이 글의 출처는 Managed by Q의 블로그입니다. 업무 공간 설계 전문가가 최고의 오피스 환경, 디자인, 문화를 만들어가는 데 영감을 주기 위한 콘텐츠를 다룹니다.
우리의 업무 방식은 변화하고 있습니다. 9시에서 5시까지, 정규 업무 시간이 정해져 있던 방식에서 상황에 따라 유연하게 정할 수 있도록 바뀌어 가고 있죠. 이러한 변화는 21세기 업무 공간에도 영향을 미쳤습니다. 2017년도 Gallup 보고서에 따르면 2012년 39%이었던 원격 근무자의 수가 2016년 조사 당시에는 미국의 정규직 43%로 상승했다고 합니다. 또한, 유연 근무제 및 재택 근무 가능 여부가 직장을 선택하거나 떠나는 이유의 큰 부분을 차지한다는 사실도 밝혀냈죠.
전 4년 동안 풀타임 재택 프리랜서로 살아 왔습니다. 매달 다양한 고객에게 일을 받아서 업무를 진행하죠. 원격 근무자로서 제가 겪는 가장 큰 어려움은 사실 생산성은 아닙니다. 살제로 Harvard Business Review에서 이야기한 것처럼, 원격 근무자가 상근 직원보다 훨씬 생산적일 수 있다는 연구 결과도 상당히 많거든요. 사실 저를 비롯한 많은 원격 근무자들은 정기적으로 일을 함께 진행하고 있음에도, 실제로는 절대 방문할 일이 없을 회사의 문화와 가치를 진정으로 이해할 수 있느냐에 대한 문제를 더욱 크게 생각하고 있습니다.
원격 근무자가 자신이 확실한 팀원이라고 느낄 수 있도록, 기업은 어떤 도움을 주어야 할까요? 업무가 이루어져야 하는 공간에 대한 인식과 문화가 크게 바뀜에 따라, 오피스 및 기업 문화 관리자는 원격 근무자와 상근 근무자 사이를 이어줄 조치를 취하며 이러한 변화에 적응해 나가야 합니다.
온보딩 프로세스부터 직원 참여에 대한 생각을 바꿔보기
풀타임 원격 근무자든, 고정적으로 작업에 참여하는 재택 프리랜서든, 조직의 가치와 미션에 대해 소통하는 것이 이러한 이해와 참여의 열쇠입니다. 안타깝게도 제 개인적 경험에 따르면, 이런 일이 언제나 가능하진 않더군요. 종종 새로운 고객 중 아무런 전후 설명 없이 임무를 맡기는 분도 있습니다.
원격 근무자와 일을 시작하게 될 때는 이 회사의 장기적 목표는 무엇이며 연락하려는 사람은 누구였는지, 어떤 부분을 중요하게 생각하는지, 그 이유는 무엇인지와 같은 기본적인 정보를 제공하는 것이 중요합니다. 이런 정보를 받지 못한다면 고객에 대한 정보를 얻고, 고객이 전하고자 하는 메시지가 무엇인지 명확하게 파악하기 위해 오랜 시간을 웹사이트나 소셜 미디어를 검색하는 수밖에 없습니다. 그래야 제 작업이 기업의 문화에 걸맞는지 확인할 수 있기 때문이죠. 이렇게 원격 근무자가 배경 조사를 한다고 해도, 회사가 팀의 문화에 대해 직접 설명해주지 않는다면 자신이 그저 추측만 하고 있다고 느낄 수도 있습니다.
“원격 근무자에게 기업의 문화 ( English )와 중요 가치를 브리핑해주는 과정이 무척 중요합니다. 원격으로 근무하더라도 회사의 문화에 따라 업무를 진행하고, 생활하며, 받아들여야 하기 때문이죠.”라고 오피스 문화, 정치, 다양성 전문가인 Jocelyn Greenky가 말합니다.
Greenky는 상근 직원을 원격 근무자를 위한 멘토로 지정하는 것도 무척 효과적인 방법일 수 있다고 덧붙입니다. 이러한 자연스럽고 유기적인 관계가 전체적인 그림을 그리는 문화로 이어질 수 있기 때문이죠. 전사적 이니셔티브와 회사의 이벤트에 대해 알려줄 수 있는 상근 직원을 연결해주면, 실제로 오피스에 있지 않은 직원도 소속감을 느낄 수 있습니다.
단합과 화합을 위한 참여의 기회 만들기
지리적으로 너무 멀리 떨어져 있어 오피스에 올 수 없는 원격 근무자도 있지만, 그렇지 않은 사람도 있습니다. Victor Fleischer가 작성한 New York Times의 기사에서도 볼 수 있듯, 일부 전문가는 캐주얼한 상호작용을 통해 직원의 참여도, 창의성, 혁신을 북돋을 수 있다고 주장합니다.
Greenky는 “원격 근무자가 할 수 있는 가장 중요한 일은 가능한 한 많이 이러한 자리에 참석하는 것”이라고 말하며, 지리적으로 멀리 떨어져 있는 작업자는 동영상 플랫폼을 통해 자신의 존재를 알리고, 팀과 연결을 유지할 수 있다고 덧붙입니다.
2주에 한 번씩은 오피스에 오도록 동기를 부여하는 건 어떨까요? 주마다 한 번씩 직원이 함께 모여 아침을 먹거나 하는 간단한 이벤트 역시 조직의 연결 및 참여도를 강화할 수 있는 방법입니다. 연간 영업 미팅과 같은 보다 큰 규모의 기업 이벤트를 개최할 때, 원격 근무자, 특히 핵심 팀의 일원인 원격 근무자가 반드시 참석할 수 있도록 충분한 인원을 수용할 공간을 예약하는 건 어떨까요?
사고를 조금 더 확장해서 회사 야유회와 같은 행사를 개최할 수도 있겠죠. 모든 사람을 실제로 한 자리에 모이게 할 창의적인 방법을 찾아보세요.
기술 활용하기
현대의 오피스는 기술을 적극 활용합니다. Slack ( English ), GoToMeeting, Zoom, Join.me와 같은 플랫폼은 21세기 오피스 라이프에서 흔히 활용하는 도구가 되었죠. 이렇게 서로를 연결시켜주는 기술은 팀과 동떨어졌다는 느낌을 받을 수 있는 원격 근무자에게 있어 더욱 중요한 요소입니다.
제 개인적인 경험에 따르면, 전 사람을 직접 보고 커뮤니케이션할 때 뭔가 충전되고 팀의 일원이라는 느낌을 강하게 받을 수 있었습니다. 밸런스로 유명한 HR 전문가 Susan M. Heathfield는 비언어적 커뮤니케이션의 중요성을 간과해서는 안 된다고 말합니다. 시선 맞추기, 몸짓 언어, 표정 등은 오래 기억에 남기 때문에, 정서적 연결에 있어서 중요한 부분을 차지합니다. 하지만 이 부분은 이메일, Slack 메시지, 통화를 통한 커뮤니케이션에서는 활용할 수 없는 요소죠.
“전 화상 통화의 힘을 믿습니다.”라고 캘리포니아에 기반을 둔 웹 디자인 에이전시인 Coalition Technologies의 원격 디지털 프로듀서인 Rebecca Fairbanks는 말합니다. “우리 회사에서 팀 교육과 대부분의 미팅은 거의 화상 통화로 이루어집니다. Google Hangouts이든 Skype든, 저를 비롯한 원격 근무자는 화상 통화를 통해 상근 직원들과 유대감을 쌓습니다.”
원격 근무자가 있는 일부 기업에서는 원격 근무자가 오피스에서 어떤 일이 일어나는지, 분위기는 어떤지 파악할 수 있도록 키친 또는 라운지와 같은 공용 공간을 동영상으로 스트리밍하기도 합니다.
개인적인 수준으로 관계 넓히기
원격 근무자와 진정성 있는 관계를 만들기란 어려울 수 있습니다. 상근 근무자들은 복사가 끝나기를 기다리며 어제 본 드라마 이야기 같은 개인적인 이야기를 할 수 있지만, 원격 근무자가 유대감을 쌓을 수 있으려면 좀 더 고민을 기울여야 하죠.
Fairbanks는 “1년에 한 번, 우리 회사에서는 장기자랑 대회를 엽니다. 모든 팀원에게 이 대회에 등록하고, 자신의 재능을 빛낼 동영상을 제출하도록 권장하죠.”라고 말하며 이러한 전통이 직원을 개인적으로도 한마음으로 묶어준다고 덧붙입니다. “마감일이 정해져 있어요. 그래서 참가한 모든 팀원이 동영상을 제출하고 나면 회사의 모든 사람들이 그룹으로 모여 이를 감상하고 최고의 재능을 가진 직원에게 투표하죠.”
또한 이 기업에서는 격주로 모두가 보다 편안한 분위기에서 업무에 대해 이야기할 수 있는 브레인스토밍 세션을 열고 있죠. 화상 채팅 소프트웨어를 사용하기 때문에 원격 근무자도 다른 팀원과 마찬가지로 쉽게 참여할 수 있습니다.
“실제로 이 브레인스토밍 세션에서 회사를 발전시킬 아주 좋은 방법이 제시되기도 했죠.”라고 Fairbanks는 이야기합니다.
더 간단한 방법으로, 원격 근무자와 상근 직원이 서로 친근함을 느낄 수 있도록 심심풀이용 Slack 채널을 만드는 것도 있죠. 이러한 채널을 통해 원격 근무자는 오피스에 출근하지 않더라도 동료들에게 자신이 팀에 소속되어 있다는 것을 보여줄 수 있습니다. 제가 근무했던 한 회사에서는 근무와 전혀 상관 없는 GIF를 올리는 전용 Slack 채널이 있었습니다. 10개 중에 9개는 보면서 웃고 즐길 수 있었죠.
회사의 구조는 저마다 약간씩 다르며, 직원에게 기대하는 바도 다릅니다. 원격 근무자에게 친화적인 문화를 만들어간다는 것은 회사의 가치와 기대에 대해 소통하고, 상근이든 원격 근무든 모든 직원의 참여, 커뮤니티, 개인의 투자 감각을 구축해 갈 특별한 방법을 찾는 데에 있습니다.
어디에서 일하든, 업무공간의 문화를 더욱 굳게 다질 수 있는 방법을 알아보려면 Managed by Q의 “Creating a Great Company Culture”(우수한 기업 문화 조성)를 읽어보세요.