana hanno fatto registrare un miglioramento inferiore al 3% in tutti i parametri. 

Questo vale anche per l’umore dei dipendenti. I dipendenti presenti sul posto di lavoro quattro o cinque giorni alla settimana hanno dichiarato un miglioramento dell’umore del 49-54% rispetto a quelli che lavorano da casa, mentre quelli presenti sul posto di lavoro solo un giorno alla settimana hanno dichiarato un miglioramento dell’umore del 31%, inferiore alla media di miglioramento dell’umore del 40%.

I dipendenti hanno dichiarato che i vantaggi più importanti derivanti dal ritorno nell’ambiente di lavoro erano legati all’interazione con i colleghi: le interazioni sociali, la collaborazione con colleghi o clienti e il sentirsi parte di una comunità di lavoro. 

I dipendenti hanno detto che i vantaggi principali del ritorno in ufficio sono stati quelli di sentirsi galvanizzati e rinvigoriti. Hanno dichiarato che la capacità di comunicare con successo è risultata fondamentale. Al contrario, i ritorni scaglionati hanno creato difficoltà a livello di comunicazione e di produttività. "Non tutti sono presenti costantemente sul posto di lavoro, per cui sussistono ancora problemi di comunicazione", ha dichiarato un intervistato. "Non ci sono sempre tutti perché facciamo i turni. Per cui, per poter fare una determinata cosa a volte dobbiamo aspettare qualche giorno", ha dichiarato un altro.

Servizi in ufficio

Tra gli aspetti più importanti che devono essere presenti sul posto di lavoro, secondo quanto dichiarato dai dipendenti, figurano la disponibilità di uno spazio di lavoro dedicato ( English ) e l’accesso alla tecnologia. I dipendenti che potevano utilizzare uno spazio di lavoro dedicato in ufficio hanno dichiarato un miglioramento del 6% del benessere personale rispetto al lavoro da casa. In ufficio, i dipendenti hanno dichiarato che tra gli aspetti positivi figurano "poter accedere a tutto ciò che è necessario per lavorare al 100% con i clienti" e "sentirsi più produttivi e motivati".

Un’azienda che ha messo a disposizione le tecnologie necessarie, come una buona connessione Internet e strumenti più rapidi per agevolare la comunicazione, ha reso possibile anche un’esperienza più positiva per i dipendenti.

Comprendere gli stili di lavoro dei dipendenti e chi lavora efficacemente da casa e chi no può essere uno strumento per stabilire quali dipendenti possano trarre maggior vantaggio dal ritorno in ufficio. Ciò può essere utilizzato per costituire una comunità di colleghi che interagiscono frequentemente o dipendono gli uni dagli altri per la collaborazione. Coordinando i loro programmi si avrà la certezza che le persone giuste si trovino a lavorare insieme al momento giusto. 

Guardando a quello che sarà il futuro del lavoro ( English ), le politiche adottate dalle aziende continueranno a influire sui risultati dei dipendenti. Continuare a valutare, monitorare e rispondere alle percezioni e alle preferenze dei dipendenti per quanto riguarda gli adeguamenti del posto di lavoro alla pandemia consentirà di migliorare il rendimento dei dipendenti e garantirà il successo dell’azienda nel tempo.

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