Ruimte is een krachtig hulpmiddel om betrokkenheid, innovatie en productiviteit te stimuleren. Maar hoe ziet de optimale ruimte er eigenlijk uit? In The Science of Space ( English ) onderzoeken we hoe een wetenschappelijk onderbouwd, doelbewust ontwerp een werkomgeving kan transformeren in een holistische ervaring.
We kennen allemaal het gevoel van een werkplek met de juiste sfeer. Je voelt je positief en tevreden. De mensen om je heen communiceren met elkaar en zien er ontspannen uit. Misschien hoor je wat zachte muziek of ruik je de geur van vers gezette koffie. Er is een algemene bedrijvigheid die niet goed in woorden te vangen is.
Zou het niet mooi zijn als je wist hoe je een werkplek kunt creëren waar je teams zich altijd productief, betrokken en energiek voelen? Dat is meer dan alleen maar theorie. Bij WeWork gebruiken we een op onderzoek gebaseerde aanpak om de voorwaarden te creëren die de beste energie vrijmaken op de werkplek, zodat je medewerkers tevreden, ontspannen en productief kunnen zijn. Lees verder om te ontdekken hoe we dat doen.
De verrassende impact die de energie van de werkplek heeft op je bedrijf
Voordat we ingaan op de details, moeten we weten waarom het voor elk bedrijf van belang is om te investeren in de energie van de werkplek. Met andere woorden: waarom moet je bedrijf überhaupt rekening houden met de sfeer van je werkplek? Is het zelfs de tijd en middelen waard om je deze vraag te stellen?
Het antwoord is een volmondig ja en daar zijn verschillende redenen voor.
In de eerste plaats zijn er de potentiële medewerkers en klanten die je bedrijf mogelijk bezoeken.Wat voor omgeving heb je ze te bieden? Kun je garanderen dat deze omgeving elke keer de juiste energie heeft? Of hangt dit een beetje van het toeval af?
Veel bedrijven bieden mobiele werkomgevingen (of in ieder geval de mogelijkheid om af en toe thuis te werken) en dit kan veel voordelen hebben voor medewerkers. Maar is je kantoor nu een spookstad geworden? Als je medewerkers overal kunnen werken, moet je ze een reden geven om op jouw werkplek te verschijnen.
Daarnaast moet je ook nadenken over de impact die je ruimte heeft op het welzijn van je medewerkers. Bij een gemiddelde onderneming is het vaak één persoon die uiteindelijk besluiten over vastgoed neemt die duizenden mensen raken. Vastgoedprofessionals hebben de mogelijkheid om, ongeveer net als antropologen, te kijken, te luisteren en te observeren hoe het leven van al hun medewerkers wordt beïnvloed door de ruimtelijke beslissingen die ze nemen. Wanneer je mensen ziet die ontevreden zijn in hun ruimte, betekent dit vaak dat iemand niet naar de behoeften van de medewerkers heeft geluisterd. Dit kan gevolgen hebben voor het moreel en de productiviteit van de medewerkers.
In tegenstelling tot de meeste architectenbureaus weten wij bij WeWork hoe we de energie van de werkplek kunnen verkennen. En gelukkig hebben we heel wat ideeën die we met je willen delen.
Hoe creëren we de voorwaarden voor energie: nabijheid, transparantie en culturele varianten
Mensen voelen zich natuurlijk aangetrokken door een juiste balans tussen kalmte en hoge energie, en het lijkt soms alsof de juiste energiebalans gewoon zomaar ontstaat. Maar er komt meer wetenschap bij kijken dan je denkt. Uit ons onderzoek blijkt dat er drie factoren zijn die energie creëren: nabijheid, transparantie en culturele varianten.
De theorie van de trap
Als we het over nabijheid hebben, stellen we vragen als: hoeveel mensen zijn er in de ruimte? Wie zijn die mensen? Wat doen ze? Hoe is de ruimte ingedeeld?
Wanneer we nadenken over energie, beroepen we ons graag op enkele theorieën uit de sociale wetenschappen en op ons eigen onderzoek. Thomas Allen, professor aan de MIT Sloan School of Management en auteur van veel studies over werkplekken, heeft een theorie bedacht die de ‘Allen-curve‘ wordt genoemd. Hiermee wordt de nabijheid van medewerkers berekend (in zijn studie vooral ingenieurs).
De Allen-curve toonde aan dat er een sterke negatieve correlatie is tussen de fysieke afstand en de frequentie van communicatie tussen mensen. De gemiddelde frequentie van interactie daalt met de helft als de afstand wordt vergroot van 5 tot 15 meter, en nog eens met de helft van 15 tot 50 meter. Ga je verder dan 50 meter, dan kun je net zo goed in een ander gebouw zitten.
Dit toont aan dat mensen energie krijgen door bij elkaar te zijn. Het WeWork-onderzoeksteam is uitgegaan van dit concept om te onderzoeken hoe nabijheid binnen onze gebouwen de energie van de werkplek beïnvloedt.
We ontdekten, in overeenstemming met de Allen-curve, dat de leden van WeWork een sterkere band voelen met de mensen die fysiek in de buurt zijn en dat de fysieke nabijheid invloed heeft op de kans dat mensen vrienden worden.
We hebben de impact van open binnentrappen bestudeerd en hebben verder geïnvesteerd in het specifieke ontwerp van onze trappen. Waarom? Aangezien de nabijheid van mensen de kans op vriendschap vergroot, geldt dit dus ook voor open trappen.
Hoe word je transparant
Laten we de gedachte achter de theorie van de trap verbreden naar het algemene concept van transparantie om de energiebalans te verbeteren, dat wil zeggen: het vermogen om te zien wat er om je heen is vanaf de plek waar je bent.
Het hoofdkwartier van WeWork in New York heeft bijvoorbeeld een leiderschapszone naast de centrale bijkeuken en lounge van het gebouw. Partities van doorzichtig glas zorgen voor transparantie tussen de medewerkers en hogere managers van WeWork. Dit is opzettelijk. Het is aangetoond dat leiders die zichtbaar zijn, meer contact hebben met hun ondergeschikten, waardoor de psychologische afstand wordt verminderd.
Daarnaast versterken glazen wanden (zoals we gebruiken bij WeWork) het concept van wat sociaal psycholoog Stanley Milgram ‘bekende vreemden‘ noemt en de positieve invloed die dit heeft op een gevoel van gemeenschap en vertrouwen op de werkplek. "Mensen die elkaar herhaaldelijk ontmoeten, zelfs degenen die niet direct met elkaar verbonden zijn, kunnen in de loop van de tijd een sterke band krijgen", zegt Milgram.
Nabijheid varieert per cultuur
WeWork is wereldwijd actief. Maar ongeacht waar onze kantoren zich bevinden, is het ons doel om de voorwaarden te creëren voor optimale energie. Daarom houdt ons team ook rekening met culturele diversiteit en de verschillende manieren waarop nabijheid een rol speelt, de zogenaamde culturele proxemics. In onze ontwerpen houden we rekening met de nabijheid van collega’s op de werkplek en hoe dit kan variëren afhankelijk van de cultuur en het land.
We hebben bijvoorbeeld gemerkt dat vergaderingen in China meestal groter en formeler zijn, en meestal plaatsvinden in grotere rooms, terwijl vergaderingen in Brazilië onverwacht groot en meer geïmproviseerd zijn en vaak in kleinere rooms of in een informele setting worden gehouden. Wat betreft de lunchpauze hebben we gemerkt dat de leden in Mexico en Brazilië vaker samen eten in grotere groepen, terwijl leden in Argentinië en Nederland de neiging hebben in kleinere groepen of alleen om te eten.
We proberen continu te achterhalen hoe ons ontwerp van de werkplek kan aansluiten op de lokale cultuur als ondersteuning voor de hele energiebalans van een ruimte.
Energie en je werkplek: leg alle stukjes van de puzzel op hun plaats
Wanneer je voelt dat de energie niet evenwichtig is, zijn er specifieke hefbomen of voorwaarden die je kunt gebruiken om de energie weer in balans te brengen. Zoals we hebben gezien, gaat het misschien niet alleen om een ruimtelijke verandering. Het kan een combinatie van sociale voorwaarden zijn die je kunt onderzoeken, zoals de taal die wordt gebruikt voor het communiceren van de ontwerpintentie, culturele variaties of transparantie. Wanneer je je eigen werkplek benadert, vraag jezelf dan af:
- Heb je gezorgd voor flexibiliteit tussen je werkplek en je mensen?
Onze werkomgeving moet met ons mee evolueren. De meest veranderlijke gebruikers van een gebouw zijn mensen: het gebouw moet zich kunnen aanpassen aan de behoeften van de mensen.
Stel jezelf de vraag: zijn je medewerkers in staat de ruimte in te richten (stoelen, tafels verplaatsen, enzovoort) zoals het hun uitkomt? - Biedt je werkplek verschillende opties?
Ruimten moeten een verscheidenheid aan opties bieden die aansluiten op de behoeften van je medewerkers. Een werkplek moet kunnen inspelen op diverse opties die passend zijn voor uiteenlopende omstandigheden.
Stel jezelf de vraag: stimuleer je de communicatie en biedt je ontwerp de mogelijkheid dat mensen een actieve rol kunnen spelen met hoge energie (samenwerken en bespreken), maar zich ook kunnen terugtrekken van de hoge energie (om nieuwe krachten op te doen)?
Wanneer je energie beschouwt als het resultaat (de output) van specifieke voorwaarden, dan zie je dat je ook controle hebt over de voorwaarden zelf (de input). Het is tijd om die bedrijvigheid die je niet goed kunt beschrijven, te vertalen naar een concreet, uitvoerbaar plan dat positieve veranderingen teweeg zal brengen voor iedereen op je werkplek.
Met speciale dank aan Daniel Davis, Annie Cosgrove, Gillian Lau, Rachel Montana en Carlo Bailey, die leiding hebben gegeven aan veel van de WeWork-studies die in dit artikel zijn besproken.
WeWork biedt ruimten die de grootste uitdagingen voor zowel grote als kleine bedrijven helpen oplossen. Bekijk onze werkplekopties of neem contact met ons op.
