모든 것이 중요할 때 작업의 우선순위를 정하는 방법

일을 하다 보면 다른 사람들의 요구에 따라, 또는 마감일이 얼마나 급한지에 따라 작업의 우선순위가 정해지는 경우가 많습니다. 이러한 일은 개인의 삶에서도 발생합니다. 이로 인해 실제로 중요한 활동에 소비하는 시간이 제한되고 “다급해서” 더 많은 에너지를 쓰게 되죠. 하지만 계획과 향후 목표에 따라 효과적으로 작업의 우선순위를 정하면 이를 바꿀 수 있습니다. 여러분이 처리하는 모든 작업이 가치를 창출하고, 중요하지 않은 작업으로 할 일 목록이 어수선하게 되는 일을 막을 수 있습니다. 

우선순위 정하기 전략을 실행하면 업무 시간에 큰 변화가 생겨 집 직장에서 보내는 시간을 최대한 유용하게 활용할 수 있습니다. 이러한 전략은 우선순위를 평가하고 설정하는 데 도움이 됩니다. 

작업의 우선순위를 정하는 7가지 전략   

신중한 우선순위 결정에는 일반적으로 안건을 만들고 작업을 평가하며 짧은 시간 내 최대한의 가치를 창출하기 위해 시간과 작업을 할당하는 것이 포함됩니다. 우선순위 결정은 유연하게 이루어져야 합니다. 긴급 건 처리를 위해 우선순위가 낮은 작업을 중단해야 하기 때문입니다. 

1. 모든 작업을 포함하는 하나의 목록을 만듭니다. 

효과적인 우선순위 정하기는 해야 하는 작업의 전체 범위를 파악하는 것에서부터 시작합니다. 가장 일상적인 작업마저도 기록하고 생해야 합니다. 전체 그림을 완성하려면 하나의 작업 목록에 개인 업무 및 회사 업무를 모두 포함시키는 것이 좋습니다. 

드라이클리닝 픽업에서부터 상사와의 일대일 면담 일정을 정하는 것까지 모두 같은 곳에 기록되어야 합니다. 모든 작업이 기록되면 각 작업의 중요성, 긴급성, 소요 시간, 보상에 따라 우선순위를 정합니다.

2. 중요한 사항 식별하기: 나의 진정한 목표 이해하기 

우선순위를 정하는 일은 즉각적인 시간 관리 전략처럼 보일 수 있지만 장기 목표 달성에 중요합니다. 여러분이 실제 목표(승진, 완료된 프로젝트 또는 직업상의 변화)를 위해 어떤 일을 하고 있는지 이해해야 미래 결과와 가장 관련이 있는 업무를 파악하는 데 도움이 됩니다. 이렇게 큰 목표를 더 작게, 시간 기반 목표로 나누는 것이 좋습니다. 예를 들어, 연간 목표는 월별 작업 목록으로 세분화한 뒤 주간 작업, 일일 우선순위 등으로 나뉠 수 있습니다. 

PR 회사 Another Company의 고위 패션 영업 담당 임원이자 멕시코 시티의 Wework Reforma 26 멤버인 Alejandro Cerecedo에게 장기 목표 설정이란 매년 초 어떻게 팀을 조정하고 동기를 부여하는가입니다. Cerecedo는 “우리는 팀원들의 개인적이고 전문적인 목표에 대해 이야기하고 그 목표를 어떻게 달성할 것인지 타임라인을 설정합니다”라고 말합니다.

이렇게 큰 그림을 생각하는 것은 우선순위를 효과적으로 정하는 데 매우 중요합니다. 바쁜 것이 진전과 동일시되는 것은 흔한 오해입니다. 그러나 최종 목표에 영향을 주지 않는 작업으로 하루를 채우는 것은 시간 낭비일 . 각 작업이 갖는 지속적인 가치에 대해 스스로에게 솔직해지고 항상 목표를 염두에 두고 있어야 합니다.  

3. 긴급한 사항을 강조 표시합니다.

할 일 목록에서 마감일이 완벽하게 보이도록 하면 신속하게 완료해야 하는 작업을 알 수 있고, 향후 마감일에 따라 미리 계획하는 데 도움이 됩니다. 

공식적으로 필요하지 않은 경우에도 마감일을 설정하는 것이 중요합니다. 그렇지 않으면 시간에 크게 구애받지 않아 중요한 작업을 계속 미루게 될 것입니다. (이 전략은 생산성을 향상하고 일을 덜 미루는 데 도움이 될 수 있습니다.)

4. 중요성 및 긴급성을 바탕으로 우선순위를 정합니다. 

사업가 겸 기조 연설가인 Stephen Covey는 1989년 자신의 저서 책 성공하는 사람들의 7가지 습관에서 작업은 중요성과 긴급성에 따라 분류되어야(그리고 우선순위를 매겨야) 한다고 제안합니다.   

• 긴급하고 중요한 일: 먼저 수행합니다.
• 중요하지만 긴급하지 않은 일: 중단하지 않고 완료하기 위해 일정에서 시간을 정해 둡니다.
• 긴급하거나 중요한 피드백이 있으신가요? 위임합니다. 위임합니다. 
• 긴급하지도 중요하지도 않은 일: 할 일 목록에서 삭제합니다.

중요한 작업들의 우선순위를 정하는 또 다른 전략(심지어 이해관계자의 강요 또는 “긴급한” 임시 요청보다 우위에 둠)은 가장 중요한 작업(MIT) 방법입니다. 이 전략에는 그날 반드시 해야 하는세 가지 작업에 대한 별도의 목록을 만드는 방법이 포함됩니다. 해당 작업들은 그 일의 긴급성보다 중요성에 따라 선택됩니다. 이를 결정하기 위해 스스로에게 목표 지향적인 질문을 해보세요. 최종 결과에 가장 큰 영향을 미치는 작업은 무엇인가? 그 목표를 이루기 위해 오늘 내가 할 수 있는 일은 무엇인가? 

5. 우선순위가 겹치는 것은 피합니다. 

진행 중인 작업이 특별히 어렵지 않은 경우에는 이를 동시에 관리하는 것이 상대적으로 쉽습니다. 한 연구에 따르면 업무가 어려워질 수록 높은 지위에 있는 사람들은 하나의 목표를 우선하는 반면, 낮은 지위에 있는 사람들은 여러 가지의 우선순위를 계속 시도하고 관리합니다. 이러한 이중 작업 전략은 성과 저하로 이어집니다. 다시 말해, 가장 중요한 작업이 가장 높은 기준까지 이행되지 않게 됩니다. 

한 번에 하나의 중요한 작업에 집중하기 위한 전략은 방해 요소(동시 작업 또는 임시 요청)를 파악해 하루 동안 이를 적극적으로 피하는 것입니다. 즉, 프레젠테이션용 슬라이드를 만들 때 프로젝트의 데이터를 동시에 가져오면, 한 작업을 우선으로 처리하고 기타 관련 업무, 이메일, 메시지 또는 준비작업은 하지 않아야 합니다. 

6. 노력을 고려합니다.

길게 작성된 할 일 목록을 보다 보면 그 자체에 매몰되기 쉽습니다. 그러면 생산성이 떨어지고 할 일을 미루고 싶은 느낌을 받습니다. 이를 극복하기 위한 전략은 작업을 완료하는 데 필요한 노력에 따라 업무를 평가하는 것입니다. 

할 일 목록이 너무 부담스러워지면 최소한의 시간과 노력이 드는 작업에 우선순위를 두고 신속하게 진행하세요. 이렇게 작업을 정리하면 한숨 돌릴 여유와 함께 하루종일 작업을 추진할 수 있는 성취감이 생깁니다. 

7. 끊임없이 검토하고 현실을 반영합니다.

생산성 컨설턴트인 David Allen이 말한 5단계 “일 마치기”(Get Things Done, GTD) 방법 중 하나는 비판적 성찰입니다. 작업 목록과 우선순위를 자주 검토하는 것이 “통제력 및 집중력 유지”에 중요하다고 Allen은 주장합니다.

효과적으로 우선순위를 정하기 위한 빠른 팁

적절하게 우선순위를 정해야 할 필요성을 인식해가면서 이것이 단순한 작업 목록을 만드는 것보다는 복잡해 스트레스를 받을 수 있습니다. 의도한 대로 우선순위를 정하는 데 도움이 되도록 위에서 언급한 주요 전략들이 아래에 요약되어 있습니다. 

• 모든 것을 기록하기: 개인적 업무와 회사 업무가 한 곳에 있어야 합니다.
• 장기 목표 평가하기: 여러분의 장기적인 목표 및 그 목표에 도달하기 위해 해야 할 작업을 생각합니다. 
• 더 큰 목표 세분화하기: 장기적인 목표의 달성 방법을 이해하려면 해당 목표를 연간, 월별, 주 성과로 분류합니다. 
• 정확한 마감일 정하기: 마감일이 완벽하게 보이게 하고 꼭 필요하지는 않은 경우 나만을 위한 마감일을 정하세요. 
• 긴급성과 중요성 비교 방법 사용하기: 긴급하면서 중요한 작업을 우선으로 처리하고, 긴급하지 않은 중요한 작업은 특정 시간을 정해 두고 그 외 모든 작업은 위임하거나 삭제합니다. 
• 일일 MIT 목록 만들기: 그날 반드시 해야 하는 세 가지 중요한 업무를 기록합니다. 이러한 작업은 항상 여러분의 더 큰 미래 목표와 관련이 있어야 합니다. 테스트
• 방해 요소 피하기: 특히 작업 난이도가 높아질 때 겹치는 작업은 의도적으로 피하세요. 
• 노력 고려하기: 작업 목록이 너무 많아지면 들어가는 노력에 따라 우선순위를 정하고, 보다 쉬운 작업은 더 빨리 수월하게 처리합니다.

시간을 우선적으로 생각하고 현실성을 반영하세요. 

아무리 우선순위를 잘 정해도 하루에 달성할 수 있는 것이 너무 많을 수 있고 어떤 방해 요소는 피할 수도 없습니다. 현실적인 목표를 설정하고 작업의 우선순위를 정하는 것이 중요합니다. 그렇지 않으면 주변 사람들에게 잘못된 기대를 갖게 하고 본인은 계속 뒤처지는 것처럼 느끼게 될 것입니다.

우선순위를 정하는 목적은 장기적으로 차이를 만들고 올바른 방향으로 나아갈 수 있는 중요한 작업에 시간을 쓰기 위함이라는 것을 잊지 마세요. 우선순위가 잘 관리되면 반응을 덜 하게 되고 더 집중적이고 주도적으로 일을 처리하고 있다는 느낌을 받을 것입니다. 우선순위 설정의 목표는 진정한 진전을 의미하는 업무를 완수하고, 나머지 모든 “바쁨”은 한쪽으로 치워 두는 것입니다. 

Caitlin Bishop은 뉴욕에 본사를 둔 WeWork Ideas by We의 작가입니다. 이전에는 호주 시드니 Mamamia의 저널리스트이자 편집자였으며 Gotham Gazette의 기고 기자였습니다.