La pandemia globale di coronavirus sta sconvolgendo la nostra vita e quelli di noi abbastanza fortunati da poter lavorare da casa si stanno adattando a questa nuova realtà: si impara a cucinare il pranzo, si prova a tenere il gatto lontano dalla tastiera del computer e si partecipa a incontri virtuali con un bambino che fa rumore nella stanza.
Per chi è abituato a lavorare in un ufficio è cambiato quasi tutto. Uno scambio veloce per il quale normalmente basterebbe andare alla scrivania di un collega, ora richiede uno sforzo in più e assistenza tecnica. Completare progetti richiede più tempo, poiché team disparati cercano di rimanere allineati da remoto. E con il rapido susseguirsi delle notizie, concentrarsi può essere più difficile che mai.
Tuttavia la concentrazione è necessaria, poiché bisogna continuare a creare prodotti e a servire i nostri clienti. Ecco alcuni consigli per ottenere il massimo dal lavoro da casa.
Crea uno spazio di lavoro dedicato
Potrebbe sembrare un suggerimento ovvio, ma è un aspetto che influisce profondamente sulla difficoltà di lavorare da casa. Quando non esiste una separazione fisica tra “lavoro” e “casa”, è facile che le due cose si sovrappongano, come dimostrano le statistiche: coloro che lavorano da casa tendono a lavorare più a lungo e sono più inclini al burnout.
“Per ottimizzare la nostra creatività e produttività, le nostre menti hanno bisogno del giusto equilibrio tra il tempo dedicato all’attività lavorativa e il tempo libero”, afferma Shelby Keefer, direttore di ottimizzazione dell’apprendimento in WeWork. “Lavorando da casa, è facile che tra lavoro e vita privata non ci siano limiti ben definiti e, in questo modo, il nostro cervello non ha mai un momento di riposo”.
Designare uno spazio fisico nella propria casa dedicato esclusivamente al lavoro aiuta a creare quel limite. Se non hai una scrivania, usa il tavolo della cucina (assicurati che sia vicino a una presa elettrica). E se questa non è un’opzione, usa un’altra superficie dura: posiziona il tuo portatile su un comò o usa una libreria come standing desk.
Cerca di trovare uno spazio vicino a una fonte di luce naturale ed evita superfici che invitano al relax, come il letto o il divano. Anche se persone come Marcel Proust e Winston Churchill notoriamente scrivevano stando a letto, non dovevano gestire riunioni interfunzionali, e-mail e presentazioni, tutte attività che richiedono un livello elevato di coordinamento che è molto più facile da raggiungere stando seduti dritti su una sedia.
Completa la tua postazione
Sistemati nel tuo nuovo spazio di lavoro, probabilmente dovrai utilizzarlo per un po’ di tempo. Controlla la connessione WiFi. Se necessario, collega un monitor, un mouse o un altoparlante. Assicurati di avere accesso ai sistemi aziendali se utilizzi un portatile personale e di poter accedere alla posta elettronica, alla piattaforma di comunicazione e ai software di videoconferenza, come Slack e Zoom.
Considera quindi i dettagli che trasformano una superficie in uno spazio di lavoro: trova una seduta comoda alla giusta altezza. Elimina il disordine. Accendi una candela. Posiziona una pianta grassa, una foto incorniciata o l’oggetto preferito – qualsiasi cosa ti renda felice – accanto al computer.
Cura l’abbigliamento come se dovessi andare al lavoro
Uno dei vantaggi più immediati del lavorare da casa è quello di poter rimanere in pigiama, ma questo potrebbe essere l’inizio di una china pericolosa. Per i primi giorni potrebbe essere liberatorio lasciarsi un po’ andare, ma alla lunga porterebbe a sentirsi più isolati e fuori posto man mano che si continua a lavorare da remoto giorno dopo giorno.
La soluzione: fare uno sforzo per prepararsi alla giornata, per esempio facendo una doccia al mattino, mettendo un po’ di trucco, o indossando una camicia sopra i pantaloni della tuta. Non è necessario adottare un abbigliamento da ufficio, ma è meglio evitare di dover correre a togliersi il pigiama quando un collega suggerisce una videoconferenza all’ultimo minuto.
Fai delle pause
Le fai in ufficio, quindi dovresti farle anche a casa. Fare delle pause, per dedicarsi a qualcosa di diverso dal lavoro durante il giorno, permette alla mente di ricaricarsi. Inoltre un po’ di movimento fisico è un metodo collaudato per sentirsi meglio.
Ogni ora alzati e distendi i muscoli. Fai una passeggiata, anche se è solo per andare in cucina a fare uno spuntino o in bagno per lavarti di nuovo le mani. E se ti senti ispirato, fai delle flessioni in salotto. Segui la regola del 20-20-20: ogni 20 minuti, focalizza lo sguardo su un punto a 20 piedi (6 metri) di distanza per 20 secondi. Se puoi, crea una routine (includendo anche le pause). In questo modo non proverai la sensazione che la tua giornata sia senza una struttura.
Courtney Brand, fondatrice e CEO di thelighthouse, una startup che aiuta i dipendenti a gestire i cambiamenti di carriera e membro di WeWork Dumbo Heights, per spezzare la giornata all’ora di pranzo partecipa a un webinar dal suo telefono mentre va a fare una passeggiata. “Questo mi aiuta a rimanere in ‘modalità di lavoro’, e al tempo stesso concede al mio corpo e alla mia mente la pausa di cui hanno bisogno”, spiega.
(Ti ispira l’idea di Brand? Thelighthouse recentemente ha lanciato Virtual Career Lunch Series una serie di pranzi settimanali virtuali in cui dei professionisti condividono consigli pratici.)
Comunica tutto il giorno
Quando i team lavorano da remoto, potrebbe essere necessario un ulteriore sforzo per informare i tuoi colleghi su cosa stai lavorando. Questo può essere realizzato con un check quotidiano, riunioni video stand-up più frequenti o lavorando su una piattaforma aperta. Qualunque software o processo funzionino meglio per il tuo team, la comunicazione è fondamentale per ottenere risultati.
Se il tuo team si trova su una piattaforma come Slack, fai sapere ai colleghi su cosa stai lavorando, nel caso in cui vogliano contribuire. Quando esci a fare una passeggiata o fai una pausa pranzo, avverti i colleghi del team che potresti non rispondere velocemente per un po’.
Per i manager: offrire sostegno supplementare
Poiché i manager ora non possono incontrare i propri collaboratori diretti di persona, è una buona idea contattarli più frequentemente. Chiedi ai tuoi collaboratori quali sono i loro stili di lavoro preferiti e su come puoi supportarli al meglio in questo momento, afferma Keefer. Lavora con i collaboratori diretti per stabilire una struttura per vedere i loro progressi, rispondere alle domande e dare feedback.
Brand tiene quotidianamente riunioni di 15 minuti con il suo team di sette persone in modo che si sentano preparati per il giorno successivo. Durante le riunioni individuali chiede: “Come ti senti su una scala da 1 a 10?” e “Hai tutto ciò di cui hai bisogno per svolgere bene il tuo lavoro in questo momento?”
“Ho scoperto che è importante controllare come va ponendo queste domande, dato che le cose stanno cambiando in modo incredibilmente veloce”, dice. “È una cosa nuova per tutti dover affrontare da un giorno all’altro questa transizione verso il lavoro da remoto”.
In caso di dubbio, “aspettarsi sempre il meglio”, dice Keefer. “I tuoi collaboratori diretti in genere lavorano altrettanto duramente, spesso più duramente, di quanto non facessero in ufficio.”
Mantenere dei limiti
È abbastanza difficile collaborare quando si è fisicamente separati dai colleghi. Un’ulteriore difficoltà si presenta quando il tuo spazio di lavoro è abitato da coloro che richiedono parte del tuo tempo: coinquilini, coniuge o partner, figli. Per semplificare la giornata lavorativa, fai sapere loro le ore in cui ti dedichi al lavoro. Oppure concorda un segnale fisico, come indossare cuffie antirumore o posizionare il telefono a faccia in giù sul tavolo, che indichi che sei molto impegnato e che non vorresti essere disturbato.
Fai sapere al tuo manager che ti stai prendendo cura dei tuoi figli, così se il tuo bambino si ammala o richiede attenzione, non sarà una sorpresa. (Se c’è una cosa che ormai il lavoro da casa ci ha insegnato, è che amiamo vedere i figli dei nostri colleghi in videocamera nelle riunioni virtuali e lo stesso vale per i cani.)
Anche mantenere orari regolari è molto importante. La tentazione di dedicarsi a qualche faccenda domestica durante il giorno, come piegare il bucato e pulire il bagno, può essere forte, ma potresti pentirtene quando poi ti ritrovi a rispondere alle email alle 21:00.
Cerca di staccare ogni sera circa alla stessa ora. Dedica il tempo in più che avresti impiegato per andare e tornare dal lavoro a qualche attività che ti tenga alto il morale: una videochiamata con un amico o un film da guardare a casa.
Ricrea momenti di connessione
Non possiamo stare insieme in questo momento, ma possiamo restare connessi virtualmente. Le aziende hanno organizzato aperitivi virtuali, feste di compleanno, serate di giochi a quiz, persino talent show. La proliferazione di nuovi canali Slack (tra cui uno esclusivamente dedicato alla pubblicazione di meme o foto di cani) può sembrare al tempo stesso un incubo organizzativo e una fonte di gioia.
L’ambiente di lavoro è progettato per incoraggiare momenti di interazione spontanea: al distributore di caffè, sulle scale o nella zona pasti. Quando si interagisce virtualmente, iniziare chiedendo a ogni membro del team di condividere brevemente con gli altri qualche pensiero, a suo piacimento, aiuta a ricreare quello scambio di battute casuale.
“Inizia la conversazione notando l’arredamento, gli animali domestici e i bambini che si vedono nel video”, suggerisce Keefer. Gli studi dimostrano che iniziare una riunione con una breve chiacchierata o raccontando com’è andato il weekend non è solo un modo per ingannare il tempo mentre si aspettano gli altri partecipanti, ma permette in realtà di favorire la coesione del team.
Per coloro che amano lavorare accompagnati dal brusio di sottofondo di altre persone, un amico suggerisce di ascoltare una simulazione al computer di conversazioni in un locale mentre si lavora da casa. “Questa è la nuova socialità”, ha detto.
Prenditi cura di te stesso
Durante questo periodo pieno di ansia e in continuo cambiamento, la cosa migliore che puoi fare per la tua produttività è gestire il tuo benessere generale. Cerca di dormire bene la notte. Gestisci i tuoi livelli di stress al meglio delle tue possibilità. (Meditare al mattino è un modo per iniziare la giornata in uno stato di calma che si fonda su prove scientifiche.) Premiati alla fine della giornata facendo una passeggiata o un allenamento a casa.
Accetta il fatto che ci sarà un periodo di transizione in cui potresti non essere al massimo della tua produttività. Sii paziente con te stesso e con i tuoi colleghi. E sii flessibile quando i progetti e le direttive cambiano. Chiedi aiuto ai manager o ai colleghi se hai bisogno di chiarimenti o di ulteriori indicazioni e non dimenticarti di prenderla con calma. Questa è una situazione senza precedenti per quasi tutti noi.
Nessun campo trovato.Anjie Zheng è redattrice di Idee by WeWork. In precedenza è stata giornalista per il Wall Street Journal. I suoi lavori sono apparsi anche in Fast Company , Quartz e Lithub.
