Con la diffusione del telelavoro, degli uffici aperti e degli spazi di coworking condivisi, la richiesta di postazioni variabili è diventata un punto fermo nella realtà lavorativa contemporanea. Non si tratta di una semplice tendenza, ma di uno strumento che consente di lavorare quando e dove si vuole, che viene utilizzato sia dai lavoratori autonomi, sia da aziende affermate per rimanere produttivi e connessi dovunque ci si debba spostare per motivi di lavoro. Soluzioni flessibili come WeWork On Demand e WeWork All Access contengono un facile accesso alle postazioni variabili.
Le postazioni variabili offrono numerosissimi vantaggi, in termini di comodità e di flessibilità, ma anche altri meno tangibili, come poter far parte di una community e stimolare la creatività. Ma come funzionano? Si tratta di una soluzione adatta alle esigenze della vostra azienda?
Che cosa sono le postazioni variabili?
Le postazioni variabili sono un sistema di spazi di lavoro organizzativi in cui le postazioni stesse vengono utilizzate da persone diverse in momenti diversi, in funzione delle esigenze. In genere, l’obiettivo è aumentare al massimo l’uso efficiente dello spazio e diminuire i rischi legati agli immobili, riducendo gli spazi ad uso ufficio superflui. Le postazioni variabili possono essere adottate sia in uffici privati, sia in spazi di coworking. In molti casi la flessibilità associata alle postazioni variabili dipende da una maggiore diffusione dell’innovazione tra i dipendenti, mentre l’aspetto sociale viene indicato come esempio per incentivare la collaborazione interdisciplinare.
Come funzionano le postazioni variabili?
Basta trovare una postazione libera, connettersi e iniziare a lavorare: le postazioni variabili consentono ai professionisti di lavorare in spazi ad uso ufficio privati e condivisi, a seconda delle esigenze. Anche se ciò significa che le caratteristiche relative alle postazioni variabili possono variare a seconda dell’ambiente, di seguito sono indicati i principali fattori da considerare.
Accesso a prese di corrente e telefoni
Le postazioni variabili, in genere, sono dotate di prese di corrente e connessione WiFi. Negli spazi di coworking condivisi come quelli di WeWork, ci sono zone dedicate distanti dalla postazione, come le cabine telefoniche o i saloni condivisi, in cui è possibile ricevere telefonate. Negli uffici privati tradizionali, e in particolare nelle società di vendita, è probabile che vi sia un singolo telefono fisso collegato alla postazione a disposizione di più dipendenti.
Prenotazione di sale riunioni
Nella maggior parte dei contratti che prevedono l’utilizzo di postazioni variabili in spazi di coworking condivisi è possibile prenotare sale riunioni tramite un’app o via Internet. Con le soluzioni che offrono numerosi servizi, come quelle di WeWork, è anche possibile accedere a saloni comuni, cucine, aree per il brainstorming, sale riunioni e a tutta una rete globale di professionisti.
Servizi di stampa
Esattamente come succede con le prenotazioni delle sale riunioni, gli spazi dotati di postazioni variabili spesso dispongono di una stampante centrale che è possibile utilizzare tramite un’app o via Internet. Si tratta di stampanti gestite dal community team in spazi di lavoro condivisi e, internamente, dai responsabili degli uffici negli ambienti privati.
Uno spazio destinato agli oggetti personali
Una preoccupazione spesso diffusa associata alle postazioni variabili è l’assenza di un punto in cui il personale possa riporre borse, cappotti e strumenti di lavoro. Il modo in cui viene gestita questa esigenza è diverso per ogni sede di lavoro: in alcuni spazi di coworking gli utenti hanno la possibilità di lasciare gli effetti personali sulla loro postazione per un certo periodo di tempo, mentre partecipano alle riunioni o vanno a pranzo. Altre tipologie di spazi condivisi offrono ripostigli o armadietti per i clienti che utilizzano postazioni variabili. Negli uffici privati, è più frequente che un dipendente faccia capo per tutto il giorno alla stessa postazione, indipendentemente dalle riunioni o dalle pause pranzo.
Tecnologia e Internet
L’utilizzo di postazioni variabili non sarebbe possibile se non esistessero dispositivi come portatili, tablet e smartphone; inoltre in tutti gli uffici in cui è previsto l’uso di postazioni variabili dovrebbe essere disponibile una connessione Wi-Fi. Alcuni utenti, tuttavia, hanno bisogno di qualcosa di più di un semplice laptop per lavorare in modo efficace. Per questo motivo, alcune postazioni variabili sono dotate di monitor con prese VGA, DVI o HDMI, che consentono agli utenti di collegare e utilizzare temporaneamente un secondo schermo.
Bagni, cucine e altre aree comuni
Come nella maggior parte degli ambienti ad uso ufficio, i servizi come i bagni e le cucine sono compresi nei contratti per l’utilizzo di postazioni variabili e i responsabili dell’ufficio si fanno carico della pulizia, del rifornimento e della manutenzione. Con le formule all-inclusive di WeWork i contratti per l’utilizzo di postazioni variabili consentono anche di rilassarsi con un caffè, accedere ad ambienti riservati per meditare o fare una doccia, utilizzare articoli per l’igiene personale, ad esempio creme idratanti e prodotti per capelli; inoltre offrono vantaggi come la possibilità di consumare i pasti con i membri della community e di partecipare agli eventi per fare rete.
Spazi privati quando servono
La maggior parte delle professioni richiede una certa privacy durante la giornata lavorativa, magari per partecipare a riunioni, fare pianificazione strategica o discutere di aspetti finanziari. Si tratta di conversazioni probabilmente troppo delicate per poter essere gestite da una postazione variabile, soprattutto quando si è circondati da membri di altri gruppi o aziende e si ha bisogno di uno spazio con maggiore privacy.
Sia negli uffici privati, sia negli spazi di coworking è possibile prenotare sale per riunioni private o telefonate su argomenti sensibili; tuttavia le soluzioni di spazi di lavoro come WeWork offrono anche cabine telefoniche private e insonorizzate. Inoltre i saloni progettati appositamente sono dotati di angoli riservati e privati per rispondere alle telefonate o conversare.
I vantaggi delle postazioni variabili
I vantaggi delle postazioni variabili variano a seconda delle modalità di lavoro e delle esigenze professionali. I freelancer, ad esempio, preferiscono postazioni in cui lavorare e incontrare potenziali clienti, mentre i titolari di azienda sono interessati a condizioni di affitto flessibili e alla possibilità di assumere o distaccare dipendenti in spazi di lavoro in altre città.
Le postazioni variabili per i lavoratori autonomi
Per i consulenti, i liberi professionisti e gli imprenditori che lavorano nella stessa sede geografica, le postazioni variabili costituiscono una soluzione flessibile ed economica per trovare spazi ad uso ufficio senza l’impegno o la rigidità di contratti di locazione a lungo termine. Aiutano a combattere l’isolamento del telelavoro e consentono di circondarsi di una rete di professionisti che lavorano in remoto o come freelancer.
Per i lavoratori autonomi che seguono diversi progetti in varie località le postazioni variabili consentono anche di usufruire di uno spazio di lavoro e rimanere connessi anche tra città diverse. Questa comodità migliora la produttività e offre i vantaggi dello spazio ad uso ufficio (un luogo di lavoro dedicato, un ambiente professionale per incontrare clienti) dovunque ci si debba spostare per lavoro.
Postazioni variabili per le grandi aziende
L’agilità è fondamentale quando si desidera ampliare l’organico ed espandere l’attività e le postazioni variabili hanno la flessibilità necessaria per impiegare personale in telelavoro senza dover sostenere ingenti investimenti iniziali. I contratti mensili individuali consentono di espandersi rapidamente nei mercati principali e di uscirne all’occorrenza, eliminando al tempo stesso i rischi associati all’apertura di uffici.
Queste formule contrattuali consentono inoltre alle aziende di assumere i migliori talenti, senza le limitazioni dovute alla sede geografica. "Invece di rimanere chiusi nei nostri uffici centrali di Palo Alto ora possiamo permetterci di assumere i migliori talenti nelle città di tutto il mondo", afferma Tammi Yee, vicepresidente dei talenti globali presso TripActions, società membro WeWork. Le postazioni variabili consentono di far crescere il personale con le migliori figure professionali senza dover riconfigurare gli spazi.
Oltre alla crescita e all’espansione, i risparmi sui costi derivanti da contratti di affitto flessibili e dall’assunzione di personale esterno per gestire gli uffici e la pulizia e sui costi dei servizi sono aspetti fondamentali per le grandi aziende. Secondo un recente sondaggio condotto presso oltre 550 dirigenti di agenzie che trattano immobili commerciali, un terzo delle aziende che utilizzano spazi flessibili ha registrato risparmi sui costi di locazione di oltre il 5%.
Alla fine aumentano incredibilmente il coinvolgimento dei dipendenti e i livelli di produttività all’interno degli spazi di coworking, e le postazioni variabili sono un modo efficace per sfruttare questa situazione. "Per un dipendente che lavora sul campo è utile avere a disposizione uno spazio di lavoro per la community" ha dichiarato Ashley Swygert, vicepresidente responsabile delle strategie commerciali della Pabst Brewing Company, membro di WeWork.
Con sede a Los Angeles e uffici a San Antonio e Dallas, Pabst ha assunto più di 300 lavoratori a distanza in tutto il paese. "Tutti gli spazi WeWork sono fantastici e molto invitanti – ha dichiarato Swygert, aggiungendo – È straordinario poter interagire con così tante persone diverse, che mi aiutano a rimanere motivata e ispirata."
Le postazioni variabili stimolano una maggiore collaborazione e una maggiore innovazione per tutti
Adatte sia a chi cerca un ufficio privato, sia a chi preferisce uno spazio di coworking più ampio, le postazioni variabili consentono ai gruppi e alle aziende di incontrarsi, creando un microcosmo diversificato di professionisti. Questo collegamento porta spesso a opportunità inedite, in cui nuovi clienti, investitori, partner o dipendenti vengono acquisiti attraverso presentazioni in occasione di lavori svolti alle postazioni variabili.
Secondo una ricerca del 2018 gli spazi di coworking sono particolarmente utili per instaurare relazioni tra "imprenditori, altre attività, startup e innovatori." Ciò si ottiene attraverso una progettazione intenzionale dello spazio di lavoro basata sui dati acquisiti, che comprende aree e infrastrutture condivise e tecnologie come le app o le community di coworking online.
Molti studi hanno collegato le postazioni variabili a un aumento dell’innovazione e dell’imprenditorialità. Ciò avviene, in parte, grazie alla flessibilità offerta agli utenti che scelgono le postazioni variabili perché possono lavorare dove e quando l’ispirazione si fa sentire. E questo si verifica anche attraverso la condivisione delle conoscenze, le interazioni sociali e il decentramento dei processi di innovazione negli ambienti con postazioni variabili. Scoprire nuove idee e processi avviene in modo naturale, quando si è circondati da una varietà di competenze. Inoltre, il rischio di esaurimento e affaticamento durante l’esecuzione di un progetto viene ridotto grazie a un ambiente di lavoro in continua evoluzione.
Come sapere se le postazioni variabili sono adatte alle proprie esigenze
Certamente, benché i vantaggi delle postazioni variabili siano molteplici, questo tipo di sistemazione non è adatta a tutti i settori né a tutte le modalità di lavoro. I dipendenti che si occupano di informazioni altamente sensibili potrebbero preferire una soluzione con più privacy, mentre i gruppi che richiedono una struttura coerente e una collaborazione continua durante la giornata lavorativa potrebbero risultare frustrati dal cambiamento continuo di postazione. La formazione dei nuovi dipendenti richiede considerazioni diverse e per trovare colleghi potrebbe essere necessaria una ricerca nelle chat. In questi casi si possono prendere in considerazione le postazioni fisse o un piccolo ufficio privato all’interno di un ambiente di coworking. Soluzioni di questo tipo consentono di disporre di uno spazio di lavoro più controllato e personalizzato, pur mantenendo i vantaggi di un’area più ampia e di una community di coworking.
Che si tratti di freelancer oppure di responsabili di gruppi che lavorano in remoto, le postazioni variabili aiutano a migliorare la produttività in diverse sedi, consentendo di prendere decisioni aziendali coraggiose, come espandersi in nuovi mercati o impiegare i migliori professionisti da remoto, senza l’onere d’impegni a lungo termine e senza dover sostenere i costi degli spazi ad uso ufficio tradizionali. Infine consentono di sfruttare le nuove opportunità innovative grazie all’accesso a una vivace community di professionisti.
Soluzioni più flessibili
Per soddisfare le esigenze di sempre più persone che utilizzano il telelavoro, e delle aziende che optano per modelli di ambienti di lavoro ibridi WeWork ha reso molto più accessibile e flessibile l’utilizzo delle postazioni variabili e di altri spazi di lavoro, come le sale riunioni e gli uffici privati. La flessibilità e l’accessibilità non vanno a scapito delle misure di sicurezza e di distanziamento sociale, poiché WeWork continua a dare priorità alla sicurezza della community potenziando le misure di pulizia e reinventando gli spazi per garantire un efficace distanziamento nell’ambiente di lavoro.
Se le soluzioni di postazioni variabili risultano adatte alle vostre esigenze e a quelle della vostra azienda, i seguenti prodotti WeWork potrebbero fare al caso vostro.
WeWork On Demand
WeWork On Demand offre una flessibilità senza precedenti, consentendo di accedere a postazioni variabili e a sale riunioni in oltre 190 sedi in 17 città principali, il tutto senza alcun impegno mensile. Basta scaricare l’app, trovare la sede WeWork più vicina, prenotarla e confermare.
WeWork All Access
WeWork All Access consente l’accesso a postazioni variabili, sale riunioni e uffici privati in centinaia di sedi WeWork di tutto il mondo, in 150 città e 30 paesi. Ecco alcune semplici operazioni per l’attivazione come nuovo membro o membro attivo.
Questo articolo è stato originariamente pubblicato il 21 novembre 2019 ed è stato aggiornato dai redattori.
Caitlin Bishop è stata redattrice per Ideas by We di WeWork, con sede a New York City. In precedenza, aveva lavorato come giornalista e redattrice presso Mamamia.com.au di Sydney, in Australia, e reporter collaboratrice della Gotham Gazette.
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