Prima della pandemia Cimpress, controllante di Vista e fornitore di servizi di progettazione e marketing per le piccole imprese, era una società che privilegiava il lavoro in presenza in ufficio, a discapito di quello da remoto. Tuttavia, durante il lockdown, l’azienda ha iniziato a prendere in considerazione l’idea di sfruttare i numerosi vantaggi del lavoro da remoto, senza che ciò impedisse di raggiungere gli obiettivi.
A seguito del successo di quell’esperienza, ad agosto del 2020 abbiamo iniziato la transizione per diventare un’azienda che privilegia il lavoro da remoto, il che non significa rinunciare del tutto al lavoro in ufficio. La nostra cultura si fonda su momenti condivisi, e ci sono alcune cose che ancora riescono meglio se fatte in presenza. Ecco perché abbiamo cambiato strategia immobiliare, passando dagli spazi ad uso ufficio esistenti e progettati per una cultura di tipo tradizionale a centri collaborativi pensati per il lavoro a distanza e situati in ogni parte del mondo. Nell’ambito di questa strategia, stiamo utilizzando un ufficio che può ospitare 250 collaboratori presso la sede WeWork 501 Boylston Street a Boston, e mettiamo i pass WeWork All Access a disposizione dei nostri membri distribuiti in diversi team nel mondo.
Armonia tra lavoro e vita privata prima di tutto
L’equilibrio tra vita e lavoro richiede un costante gioco di destrezza. Il concetto di armonia tra lavoro e vita privata, d’altro canto, prevede la coesistenza di entrambi nel corso di tutta la giornata. Tutti noi possiamo definire in cosa consiste l’armonia tra lavoro e vita privata, a patto di rimanere produttivi.
Ad esempio, alcuni potrebbero optare per un orario di lavoro tradizionale perché corrisponde al periodo della giornata in cui si è da soli in casa. Altri membri dei team potrebbero decidere di lavorare di notte perché preferiscono iniziare verso la fine della giornata. Il più delle volte, i membri si prenderanno un po’ di tempo a metà giornata per sbrigare le faccende personali.
Stiamo aiutando i membri dei nostri team ad avere un rapporto migliore con il proprio lavoro in diversi modi. È un qualcosa che va ben oltre i vantaggi fondamentali, come la riduzione del tempo per gli spostamenti da casa, e prevede politiche, prassi, strumenti e risorse appositamente pensati per consentire ai team di trarre il massimo vantaggio dal lavoro da remoto. Si tratta di un vero e proprio cambio di mentalità.
Strumenti e politiche per privilegiare il lavoro a distanza
L’armonia tra lavoro e vita privata influisce positivamente sulla soddisfazione e sulla produttività dei membri, ma si può ottenere solo se si hanno a disposizione strumenti, politiche e prassi idonei. Ecco alcuni esempi di come ci siamo comportati in Cimpress/Vista:
- Lanciato nel novembre del 2020, il nostro dettagliato manuale è un punto di riferimento assoluto per quanto riguarda il lavoro da remoto. Con l’aiuto di alcuni membri dei team che hanno messo assieme la documentazione, fatto osservazioni, proposto idee e aggiornato le informazioni, si è evoluto da un manuale di poche pagine a un tomo molto voluminoso.
- Noi siamo per la collaborazione asincrona ogni qualvolta sia possibile, per portare avanti i progetti senza che due o più persone debbano essere online contemporaneamente. Tutto ciò è possibile grazie a tecnologie come Slack, Box e Miro, la nostra lavagna virtuale. Durante la pandemia, le riunioni su Zoom erano all’ordine del giorno. Ora diamo priorità alle riunioni veramente importanti, alle attività che possono essere svolte in asincrono e a come migliorare la qualità delle riunioni in generale.
- Nel 2021 abbiamo organizzato una “Well-being Day” (la giornata del benessere) e i “Recharge Fridays” (i venerdì di ricarica) nei mesi estivi. Nel 2022, abbiamo istituito i “Focus Fridays” (i venerdì per la concentrazione), concedendo ai membri dei team alcuni venerdì pomeriggio liberi da riunioni per lo sviluppo della carriera, del pensiero analitico e di altre attività legate al lavoro, che richiedono concentrazione.
- Stiamo mettendo a disposizione risorse per il benessere in un formato adatto allo svolgimento della professione da remoto. Per i nostri dipendenti Cimpress/Vista statunitensi (e per alcune sedi europee), abbiamo istituito una partnership con l’app di meditazione Headspace. I grandi eventi sono una parte fondamentale della nostra cultura e, quando si potranno organizzare in sicurezza, riprenderemo a tenere riunioni con centinaia di collaboratori durante l’anno e conferenze di più giorni durante le quali dedicheremo del tempo ad attività che favoriscono i legami, discutendo di strategie e imparando gli uni dagli altri.
- Collaboriamo con Rising Workplace, fornitore di valutazioni ergonomiche a distanza, per realizzare webinar trimestrali e consulenze individuali sugli spazi di lavoro. Stiamo collaborando anche con Peloton, per consentire ai membri statunitensi libero accesso ai contenuti fitness online e prezzi preferenziali sulle attrezzature.
Ci siamo resi conto degli effetti positivi del lavoro da remoto nei sondaggi di coinvolgimento condotti settimanalmente per valutare l’impegno, la sensibilizzazione e la soddisfazione generale dei membri dei team in seno all’azienda. Il punteggio dei membri che privilegiano il lavoro da remoto è 3,5 volte più alto ora rispetto a ottobre del 2020, il che colloca Cimpress/Vista nel primo 25% delle aziende tecnologiche maggiormente impegnate, secondo il benchmark Workday Peakon Employee Voice.
Non solo lavoro da remoto
Rientra nelle politiche per favorire il benessere dei membri offrire delle opzioni per quanto riguarda gli spazi in cui poter svolgere al meglio il proprio lavoro. Tutti i dipendenti che privilegiano il lavoro da remoto hanno diritto a un rimborso spese mensile, a copertura di parte dei costi legati a questa modalità, compresi i mobili da ufficio, i materiali di consumo e il Wi-Fi, per ottimizzare l’esperienza lavorativa.
Grazie agli accordi con WeWork, offriamo centri di collaborazione e spazi di lavoro condivisi in sedi in cui ci sono molti membri dei team in presenza, mettendo a disposizione ambienti tranquilli per il lavoro individuale, nonché accesso a servizi e aree ad uso flessibile per socializzare e concentrarsi sulle attività da svolgere.
A Boston, ci siamo spostati dalla sede WeWork One Lincoln Street, dove lavoravamo prima della pandemia, ai 1.600 metri quadrati della sede WeWork 501 Boylston Street, che dispone di grandi spazi di collaborazione e di lavoro mirati, in grado di ospitare fino a 250 persone. In aree in cui il personale è ancora limitato ma in crescita, come New York e Oakland, abbiamo messo a disposizione dei membri un pass WeWork All Access. Inoltre utilizziamo anche spazi dedicati ad uso ufficio in alcune sedi WeWork in India.
La cultura aziendale non dipende da un ufficio fisico, ma dal modo in cui collaboriamo per raggiungere i nostri obiettivi condivisi. Offrendo ai membri dei team la possibilità di lavorare quando e dove possono dare il meglio di sé, e rendendo l’armonia tra lavoro e vita privata una priorità, qualsiasi azienda può sbloccare i vantaggi derivanti dal privilegiare il lavoro da remoto, che adesso caratterizzano anche Cimpress/Vista. Quando ci sono gli strumenti giusti, la produttività è possibile in qualsiasi luogo.
Maureen Carroll è direttrice senior, con mandato all’acquisizione di talenti globali, alla diversità, all’equità e all’inclusione di Cimpress/Vista. Dirige il team di acquisizione talenti, che ha fatto registrare effetti positivi e diretti a seguito della decisione coraggiosa di adottare il lavoro da remoto.
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