We hebben allemaal wel eens een slechte vergadering bijgewoond. Maar een goede vergadering houdt meer in dan alleen een tijd op een kalender vastleggen. In onze serie Meeting Heroes ontdek je hoe je de dag van je volgende bijeenkomst kunt transformeren in een geslaagde werkdag. Dan hoef je nooit meer te horen dat de hele vergadering net zo goed via een e-mail had kunnen worden afgehandeld.
Samenwerking is de basis om dingen op de werkplek gedaan te krijgen. Ontmoetingen met anderen, het delen van ideeën, brainstorming, buy-in en afstemming op een uitvoeringsstrategie zijn van cruciaal belang om je bedrijf vooruit te helpen.
Samenwerking kan uiteenlopen van een rustig gesprek met een andere persoon tot het genereren van ideeën met het hele team of een videoconferentie met collega’s over de hele wereld. In de meeste kantoren vinden deze activiteiten plaats in vergaderruimten. Toch zijn de beste ruimten voor samenwerking meer dan alleen maar een paar stoelen rond een tafel tussen vier muren.
Aangezien samenwerking van cruciaal belang is en er vele vormen van samenwerking bestaan, moeten vergaderruimten divers zijn en medewerkers inspireren om hun beste werk te doen. Het hebben van flexibele werkplekken waar medewerkers kunnen werken al naargelang hun behoeften en comfortniveau, is essentieel om de productiviteit hoog te houden — én om toptalent aan te trekken en te behouden.
Daarom moeten kantoren diverse vergaderruimten hebben, met elk een andere grootte en voorzieningen. Ontwerpers moeten eraan denken een ruimte niet vol te bouwen met bijvoorbeeld kleine rooms voor drie personen of grote rooms voor tien personen. De optimale werkplek biedt een goede mix van beide. Lees hier hoe WeWork vergaderruimten creëert die samenwerking en productiviteit bevorderen.
Vergaderruimten van verschillende groottes voor verschillende behoeften
Teams gebruiken vergaderruimten voor allerlei activiteiten — van brainstorming met een groep tot een-op-eenvergaderingen — dus er is geen ideale ruimte die passend is voor al deze vergaderingen. Maar je kunt voorzien in al deze mogelijkheden door rooms van verschillende grootte en met verschillende apparatuur aan te bieden.
Sommige vergaderingen worden bijgewoond door medewerkers van diverse afdelingen en niveaus. In dat geval is een grote room vereist. Deze bestuurskamer in het WeWork EBA Center in Shanghai, China, biedt ruimte voor meer dan tien medewerkers en is voorzien van technologie voor videoconferenties, zodat teamleden van elders kunnen inbellen.
Soms heb je mogelijk juist liever een meer intieme ruimte. Deze room bij WeWork Blvd. Antonio L. Rodriguez 1888 in Monterrey, Mexico, is perfect voor een kleine groep. De kleurige krukken en hoge tafel maken dat deze ruimte niet op een doorsnee vergaderruimte lijkt.
Voor vergaderingen waarbij een lezing of presentatie wordt gehouden, kan een room in de vorm van klaslokaal perfect zijn. WeWork voorziet hierin door diverse soorten rooms te bieden, zoals de room met projector hier bij WeWork Reforma 26 in Mexico City, Mexico.
Vergaderruimten voorzien van samenwerkingstools
Een functionele vergaderruimte moet worden geleverd met hulpmiddelen die samenwerking zo gemakkelijk mogelijk maken. Die tools kunnen lowtech zijn, zoals markers en een whiteboard voor uiteenzettingen, of hightech, zoals software voor videoconferenties in de room of technologie die het gemakkelijker maakt om rooms te reserveren.
Nu er steeds meer verspreide teams in vele locaties zijn, wordt het steeds belangrijker om videoconferenties te kunnen houden tijdens vergaderingen. Dat is waarom veel vergaderruimten bij WeWork zijn voorzien van screens en technologie voor videoconferenties, zoals hier in de Salesforce Tower in San Francisco.
For brainstorming sessions, a whiteboard can be sufficient for your team to jot down notes and make connections. Many WeWork conference rooms, such as this one in WeWork 1 Belvedere Dr in Mill Valley, California, come with these mounted on the wall, with markers handy.
Sessies voor ideeënvorming of presentaties kunnen plaatsvinden in een kleine, intieme setting of in een grote ruimte. Voor grotere groepen kan een room met een whiteboard en grote tafel, of meerdere tafels opgesteld zoals in een klas, stimulerend zijn, zoals hier in deze room bij WeWork Cervantes in Mexico City, Mexico.
Vergaderruimten zonder tafels
Voor activiteiten gericht op samenwerking is niet altijd een tafel vereist. Soms is een rustige ruimte voor een ontspannen privégesprek de juiste plek voor teamwork. Comfortabele ruimten, zoals lounges voor medewerkers, bieden bovendien het voordeel dat ze een bedrijfscultuur weerspiegelen waaruit je waardering voor je medewerkers blijkt.
Deze vergaderruimte bij WeWork Nogizaka in Tokio, Japan, heeft een paar lage stoelen die tegenover elkaar staan in een ruimte bekleed met licht multiplex. De ruimte is omringd door boekenplanken van vloer tot plafond, die de indruk wekken van een gastvrije bibliotheek of woonkamer.
Deze vergaderruimte bij WeWork Ing. Enrique Butty in Buenos Aires, Argentinië, is ingericht met een lange pluchen bank en lage zitjes. Een groot kleurrijk kunstwerk en een geschilderd plafond fleuren de ruimte op en matglas zorgt voor een ontspannend gevoel.
Deze vergaderruimte bij WeWork 11 Sanlitun Lu in Beijing, China, is ingericht met een paar banken waar je team kan zitten voor een formeel of informeel gesprek. Als scheiding van de omgeving zijn geen glazen wanden en deur gebruikt, maar lichtgewicht, gekleurd materiaal waardoor de ruimte gezellig en intiem overkomt en ook een zekere mate van privacy biedt.
Zoals niet alle vergaderruimten een tafel nodig hebben, hoeven ook niet alle rooms te worden afgescheiden met glazen wanden. Deze vergaderruimte bij WeWork Iceberg in Tokio, Japan, heeft betonnen muren die de ruimte een modernistische uitstraling geven in de stijl van de Japanse architect en Pritzker Prize-winnaar Tadao Ando, beroemd om zijn gebruik van beton.
Samenwerking kent vele vormen, dus de daarvoor gebruikte ruimten moeten ook divers zijn. Een gemengd aanbod geeft je medewerkers de flexibiliteit om te kiezen wat voor hen het beste is. Het is aangetoond dat medewerkers hierdoor tevredener zijn en zich meer betrokken voelen. En hoe meer ze zich op hun gemak voelen en hun productiviteit toeneemt, hoe beter je bedrijf het doet.
WeWork biedt zowel grote als kleine bedrijven ruimteoplossingen voor hun grootste bedrijfsuitdagingen.