Di recente Colliers ha pubblicato con largo anticipo il suo 2020 Flexible Workspace Report in the US, da cui emergono alcune importanti tendenze di mercato per quanto riguarda l’odierno smart working, in che modo gli spazi di lavoro flessibili ( English ) possano in futuro entrare a far parte delle strategie immobiliari e come possa la tecnologia ispirare e condizionare il futuro degli spazi flessibili.
Francesco De Camilli, vicepresidente Colliers incaricato agli spazi flessibili, si è incontrato col CEO di WeWork Sandeep Mathrani, con Michael Ford, vicepresidente Microsoft real estate leader e delegato alla sicurezza globale e con David Kamen, real estate leader per le Americhe di Ernst & Young per discutere i risultati del rapporto Colliers, e delle loro previsioni personali sul futuro degli spazi di lavoro flessibili.
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L’esigenza di spazi di lavoro flessibili è notevolmente cambiata negli ultimi 18 mesi
Colliers ha rilevato che nei 28 principali mercati metropolitani negli Stati Uniti nella prima metà del 2019 la domanda di spazi di lavoro flessibili è salita di circa il 20,5% rispetto al 2018. Nella prima metà del 2020 l’aumento è stato ancora maggiore rispetto all’anno precedente, ma solo dell’1,6%. Non si può negare che il COVID-19 abbia influito significativamente su questo rallentamento. Di recente si è molto discusso su che cosa accadrà nei prossimi sei mesi e su come un aumento della domanda di spazi di lavoro flessibili nelle periferie potrebbe influire sulla crescita.
Per ulteriori informazioni sulla disponibilità di spazi nelle zone periferiche, Colliers ha analizzato l’aumento degli spazi disponibili in un periodo di 21 mesi (tra il quarto trimestre del 2018 e il secondo trimestre del 2020). Fino al secondo trimestre di quest’anno sono stati calcolati circa 1,99 milioni di metri quadrati (21,44 milioni di piedi quadrati) di spazi di lavoro flessibili nelle periferie, rispetto ai 3,85 milioni di metri quadrati (41,1 milioni di piedi quadrati) di spazi di lavoro flessibili nel mercato dei quartieri direzionali. Circa il 50% dei quartieri direzionali si trova nelle periferie, ma sono in molti a credere che le cose cambieranno drasticamente nei prossimi 18 mesi, dato che una quota sproporzionata della nuova domanda riguarda le periferie a minore densità.
La maggior parte degli affittuari ritiene che il rientro in ufficio farà crescere la domanda di spazi di lavoro flessibili
Gli spazi di lavoro flessibili ( English ) sono ancora solo una minima parte del mercato globale degli uffici negli Stati Uniti (solo l’1,5%). Sono tuttavia in molti a ritenere che vi siano grandi opportunità per gli operatori immobiliari, dal momento che le aziende si stanno orientando verso il ritorno al lavoro al termine della pandemia di COVID-19. In un’indagine condotta da Colliers presso migliaia di affittuari a livello globale, un terzo degli intervistati ha detto di ritenere che in futuro la domanda di spazi flessibili non sarebbe aumentata, il 20% ha affermato che sarebbe sicuramente aumentata e un altro 40% che sarebbe probabilmente aumentata. In altre parole, la maggior parte degli affittuari prevede un aumento.
Nello stesso sondaggio Colliers ha chiesto agli intervistati con quale frequenza lavoravano da casa prima del COVID-19 e con quale frequenza avrebbero voluto farlo dopo. Il 15% degli intervistati non aveva mai lavorato da casa prima del COVID-19. Tuttavia il 43% di loro vorrebbe continuare a lavorare da casa almeno due o tre giorni alla settimana dopo il COVID-19. Si tratta di un drastico cambiamento e alcune aziende si stanno orientando verso strategie di smart working come parte di un nuovo modello: una di queste è Microsoft.
La maggior parte dei dipendenti desidera trovare il giusto equilibrio tra smart working e lavoro in ufficio
Secondo Michael Ford di Microsoft, circa il 5% dei dipendenti Microsoft ha lavorato regolarmente da casa prima della pandemia. Ora l’azienda prevede che tale numero potrebbe arrivare al 20%. Tuttavia si è reso conto che la maggior parte dei dipendenti Microsoft vorrebbe tornare a lavorare in ufficio. L’80-85% dei dipendenti ha dichiarato di voler lavorare in ufficio più di tre giorni alla settimana. Questo non significa che gli uffici torneranno alla solita routine.
Dopo il COVID-19, i dipendenti Microsoft si aspettano una maggiore flessibilità in tre aree:
- Sede di lavoro: lavoro da casa, lavoro in una sede Microsoft o in uno spazio flessibile?
- Orario di lavoro: se non lavorano in un ufficio tradizionale tutti i giorni dalle 9 alle 17 – ma riescono comunque a svolgere le loro mansioni – ha senso rispettare un orario di lavoro?
- Uffici globali: trattandosi di un’azienda con una presenza mondiale, anche questo aspetto è importante.
Tutti questi fattori stanno ispirando la futura strategia immobiliare globale di Microsoft, poiché l’azienda intende disporre di un patrimonio immobiliare flessibile in grado di adattarsi al personale, non il contrario.
A tal fine Microsoft sta mettendo a profitto gli insegnamenti in materia di salute e sicurezza appresi dalla pandemia di COVID-19 ( English ) per realizzare un ambiente sicuro e produttivo. Rientrano tra le priorità la riduzione del numero di persone presenti in ufficio e il rispetto delle norme di distanziamento sociale in tutti gli immobili aziendali.
L’azienda ha inoltre ampliato il patrimonio immobiliare, di proprietà o in affitto, per poter utilizzare spazi di lavoro flessibili che prevedano zone destinate a mansioni specifiche, spazi comuni o privi di connotazione funzionale ( English ) e sale riunioni prenotabili quando il personale deve tornare in ufficio per collaborare ( English ). Microsoft ha già dimostrato che lo smart working è un’opzione percorribile senza perdere produttività, ma l’azienda vuole offrire ai dipendenti tutta una serie di opzioni adatte alle loro esigenze.
Gli spazi flessibili possono avere più senso dal punto di vista finanziario per le aziende
Sandeep Mathrani, CEO di WeWork, ha osservato che l’occupazione degli spazi prima della pandemia era in media pari a circa il 60%, mentre le aziende o gli affittuari continuavano a pagare un canone mensile riferito a un’occupazione del 100%. Molti dipendenti non erano sempre seduti a lavorare alla scrivania. Erano dai clienti, o in trasferta per chiudere trattative, o lavoravano da casa un giorno o due alla settimana. Pertanto, mentre la pandemia ha comportato un chiaro aumento del telelavoro, quando le aziende riprendono a lavorare in ufficio possono sfruttare meglio gli spazi di lavoro prendendo in affitto spazi flessibili che offrono ai dipendenti maggiori opzioni e costano meno per le aziende.
Mathrani ha anche chiarito che "ufficio flessibile" non significa condividere lo spazio con altre persone o trovarsi accanto personale di altre aziende. Infatti oggi più della metà degli affittuari WeWork è costituita da clienti aziendali che investono in spazi flessibili e utilizzano un intero piano o un intero edificio in funzione dei tempi e delle superfici di cui hanno bisogno. Possono aumentare o diminuire gli spazi occupati e stipulare contratti con una durata da un mese a dieci anni.
I dati aiutano le aziende a prendere decisioni più consapevoli sugli spazi di lavoro
David Kamen di Ernst & Young ha dichiarato che da quasi un decennio EY propone ai dipendenti programmi di lavoro flessibili. L’azienda dispone di un’incredibile quantità di dati, che viene utilizzata per controllare la presenza quotidiana negli uffici, dove le persone preferiscono aggregarsi e per quanto tempo stanno in un determinato posto, e ha adeguato le sue proposte in funzione di tali dati. Ma i dati precedenti al COVID-19 potrebbero non consentire di prevedere con precisione come verrà utilizzato l’ufficio in futuro. L’azienda sta ancora monitorando la situazione nei limiti del possibile, ma sta anche iniziando a pensare a modalità diverse per utilizzare i dati e la tecnologia.
La tecnologia sta influenzando e aumentando il ricorso agli spazi flessibili
Molte aziende utilizzano la tecnologia per migliorare l’esperienza del personale in ufficio. Microsoft, ad esempio, ha creato un’app chiamata My Hub, che utilizza tecnologie Microsoft e app di terzi, per assistere i dipendenti Microsoft dal momento in cui si alzano fino a quando arrivano in ufficio e a quando ritornano a casa.
Come ha spiegato Michael Ford, a chi vuole recarsi in ufficio con l’auto personale My Hub fa trovare un parcheggio intelligente all’arrivo. Per chi vuole usare i mezzi pubblici, l’app indica qual è il momento migliore per prendere l’autobus. È possibile ordinare il cibo in anticipo per non dover fare la coda e prenotare gli spazi di lavoro in funzione delle proprie esigenze e preferenze. L’obiettivo di Microsoft è offrire ai dipendenti la migliore esperienza possibile, in modo che abbiano la sensazione di disporre della flessibilità necessaria per essere creativi e innovativi in futuro.
WeWork ha anche fatto un maggiore ricorso alla tecnologia per migliorare l’offerta dei prodotti e la flessibilità. Con WeWork All Access, i membri possono accedere a centinaia di spazi WeWork in 150 città in qualsiasi momento ( English ) e ovunque si trovino. Le persone possono pagare un canone mensile per prenotare uno spazio direttamente dal cellulare e lavorare in ambienti diversi. Le aziende più grandi possono anche pagare i dipendenti per lavorare in qualsiasi spazio WeWork, che sia in fondo alla strada per evitare il tragitto casa-lavoro, o in qualunque parte del mondo durante i viaggi di lavoro.
All Access ha tratto un notevole vantaggio da aziende che vogliono mettere a disposizione del personale una sede in cui recarsi. Con gli uffici centrali chiusi, i loro dipendenti potrebbero avere a casa una situazione non ideale per lo smart working. Potrebbero vivere in un piccolo appartamento senza un ambiente da destinare a ufficio, doversi destreggiare tra lavoro e impegni familiari o essere distratti dai conviventi, mentre hanno bisogno di un luogo in cui potersi concentrare ed essere produttivi. All Access è diventato un’ottima soluzione per molte persone.
Per una flessibilità ancora maggiore c’è WeWork On Demand ( English ), un’app tramite la quale è possibile acquistare spazi per lavorare per un’ora, un giorno, una settimana o un mese, anche se non si è membri di WeWork. Attualmente è disponibile in 11 città e 160 sedi WeWork negli Stati Uniti.
Le aziende utilizzano una serie di modelli per sfruttare lo spazio flessibile
Non si può fare di ogni erba un fascio. E – in WeWork – Sandeep Mathrani ha visto le aziende adottare approcci piuttosto diversi. Alcune aziende stanno effettivamente cercando di ridurre il numero delle persone presenti in ufficio. Altre grandi aziende hanno rinunciato completamente alla sede centrale e optato per un modello "hub and spoke". Le aziende tecnologiche più giovani, d’altro canto, sono convinte dell’importanza di stare insieme e che collaborazione significa innovazione. Le aziende tecnologiche stanno puntando molto sugli spazi flessibili e sul rientro in azienda per battere la concorrenza e portarsi avanti nell’innovazione.
Non è possibile non tener conto degli effetti dello smart working sulle persone
Molte persone non vanno in ufficio solo per lavorare, ma anche per collaborare e socializzare. Mentre gli effetti a lungo termine dello smart working non sono noti, molte persone stanno sperimentando l’isolamento e il burnout. Anche se gli uffici sono chiusi per ridurre l’esposizione al COVID-19, sono molti coloro che in tutto il mondo continuano ad andare al bar, in palestra e al ristorante, e a contrarre comunque il virus. Un luogo di lavoro che dia priorità alla salute e alla sicurezza potrebbe aiutare i dipendenti a sentirsi meno isolati e più connessi.
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