Kontorfellesskap er et kraftig verktøy for å fremme engasjement, inspirere til innovasjon og drive produktivitet. Men hvordan ser egentlig et optimalt kontorfellesskap ut? IVitenskapen bak kontorfellesskap ( English ) utforsker vi hvordan vitenskapen rundt forsettlig design kan gjøre alle arbeidsmiljøer til en holistisk opplevelse.
Vi kjenner alle til følelsen man får når man går inn i et kontorfellesskap med den riktige «viben». Du føler deg positiv og glad. Menneskene omkring deg samhandler med hverandre og ser avslappet ut. Kanskje spilles det musikk i bakgrunnen, eller det dufter av nytraktet kaffe i korridorene. Det er en helt egen stemning som er vanskelig å beskrive.
Hadde det ikke vært flott å forstå hvordan du kan skape et kontorfellesskap der teamene dine alltid kan føle seg produktive, engasjerte og energiske? Det ligger mer bak dette enn litt teori. Hos WeWork benytter vi oss av en forskningsbasert tilnærming for å skape forutsetninger for energi i kontorfellesskapet som er av beste kvalitet, slik at dine ansatte kan føle seg glad, avslappet og produktiv. Les videre for å finne ut hvordan.
Den overraskende effekten som energien i kontorfellesskapet ditt har på bedriften din
Før vi går nærmere inn på detaljene er det viktig å forstå hvorfor hver bedrift må være investert i energien i kontorfellesskapet. Med andre ord – hvorfor bør bedriften din i det hele tatt reflektere over «viben» i kontorfellesskapet ditt? Er det i det hele tatt verdt tiden og ressursene for å finne ut av dette?
Svaret er et rungende ja – og det av flere grunner.
Tenk på alle potensielle ansatte og kunder som kan komme til å besøke bedriften din.Hvilket type miljø går de inn i? Kan du garantere at dette miljøet har den riktige energien hver gang? Eller vil det noen ganger være så som så?
Mange bedrifter tilbyr mobile arbeidsmiljøer (eller i det minste muligheten til å ha hjemmekontor fra tid til annen), noe som kan være svært gunstig for ansatte. Men har kontoret ditt blitt en spøkelsesby? Sannheten er at dersom dine ansatte kan jobbe fra hvor som helst, trenger de en grunn for å skulle møte opp på nettopp ditt kontorfellesskap.
Til slutt ber vi deg tenke på hvilken innvirkning kontorfellesskapet ditt har på de ansattes velvære. Hos en gjennomsnittlig bedrift på enterprise-nivå er det ofte én person som ender opp med å fatte beslutninger tilknyttet eiendom på vegne av tusenvis av mennesker. Eksperter innen eiendom har evnen til å se, lytte og observere – likt slik en antropolog ville gjort det – hvordan de romlige avgjørelsene de fatter påvirker livene til alle sine ansatte. Når du ser noen som er ulykkelige i kontorfellesskapet sitt, betyr det ofte at noen ikke hørte på de ansattes behov. Dette kan ha konsekvenser for de ansattes moral og produktivitet.
Hos WeWork har vi muligheten til å utforske energien i kontorfellesskapet på måter som de fleste arkitektoniske designbedrifter ikke kan. Og heldigvis har vi noen ideer å dele.
Det å skape forutsetninger for energi: Nærhet, åpenhet og kulturelle varianter
Folk trekkes naturlig til den rette balansen av rolig versus høy energi, så det kan virke som om den rette energien bare «oppstår». Men det ligger mer vitenskap i det enn du kanskje tror. Faktisk viser forskningen vår at tre faktorer bidrar til å skape energi: nærhet, åpenhet og kulturelle varianter.
Trappeteorien
Når vi snakker om nærhet, stiller vi spørsmål som: Hvor mange mennesker har vi i kontorfellesskapet? Hvem er disse menneskene? Hva driver de med? Hvordan er kontorfellesskapet utformet?
Når vi tenker på energi, liker vi å grave dypt ned i et par teorier som er forankret i samfunnsvitenskap og vår egen forskning. Thomas Allen, en professor på MIT Sloan School of Management og forfatter bak mange studier gjort om kontorfellesskaper, er hjernen bak en teori kalt «Allen-kurven» som kalkulerer nærheten mellom ansatte (spesielt mellom ingeniører i hans studie).
Allen-kurven avslørte at det er en sterk negativ korrelasjon mellom fysisk avstand og hyppigheten av kommunikasjon mellom folk. Den gjennomsnittlige hyppigheten av samspill synker med en halv til 15 meter fra 5, og med en halv igjen til 50 meter fra 15. Utover 50 meter kan du like godt være i en annen bygning.
Dette viser at folk styrkes bare ved å være rundt hverandre. Bygd på dette konseptet, begynte forskningsteamet vårt hos WeWork å utforske hvordan nærhet i bygningene våre påvirket energien i kontorfellesskapet.
Vi fant ut at WeWork-medlemmer føler en sterkere tilknytning til de som er fysisk nær – faktisk påvirker den fysiske nærheten sannsynligheten for at folk blir venner, noe som bekrefter Allen-kurven.
Vi studerte innflytelsen som åpne, interne trappeoppganger har, og har investert videre i det spesifikke designet til trappene våre. Hvorfor? Fordi nærhet blant mennesker øker sannsynligheten for vennskap, og det gjør også åpne trappeoppganger.
Det å bli gjennomsiktig
La oss utvide tenkningen bak trappeoppgang-teorien slik at det inkluderer det generelle konseptet av gjennomsiktighet for å forbedre energibalansen – med andre ord evnen til å se hva du har rundt deg, der du er.
For eksempel har WeWorks hovedkontor i New York en lederskapssone tilsvarende bygningens hovedspisskammer og longue – klare glassvegger som skaper gjennomsiktighet mellom WeWork-ansatte og øverste ledere. Dette er bevisst – bevis viser at ledere som er synlige har hyppigere interaksjoner med underordnede, noe som reduserer psykologisk avstand.
I tillegg vil slike glassvegger (som de vi bruker hos WeWork) forsterke sosialpsykologen Stanley Milgrams konsept av «nære fremmede» og dens bidrag til en følelse av fellesskap og tillit i kontorfellesskapet. «Individer med gjentatte møter, selv de som ikke er direkte knyttet til noen andre, kan få en sterk tilknytning over tid», sa Milgram.
Nærhet varierer tverrkulturelt
WeWorks bedrift er global. Men uansett hvor kontorene våre ligger, er målet vårt å skape forutsetninger for optimal energi. Det er derfor teamet vårt også vurderer kulturelt mangfold og de ulike måtene nærhet spille en rolle på – også kalt kulturell proksemikk. I designene våre vurderer vi nærheten av kolleger i kontorfellesskapet og hvordan det kan variere avhengig av kultur og land.
Vi har f.eks. lagt merke til at møter i Kina har en tendens til å være større og mer formell, og de gjennomføres vanligvis i større rom, mens møter i Brasil har en tendens til å være overraskende store og mer improvisert, og gjennomføres ofte i mindre rom eller uformelle settinger. Hva angår lunsjpauser, har vi lagt merke til at medlemmer i Mexico og Brasil har en tendens til å spise sammen i større grupper, mens medlemmer i Argentina og Nederland gjerne spiser i mindre grupper eller alene.
Videre forstår vi hvordan designene av kontorfellesskapene våre kan utfylle kulturene der de driftes, noe som støtter den generelle energibalansen til et kontorfellesskap.
Energi og kontorfellesskapet ditt: Slik samler du alt
Når du føler at energien er i ubalanse, finnes det spesifikke løft eller vilkår du kan jobbe med å justere for å balansere den energien. Som vi har sett trenger det ikke å bare være en romlig endring – det kan være en kombinasjon av sosiale forhold – som språket som brukes når man kommuniserer designformål, kulturelle variasjoner og gjennomsiktighet – som du kan undersøke. Når du tilnærmer deg ditt eget kontorfellesskap, bør du spørre deg selv:
- Har du skapt fleksibilitet mellom kontorfellesskapet ditt og folket ditt?
Arbeidsmiljøet vårt bør utvikles med oss. De mest flytende medlemmene i en bygning er folk – bygningen bør være i stand til å endre seg for å møte folks behover.
Spør deg selv: Er dine ansatte i stand til å tilpasse kontorfellesskapet (flytte på stoler, bord etc.) for å få et rom som passer behovene deres? - Byr kontorfellesskapet ditt på alternativer?
Kontorfellesskaper må tilby en rekke ulike alternativer som passer dine ansattes behov. Et kontorfellesskap bør tilby en rekke alternativer som er justert og tilpasset enhver omstendighet.
Spør deg selv: Maksimaliserer du interaksjoner og design slik at folk får muligheten til å trekke seg fra høy energi (for å restitutere og friske opp) versus det å ta en aktiv del i høy energi (for å samarbeide og diskutere)?
Når du ser energi som en utdata av spesifikke forhold, ser du at inndataene også er innenfor din kontroll. Det er på tide at du gjør den stemningen du ikke helt klarer å beskrive om til en håndgripelig, gjennomførbar plan – en som vil bidra med positive endringer for alle i kontorfellesskapet ditt.
En spesiell takk til Daniel Davis, Annie Cosgrove, Gillian Lau, Rachel Montana og Carlo Bailyes som har ledet mange av WeWork-studiene nevnt i denne artikkelen.
WeWork tilbyr bedrifter – uansett størrelse – løsninger for kontorfellesskap som hjelper dem å løse sine største bedriftsutfordringer. Ta en titt på løsningene våre for kontorfellesskap, eller kontakt oss i dag.
