Het idee van flexibele ruimte heeft de afgelopen jaren een impuls gekregen, maar in 2018 was er sprake van een ingrijpende verschuiving. Vorig jaar is de hoeveelheid flexibele ruimte alleen al in Manhattan gestegen tot 13.500.000 vierkante voet, ten opzichte van 9.400.000 vierkante voet in 2017, zo blijkt uit onderzoek van CBRE.
Vooral wat grotere ondernemingen beginnen over te stappen op flexibele ruimte. Waarom? Bedrijven zijn nu al decennia op zoek naar manieren om hun vastgoedkosten variabel te maken, zodat ze zich snel kunnen aanpassen aan fluctuaties, net zoals de productie-, onderzoeks-en distributieafdelingen al eerder hebben gedaan. En dit is logisch. Flexibele werkplekken stellen bedrijven in staat om vastgoed te benutten als een agile in plaats van vaste asset. Met agile vastgoed bepaal je zelf hoeveel kapitaal je initieel wilt investeren in de ruimte en welke rechten op inkrimping en uitbreiding je wilt hebben om te kunnen inspelen op je bedrijfsbehoeften.
Laten we eens goed kijken naar de financiële besluiten die bedrijven nemen wanneer ze kiezen tussen traditionele huur en een flexibele ruimte.
Agile vastgoed 1.0: de traditionele aanpak voorbij
Wanneer is het zinvol om een flexibele werkplek te gebruiken in plaats van traditionele huurmogelijkheden? De meeste besluitvormers bij ondernemingen beschouwen vastgoed als een kapitaaluitgave.
De donkergroene lijn geeft de kosten weer van een standaardhuurovereenkomst in de loop van de tijd. Er zijn hoge initiële kosten vanwege de renovatie en inrichting van het gebouw. Deze kunnen uitgesmeerd worden over een langere periode wanneer je langer in een ruimte bent en dit is dus een stimulans om te kiezen voor een langere traditionele huurovereenkomst.
De lichtgroene lijn geeft de kosten per jaar aan van flexibele huur, waarbij de operationele en gebouwkosten zijn inbegrepen in de totale kosten. Deze kosten blijven redelijk stabiel door de jaren heen. Je ziet dat de twee lijnen elkaar ongeveer rond het vierde jaar raken, dus daarna wordt het relatief duurder om in een flexibele ruimte te zijn.
De uitdaging van de kristallen bol
Dit model is problematisch omdat hierbij wordt verondersteld dat je de toekomst kunt voorspellen en dat het aantal medewerkers constant zal blijven.
Dit zijn gegevens die je uiteraard onmogelijk kunt voorspellen. Op dit punt zeggen de klanten van CBRE dat ze de algemene voortgang van hun bedrijf weliswaar redelijk kunnen voorzien, maar dat de details 10 tot 25 procent kunnen afwijken vanwege onvoorziene factoren zoals de volatiliteit van de markt en de branche, en de impact van technologie op hun bedrijf.
Als je de onzekerheid en risico’s van de echte wereld in dit model integreert, dan verandert het hele plaatje.
Agile vastgoed 2.0: de werkelijke waarde van flexibiliteit
Hoe ziet het plaatje eruit als we de reële risico’s meewegen waarmee bedrijven in de loop van de tijd worden geconfronteerd?
In dit geval gaan we er niet van uit dat het aantal van 100 medewerkers stabiel zal blijven of regelmatig zal toenemen, maar kiezen we voor een model dat dichter bij de werkelijkheid staat: het aantal kan in vijf jaar oplopen tot 150 of dalen tot 70.
Dit noemen we Agile 2.0. Als we onzekerheid integreren in het model, zie je dat de twee lijnen van de kosten voor standaard- en flexibele ruimte elkaar niet raken.
We hebben ontdekt dat de waarde van flexibiliteit eigenlijk groter is dan de kosten van flexibele huur. Dit is steeds vaker ook de drijfveer voor bedrijven om wendbaarheid op te nemen in hun vastgoedportfolio. En hierbij hebben we het over de zakelijke realiteit van de lange termijn, niet een vaste oplossing voor de korte termijn.
Vergelijking van traditionele en flexibele voorwaarden
Hoe vertaalt dit zich in de opties voor traditionele en flexibele voorwaarden?
- Traditioneel, niet optimaal: de gemiddelde leegstand van dit gebouw is 18 procent. Bekijk nu het gele blok (in dit scenario wordt ervan uitgegaan dat de gehuurde ruimte een dakterras heeft: dit is het donkergroene blok bovenaan). De blauw gearceerde driehoeken geven aan waar je kunt inkrimpen om wat ruimte terug te winnen, en de gele arceringen geven eventuele uitbreidingsmogelijkheden aan.
- Traditioneel, optimaal: dit model is flexibeler. Hierbij bezet je minder ruimte en heb je minder uitbreidingsmogelijkheden. Hiermee kan de gemiddelde leegstand worden teruggebracht tot 7 procent, terwijl de gemiddelde netto contante waarde (NPV) 11 procent lager is. Dit scenario is enigszins nadelig als je sneller groeit dan verwacht. (Hoewel een zeer snelle groei natuurlijk wel een probleem is dat je graag wilt hebben.) Maar als je langzamer groeit, ben je veel meer beschermd tegen een neerwaarts risico. In totaal biedt flexibiliteit meer waarde.
- Hybride, optimaal: dit is het scenario van optimale hybride huur. De groene stroken op de onderste verdiepingen van het gebouw zijn bedrijfsruimten of traditionele flexwerkruimten. Dit zijn ruimten die je kunt gebruiken voor uitbreiding, maar die ondertussen zijn gevuld met flexwerkers die huren. Bij deze huurovereenkomst daalt de leegstand tot slechts 2 procent en de gemiddelde kosten zijn 14 procent lager. En ongeacht of je snel of langzaam groeit, uiteindelijk heb je lagere kosten dan met de andere huurmodellen.
De toekomst van agile vastgoed
Vastgoed is niet meer de statische asset die het lang is geweest. Steeds meer bedrijven willen agile componenten toevoegen aan hun portfolio’s en naar verwachting zal dit alleen maar toenemen, omdat de gegevens laten zien dat agile vastgoed echt economisch rendement oplevert.
Als je hiermee aan de slag wilt gaan, moet je nadenken over je bedrijf en bepalen waar flexibele ruimte voordelig kan zijn. Bereken de impact van mogelijke toekomstige ontwikkelingen en je zult zien dat een flexibele werkplek in je portfolio een optimaal rendement voor je bedrijf oplevert, zowel nu als in de toekomst.
Bekijk de webinar van CBRE en WeWork ‘Wendbaarheid zonder compromissen: de geheimen van agile vastgoed’ voor meer informatie over agile vastgoed.
WeWork offers companies of all sizes space solutions that help solve their biggest business challenges.
Artikel geschreven door Beth Moore (Head Broker Development, VS, Canada en Israël bij WeWork), Brandon Forde (Executive Managing Director, Advisory and Transaction Services bij CBRE) en Christelle Bron (Senior Managing Director, Advisory and Transaction Services bij CBRE).
